Какой код дохода нужно указать для отпускных в справке 2-НДФЛ?

Почему отпуск надо учитывать отдельно от основного заработка?

Отпускные выплаты работнику являются одной из форм социальных гарантий, предусмотренных ст. 114 ТК РФ. Но рассматривать их как оплату труда нельзя, так как во время отпуска работник де-факто не трудится.
Отличие между выплатами за отработанное время и за время ежегодного отдыха является существенным, так как для них предусмотрены разные моменты начисления налогооблагаемой базы по НДФЛ:

• заработок за отработанные дни — последние сутки месяца его начисления или день расторжения рабочих отношений (п. 2 ст. 223 НК РФ);
• отпускные — день расходной операции по их выплате (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

То есть НДФЛ налоговый агент обязан исчислить и удержать в момент выплаты отпускных, а перечислить удержанную сумму в бюджет он вправе до последнего дня месяца, в котором осуществлялась выплата.

Такое суждение официально подтвердил Минфин России в своем письме от 17.01.2017 № 03-04-06/1618.

Таким образом, отражение отдельно кода отпускных в справке 2-НДФЛ требуется, чтобы налоговики могли контролировать соблюдение сроков и сумм перечисления налога.

Рекомендация от КонсультантПлюс: Рекомендуем заполнять справку 2-НДФЛ в следующем порядке: общая часть; разд. 1; Приложение; разд. 3; разд. 2. Построчный алгоритм заполнения 2-НДФЛ см. К+. Пробный полный доступ к системе К+ можно получить бесплатно.

2-НДФЛ в 2022 году: форма и новые коды

С 1 января 2022 года начали действовать поправки в законе, регламентирующем работу с 2-НДФЛ. В 2022 году оформить эту справку на каждого сотрудника, закодировав его доходы, нужно до 1 апреля.

Изменения в 2022 году в первую очередь претерпела форма:

• В Разделе 1 появились новые строки о «Форме реорганизации» и ИНН/КПП этой организации.
• Вносить код ОКТМО нужно по месту нахождения компании или её филиала.
• Появились новые правила заполнения поля «Налоговый агент».
• В «Данных о получателе дохода» теперь не нужен адрес.
• В Разделе 4 больше не учитываются инвестиционные налоговые вычеты и т. д.

Не менее серьёзные перемены коснулись и кодировок, с помощью которых отмечаются доходы каждого отдельного сотрудника. Ранее для компенсации за неиспользованный отпуск выбирали один из следующих кодов:

• 2000 — вознаграждение за выполнение трудовых и иных обязанностей.
• 2012 — отпускные.
• 4800 — универсальный код, обозначающийся как «Иные доходы». Его использование считалось самым обоснованным.

Но, чтобы больше не учитывать эти выплаты среди скрывающихся под кодом 4800, среди прочих добавлен код 2013, который как раз и означает «Сумму компенсации за неиспользованный отпуск».

Действующий код дохода НДФЛ в 2022 году для отпускных и для его компенсации

П. 2 ст. 230 НК РФ определено обязательство работодателя каждый год предоставлять налоговикам справки 2-НДФЛ. Они должны быть составлены с отражением полученных от предприятия выплат в разрезе месяцев начисления, кодов видов дохода и обособленных подразделений, а также с указанием налоговых вычетов, которыми получатель выплат пользуется.

Не забывайте, что с 2022 года поменялась форма расчета 6-НДФЛ, а справка 2-НДФЛ, как отдельный документ, отменена. Форма утверждена приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/[email protected] (в ред. от 28.09.2021). Также напомним, что отчитаться по форме нужно не позднее 01 марта. В 2022 году это рабочий вторник. А значит переносов не будет. Кроме того отчет нужно сдать в электронном виде, если у вас больше 10 сотрудников. Подробности см. здесь.

Возможные коды выплат, которые практикуются при заполнении регистров учета НДФЛ, упомянуты в Приложении № 1 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/[email protected] Для отпускных код выделен отдельно — 2012 «Суммы отпускных», он продолжает действовать и в текущем году, изменения в справочнике кодов его не затронули.

Отдельного упоминания достойны и выплаты компенсации работнику за неиспользованную норму отпускных дней в связи с увольнением. Так как для них начиная с отчетности за 2022 год был введен новый код 2013 «Сумма компенсации за неиспользованный отпуск».

А для выходного пособия, превышающего трехкратный размер среднего заработка, предусмотрен код 2014.

С 2022 года введены и иные коды доходов и вычетов для заполнения справки 2-НДФЛ.

Полный перечень кодов доходов в справке 2-НДФЛ см. в статье «Список кодов доходов в справке 2-НДФЛ (2012, 4800 и др.)»

Расчет сотрудника при увольнении

Настройки в 1С по расчету компенсации

При установке программы 1С в базе в справочнике Начисления автоматически должен быть создан предопределенный вид начисления Компенсация отпуска при увольнении под кодом КОТ.

Если оказалось, что этого начисления нет, то следует ввести его в справочник Начисления из раздела Зарплата и кадры — Справочники и настройки — Настройки зарплаты — Расчет зарплаты — Начисления.

Обратите внимание на заполнение полей:

Раздел НДФЛ:

• переключатель — облагается;
• код дохода — 2013 — Сумма компенсации за неиспользованный отпуск;
• Категория дохода — Прочие доходы от трудовой деятельности.

Раздел Страховые взносы:

• Вид дохода — Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами;

Раздел Налог на прибыль, вид расхода по ст. ­255 ­НК РФ:

• переключатель — учитывается в расходах на оплату труда по статье: — пп. 8, ст. ­255 ­НК РФ – Денежные компенсации за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством РФ;
• флажок Входит в состав базовых начислений для расчета начислений «Районный коэффициент» и «Северная надбавка»не нужно устанавливать для Начисления Компенсация за неиспользованный отпуск, т. к. в заработке, который используется для расчета компенсации данные начисления уже учтены.

Раздел Отражение в бухгалтерском учете:

• Способ отражения — не устанавливается. В этом случае компенсация будет отнесена в счет затрат, установленный в поле Учет расходов справочника Сотрудники для зарплаты работника, которому она начисляется. PDF

Компенсация за неиспользованный отпуск работника должна учитываться на том же счете учета затрат, на котором учитывается его зарплата.

Способ отражения в справочнике Начисления имеет приоритет по отношению к способу, заданному в поле Учет расходов в справочнике Сотрудники. Поэтому отдельно Способ отражения в форме Компенсация за неиспользованный отпуск (Начисление) устанавливать не нужно.

Компенсация за неиспользованный отпуск — это часть заработной платы, поэтому в БУ компенсация отражается в составе затрат на оплату труда (п. 8 ПБУ 10/99):

• Дт счета затрат, по которому начисляется зарплата сотруднику;
• Кт «Расчеты с персоналом по оплате труда» (план счетов 1С).

В НУ компенсация за неиспользованный отпуск также учитывается в расходах на оплату труда (пп. 8 ст. 255 НК РФ) в составе прямых или косвенных расходов. Отнесение затрат на компенсацию к прямым или косвенным расходам зависит от того, куда относится основная зарплата уволенного работника, согласно учетной политике.

В 1С компенсация за неиспользованный отпуск отразится на счете учета зарплаты, заданном в справочнике Сотрудники в поле Учет расходов.

Изучить подробнее определение способов учета зарплаты (основных проводок)

Расчет сотрудника при увольнении

Начисление компенсации не автоматизировано в 1С и отражается документом Начисление зарплаты в разделе Зарплата и кадры — Зарплата — Все начисления — кнопка Создать — Начисление зарплаты.

В документе указывается:

• Зарплата за — последний месяц работы сотрудника.
• от — последний день работы сотрудника.

По кнопке Добавить необходимо выбрать сотрудника, с которым производится расчет. Программа рассчитает заработную плату исходя из оклада сотрудника и времени отработанного им на дату увольнения.

По кнопке Начислить следует выбрать Начисление Компенсация за неиспользованный отпуск и указать рассчитанную сумму. Расчет компенсации необходимо произвести самостоятельно, например, в таблице формата Excel.

Все начисленные сотруднику суммы можно посмотреть и при необходимости откорректировать в форме Начисления, которая открывается по ссылке в графе Начислено.

В форме Начисления графа Дата выплаты для начисления Оплата по окладу устанавливается автоматически как последний день месяца начисления и корректировке не поддается.

Для начисления Компенсация за неиспользованный отпуск дата выплаты автоматически будет установлена по дате документа Начисление зарплаты.

• НДФЛ — сумма исчисленного НДФЛ.

По ссылке НДФЛ в форме НДФЛ отображается расчет НДФЛ нарастающим итогом по сотруднику за текущий налоговый период.

Датой фактического получения дохода в виде оплаты труда, в том числе компенсации за неиспользованный отпуск, считается последний день работы, за который начислен доход увольняющемуся сотруднику (абз. 2 п. 2 ст. 223 НК РФ).

В форме НДФЛ документа Начисление зарплаты в графе Дата будет зафиксирована дата, которая впоследствии отразится в расчете 6-НДФЛ:

• фактического получения дохода по обоим видам начисления — по полю Дата увольнения документа Увольнение. PDF
• удержания НДФЛ — по дате документа Начисление зарплаты, которым начислены оплата труда и компенсация.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт Кт — начисление зарплаты за последний месяц работы;
• Дт Кт — начисление компенсации за неиспользованный отпуск;
• Дт Кт 68.01 — исчисление НДФЛ с суммы зарплаты и компенсации;
• Дт Кт 69.01 — начисление взносов в ФСС;
• Дт Кт 69.03.1 — начисление взносов в ФФОМС;
• Дт Кт 69.11 — начисление взносов на НС и ПЗ;
• Дт Кт 69.02.7 — начисление взносов в ПФР.

Несмотря на то, что документ Начисление зарплаты оформлен последним днем работы сотрудника, начисление зарплаты и взносов на счетах БУ и НУ в 1С производится последним днем месяца.

Документальное оформление

Организация должна утвердить формы первичных документов, в т. ч. для расчета выплат при увольнении. За основу можно принять форму Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

• Excel
• PDF

Декларация по налогу на прибыль

В нашем примере зарплата Колокольцева И.Ф. учитывается на счете 26 «Общехозяйственные расходы» и в налоговом учете относится к косвенным (прочим) расходам.

В декларации по налогу на прибыль затраты на заработную плату и компенсация за неиспользованный отпуск, а также начисленные с них страховые взносы отразятся в косвенных расходах только после того, как будет проведено Закрытие счетов 20, 23, 25, 26 в процедуре Закрытие месяца: PDF

• Лист 02 Приложение N 2 стр. 040 «Косвенные расходы — всего»: оплата труда;
• компенсация за неиспользованный отпуск;
• страховые взносы;

См. также Что сделать, чтобы стр. 041 заполнилась автоматически

Какой период начисления по коду дохода отпускных должен быть в справке 2-НДФЛ?

Другой вопрос, волнующий бухгалтера по участку «Зарплата и кадры», — как правильно начислить НДФЛ по временному промежутку с учетом имеющихся у работника вычетов по налогу.

Как известно, отпуск оплачивается по среднему заработку за весь период отдыха сразу. Если в ситуации, когда период отпуска укладывается в рамки одного месяца, все понятно, то что делать с «переходящими» отпусками, конечная дата которых приходится не на тот месяц, когда их оплатили?

Ответ на данный вопрос неоднократно давали и налоговики, и Минфин, в том числе в письмах, которые мы упоминали раньше: вне зависимости от дат начала и окончания отпуска, периодом получения дохода будет являться месяц, в котором отпускные были фактически выплачены.

О новом порядке получения вычетов у работодателя с 2022 года читайте здесь.

Увольнение сотрудника

Чтобы корректно отразить в 1С операции по начислению финальной заработной платы и компенсации за неиспользованный отпуск, прежде всего, необходимо уволить сотрудника.

Документ Увольнение создается из раздела Зарплата и кадры – Кадровый учет – Кадровые документы — Создать — Увольнение.

Изучить подробно процедуру увольнения и заполнение документа по примеру

Итоги

В справке 2-НДФЛ выплаты отпускнику необходимо отделять от оплаты труда и учитывать их по отдельному коду дохода. Это позволит соблюсти требования налогового законодательства относительно порядка налогового учета и заполнения отчетности.

Источники:

• Налоговый кодекс РФ
• Приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/[email protected]

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Цели кодировки

Цифровые обозначения вводятся для разных отчетов. Справки 2-НДФЛ – не исключение. Полное наименование каждого дохода заняло бы много места в бланке отчета, а также затруднило автоматизированную обработку справок. Код дохода в справке 2-НДФЛ стал необходимым инструментом для сжатия указываемой информации, но при этом содержащим необходимый для контроля объем данных.

По разным видам доходов законодательством предусмотрены разные ставки удерживаемого налога. Код дохода в 2-НДФЛ важен для контроля правильности удержания налога на доходы физлиц. Налоговые вычеты тоже привязаны к определенному доходу – например, необлагаемая часть материальной выгоды или доля от стоимости подарков. Разные источники выплат могут не иметь всей полноты информации по одному получателю, а ИФНС проверяет и доначисляет налог при превышении необлагаемого размера в доходе каждого налогоплательщика. Важно точно ставить код дохода в справке 2-НДФЛ 2019 – он связан с налоговыми обязательствами лиц, на которых подаются сведения.