Обходимся без штатного бухгалтера: 10 советов директору

Если вы следите за деловыми новостями, то наверняка видели страшные истории — бухгалтер сбежал с миллионами, 10 лет переводил себе зарплату в сотни тысяч, не платил налоги или сдавал отчетность далекую от реальности. После такого пропадает желание брать на работу специалиста даже с дипломом и опытом. Можно ли самостоятельно организовать работу и обойтись без наемного бухгалтера? Ответим на этот вопрос 10 простыми советами.

Совет № 1. Разберитесь как делать первичку без бухгалтера

Обычно на первом этапе (презентации, заключение договора) с клиентом работает менеджер или директор, а выставлением документов занимается бухгалтер. Он же следит прошла ли оплата, сообщает о поступлении платежа и тогда товар можно отгружать.

Подготовку документов по сделке можно значительно упростить:

1. Создайте счет на оплату уже на этапе переговоров. Не нужно ждать, когда это сделает бухгалтер. Мало того, не нужно задумываться о стоимости услуги. В CRM можно провести мгновенный расчет. Настроить расценки может даже непрофессионал без участия сисадмина.

Здесь сразу несколько преимуществ — экономия времени, клиент не успевает «остыть», исключены ошибки и неточности в расчетах.

2. При интеграции с банком или 1С информация об оплате автоматически отразится в карточке и вы или ваш менеджер сразу получите извещение. Все — товар можно отгружать.

3. Кладовщик, если он у вас есть и имеет доступ к CRM, тоже увидит изменения и соберет заказ.

Формируйте самостоятельно акт, накладную ТОРГ-12, УПД в удобном формате, в т.ч. с факсимиле и отправляйте клиенту. Данные в формах будут заполнены автоматически, что исключает спонтанные ошибки (отвлекся, опечатался, выбрал не ту позицию в справочнике и т.д.).

Для удобства вы можете вывести на дэшборд CRM информацию, которая должна быть под рукой — аналитику по выставленным счетам, сделкам, звонкам и встречам, сведения о контактах и другие полезные данные.

Что мы видим — цепочка продажи успешно сработала, а бухгалтерия в ней даже не участвовала. Мы уже начали отвечать на вопрос, заданный в самом начале статьи?

Совет № 2. Поверьте в пользу автоматизации

Большую часть работы сотрудников можно автоматизировать. Доверьте рутинные задачи специальным программам и сервисам. Уже сейчас банки предлагают возможность формировать отчетность на основе выписок. Такой вариант хорошо подходит индивидуальным предпринимателям на УСН. Достаточно сделать простейшие настройки и банк не просто сформирует отчетность, но еще и отправит ее за вас, а также напомнит о предстоящих платежах по налогам.

Но такие сервисы обычно упрощены. В них нельзя вести учет сотрудников и заработной платы. Для этого придется подключить дополнительные услуги, к примеру, удаленного бухгалтера или онлайн-бухгалтерию. В этом случае вам на помощь придет личный помощник в чате или целая команда специалистов на удаленке.

В отличие от штатного бухгалтера ответственность такой службы либо застрахована, либо за нее отвечает сам банк и гарантирует качество услуги. Он заинтересован в сохранении клиентов, поэтому будут стараться, чтобы сервис вам действительно понравился.

Не хотите использовать сервис банка? Организуйте свой собственный. Например, настроить финансовый учет можно с помощью CRM-системы. Не удивляйтесь. Сейчас ее возможности гораздо шире, чем просто учет продаж.

Вы не только сможете в режиме реального времени следить за движениями по счетам, но также:

• автоматически конструировать и выставлять документы клиентам;
• учитывать дебиторку;
• планировать платежи;
• формировать финансовые отчеты — о прибылях и убытках, о движении денежных средств и другие;
• синхронизировать работу CRM и 1С.

Если у вас в штате пока не много сотрудников или вы сами занимаетесь формированием счетов, то вам точно пригодится Конструктор документов и писем.

Используйте ЭДО — электронный документооборот. Во-первых, никаких бумажных документов, во-вторых, автоматическая загрузка в 1С, в третьих, любая сделка проходит буквально в несколько кликов, не нужно ждать, когда контрагент пришлет к вам курьера или письмо.

Но одной автоматизации не достаточно, чтобы компания работала как часы.

Пример подписания бухгалтерских документов

Крупная компания заключает договор на оказание услуг по ведению бухучета со сторонне компанией. Кто в этом случае должен подписывать первичную документацию, если своего главного бухгалтера в компании нет?

В данном случае руководитель компании самостоятельно определяет лиц, имеющих право подписи первички. Ими могут быть сотрудники организации, например, кассир, менеджер или иной специалист, либо представители компании, ведущие бухгалтерию.

Подписывать банковские документы могут штатные сотрудники и лица, осуществляющие ведение бухучета. То есть банковский документ подписывают руководитель организации, а также сотрудник или руководитель компании, осуществляющей ведение учета.

Сам руководитель может и не ставить подпись за главбуха. Это связано с тем, что компания не относится к малому бизнесу, поэтому полномочия по ведению бухучета руководитель взять на себя не вправе.

Что касается ИП, то здесь ситуация противоположная. Предприниматель не должен передавать право подписи первички третьим лицам.

Совет № 3. Настройте общение с клиентами

До того, как что-то продать, нужно еще найти кому продать. Про поиск и удержание клиентов мы обязательно расскажем в наших следующих статьях. Сейчас просто напомним, что самый простой способ сообщить о своей компании потенциальным покупателям — рассылка.

Если собираетесь отправить информацию по электронной почте:

• Не будьте банальными — «хотим вам предложить купить водонагреватель» уже не работает. А вот «Не мылись уже три дня? Опять отключили горячую воду? Решим вашу проблему за 1 день!» может привлечь внимание.
• Самое важное — в начале письма, делайте акцент на преимуществах услуги или товара и их пользе для клиента. «Наш водонагреватель вы легко установите самостоятельно, мы разработали простую инструкцию, в которой разберется даже ребенок. Все необходимое для монтажа уже в комплекте. Закажите — оплатите — получите на следующий день — установите за один час. Все! Принимайте ванну, наслаждайтесь душем и забудьте наконец про кастрюли и тазики.»
• Будьте наготове — если клиент хочет сразу из письма перейти к заказу, то он не должен долго ждать, когда с ним свяжется менеджер. Знаете, что такое воронка продаж? На каждом этапе часть вашей аудитории уходит. Кто-то не стал открывать письмо, кто-то открыл, но не перешел к покупке, кто-то захотел купить, но не оплатил и т.д.

В итоге остается небольшой процент покупателей и их никак нельзя потерять. Для ускорения обработки заказов вашим сотрудникам поможет единая клиентская база. В нее попадает вся информация о каждом клиенте. Это позволяет не только ускорить и упростить продажи, но и систематизировать данные.

Вам, как руководителю, не придется больше просить бухгалтера составить аналитику — сколько, каких услуг и товаров было продано, на какую сумму, все это будет наглядно представлено в CRM.

Совет № 4. Организуйте расчеты с сотрудниками

Расчет зарплаты — это один самых сложных участков бухгалтерии. Изучить его досконально неспециалисту будет очень трудно. Эту задачу, как и кадровый учет, можно отдать на аутсорсинг.

Если же у вас есть желание вникнуть в расчеты самому — используйте ту же автоматизацию. К примеру, в 1С достаточно завести личные данные о сотруднике, настроить его оклад, указать стаж, вычеты, некоторые другие сведения и в дальнейшем расчет заработной платы, а также отпускных или больничных будет достаточно простым. Большую часть расчетов программа проведет сама.

Это вариант хорошо работает, если ваши сотрудники трудятся на окладе.

Если же их заработок состоит из постоянной — оклада и переменной — премий, бонусов и т.п. частей, то вам нужно знать:

• насколько каждый работник вложился в работу компании;
• выполнил ли индивидуальный план по продажам;
• сколько клиентов привлек или заказов обработал и т.д.

Проще говоря, надо определить KPI (Key Performance Indicators, ключевые показатели эффективности). Это легко сделать с помощью функционала CRM-системы от S2. Вы сможете устанавливать как коллективные, так и индивидуальные планы, прогнозировать продажи, вести учет рабочего времени, мониторить вклад работников в общее дело.

В результате у вас будут данные, из которых нетрудно посчитать поощрения самым активным сотрудникам и легко вычислить неэффективных.

Попробовать CRM от S2 бесплатно

Для чего же нужна справка 182н

Застрахованные в ФСС лица имеют право на компенсации и пособия из бюджета за период временной нетрудоспособности.

Согласно нормам закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» № 255-ФЗ от 29 декабря 2006 года, расчет размера всех видов пособий осуществляется на основании среднего заработка за 2 года, предшествующих году, когда наступила необходимость расчета пособия. Поэтому в справке 182н отображается общий размер всех выплат работнику за это время. При этом учитываются только те выплаты, на которые начислялись взносы в Фонд социального страхования.

Кроме среднего заработка для расчета пособия нужно определить средний дневной заработок. И если при расчете пособия по нетрудоспособности весь заработок за указанный выше период делится на 730 (количество дней в 2 годах), то при расчете пособия, связанного с материнством, заработок за 2 года делится на количество отработанных дней в этом периоде. Именно для этого и нужно в форме 182н указать все дни, когда работник болел или находился в отпуске, связанном с материнством.

Справка 182н — это документ, который поможет специалисту бухгалтерской службы, начислить то или иное пособие сотруднику:

• компенсация лицам, находящимся на больничном листе;
• беременным и родившим женщинам;
• тем, кто осуществляет уход за детьми до достижения ими полуторалетнего возраста.

Совет № 5. Изучите основы законодательства

Отладили внутренние и внешние процессы? Отлично, пора заняться более высокими материями, а именно — изучить законы.

Мы не предлагаем вам штудировать Налоговый или Трудовой кодекс, перечитывать судебную практику и все письма Минфина. Но знать основы полезно.

Научитесь понимать разницу между системами налогообложения, их преимущества, недостатки и причины, по которым можно слететь с одного режима и перейти на другой.

Вот вам краткий ликбез:

О профстандарте для главного бухгалтера.

Первый профессиональный стандарт «Бухгалтер» был утвержден Приказом Минтруда РФ от 22.12.2014 № 1061н. В 2022 году Приказом Минтруда РФ от 21.02.2019 № 103н был утвержден новый стандарт, который изменил требования к бухгалтерам и главным бухгалтерам.

По сравнению со старым стандартом, в новом установлен расширенный перечень возможных наименований бухгалтерских должностей. Так, если в старом стандарте было только одно наименование «бухгалтер», то сейчас это три должности: «бухгалтер», «бухгалтер I категории» и «бухгалтер II категории».

Вместо одной должности «главный бухгалтер» с 6‑м квалификационным уровнем сейчас введены следующие должности:

• главный бухгалтер (6 – 8‑й квалификационные уровни);
• начальник (руководитель, директор) отдела (управления, службы, департамента) бухгалтерского учета (6 – 8‑й квалификационные уровни);
• начальник (руководитель, директор) управления (службы, департамента) консолидированной финансовой отчетности (8‑й квалификационный уровень);
• директор по операционному управлению (8‑й квалификационный уровень);
• директор по бухгалтерскому аутсорсингу (8‑й квалификационный уровень);
• коммерческий директор (8‑й квалификационный уровень);
• директор по развитию бизнеса (8‑й квалификационный уровень).

Согласно требованиям старого стандарта, чтобы трудиться на должности главного бухгалтера, работник должен был иметь высшее (профильное) или среднее профессиональное образование с дополнительными программами повышения квалификации и профессиональной переподготовки, а также опыт практической работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности либо с аудиторской деятельностью, для лиц:

• с высшим образованием – не менее трех из последних пяти календарных лет;
• со средним профессиональным образованием – не менее пяти из последних семи календарных лет.

Сейчас помимо того, что для главного бухгалтера добавили еще два квалификационных уровня (7 и 8), что значительно повысило требования к данной должности, изменились и требования к его квалификации. В зависимости от квалификационного уровня установлены разные уровни образования, опыт работы и обобщенная трудовая функция. Приведем требования к главным бухгалтерам всех уровней в таблице.

Если высшее или среднее образование у работников всех уровней непрофильное, они должны иметь дополнительное образование по программам профессиональной переподготовки.

Кроме того, главные бухгалтеры всех уровней должны получать дополнительное образование по программам повышения квалификации в объеме не менее 120 часов за три последовательных календарных года, но не менее 20 часов в каждый год.

Совет № 6. Учтите особенности своего бизнеса

Мы выше уже рассказали в табличке, что размер налога определяется регионом, где вы ведете деятельность, возможно будет выгоднее зарегистрироваться в регионе, где ставки ниже, а условия для вашего бизнеса интереснее.

Узнать о льготах можно, не прибегая к консультации с бухгалтером. Достаточно зайти на сайт налоговой, выбрать вверху страницы нужный регион и перейти в раздел с интересующим вас налогом.

Вот тут вы найдете все действующие налоги РФ

Если открыть страницу, например с патентной системой, то, пролистав информацию до конца, вы найдете ссылки на региональное законодательство и сможете узнать для какой деятельность есть льготы, пониженные ставки и на каких условиях они действуют.

Что нужно оформить для того, чтобы директор мог подписывать документы за главбуха?

Передача права подписи генеральному директору от главного бухгалтера — такое явление нередко возникает в современных условиях хозяйствования. Характерна такая ситуация для малого бизнеса, когда директор совмещает свои полномочия с функциями главбуха.
Если директор при вступлении на должность указал в приказе, что принимает ведение бухучета на себя, оформлять приказы или доверенности специально на право подписи за главбуха не требуется, поскольку:

• возможность генерального директора действовать без доверенности от имени компании закреплена законодательством (ст. 69 закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, п. 3 ст. 40 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ);
• совмещать директорские функции с «главбуховскими» отдельным категориям коммерсантов позволяет п. 3 ст. 7 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Оформить приказ или доверенность на право подписания каких-либо документов потребуется обязательно, если возникнет прямо противоположная ситуация — главбух расписывается за директора (при его отсутствии по причине болезни, отпуска, командировки и др.).

Как составить приказ или доверенность на предоставление права подписи документов, расскажут размещенные на нашем сайте статьи:

• «Приказ о праве подписи первичных документов — образец»;
• «Образец доверенности на право подписи счетов-фактур».

Совет № 7. Освойте отчетность

Даже если вы автоматизировали весь учет и справляетесь с расчетом зарплаты, то остается еще проблема отчетности. Ее поможет решить онлайн-бухгалтерия (о ней мы рассказывали в начале). Можно передать эту часть работы на аутсорсинг.

Современный аутсорсинг — это не просто тот же бухгалтер, только работающий в штате другой компании, а сервис с целым набором услуг. К примеру:

• юридические консультации;
• решение вопросов с блокировками счетов;
• оформление иностранных сотрудников и миграционный учет;
• партнерские программы с банками (позволят сэкономить на открытии и ведении счетов);
• участие в налоговых проверках, сопровождение при визитах в налоговую и многое другое.

Т.е. это такая группа поддержки на все случаи жизни. Автоматически формировать отчетность тоже можно. С помощью 1С Бухгалтерии, специальных бесплатных программ от ФНС (пример — Налогоплательщик ЮЛ) или онлайн-сервисов.

Проконтролировать расчеты с бюджетом и узнать, какая отчетность сдана, можно через личный кабинет в ФНС. Для его открытия понадобиться электронная подпись или подтвержденный аккаунт на Госуслугах.

Может ли приказ о назначении на должность главбуха автоматически наделить его правом второй подписи

В недавнем прошлом статус главбуха как одного из первых лиц компании признавался на законодательном уровне. Однозначно толковалось и право второй подписи главбуха.

К примеру, в обозначенных ниже (на сегодня уже утративших силу) нормативных актах о праве подписи главбуха говорилось, что:

• отсутствие подписи главбуха на денежных и расчетных документах, финансовых и кредитных обязательствах лишало указанные документы своего статуса — закон запрещал принимать их к исполнению (п. 3 ст. 7 закона «О бухучете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ);
• право второй подписи принадлежало главбуху — такую формулировку содержал п. 7.6 инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И, посвященной процедуре открытия и закрытия банковских счетов.

Никто не подвергал сомнению статус второй подписи главбуха, если был оформлен приказ о его назначении на должность.

После того как на смену закону № 129-ФЗ и инструкции № 28-И пришла пара обновленных одноименных нормативных документов (закон № 402-ФЗ и инструкция Банка России от 30.05.2014 № 153-И), о законодательно закрепленных полномочиях главбуха в проставлении подписи на документах говорить не приходится по следующим причинам:

• из текста инструкции № 153-И исчезло упоминание о второй подписи главбуха;
• в законе № 402-ФЗ отсутствует отдельная, посвященная главбуху, статья и фраза о запрете в приеме к исполнению документов без его подписи.

Таким образом, в настоящее время вторая подпись главбуха на документах фирмы обязательна только в том случае, если право подписи конкретных документов предоставлено отдельным приказом или доверенностью.

При назначении на должность главбуха руководитель может лишить его права подписи документов (полностью или частично) или, наоборот, наделить его этим правом.

В любом случае данные решения руководства должны быть отражены в приказе или доверенности.

С разнообразными видами доверенностей знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

• «Составляем доверенность в ФСС на сдачу отчетов — образец»;
• «Правильно заполняем типовую межотраслевую форму М-2».

Как составить приказ на право подписи счетов-фактур за директора и главного бухгалтера, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Совет № 8. Переходите в онлайн и облако

Руководитель, который хочет уследить за всеми процессами в организации, должен иметь под рукой приложения, способные ему в этом помочь.

Какие приложения вам пригодятся:

• Если ведете бухгалтерию в облаке, то доступ к ней будет с любого устройства 24/7, такой же доступ будет у менеджеров, кладовщиков, администраторов и других сотрудников, правами доступа можно управлять.
• Банковские приложения — оформить платежку, стоя в пробке на шоссе, или оплатить счет за материалы, находясь в командировке, теперь не проблема. Даже открыть новый счет или депозит, поменять тариф РКО, продать или купить валюту можно дистанционно.
• CRM-система. Это целый комплекс, позволяющий контролировать работу сотрудников и организации вцелом. С ее помощью можно ставить работникам задачи, следить за их выполнением и результатами, проверять поступившие заявки в соцсетях и на сайте, проводить рекламные рассылки или извещать клиентов о статусе их заказов. Неважно какой у вас бизнес — большая компания или семейное дело, CRM позволяет систематизировать и ускорить все рабочие процессы, а значит все ваши клиенты получат заслуженное внимание.
• Приложения и сервисы для видео-встреч и конференций. Zoom, Skype, Google Hangouts Meet и многие другие. Так вы сможете собирать вместе сотрудников даже из разных городов (сейчас удаленка и фриланс стали необходимостью, а не трендом). Встречи с клиентами тоже можно проводить онлайн. Кстати, это позволит вам заочно познакомить ключевых контрагентов с производством или торговыми точками. Во время беседы не обязательно находится в кабинете — проведите видео-экскурсию в прямом эфире.
• Используйте возможности платформ и площадок с которыми работаете. Например, интегрируйте вашу CRM с Wildberries или Ozon, чтобы оперативно загружать информацию о складских остатках или заявках.
• Подключайтесь ко всем возможным мессенджерам. Для клиентов важна доступность связи — увидел интересующий товар и сразу написал в WhatsApp или Telegram. Чем больше каналов связи, тем шире охват целевой аудитории.

Если вы передали часть функций бухгалтерии на аутсорсинг, то для его контроля тоже можно использовать приложения и чаты — пишите своему личному менеджеру, задавайте вопросы, отправляйте фото и сканы документов и т.д.

Нюансы подписания документов генеральным директором за главбуха

Проблемы могут возникнуть в том случае, если в форме документа предусмотрены одновременно 2 подписи: директора и главбуха (к примеру, счет-фактура, универсально-передаточный документ и др.). Заполнение обеих строк одинаковыми подписями может вызвать дополнительные вопросы у контрагентов или контролирующих органов.

Если директор приказом возложил функции ведения бухучета на себя, каждому задавшему вопрос о правомерности такой формы подписания документа необходимо предъявить данный приказ.

Если выяснится, что в штате фирмы есть главбух и в документе (в строке, предназначенной для его подписи) стоит расшифровка его фамилии, последствия могут быть следующими:

• контрагенты попросят переделать документ, так как подпись и ее расшифровка не соответствуют друг другу;
• у контролирующих органов возникнут претензии к документу, составленному с нарушениями, и в некоторых случаях, например при подтверждении вычета по НДС, правомерность такой формы подписания документов придется доказывать в суде. К примеру, в бумажном варианте счета-фактуры подпись главбуха обязательна (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 27.08.2014 № 03-07-09/42854).

Чтобы избежать недоразумений и не тратить время на доказывание правомерности подписи директора за главбуха, это право можно делегировать иному лицу (не генеральному директору), оформив доверенность или приказ.

Важно учесть! Рекомендация от КонсультантПлюс: Наделить правом подписи счетов-фактур за руководителя и главного бухгалтера организации можно других сотрудников организации или лиц, не состоящих в штате. Для этого нужно … (подробнее смотрите в К+). Пробный доступ к К+ получите бесплатно.

Разнообразную информацию о документах и требованиях к их подписанию см. в размещенных на нашем сайте статьях:

• «Кто имеет право ставить подписи в УПД?»;
• «Кто подписывает счет-фактуру (нюансы)?»;
• «Кто же должен подписывать книгу продаж?».

Совет № 9. Копируйте и архивируйте

Это заповедь, которую нужно вызубрить и довести действия по сохранению информации до автоматизма. Если пользуетесь облачными технологиями, то чаще всего провайдер сам проводит периодическую архивацию. Для тех программ, которые работают автономно, обязательно нужно настроить автоматическое сохранение данных, как правило — раз в день, можно чаще.

И самое главное — храниться ваш архив должен или в облаке или на внешнем носителе, в месте, отличном от нахождения основного оборудования. Бывает, что базу бухгалтерии сохранили на флэшке и оставили в кабинете, а там случился пожар и сгорел не только системный блок, но и флэшка с архивом. Epic fail!

Что не стоит копировать — это ключи электронных подписей (сейчас, кстати, ФНС начала выдачу бесплатных ЭЦП для ИП и руководителей организаций). Их вообще не рекомендуется передавать третьим лицам, точнее операторы запрещают это делать, но на практике директор отдает ключ бухгалтеру и потом не контролирует — а что с его помощью делает сотрудник.

С ключом квалифицированной электронной подписи можно многое — совершить сделку с недвижимостью, внести изменения в ЕГРЮЛ (поменять директора, юридический адрес и т.д.), подписать электронные документы с контрагентами, зарегистрироваться на электронных торговых площадках и участвовать в торгах, оформить кредит и многое другое.

И все это лучше делать самостоятельно. Сотрудникам можно поручать только подготовительную часть — сформировать пакет документов, например.