Недавно был опубликован Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021, которым вводится новый порядок ведения бумажных трудовых книжек, а также новая форма трудовой книжки.
При этом ныне действующая Инструкция № 69 от 10.10.2003 будет отменена.
Новые правила заработают с 1 сентября 2022 года и будут действовать до 1 сентября 2027 года.
Отметим, что новый порядок был представлен на общественное обсуждение в январе этого года. Потом в марте проект был изменен. Мы об этом писали.
Между тем уже принятый приказ отличается от того проекта. Поэтому в этом материале — обзор новых правил, которые зарегистрированы в Минюсте.
И кстати, в тексте мы нашли некоторые странности.
Меняется форма трудовой книжки и вкладыша к ней
Изменения несущественные. В частности, меняется количество разворотов, отведенных под сведения о работе и разворотов для отражения награждений.
При этом можно спокойно пользоваться старыми бланками трудовых и вкладышей, если у работодателя имеется их запас.
Ранее Минтруд разъяснял, что новые трудовые будут применяться с 2023 года. Однако в принятом Приказе об этом речи нет. Он вступает в силу с 1 сентября 2022.
Об учете трудовых книжек
На основании введенного в действие приказа аннулировали требование о заполнении приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и книгу учета движения трудовых книжек по Постановлению Минтруда от 10.10.2003 г. № 69.
Однако требуется вести учет:
- бланков трудовой книжки и ее вкладышей;
- трудовых книжек и их вкладышей.
Формы журналов или книг по учету разрабатываются работодателями самостоятельно. Они нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью директора компании или ИП и печатью (при ее использовании). При этом данные документы не нужно скреплять сургучной печатью или пломбировать.
Уточнили правила внесения записей о совместительстве
По-прежнему делать запись будет основной работодатель. Но если работнику потребовалось внести запись о работе по совместительству и он при этом не осуществляет трудовую деятельность, для внесения такой записи он вправе обратиться к работодателю, у которого он ранее осуществлял работу по совместительству.
Записи о приеме на работу по совместительству и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации.
При этом запись о работе по совместительству вносится также в тех случаях, когда работа по совместительству имела место до трудоустройства к работодателю, работа у которого для работника является основной.
Правила исправление записей в трудовой книжке не дописали
В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Такое правило будет сейчас, оно же было и раньше.
Но, что удивительно, в новом приказе после этой фразы идет следующий абзац:
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.
Возникает резонный вопрос — в каком таком порядке? Ведь никакой порядок не описан.
А все дело в том, что между этими двумя абзацами должен быть еще один (он был в проекте). Вот он:
Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» с такого-то числа и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
Но этот абзац в Приказ Минтруда не вошел.
Электронная трудовая книжка. Что работодателю нужно успеть сделать в 2022 году
В 2022 году в Трудовой кодекс РФ были внесены существенные изменения, касающиеся постепенного перехода от привычных бумажных трудовых книжек к электронным. Это отражено в Федеральном законе от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», который вступил в силу с 1 января 2020 года. Однако пандемия коронавируса внесла свои коррективы и в эту часть кадровой работы, в связи с чем изначальный порядок такого перехода был изменен.
1. Изменение в статью 65 Трудового кодекса РФ
Новая редакция статьи 65 предусматривает обновленный перечень документов, который работник должен предоставить работодателю для заключения трудового договора. Теперь наряду с трудовой книжкой работник имеет право предоставить работодателю при приеме на работу сведения о трудовой деятельности.
Обратите внимание!
Формулировка новой редакции статьи 65 Трудового кодекса РФ предусматривает возможность предоставления работником при приеме на работу и трудовой книжки, и сведений о трудовой деятельности. Иными словами, с 2022 года работник может предоставить при трудоустройстве: — только бумажную трудовую книжку; — только сведения о трудовой деятельности; — трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности.
2. Введение в Трудовой кодекс новой статьи 66.1
Новая статья 66.1 устанавливает понятие, содержание и требования к сведениям о трудовой деятельности работника (или проще говоря — к электронным трудовым книжкам).
В соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ, сведениями о трудовой деятельности является основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника, формируемая в электронном виде, которую работодатель должен предоставлять для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ (форма СЗВ-ТД). В сведения о трудовой деятельности включается информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора.
Статья 66.1 определяет и варианты того, как работник может получить сведения о своей трудовой деятельности. Он может получить их: — у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя); — в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом; — в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью; — с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Работодатель обязан предоставить работнику сведения о его трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя): — в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления; — при увольнении в день прекращения трудового договора.
Форма предоставления таких сведений также определена (форма СТД-Р, установленная Приказом Минтруда России от 20.01.2020 N 23н).
3. Порядок взаимодействия с Пенсионным фондом РФ
Начиная с 2022 года работодатель должен ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведены кадровые мероприятия или подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности, предоставлять в Пенсионный фонд РФ отчетность по форме СЗВ-ТД (утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п).
При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
В случае, если в течение 2022 года работника не примут на работу, не уволят или не переведут на другую должность, т.е. если в течение 2022 года у работодателя не будет оснований для предоставления отчетности в Пенсионный фонд РФ в отношении данного работника, сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2022 года у данного работодателя на такого работника должны быть представлены не позднее 15 февраля 2022 года.
Начиная с 2022 года в случаях перевода на другую постоянную работу, подачи работником заявления о продолжении ведения страхователем (работодателем) трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ либо о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ работодатель должен будет предоставить эти сведения не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имел место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления. В случаях приема на работу и увольнения — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.
Важно!
Порядок заполнения формы СЗВ-ТД подробно указан в Постановлении Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений». Обязательно ознакомьтесь с этим документом!
4. Изменение в статью 84.1 Трудового кодекса РФ
Помимо изменения статьи 65 и дополнения Трудового кодекса РФ новой статьей 66.1, изменения внесены в ряд других статей, в том числе статью 84.1, предусматривающую общий порядок оформления прекращения трудового договора.
Так, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности
(у этого работодателя) и произвести с ним расчет.
Запись в трудовую книжку и внесение информации в сведения о трудовой деятельности
об основании и о причине прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи Трудового кодекса РФ или иного федерального закона.
5. Порядок перехода на электронные трудовые книжки
Еще одна обязанность работодателя — уведомить работников о произошедших изменениях в законодательстве.
Изначально в соответствии с Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ работодатель до 30 июня 2022 года обязан был уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в привычном виде (на бумаге) или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности (или проще говоря, перейти на электронную трудовую книжку).
Однако непредвиденные обстоятельства (пандемия коронавируса) могли бы помешать выполнить такую обязанность в срок. В связи с этим на основании Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887, срок уведомления был перенесен с 30 июня на 31 октября 2020 года включительно.
Важно!
Вы должны предусмотреть способы уведомления работников в своих локальных нормативных актах с учетом мнения представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).
В уведомлении необходимо указать, что заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ или о предоставлении работнику работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ должно быть направлено работником в срок до 31 декабря 2022 года включительно. Также в уведомление рекомендуется включить информацию о том, куда необходимо будет предоставить заявление и при необходимости указать контактное лицо, которому может быть передано заявление.
Важно!
В случае, если работник до 31 декабря 2022 года не направит вам ни одного из указанных заявлений, вы продолжаете вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ — то есть в обычном виде.
В случае, если работник подает заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ (то есть о переходе книжки в электронный вид), вы (работодатель), начиная с 1 января 2022 года должны будете выдать ему трудовую книжку на руки.
В саму трудовую книжку нужно будет внести запись о подаче работником соответствующего заявления. Конкретная формулировка, вносимая в трудовую книжку, не утверждена. Последней записью, которую вы внесете в трудовую книжку таких работников, будет запись о том, что работник направил работодателю заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Если в дальнейшем трудовой договор с работником будет прекращен, запись об этом в трудовую книжку уже не будет вноситься. Факт выдачи работнику трудовой книжки необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. После выдачи трудовой книжки работнику на руки работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.
Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ (в обычном виде), имеет право в дальнейшем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ (в электронном виде).
Обратите внимание!
Если после 1 января 2022 года к вам придет трудоустраиваться работник с бумажной трудовой книжкой, вы принимаете эту трудовую книжку, регистрируете ее и вносите в нее записи в обычном порядке. Если же 1 января 2022 года к вам придет трудоустраиваться работник, для которого это будет первое трудоустройство, оформлять и вести трудовую книжку такому работнику не нужно.
Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.
Меняются правила внесения записи об увольнении по собственному желанию
По новым правилам в случае увольнения надо будет указывать не только статью и пункт, но и ее часть.
Кроме того, теперь не будет разночтений по поводу формулировок записи об увольнении. Дело в том, что в действующих правилах, с одной стороны, указано, что формулировки записей должны соответствовать формулировкам ТК, а с другой стороны приведена конкретная формулировка увольнения по п.3 ст. 77, которая не соответствует той, что озвучена в ТК.
Из-за этого кадровики в недоумении — что писать: «уволен по собственному желанию» или «трудовой договор расторгнут по инициативе работника».
На эту тему мы, кстати, проводили опрос. Лидирует формулировка из ТК.
Так вот, в новых правилах пример об увольнении по собственному желанию вообще убрали. Хотя в проекте эта фраза была.
