Что такое личное дело работника
Это пакет документации, содержащей подробную информацию и являющейся основной базой для работы кадровиков. Использовать, формировать и хранить подобные документы работников доступно исключительно в рамках законодательства и установленных правил делопроизводства.
Данный пакет выступает в роли главного инструмента для менеджмента по работе с персоналом.
Несмотря на важность данной информации, которая при умелом использовании является отличным управленческим инструментом, личное дело на коммерческом предприятии не обязательно к формированию, но на каждого госслужащего сотрудника оно заводится в обязательном порядке. Таким же образом и к составлению личного дела не существует особых требований.
Как правильно оформить личное дело работника вы можете посмотреть в этом видео:
https://www.youtube.com/watch?v=_VJFSSXCm_s
Кто ведет документацию и что в нее входит
При отсутствии строгих правил к составу пакета, практикой сформировано включение в него таких документов:
- Анкета;
- Автобиография;
- Ксерокопии документов об обучении работника в различных учреждениях;
- Рекомендационные листы;
- Заявление о приеме на работу и увольнении;
- Трудовое соглашение;
- Разного рода приказы (например, приказ о переводе на другую работу, приказ на отпуск и приказ о приеме на работу);
- Брачное свидетельство;
- Справки;
- Фотографии;
- Сведения из паспорта.
При этом доступны некоторые взаимозаменяемые варианты, к примеру:
- Автобиография заменяется резюме;
- Анкета – листом по учету кадров;
- Рекомендацию – характеристикой. Как написать характеристику на работника – читайте тут.
Что представляет собой личный листок по учету кадров и как его правильно вести на предприятии вы узнаете в этой статье.
Если служба государственная, то перечень бумаг более расширенный:
- Подтверждение прохождения конкурса на должность;
- Копия трудовой книжки, военного билета, гражданского состояния;
- Допсоглашения;
- Данные о прохождении военной службы;
- Экзаменационные листы;
- Документы о награждениях, повышениях по службе;
- Допуск;
- Декларация о доходах;
- Медицинское соглашение;
- Копии справок о страховом, медицинском и налоговом учете.
Образец титульного листа личного дела.
Важно: все копии должны удостоверяться подписью. Личные дела госслужащих изучаются ежегодно. Ведет и собирает всю эту документацию работник отдела кадров.
Образец личного дела работника.
Порядок учета и ведения
Еще при принятии на работу сотрудника согласно приказу руководства, формируется папка, в которую попадают первичные документы, по мере ее пополнения документы нумеруются и описываются, а само дело фиксируется в специальном журнале под присвоенным порядковым номером, с указанием даты формирования, ФИО работника.
Важно: данная документация собирается и хранится на протяжении всего сотрудничества организации с данным человеком, при увольнении подобное дело закрывается и сдается на хранение в архив.
В документах недопустимо совершать ошибки и опечатки, указывать следует только достоверную информацию. Допустимо при большом объеме документации формировать разделы.
Работник обязан участвовать в сборе необходимых бумаг и при появлении новой информации указывать на нее и подтверждать документально.
Бланк внутренней описи личного дела.
Оформление и хранение
Каждое отдельное дело имеет опись и обложку, которая содержит основные данные:
- Номер согласно фиксированию в журнале регистрации;
- Дата начала формирования документа и окончания, которая проставляется согласно приказу увольнения или перевода.
Все документы внутри папки нумеруются и шнуруются. Если предстоит перевод на другую службу, то документ не сдается в архив после его закрытия, а при увольнении оно закрывается, хранится внутри организации 10 лет, а далее сдается в архив.
Важно: в архиве все дела хранятся 75 лет, отсчет которых начинается с даты увольнения, если работник занимал руководящий пост хранение бессрочное.
При хранении на предприятии необходимо соблюдать все рекомендации по данному делу – хранение доступно только в специальных закрытых шкафах, предварительно поместив их согласно алфавиту.
Доступ к делам имеет уполномоченный сотрудник, руководитель предприятия и сам работник. Передача бумаг выполняется согласно приказу.
Опись и формирование
Порядок заполнения и учета личных дел должен подробно описываться в приказе организации по формированию личных дел.
Согласно такому распоряжению директора необходимо все сведения о делах вносить в регистрационный журнал согласно порядковому номеру, который присваивается документу в момент его открытия.
Кроме номера в журнале делается краткое описание дела – ФИО работника, дата формирования, закрытия или сдачи в архив.
Изменения в документы доступно вносить только ответственному работнику, прочие сотрудники исключительно по приказу руководителя.
Изменения необходимо выполнять аналогично изменениям в трудовой книге – горизонтально вычеркивать устаревшие данные, а сверху писать новые.
Титульный лист личного дела.
Сколько хранить и где
В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.
Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.
Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.
Порядок заполнения папки личного дела
Вся папка, в том числе и обложка должны заполняться надлежащим образом, указанным законодательством и прописанным внутренними правилами организации для отдела кадров.
Титульный лист
Титульный лист заполняется согласно ГОСТовским требованиям:
- Вверху документа необходимо оставить место для штампа, чтобы была возможность сделать запись архивным работникам;
- Немного ниже следует указать полное наименование и реквизиты организации;
- Под этой записью, также по центру необходимо указать сведения об отделе, данная запись должна иметь несколько пустых строк, для возможности корректировки записи на случай перевода сотрудника;
- Далее указывается номер дела с обозначением индекса, к примеру, «Дело No07 – 369»;
- Далее идет наименование папки – ФИО работника;
- В правом нижнем углу необходимо указывать даты открытия и закрытия дела, а также период хранения, после описи необходимо указать количество листов в документе.
Оформление документов
Всеми делами, касающимися ведения личного дела должен заниматься уполномоченный сотрудник отдела кадров. Важно: он несет ответственность за сохранность конфиденциальной информации.
Относительно оформление документов он обязан:
- Принять;
- Пронумеровать;
- Описать;
- Подшить;
- При необходимости внести изменения;
- Закрыть дело;
- Сдать в архив.
Также он обязан под роспись ознакомить сотрудника с личным делом, выполнять подобную процедуру необходимо не менее одного раза в год, это необходимо для поддержания актуальности информации.
Для этого необходимо завести ведомость, в которой работник буде ежегодно расписываться о прочтении документации.
Важно: личные дела по требованию выдаются на руки правоохранительным и контролирующим органам.
Внутренняя опись
Внутренняя опись документов составляется согласно унифицированной формы Приложение 10.
В нее входит:
- Регистрационный номер документа;
- Присвоенный индекс;
- Дата фиксирования документа;
- Заголовок;
- Номера листов согласно нумерации дела;
- Примечание.
В папке такой лист указывается на обороте титула или подшивается последним к общей документации. Регистр подписывает его составитель с расшифровкой подписи и указанием даты. Если он состоит из нескольких листов необходима их нумерация.
Порядок оформления
Так как на любом предприятии из-за большого количества сотрудников уследить за всеми документами и их потоком невозможно, то очень важно соблюдать все правила оформления, дабы избежать потери важной информации, которая может препятствовать организации рабочего процесса.
Грамотное хранение и оформление личных дел всех сотрудников значительно упрощает задачу:
- Например, если предприятие достаточно крупное и на нем работает большое количество сотрудников, следует размещать их личные дела по алфавиту. Это упростит поиск нужной папки.
- Страниц в личном деле работника не должно быть больше чем 250.
- Титульный лист должен отображать только основные данные о личном деле. Это Ф.И.О. сотрудника и номер дела на предприятии.
Хранение личных дел можно производить такими способами:
- В алфавитном порядке.
- По структурным подразделениям компании(отделы).
- Нумерация дел по их номерам или присвоение номеров при оформлении.
Когда необходима опись личного дела?
Личное дело – это пакет документов, касающихся определенного работника. Для их систематизации, быстрого определения содержания дела, удобного поиска необходимой бумаги и по ряду других причин составляется опись. В некоторых источниках можно встретить название «регистр». Он представляет собой перечень бумаг, которые содержатся в определенном деле.
Документы, касающиеся сотрудников компаний и учреждений, хранятся в их личных делах, на каждое из которых оформляется опись
В отечественном законодательстве отсутствует требование вести личные дела персонала для всех работодателей. Исключение составляют учреждения муниципального и федерального подчинения, в которых такая система хранения документов обязательна. Однако в большинстве компаний самых разнообразных форм хозяйствования и сфер деятельности предпочитают оформлять на работников личные дела и описывать содержащиеся в них документы. Причин для этого несколько:
- Поиск необходимых документов значительно упрощается и ускоряется благодаря наличию внутренней описи.
- Ведение регистра помогает контролировать наполненность личного дела всеми необходимыми бумагами.
- Легче собирать статистическую информацию о кадрах.
Важно: обязательность оформления описей на предприятии закрепляется в его локальных актах, например в учетной политике.
Инструкция по заполнению
После заведения личного дела сотрудника необходимо, чтобы он заполнил анкету. Анкета должна давать исчерпывающие ответы на все вопросы. Лаконичные и четкие ответы без лишней воды. После анкеты следует разместить фотокарточку работника.
Это должно быть новое фото, а не то, где ему 18, когда на самом деле перед вами стоит мужчина лет 40. Автобиография должна быть составлена грамотно, отражать все этапы жизни работника. Образовательные учреждения, интересы, места работы и другое.
Копии документов об образовании или о повышении квалификации в отдельных сферах должны быть заверены в первую очередь. Сотрудник при составлении личного дела обязывается своевременно сообщать о любых изменениях(фамилия, имя и другое).
Внешняя характеристика работника подписывается директором предприятия, а внутренняя — руководителем подразделения или отдела фирмы. Все страницы обязательно должны быть пронумерованы.
Образец оформления титульного листа
ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года регулирует правила оформления личных дел, они следующие:
- Вверху титульного листа может находиться информация, которую разрешается заполнять только муниципальным или государственным архивом, это коды, даты сдачи документов в архив и другое.
- В центре титульного листа, слегка отступив сверху, необходимо указать название организации. Как правило, в этом месте пишется сокращенное наименование фирмы.
- Ниже наименования предприятия указывается отдел, в котором работает новый сотрудник.
- Затем указывается номер дела, который берется в скобки. Перед ним обязательно нужно указать индекс, также в круглых скобках.
- Затем прописывается заголовок личного дела. В качестве заголовка используется фамилия, имя, отчество работника.
- Правый нижний угол титульного листа предназначен для такой информации, как срок принятия на работу сотрудника, день увольнения, срок хранения документации, дата сдачи в архив и другое.