Положение по ведению бухгалтерского учета: зачем оно нужно кадровику

Обязателен ли документ о функционировании бухгалтерии

Ни один закон, ни одно положение по бухучету и отчетности, ни какой-либо другой подзаконный акт не требует, чтобы организация разработала и утвердила ЛНА, посвященный порядку функционирования бухгалтерии. Но если это отдельное структурное подразделение, желательно, чтобы регламент его деятельности был утвержден. В нем стоит прописать права и обязанности работников такого отдела, их полномочия и ответственность.
Если документа не будет, никто не накажет, но его наличие также не будет нарушением.

Основные требования к ведению (принципы) бухгалтерского учета

Требования к ведению бухгалтерского учета, согласно закону «О бухучете» и Положению № 34н, следующие:

1. Всеобщность «бухгалтерской повинности». Правом не вести БУ могут воспользоваться только предприниматели и частнопрактикующие лица, а также некоторые подразделения иностранных фирм.

ВАЖНО! Применяемый налоговый режим не влияет на обязанность ведения бухучета, но предопределяет его особенности.

О ведении бухучета при ЕНВД читайте здесь.

А упрощенцам будет полезна данная статья.

1. Непрерывность ведения бухгалтерского учета — от создания организации до прекращения ее существования.
2. Использование двойной записи по бухсчетам, включенным в рабочий план счетов организации.

См. «Рабочий план счетов бухгалтерского учета — образец-2018-2019».

1. Ведение бухгалтерского учета согласно сформированной и утвержденной учетной политике.

О том, как ее составить, рассказывается в материале.

1. Раздельный учет затрат по обычной деятельности, капитальным и финансовым вложениям.
2. Сплошное документирование, систематизация и накопление информации из учтенной первички в соответствующих бухгалтерских регистрах.

О регистрах БУ читайте в этой публикации.

А документам посвящена отдельная большая рубрика нашего сайта, в которой вы не только найдете разъяснения по заполнению, но и скачаете нужные вам формы и даже заполненные образцы первичных документов.

1. Инвентаризация активов и обязательств.

См., например: «Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности».

1. Денежная оценка всех объектов БУ.

О правилах оценки статей баланса читайте здесь.

На что ориентироваться при разработке

Нормативная база, касающаяся бухгалтерского учета, немаленькая. Основными источниками информации является Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ и разъясняющее его положение по ведению бухучета и отчетности, утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н. Кроме того, есть многочисленные ПБУ, описывающие действия в различных сферах и являющиеся обязательными к применению для всех организаций.

Но Приказ № 34н, положение по бухгалтерскому учету, является базовым документом, на который ориентируются бухгалтеры в своей работе. И именно он может стать основой для формирования не только должностной инструкции сотрудника бухгалтерии, но и всего отдела.

Текст положения по бухучету № 34н достаточно объемный, и практически в каждом его пункте содержатся определенные требования к работе бухгалтерии или конкретного работника. Например, п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета описывает процедуру списания долгов, в том числе дебиторской задолженности, нереальных для взыскания, а п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета касается порядка списания и отражения кредиторской и депонентской задолженности. В обоих случаях списание долгов допускается только на основании результатов инвентаризации, письменного обоснования и соответствующего распоряжения руководителя. То есть бухгалтер не может списать долги по собственному усмотрению, он подчиняется решению руководства, и об этом надо где-то заявить. Другой пример: п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета требует, чтобы компания создавала резервы сомнительных долгов, которые в дальнейшем могут относиться к финансовым результатам. Подобные вещи должен делать бухгалтер, и этот факт тоже надо зафиксировать в каком-нибудь ЛНА, чтобы потом при необходимости можно было наказать за нарушение внутренних норм компании.

Кому нужны бухгалтерские услуги?

Можно, конечно, попробовать вести бухгалтерию самому. Неплохой вариант для ИП-шника – одиночки, особенно если он работает на незамысловатой УСН Доходы, ЕНВД или приобрел патент. А вот индивидуальный предприниматель, имеющий хоть одного работника, становится работодателем, а значит, обязан дважды в месяц начислять зарплату, удерживать с нее НДФЛ, уплачивать за работника страховые взносы, сдавать каждый квартал не самую простую отчетность РСВ-1 (в ПФР) и 4-ФСС (в ФСС). Далее, при необходимости, надо уметь рассчитать и выплатить отпускные, больничный и декретные.

Про ООО и говорить нечего. Каждое юридическое лицо автоматически ставится на учет в фондах, как работодатель (даже если единственный учредитель, он же директор, не заключал с собой трудовой договор), что означает необходимость сдачи ежеквартальной отчетности. Если вы подумываете о том, чтобы самому осуществлять ведение бухгалтерии своей фирмы, но не знаете, с чего начать, советуем ознакомиться с правилами ведения бухгалтерского учета ООО самостоятельно.

Итак, за исключением небольшого числа бизнесменов, которые сдают нулевую отчетность по причине отсутствия деятельности, и тех собственников бизнеса, которые обладают достаточной квалификацией, чтобы самостоятельно разобраться в учете и отчетности, бухгалтерские услуги нужны всем хозяйствующим субъектам.

Далее мы хотим дать объективную оценку видов бухгалтерских услуг, а вы уже, применив ее к своей ситуации, сможете сделать самостоятельный выбор.

1. Ваш бухгалтер может быть штатным, то есть работником, находящимся на полном вашем обеспечении. По данным russia.trud.com, зарплата обычного бухгалтера на 1 января 2016 года в среднем по России равна 40 тыс. рублей, а главного бухгалтера – 50 тыс. рублей. На эту зарплату работодатель должен начислить и уплатить за свой счет страховые взносы в ПФР и ФСС (в размере 30% от выплат работнику) плюс бухгалтер, как любой работник, имеет право на оплачиваемый отпуск, а при необходимости, больничный и декретные выплаты. Кроме заработной платы, вы должны создать для ведения бухгалтерии технические условия, то есть, обязательно наличие отдельного компьютера с доступом в интернет, оргтехники, программ для ведения бухгалтерского учета, их обновление и сопровождение, консультационно-правовые системы. Добавим сюда программы для сдачи электронной отчетности, если способ сдачи конкретной декларации или отчета диктует только такой вариант. Поверьте, это не прихоти бухгалтера, нынешнее ведение бухгалтерии иначе невозможно.
2. Это может быть приходящий либо удаленный бухгалтер, который работает у вас по совместительству или оказывает услуги бухгалтера как ИП. В этом случае вы экономите на заработной плате, а если бухгалтер оказывается индивидуальным предпринимателем, то еще и нет необходимости платить страховые взносы на зарплату. Очень часто такие бухгалтеры имеют свое программное обеспечение, компьютер и оргтехнику, т.к. оказывают бухгалтерские услуги нескольким клиентам. Что стоит знать относительно этих двух вариантов бухобслуживания? Во-первых, специалист, оказывающий услуги бухгалтерии, может не иметь опыта в определенной сфере бухучета. Например, вам необходимо оформить разовую экспортную операцию, а у вашего постоянного бухгалтера в этом нет никакого опыта. Во-вторых, ваш бухгалтер может внезапно отказаться от оказания бухгалтерских услуг, т.к. найдет лучшие условия труда или более выгодного клиента. Вправе ли вы его за это осуждать? В-третьих, бухгалтер, как и каждый человек, может заболеть или оказаться в форс-мажорных обстоятельствах, которые не позволят ему вести свою деятельность. Кстати, а вы знаете, что такое восстановление бухгалтерского учета? Это кризисная ситуация спасения бухгалтерского документооборота, в случае если предыдущий бухгалтер некорректно вел дела: неправильно учитывал первичную документацию, не вел бухгалтерские регистры, не сдавал в срок отчетность или вообще утерял или повредил документы. Расчищать завалы после своего предшественника согласится не каждый претендент на должность бухгалтера, возможно, придется обратиться за этим в специализированную бухгалтерскую компанию. Помимо минусов, у постоянного бухгалтера есть и плюсы: такой специалист, если он во всех смыслах профессионал, будет переживать за успех вашего предприятия, первичные документы будут оформляться сразу на рабочем месте. К нему можно обратиться за консультацией по вопросам, выходящим за рамки услуг бухгалтера, а в некоторых случаях личные связи бухгалтера могут помочь вам в деловых вопросах и в общении с контролирующими органами. В небольших предприятиях штатный бухгалтер может совмещать функции кассира, кадровика и офис-менеджера. Надо только не забывать, что бухгалтерские услуги такого профессионала не могут стоить дешево, поэтому такой вариант оправдан, прежде всего, при большем объеме работы на предприятии.

1. Сервисы, предоставляющие возможность ведения бухгалтерии онлайн, могут стать хорошим решением для тех, кто в ладу с компьютером, неплохо разбирается в системах налогообложения и правилах учета и готов затратить свое время на ведение бухгалтерского учета. Тут, правда, стоит подумать о том, что возможно собственнику бизнеса лучше уделить свое время, которое он затратит на заполнение полей форм в онлайн-сервисе, на более перспективные, в плане получения дохода, занятия. Например, провести анализ результатов последней рекламной кампании, улучшить качество продукта или услуги, оценить работу конкурентов и т.д. Кроме того, подобные сервисы – это все-таки не более, чем вспомогательное средство для ведения бухгалтерского учета, и если вы введете неправильные данные либо опоздаете со сроками сдачи отчетности, пенять будет некому. Но стоит отметить, что клиентов у онлайн-бухгалтерий с каждым годом становится больше.

1. Ну и последний, набирающий все большую популярность, вариант – аутсорсинг бухгалтерских услуг. Это специализированные компании или фирмы, предоставляющие комплексное бухгалтерское обслуживание. По данным рейтингового агентства «Эксперт РА», за 2009-2014 гг объем российского рынка бухгалтерского аутсорсинга вырос в два с половиной раза — до 9 млрд рублей. Еще больше объем связанных бухгалтерских услуг — налогового консалтинга, который часто предоставляют те же специализированные бухгалтерские фирмы. Поручив ведение бухгалтерии такой компании, вы снимаете с себя груз ответственности за некорректный бухгалтерский учет. Бухгалтерская фирма заключает с вами договор о профессиональной ответственности и предоставляет гарантии полного возмещения материального ущерба. И, в отличие от бухгалтера – физического лица, в состоянии реально сразу погасить этот ущерб, в то время, как взыскание ущерба с работника возможно только в пределах определенной доли его зарплаты. Хорошие бухгалтерские компании дорожат своей репутацией, имеют штат узкоспециализированных сотрудников, собственное программное обеспечение, обширный опыт в разных ситуациях и сферах бухучета, в том числе прохождении налоговых проверок и составления аудиторских заключений. В этом случае вам не придется переживать из-за болезни, отпуска, декрета вашего бухгалтера или каких-то личных недоразумений с ним. Стоимость бухгалтерских услуг в таких фирмах часто может быть выигрышнее, чем штатное обслуживание, за счет гибкой системы ценообразования. За основу расчета могут браться количество оформляемых документов или хозяйственных операций. Можно передать на аутсорсинг не всю бухгалтерию, а например, только подготовку отчетов, оставив за собой ведение первичной документации, или передать только ведение кадров и расчет зарплаты, в тех случаях, когда с остальными вопросами собственник справляется сам.

Чтобы вы без каких-либо материальных рисков могли попробовать вариант аутсорсинга бухгалтерских услуг и решить подходит ли он вам, мы совместно с фирмой 1С готовы предоставить нашим пользователям месяц бесплатного бухгалтерского обслуживания:

Получить бесплатное бухгалтерское обслуживание

Образец

Примерная структура, которая используется при разработке регламента работы подразделения, следующая:

• общая часть;
• задачи и функции отдела;
• его структура;
• полномочия и порядок взаимодействия с другими отделами;
• обязанности и ответственность работников.

Ее же рекомендуем использовать, когда вы будете составлять документ, регламентирующий деятельность бухгалтерии. Учитывая Приказ Минфина № 34н (положение по ведению бухгалтерского учета), он может выглядеть так:

Это шаблон, сформированный на базе действующих трудовых, налоговых и прочих норм. Вы можете дополнять или менять его, главное, чтобы итоговый текст не противоречил законодательству.

Понятие и особенности системы регулирования

Существует 4 уровня законодательных актов, разделяемые по уровню важности и приоритетности:

1. ФЗ «О бухучете».
2. Положение по осуществлению бухучета.
3. План счетов бухучета, Положение о документообороте.
4. Инструкции и указания относительно использования положений бухучета.

Какой статус и порядок применения положений и отраслевых стандартов бухгалтерского учета?

Общее руководство бухучетом – ответственность Правительства РФ. Каждая компания на основании существующих норм должна самостоятельно определить учетную политику. Различные ее положения могут отличаться в зависимости от нужд компании или конкретной отрасли производства. Однако пункты, которые вводит сама организация, не должны противоречить принятым законам. На данный момент в РФ проводится реформа бухучета. Основы ведения учета приводятся в соответствие с международными стандартами. Реформа касается таких направлений, как:

• Улучшение норм регулирования, которые позволяют эффективно выявлять нарушения и исполнять положения закона.
• Основание адекватных стандартов.
• Формирование методических предписаний: инструкции, комментарии и прочее.
• Создание образовательной системы (к примеру, повышение квалификации).
• Приведение законов в соответствии с нормами.

Одна из задач реформирования – сохранение стабильности системы нормативного регулирования.

Как формируется учетная политика организации, если ведение учета объектов по стандартам бухгалтерского учета приводит к недостоверному представлению сведений в отчетности?

Какими документами регулируется бухгалтерский учёт

Алексей Иванов рассказывает о действующей системе нормативного регулирования бухгалтерского учёта в России: ФСБУ, ОСБУ и все-все-все. Она сложилась при реализации реформы, но многие бухгалтеры ухитрились не заметить, что правила игры изменились. И даже в свежих учебниках по бухучёту встречаются описания системы, которая упразднена с 2013 года.

Всем привет! С вами Алексей Иванов — директор по знаниям интернет-бухгалтерии «Моё дело» и автор телеграм-канала «Переводчик с бухгалтерского». Каждую пятницу в нашем блоге на «Клерке» я рассказываю о бухгалтерском учёте. Начал с азов, потом перейду к более сложным материям. Тем, кто только готовится стать бухгалтером, это поможет поближе познакомиться с профессией. Матёрым главбухам — взглянуть на привычные категории под другим углом.

Продолжаю освещать реформу бухучёта. Она хоть иногда и подбуксовывает, но движется. Сегодня расскажу об уже действующей системе нормативного регулирования бухгалтерского учёта в России. Она сложилась при реализации реформы, но многие бухгалтеры ухитрились не заметить, что правила игры изменились. Да что там рядовые бухгалтеры — в учебниках по бухучёту, изданных в 2022 году, встречаются описания системы, которая работала до 2013 года! Со студенческой скамьи будущие бухи получают искаженное видение действительности.

Главный бухгалтерский нормативный документ — федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Согласно статье 21 этого закона, документы в области регулирования бухгалтерского учёта подразделяются на:

• федеральные стандарты бухгалтерского учёта (ФСБУ);
• отраслевые стандарты бухгалтерского учёта (ОСБУ);
• нормативные акты Центрального банка Российской Федерации;
• рекомендации в области бухгалтерского учёта;
• стандарты экономического субъекта.

ФСБУ устанавливают допустимые способы ведения бухгалтерского учёта. Они обязательны для всех. Например, ФСБУ 5/2019 «Запасы», который вступил в силу с 1 января 2022 года, разрешает оценивать запасы при списании одним из трёх альтернативных способов. Это значит, что для оценки конкретного вида запасов в конкретной компании нужно выбрать один из этих способов. Оценивать как-то по-другому нельзя. Кстати, привычные российскому бухгалтеру ПБУ — Положения по бухгалтерскому учёту — это тоже ФСБУ. В 2022 году статья 30 закона № 402-ФЗ была дополнена таким уточнением.

ОСБУ устанавливают особенности применения ФСБУ в отдельных отраслях экономики. ОСБУ обязательны для применения компаниями из соответствующих отраслей. Они разрабатываются Центробанком или Минфином и утверждаются ими же. Пока реально разрабатывает ОСБУ только первый. Отсутствие других разработчиков ОСБУ делает финансовый сектор экономики единственной отраслью, которая имеет свои стандарты. Это очень странно, но это факт. Пару лет назад мы с коллегами по университету делали НИР для Минсельхоза. Министерские чиновники были очень удивлены тем, что, оказывается, уже пять лет как не имеют полномочий издавать методические указания по бухучёту для отдельных сельхозотраслей. Только на поклон к Минфину — никак иначе.

Нормативные акты ЦБ РФ — это продолжение ОСБУ для финансового сектора. На этот уровень спускаются планы счетов, инструкции к ним и формы отчётности. Как и все циркуляры этого ведомства, они обязательны для применения в финсекторе, то есть банками, страховыми организациями, микрофинансовыми организациями, ломбардами.

Рекомендации в области бухгалтерского учёта детализируют порядок применения ФСБУ и ОСБУ. Они нужны, когда из нормативки верхнего уровня сложно понять как отразить в учёте конкретную специфичную ситуацию. Рекомендации интерпретируют ФСБУ и ОСБУ в понятную для бухгалтера инструкцию. Они разрабатываются и принимаются негосударственными регуляторами. В отличие от ФСБУ и ОСБУ, рекомендации не являются обязательными к применению.

Например, мы разработали проект рекомендации «Учёт по энергосервисным договорам у исполнителя». Она нужна, когда исполнитель заключает с заказчиком договор, по которому за свой счёт заменяет оборудование заказчика на более энергоэффективное. В дальнейшем заказчик отдаёт исполнителю часть экономии на оплате электроэнергии. Ни один бухгалтерский нормативный документ такую ситуацию не описывает. Энергосервисные договоры есть, а порядок учёта у всех разный. Когда рекомендацию примут, обосновать правильность учёта аудиторам или суду будет проще.

Стандарты экономического субъекта — это учётная политика и другие документы, которые разрабатываются и утверждаются внутри компании и действуют только на неё.

️Напоследок важное уточнение. Система бухгалтерской нормативки иерархична — нижестоящие документы не должны противоречить вышестоящим. При расхождениях нужно руководствоваться вышестоящим документом.

Кстати, в сервисе «Моё дело Профбухгалтер» есть гибкие настройки учётной политики, которые бухгалтер может задавать индивидуально по каждому клиенту. А бухгалтерская и налоговая отчётность сдаётся в электронном виде прямо из сервиса без использования отдельных ТКС. Попробуйте бесплатно по этой ссылке — это удобно и экономит массу времени!

Организация и способы ведения бухгалтерского учета на предприятии

Ответственным за организацию и ведение бухгалтерского учета является руководитель компании. Прежде всего, он решает, кто непосредственно будет вести бухучет:

• главный бухгалтер или другой сотрудник;
• стороннее лицо по договору;
• сам руководитель (допускается в организациях, имеющих право на упрощенный учет и, за некоторым исключением, в небольших по размеру компаниях).

Кроме этого, руководитель утверждает учетную политику, формы первичных документов, имеет решающее слово при разногласиях с главбухом по вопросам отражения в учете тех или иных операций (неся при этом всю ответственность за такие операции), подписывает отчетность и т. п.

Руководитель же избирает и способ, которым будет осуществляться ведение бухгалтерского учета (полный или упрощенный) — в тех случаях, когда это дозволяется законом.

Так, право на бухгалтерскую упрощенку имеют:

• субъекты малого бизнеса;
• НКО (за некоторым исключением);
• участники «Сколково».

А запрет на ведение бухгалтерского учета по упрощенной схеме установлен для:

• фирм, чья отчетность подпадает под обязательный аудит;
• организаций определенных сфер деятельности (п. 5 ст. 6 закона «О бухучете»).

Об особенностях и преимуществах упрощенного учета узнайте из этой публикации.

Состав и формы финансовой отчетности

Состав и формы финансовой отчетности организации зависят от суммы доходов, количества сотрудников, а также наличия коммерческой составляющей в деятельности организации.

Финансовая отчетность коммерческой организации

Годовая финансовая отчетность коммерческой организации включает пять составляющих.

Статьи баланса и отчета о финрезультатах, к которым даются пояснения, должны иметь указание на раскрытие информации в графе «Пояснения».

Некоторые компании должны проходить обязательный аудит. Это нужно акционерным обществам, организациям, чьи ценные бумаги допущены к организованным торгам, и тем, чей объем выручки за предыдущий год превысил 400 млн рублей или сумма активов на конец предыдущего года превысила 60 млн рублей.

Аудиторское заключение не входит в состав бухгалтерской отчетности, но его тоже нужно представлять в налоговую и публиковать вместе с отчетностью.

Финансовая отчетность некоммерческой организации

У некоммерческих организаций список обязательной отчетности меньше. Они сдают две формы и пояснения:

НКО должны сдавать отчет о финрезультатах в ситуациях, когда в отчетном периоде получен существенный доход от предпринимательской деятельности, а данных из отчета о целевом финансировании недостаточно для формирования полной картины.

Финансовая отчетность по упрощенной системе

Составлять финансовую отчетность по упрощенной схеме могут все, кто имеет право вести бухгалтерский учет в упрощенном порядке: субъекты малого предпринимательства и «сколковцы». К СМП относятся коммерческие организации, соответствующие следующим условиям:

• среднесписочная численность работников за предыдущий год не превышает 100 человек;
• доход за предыдущий календарный год не превышает 800 млн рублей;
• выполняется одно из условий, предусмотренных п. 1 ч. 1.1 ст. 4 ФЗ от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

Упрощенная отчетность — право, а не обязанность. От нее можно отказаться и представлять отчетность в стандартном порядке.

Упрощенная отчетность включает в себя бухбаланс и отчет о финансовых результатах по форме, утвержденной в приложении № 5 к Приказу Минфина РФ от 02.07.2010 № 66н. Они отличаются от стандартных форм тем, что некоторые статьи объединены в группы.

Отчеты об изменениях капитала и денежных средств включать в состав упрощенной отчетности нужно тогда, когда они имеют важное значение для оценки финансового положения и результатов деятельности. Заполнять эти формы можно только самой важной информацией.