Работнику выплатили доход (компенсировали командировочные расходы), подтвержденный лишь косвенными документами. По мнению чиновников, данный доход должен включаться в налоговую базу по НДФЛ. Арбитры придерживаются иного мнения. Организация приняла решение не исчислять и не удерживать налог. Что грозит организации и работнику в случае, если налоговые инспекторы выявят этот факт?
Плательщиками НДФЛ признаются физические лица (п. 1 ст. 207 НК РФ). Российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, обязаны исчислить, удержать НДФЛ из заработной платы у налогоплательщика и уплачивать в налог бюджет (п. 1 ст. 226 НК РФ). То есть организации являются налоговыми агентами по данному налогу (ст. 24 НК РФ). Уплата НДФЛ за счет средств налоговых агентов не допускается (п. 9 ст. 226 НК РФ).
Для справки
Указанная формулировка п. 9 ст. 226 НК РФ действует вплоть до 31.12.2019. С 2022 года эта норма дополнена случаем-исключением: уплата налога за счет средств налоговых агентов не допускается, за исключением случаев доначисления (взыскания) налога по итогам налоговой проверки в соответствии с настоящим кодексом при неправомерном неудержании (неполном удержании НДФЛ из заработной платы) налога налоговым агентом (в редакции Федерального закона от 29.09.2019 № 325‑ФЗ).
До 2022 года и начиная с 01.01.2020 для работодателей, не удержавших налог НДФЛ в предусмотренных законодательством случаях (и не сообщивших об этом факте в налоговую инспекцию), последствия будут различны.
Когда нужно удержать налог
При каждой выплате доходов работнику у налогового агента возникает обязанность удержать НДФЛ и не позднее следующего дня перечислить его в бюджет.
Удержанный НДФЛ надо перечислить в бюджет в следующие сроки (п. 1, 2 ст. 223, п. 6 ст. 226 НК РФ):
- с зарплаты, включая выплаченный за первую половину месяца аванс, – не позднее дня, следующего за днем выплаты зарплаты за месяц (окончательный расчет);
- с зарплаты при увольнении – не позднее дня, следующего за днем выплаты зарплаты при увольнении;
- с отпускных и больничных (включая пособие по уходу за больным ребенком) – не позднее последнего дня месяца, в котором выплачивались отпускные или больничные (п. 6 ст. 226 НК РФ);
- любые другие доходы, включая доходы в натуральной форме, – не позднее дня, следующего за днем выплаты любых других доходов.
Когда наступает ответственность за неуплату налога
Работодатель, который, выступая в качестве налогового агента, обязан удержать НДФЛ с дохода, выплаченного им в пользу сотрудника, также может быть уличен в неуплате налога. При этом совершить указанное уклонение он может разными способами, от которых зависит число санкций, применимых в каждой конкретной ситуации. Подробнее о таких нарушениях можно узнать из статьи «Какая ответственность предусмотрена за неуплату НДФЛ?».
Советуем вам также обратить внимание на статью, в которой идет речь о том, наступает ли ответственность, если плательщик произвел оплату налога на следующий день после предусмотренной для уплаты крайней даты, – «Соблюдайте срок уплаты НДФЛ в бюджет».
Существуют ситуации, когда налоговый агент не уплатил налог, однако налоговый орган указанное правонарушение не выявил. В этой ситуации может возникнуть вопрос: в течение какого времени у контролеров есть возможность привлечь нарушителя к ответственности? Ответ вы узнаете из статьи «ФНС рассказала, как считать срок «налоговой» давности агентам по НДФЛ».
Указанный в данной статье срок учитывает способ получения дохода – наличными, безналичным путем, в натуральной форме или в виде материальной выгоды.
Некоторые недобросовестные плательщики для минимизации своих затрат пытаются сэкономить на налогах. Чаще всего это связано именно с зарплатными налогами, т. к. это основная масштабная статья расходов у большинства организаций. Чтобы скрыть от контролеров реальный доход сотрудника, работодатель может прибегнуть к конвертной выдаче заработной платы, тем самым снижая налогооблагаемую базу для исчисления НДФЛ и страховых взносов.
Когда за конвертную зарплату (неуплату НДФЛ с сумм выплаченных зарплатных доходов) для работодателя может наступить уголовная ответственность, узнайте из нашего материала.
Для работника, получающего зарплату в конверте, также может наступить ответственность по НДФЛ (если он осведомлен о том, что налоговые отчисления из его заработной платы работодатель не удерживает и не уплачивает).
При получении дохода, с которого не произведено удержание НДФЛ, работник должен самостоятельно оформить декларацию, передать ее в налоговый орган (до 30 апреля последующего года) и уплатить налог. Если он этого не делает, налоговый орган может взыскать с него НДФЛ и пени. За непредставление декларации работника могут подвергнуть штрафу в размере 5% от невыплаченной суммы налога за каждый полный или неполный месяц со дня, когда ее нужно было представить. Неуплата НДФЛ в крупном размере может повлечь и уголовное наказание.
Совершив правонарушение, связанное с неуплатой НДФЛ, плательщик, помимо неуплаченной суммы и штрафа, должен перечислить в бюджет РФ сумму пени. Однако ее начисление имеет некоторые особенности. При этом следует определить:
- Наличие обстоятельств, когда пеня не может быть начислена.
- Может ли ИФНС самостоятельно начислить сумму пени.
Акцент на этих вопросах сделан в материале «Что грозит НДФЛ-агенту, не удержавшему налог?».
Как рассчитать пени, узнайте из материала «Пени повысили, но не для всех».
Очень важно, осуществляя оплату пени, начисленной за неуплату налога, не ошибиться в реквизитах, ведь КБК, в зависимости от категории плательщика и вида полученного дохода, меняется.
Реквизиты для оплаты пени по НДФЛ в 2019-2020 годах остались неизменны и представлены в материале «КБК для перечисления пеней по НДФЛ в 2019–2020 годах».
Что же касается штрафа, правильно рассчитать его сумму вам поможет наш материал «Какая ответственность предусмотрена за неуплату НДФЛ?».
НДФЛ удерживать не из чего – что делать?
Если удержать НДФЛ не из чего, то организация должна письменно сообщить об этом, а также о сумме налога в налоговую инспекцию по месту своего учета и самому работнику. Сделать это нужно не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 5 ст. 226 НК РФ). Сообщают об этом в инспекцию по установленной форме – в виде справки 2-НДФЛ, в которой проставляют признак «2». В ней указывают сумму дохода, с которого не удержан налог, и сумму неудержанного налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Данная норма не применяется, если организация как налоговый агент имела возможность удержать НДФЛ при выплате работнику дохода в течение года, но не сделала этого.
Налоговики отметили, что организация после выявления данного факта обязана удержать НДФЛ при выплате текущих доходов в денежной форме и перечислить соответствующую сумму налога в бюджет. При этом нужно представить уточненный расчет по форме 6-НДФЛ и корректирующую справку по форме 2-НДФЛ.
Какие последствия ждут работников и работодателей сейчас (в 2022 году и ранее)?
Если налоговые инспекторы посчитают, что налоговый агент необоснованно не включил в налоговую базу по НДФЛ выплаченный работнику доход, налог будет доначислен. Обязанность уплатить НДФЛ возлагается на физическое лицо. В соответствии с п. 2 ст. 231 НК РФ суммы налога НДФЛ, не удержанные с физических лиц или удержанные налоговыми агентами не полностью, взыскиваются ими с физических лиц до полного погашения этими лицами задолженности по налогу в порядке, предусмотренном ст. 45 НК РФ.
Требовать погасить задолженность по НДФЛ с дохода работника за счет средств учреждения налоговые инспекторы не вправе. Следовательно, доначисленная по результатам налоговой проверки сумма налога должна быть удержана налоговым агентом за счет любых денежных средств, выплачиваемых работнику, при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).
При невозможности удержать НДФЛ из заработной платы у налогоплательщика (например, в случае, когда физическое лицо, которому доначислен НДФЛ, уволилось из учреждения) налоговый агент обязан в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обстоятельств письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ с дохода работника и сумме задолженности налогоплательщика (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Негативные последствия ждут и работодателя. Налоговый агент, который неправомерно не исчислил, не перечислил в бюджет и не удержал налог НДФЛ, может быть привлечен к налоговой ответственности в виде штрафа на основании ст. 123 НК РФ (размер штрафа – 20 % суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению).
Кроме того, налоговому агенту могут быть начислены пени (ст. 75 НК РФ). В частности, Президиум ВАС в Постановлении от 22.05.2007 № 16499/06 разъяснил, что пени являются правовосстановительной мерой государственного принуждения, носящей компенсационный характер, за несвоевременную уплату налога в бюджет и должны взыскиваться с того субъекта налоговых правоотношений, на которого возложена такая обязанность. Поскольку ст. 226 НК РФ обязанность по уплате в бюджет НДФЛ возложена на налоговых агентов, уплатить пени обязаны также налоговые агенты. В пользу начисления пеней организациям высказывался также Пленум ВАС (см. п. 2 Постановления от 30.07.2013 № 57).
«Уточненка» 6-НДФЛ
Уточненный расчет подается в том случае, если налоговый агент обнаружит, что в первоначальном расчете не отразил какие-либо сведения или допустил ошибку, которая привела к занижению или завышению суммы налога (п. 6 ст. 81 НК РФ).
При представлении уточненного расчета 6-НДФЛ в поле «Номер корректировки» нужно отразить значение «001» («002» и т. д. в зависимости от количества «уточненок»).
Напомним, в расчете по форме 6-НДФЛ налоговый агент предоставляет общую информацию по всем физическим лицам, которые получили от него доход. Составляют нарастающим итогом за первый квартал, за полугодие, за девять месяцев и за год. Форма расчета 6-НДФЛ и Порядок ее заполнения утверждены приказом ФНС России от 14.10.2015 г № ММВ-7-11/[email protected]
Возврат переплаченного НДФЛ работнику
Работодатели обязаны сообщать своим сотрудникам обо всех случаях излишнего удержания НДФЛ. Такое сообщение направляется работнику в течение 10 дней со дня обнаружения факта излишнего удержания налога.
НК РФ не определяет форму и способ сообщения работнику о факте излишнего удержания налога и его сумме. Работодатель вправе сообщать работнику о факте излишнего удержания НДФЛ в любой форме, предварительно согласовав с ним порядок направления указанного сообщения. В частности, сообщить об излишнем удержании разрешается путем направления уведомления по почте или электронного сообщения. Направлять сотруднику справку по форме 2-НДФЛ с указанием излишне уплаченного налога не требуется (письмо Минфина от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112).
Далее, чтобы вернуть работнику излишне удержанный и уплаченный с его доходов НДФЛ, с работника потребуется получить заявление о возврате налоговой переплаты (абз. 1 п. 1 ст. 231 НК РФ). Обратиться с таким заявлением к работодателю сотруднику разрешается в течение 3 лет с даты, когда работодатель перечислил в бюджет излишне удержанную сумму (п. 7 ст. 78 НК РФ). Никакой специальной формы для такого заявления в настоящее время также не предусмотрено. Заявление представляется сотрудниками в произвольной письменной форме, где указывается период, в котором произошла переплата, сумма налога, подлежащая возврату, а также реквизиты счета, на который должны быть перечислены деньги.
Излишне удержанный НДФЛ в таком случае возвращается работодателем в течение 3 месяцев со дня получения заявления (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). Возврат осуществляется за счет сумм этого налога, подлежащих уплате в счет предстоящих платежей, как по самому этому сотруднику, так и по другим работникам, с доходов которых работодатель удерживает НДФЛ. Иными словами, для возврата излишне удержанной суммы налога работодатель уменьшает предстоящие платежи по НДФЛ, исчисляемого как по самому плательщику, так и по другим работникам организации. Возврат НДФЛ производится строго в безналичной форме.
О возврате сотруднику переплаты по НДФЛ работодатель налоговую инспекцию не информирует. Налоговики самостоятельно об этом узнают при получении от работодателя расчета по форме 6-НДФЛ (письмо ФНС от 18.07.2016 № БС-4-11/[email protected]).
Если работодатель нарушит 3-месячный срок для возврата налога, НДФЛ возвращается сотруднику с уже начисленными на него процентами по ставке рефинансирования Центробанка за каждый день просрочки.
В ряде случаев работодатель не может в течение 3 месяцев вернуть сотруднику излишне удержанный налог, поскольку сумма к возврату превышает величину НДФЛ, которую можно удержать со всех работников компании за 3 месяца. В этих случаях работодатель может вернуть такой НДФЛ из бюджета, выплатив работнику налог за счет собственных средств. При этом повторное заявление самого сотрудника о возврате излишне удержанных сумм налога не требуется.
Для этого работодатель от своего имени подает в ИФНС заявление на возврат налога, приложив к нему выписку из регистра налогового учета за год переплаты и документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление НДФЛ в бюджет. Заявление с комплектом указанных документов направляется в налоговую инспекцию в течение 10 дней с момента получения заявления от работника (абз. 6 п. 1 ст. 231 НК РФ). Налог будет возвращен работодателю на его расчетный счет в банке в течение одного месяца. Если до этого работодатель еще не перечислит переплату работнику за счет своих средств, он должен будет перевести ему суммы, перечисленные ИФНС.
При этом наряду с возвратом НДФЛ через работодателя НК РФ предусматривает для работников возможность самостоятельного возврата переплаты непосредственно через ИФНС. Однако это возможно только в случаях отсутствия работодателя (например, по причине его ликвидации). В таких случаях работник вправе самостоятельно подать в ИФНС заявление о возврате излишне удержанной с него суммы НДФЛ одновременно с представлением налоговой декларации по окончании налогового периода (абз. 10 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Однако при наличии действующего работодателя работник не может реализовать право на самостоятельный возврат налога из ИФНС, а налоговая инспекция не может производить возврат излишне удержанной суммы налога без обращения к ней самого работодателя.
Также возврат НДФЛ невозможен и через того работодателя, который не удерживал налог с работника (например, при трудоустройстве по новому месту работы). Возврат излишне удержанной из дохода сотрудника суммы НДФЛ осуществляется всегда тем работодателем, который непосредственно и удержал данную сумму. Возможность возврата переплаты по НДФЛ иным налоговым агентом НК РФ не предусмотрена (письмо Минфина от 06.07.2016 № 03-04-10/39533).
Методические особенности исправления ошибки
На что обратить внимание при выборе порядка исправления упомянутой ошибки:
- оплачена ли ведомость на выплату отпуска;
- отпускные рассчитаны и выплачены в одном квартале или в двух смежных;
- сдан ли налоговый расчет 6-НДФЛ за квартал, в котором рассчитан отпуск.
Эти обстоятельства определят доступные возможности исправления ошибки. Комбинации этих обстоятельств формируют сценарии исправления ошибки.
Выплаты производятся в течение налогового периода
Рассмотрим два варианта с наглядными примерами: когда сотруднику в течение всего налогового периода (то есть года) производятся выплаты в денежной форме и когда таких выплат не предполагается.
Пример № 1.
Сотруднику Потапенко Г. Н. в июне 2022 г. были начислены и выплачены отпускные за 2 недели отпуска на общую сумму 28 673,00 руб. Потапенко Г. Н. является резидентом РФ. Из начисленных отпускных был удержан и перечислен в бюджет НДФЛ 1600,00 руб. Вычеты по НДФЛ сотруднику не предоставляются.
Однако бухгалтером была допущена ошибка в расчете налога, поскольку сумма НДФЛ, подлежащая удержанию, должна быть равна 3727,00 руб. (28 673,00 руб. × 13%=3727,00 руб.). То есть налог с отпускных был удержан не в полном размере. Недочет в расчете бухгалтером был обнаружен 1 декабря 2022 г. Потапенко Г.Н. продолжает работать и получает доход в денежной форме по настоящее время.
В рассмотренной ситуации организации, как налоговому агенту, рекомендуется пересчитать суммы НДФЛ по сотруднику за период с июня 2017 г. по декабрь 2022 г. включительно и доудержать до конца налогового периода (то есть до конца 2022 г.) с денежных доходов сотрудника недостающую сумму НДФЛ 2127,00 руб. (к примеру, из заработной платы, премий, больничных и пр.) и перечислить ее в бюджет. Но при этом важно помнить, что общая сумма удерживаемого НДФЛ не должна превышать 50% от выплачиваемого в денежной форме дохода сотруднику (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Далее, в связи с перерасчетом НДФЛ, нужно подать корректировочную декларацию 6-НДФЛ за полгода и 9 месяцев 2022 г., а до 2 апреля 2022 г. сдать декларацию 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ по итогам всего 2022 г.
Обратите внимание: доудержать налог можно с облагаемых доходов сотрудника в денежной форме только лишь в рамках текущего налогового периода. В 2022 г. удержания производить уже нельзя. Об этом свидетельствует Письмо ФНС РФ от 26.10.2016 № БС-4-11/[email protected] То есть в описанном выше примере у бухгалтера есть возможность удержать недостающий НДФЛ в размере 2172,00 руб. с доходов Потапенко Г.Н. за декабрь 2022 г.
Но если бы ошибка при неверном расчете налога была найдена, предположим, в феврале 2022 г., то, соответственно, работодателю удержать НДФЛ уже не представилось бы возможным. И в подобном случае в результате неправомерного неудержания НДФЛ по итогам истекшего налогового периода санкций ИФНС в виде штрафа и пеней работодателю не избежать. А обязанность по уплате неудержанной суммы НДФЛ перекладывается уже непосредственно на физлицо. В свою очередь от организации, как налогового агента, требуется подать в ИФНС справку 2-НДФЛ с признаком «2» по данному сотруднику – в ней будет отражаться информация о неудержанных суммах налога с дохода физлица за налоговый период.
Что же касается взыскания пеней при несвоевременном удержании, то тут есть два мнения – ВАС РФ и ФНС РФ.
Так, ВАС РФ в своем постановлении № 57 30.07.2013 г. разъясняет, что с налогового агента, который не удержал налог, могут быть взысканы пени. Однако ФНС РФ в своем письме № ЕД-4-2/13600 от 04.08.2015 г. утверждает следующее: в связи с тем, что перечисление НДФЛ за счет средств налогового агента не допускается, то и оснований для взыскания неудержанного налога с налогового агента нет, а значит, нет и оснований для взыскания пеней, то есть если НДФЛ работодателем не был удержан, следовательно, и пеней быть не должно.
Но поскольку мнения ВАС и ФНС расходятся, да и к тому же если неудержание НДФЛ не является обоснованным, то взыскание пеней налоговым органом с работодателя в случае несвоевременного удержания налога (как описано в примере 1) все-таки может быть допустимым.
Напомним, что пеня рассчитывается исходя из 1/300 действующей ставки рефинансирования, суммы задолженности по налогу и количества просроченных для оплаты дней.
Если налоговая инспекция выставит требование об уплате пеней и штрафов, то их обязательно нужно будет погасить, в противном случае можно ожидать блокировку расчетного счета организации.
Отражение ошибки в документах ЗУП 3.1
В нашем примере ошибка возникла из-за некорректного выбора значения поля Месяц
в документе
Отпуск
. Далее она попала в ведомость на выплату отпуска и через нее повлияла на заполнение расчета 6-НДФЛ.
Рассмотрим, как сделать правильно. Методика работы в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» предусматривает, что в документе Отпуск
в поле
Месяц
необходимо указать месяц, в котором был рассчитан средний заработок и начислены отпускные.
