В связи с введением ЭТК (электронных трудовых книжек), у кадровиков появилась дополнительная работа. С 2022 года им нужно не только вести книжки работников в двух форматах – бумажном и цифровом (если работник не заявит о ведении ЭТК), но и сдавать новый вид отчетности в Пенсионный фонд. В связи изменением трудового законодательства придется проводить разъяснительную работу с сотрудниками организации или ИП, выдавать им сведения о трудовой деятельности. Руководитель компании должен решить, кто будет ответственным за ведение электронных трудовых книжек. Назначенный работник наделяется обязанностями по работе с ЭТК, что фиксируется в приказе. Работодатель вправе поручить эту кадровую деятельность одному сотруднику или распределить ее между несколькими подчиненными.
Зачем нужен приказ об ответственном за ведение ТК
Трудовая книжка содержит информацию о рабочем процессе и стаже сотрудников (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Порядок сбора данных о рабочем периоде в электронной форме предусмотрен в ст. 66.1 ТК. Поскольку эти документы — одно из главных оснований для будущей пенсии работников, закон устанавливает строгие правила для работы с ТК. Они закреплены постановлением правительства от 16.04.2003 № 225.
В нормативном акте указано, что за правильное заполнение, хранение и учет ТК отвечает работодатель. Он обязан обеспечить условия для безопасного хранения в строго отведенном месте в соответствии с требованиями закона. Для выполнения этой важной задачи руководитель издает распоряжение, кто из сотрудников компании обязан обеспечивать их сохранность, заполнять и выдавать сотрудникам всю информацию по ним. Это предусмотрено в п. 45 правил. Аналогичным образом поступают с ведением цифрового учета данных о труде работников. Необходимо издать приказ о назначении ответственного за ведение электронных трудовых книжек, в котором конкретному специалисту поручить новые функции. Среди главных задач выполнения работы по цифровому учету рабочей деятельности:
- формирование отчетов по форме СЗВ-ТД, их отправка в ПФР;
- обработка заявлений трудящихся о предпочтительном варианте ТК;
- выдача выписок, справок и др.
Назначаем ответственного за обработку персональных данных
В соответствии со ст. 88 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) доступ к персональной информации работников организации могут иметь только специально уполномоченные лица. Кроме того, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Федеральный закон № 152-ФЗ) требует, чтобы субъект бизнеса назначил специалиста, который будет отвечать за работу с персональными данными (пример 3).
Отсутствие такого приказа приравнивается к нарушению Федерального закона № 152-ФЗ. Санкциями ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа:
- на должностных лиц — от 500 до 1 тыс. рублей;
- на юридических лиц — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.
Кто пишет приказ о назначении специалиста по работе с ТК
В каждой фирме приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, составляют от имени директора. А вот исполнителем выступает юрист, офис-менеджер, делопроизводитель или другой сотрудник. Но не имеет значения, кто этим занимается, поскольку последнее слово всегда остается за руководителем. Распоряжение приобретет юридическую силу только после того, как его завизирует директор.
На усмотрение руководителя остается и вопрос, на кого возложить обязанности по ведению ТК. Обычно учетом кадровой документации занимается специалист кадрового делопроизводства. Но не обязательно. Если компания небольшая и отдела кадров нет, то назначают другого сотрудника, способного вести учет документов, — секретаря, бухгалтера. После перевода ТК на цифровой учет внесение сведений о профессиональной деятельности часто перекладывают на сотрудников бухгалтерии, которые формируют электронные отчеты и передают их в ПФР.
Чтобы оформить кадровика, достаточно издать распоряжение, поскольку эти функции указаны в его договоре и должностной инструкции. Если эти задачи возлагают, например, на секретаря или сотрудника бухгалтерии, то придется внести изменения в должностную инструкцию о назначении ответственного за ведение трудовых книжек на предприятии.
ВАЖНО!
Если уполномоченное лицо поменяется, то предыдущий специалист обязан составить акт приема-передачи и передать приемнику все ТК. В этом случае недостаточно отметить только количество этих документов, следует указать личные данные их владельцев.
Кто пишет приказ
Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.
Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.
Особенности документа
Стандартного единого шаблона приказа о возложении обязанности ведения трудовых в законодательстве нет. Пишут его на компьютере в произвольном виде, ориентируясь на правила ГОСТ Р 7.0.97-2016. Оформите его на традиционном бланке, принятом в компании. Если его нет, то на обычном листе А4.
Следуйте основным требованиям:
- В шапке документа отметьте название компании, место нахождения, регистрационные коды (ИНН, КПП, ОГРН).
- Ниже слева напишите дату и номер регистрации. Справа — место издания акта.
- Посередине — название документа («Распоряжение о…»).
- Распорядительная часть.
- Подпись директора.
- Подписи сотрудников, ознакомленных с документом.
- Печать (если принято в организации).
Акт оформляют в одном экземпляре. В содержании после слова «Приказываю…» обязательно укажите, на каком основании издан документ (отметьте реквизиты законодательных актов, в нашем случае п. 45 ПП № 225). В тексте уточните ответственное лицо (Ф.И.О., должность). Следующим пунктом пропишите, кто обязан выполнять функции, когда основной специалист отсутствует из-за командировки, временной нетрудоспособности и другим уважительным причинам. Внизу расположите Ф.И.О. сотрудников, которые ознакомятся с распоряжением под подпись. После издания зарегистрируйте документ в регистрационном журнале.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как хранить трудовые книжки. Используйте эти инструкции бесплатно.
Является ли приказ обязательным для каждой организации
Правила ведения трудовых книжек определяют, что работодатель обязан обеспечить работу с трудовыми книжками. При этом такой шаг должен делать любой субъект бизнеса — как предприниматель с наемными сотрудниками, так и компания.
В случае с предпринимателем, он обычно самостоятельно вносит записи в трудовые книжки. В компаниях эта обязанность автоматически возлагается на директора, либо он выбирает одного из принятых сотрудников.
Однако в любой из указанных ситуаций руководящее лицо должно однозначно установить ответственное лицо, как этого требуют Правила. Это можно сделать только издав необходимо распоряжение.
Внимание! При этом оформлять документ необходимо даже в том случае, когда руководитель — единственный работник компании, а потому автоматически принимает обязанность по оформлению книжек. В этой ситуации он оформляет приказ, в котором указывает, что принимает данные функции на себя.
Образец
Вот шаблон приказа об ответственном за хранение трудовых книжек в организации в 2022 году, который вы вправе взять в качестве основы при заполнении.
| Общество с ограниченной ответственностью _____________ Адрес___________ тел/факс ____________ ОГРН / ОКПО ___________ ИНН / КПП ______________________ Приказ №____ |
О назначении сотрудников по ведению, хранению и учету ТК
В связи с пунктом 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003,
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Назначить ответственного за ведение и учет трудовых книжек _____________ (должность, Ф.И.О.).
- На время отсутствия Ф.И.О. возложить эти задачи на _________ (должность, Ф.И.О.).
- Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Руководитель
/__подпись______/_расшифровка
С приказом ознакомлены:
/__подпись______/_расшифровка
/_подпись_______/_расшифровка
А это образец заполнения приказа о назначении лица, отвечающего за ведение трудовых книжек в ДОУ, включая учет электронных ТК.
Для чего издается данный приказ
Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте. За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.
Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.
При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.
Внимание! В случае неисполнения им своих обязанностей или исполнения их не в полном объеме, он будет отвечать перед руководством компании на основании изданного приказа о назначении этого сотрудника ответственным.
Кто отвечает за ведение бухучета
За организацию ведения бухучета также отвечает руководитель (п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ). Если иное не предусмотрено законом, руководитель фирмы обязан возложить функции по бухучету на компетентное лицо (п. 3 ст. 7 закона № 402-ФЗ). Им может быть:
- главный бухгалтер или иной компетентный сотрудник компании (в банковских учреждениях — только главный бухгалтер);
- сторонняя организация или физлицо, оказывающие услуги по договору аутсорсинга.
Кто несет ответственность за ошибки в бухгалтерском, налоговом учете, а также в отчетности, если ведение бухгалтерского и налогового учета передано фирме-аутсорсеру? Ответ на данный вопрос рассматривают эксперты КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Вести бухучет сам, без привлечения других лиц, штатных или внештатных, может только:
- руководитель хозяйствующего субъекта, который по закону имеет право применять упрощенные способы ведения бухучета;
- руководитель предприятия, классифицируемого как субъект среднего бизнеса.
В случае если хозяйствующий субъект зарегистрирован как АО, имеет статус НПФ, является участником торгов или ведет деятельность в страховом бизнесе, бухучет в нем должен вестись лицом, имеющим определенный законодательством уровень квалификации, опыта и компетентности.
Образец приказа о предоставлении права подписи
Руководитель может предоставить возможность подписания главному бухгалтеру, своему заместителю или другому сотруднику, исполняющему обязанности руководителя по составлению налоговых, финансовых и юридических бумаг. Приказ на право подписи первичных документов может быть оформлен в свободной форме, поскольку действующее законодательство не устанавливает унифицированного бланка. Тем не менее, согласно сложившейся практике документооборота, в бланке следует указать:
- название компании, ее реквизиты;
- реквизиты бланка (номер и дата);
- правовое основание передачи права подписания (ст. 7 и 9 Федерального закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
- ФИО и должность сотрудников, которым передается право подписания;
- перечень документов, которые человек будет вправе подписывать за руководителя;
- образец росписи уполномоченного лица и директора.
Образец приказа о праве подписи счетов-фактур
По такому же принципу можно передать возможность подписания не только первичных, но и финансовых документов. Однако подобные операции влекут за собой повышенную ответственность сотрудника, поскольку могут нанести серьезный урон организации. Необходимо, чтобы сотрудник имел достаточную квалификацию и чтобы новые полномочия соответствовали его должностной инструкции.
