Штатное расписание, штатная расстановка. Бланк и образец заполнения , Тема №154502

В силу закона каждая компания ведет ряд обязательных и вспомогательных документов на локальном уровне, которые позволяют не только эффективно использовать трудовые ресурсы, но и анализировать их приток либо отток.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (499) 938-81-90 (Москва)

+7 (812) 467-32-77 (Санкт-Петербург)

8 (800) 301-79-36 (Регионы)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Одним из таких документов является штатная расстановка, которая дает возможность в режиме единственной формы отследить множество нюансов кадровых процессов.

Что это такое?

Расстановка, или список, как ее еще называют, представляет собой таблицу, в основе которой лежит штатное расписание, но с дополнительными сведениями, позволяющими упростить анализ кадровых передвижений.

В частности, в расстановке отражаются следующие данные:

• количество штатных единиц с одновременным по фамильным списком работников;
• размер окладов и надбавок;
• дополнительные сведения, к примеру, совместительство либо же принадлежность сотрудника к льготной категории;
• сведения о приеме, переводе либо увольнении.

То есть всего в одном формуляре содержатся все сведения о кадровых ресурсах компании, начиная от фактической численности тружеников и заканчивая вилкой окладов, не говоря уже о фиксации инвалидов либо несовершеннолетних, а также мамочек в декрете и других категорий, специфика труда которых имеет некоторые отличия.

Форма Т-3: инструкция по заполнению

Т-3 — наиболее распространенная унифицированная форма штатки. Она рекомендованная, но не обязательная. Это значит, вы можете внести изменения и адаптировать ее под нужды своей компании. Далее рассмотрим заполнение на примере шаблона.

Шапка документа

• Вписываем название организации, ее код по ОКПО (Общественный классификатор предприятий и организаций), номер документа и дату его составления.
• Указываем период действия штатного расписания (обычно 1 год), номер и реквизиты приказа.
• Правый нижний угол — количество должностей в документе («штатных единиц»).

Шапка штатного расписания

Основная часть

Сюда записываются все должности в организации, начиная с руководителя, в строгом иерархическом порядке. Должности, относящиеся к одному структурному подразделению, должны быть указаны друг за другом.

• Наименование структурного подразделения — например, «администрация», «бухгалтерия», «отдел разработки», «отдел продаж», «технический отдел».
• Код подразделения: 01, 02, 03 и так далее. Все должности, находящиеся в ведении одного подразделения, должны быть пронумерованы одним кодом.
• Должность сотрудника. Здесь принципиально важна формулировка должности — она должна строго соответствовать Общероссийскому классификатору профессий и должностей. Если проигнорировать это требование, у сотрудника в дальнейшем возникнут проблемы с оформлением пенсии — «сгорит» стаж по профессии, оформленной безграмотно.
• Количество штатных единиц. Например, директор может быть один, а заместителей двое.
• Оклад сотрудника.
• Надбавка за ученую степень.
• Надбавка за усиленный режим работы.
• Надбавка за повышенную ответственность.
• Суммарный доход.
• Примечание — если есть надбавки, обязательно нужно их обосновать и сослаться на нормативный акт, их предусматривающий.

Пример заполнения штатного расписания

Итог

Здесь укажите, сколько всего штатных единиц и каков месячный зарплатный фонд на предприятии.

Подписи руководителя и главного бухгалтера (с расшифровкой).

Нормативная база

Законом форма штатной расстановки, как и правил ее ведения, не установлено, что не означает полное отсутствие регламентации.

Так, п.98-99 Приказ Ростехнадзора от 30.05.2008 N 372 содержат разъяснения по правилам создания и ведения оговоренного документа, включающим основные подразделы и перечень необходимых сведений, а также лицам, которые могут быть уполномочены на оформление расстановки.

Также упоминание о штатной справке содержится в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, издаваемых в процессе хозяйственной деятельности того или иного предприятия.

То есть прямого указания на ведение оговоренного документа закон не содержит, но компания вправе утвердить порядок оформления расстановки самостоятельно, исходя из потребности в упорядочении кадровых сведений либо же на основании отраслевых нормативных актов, если таковые были созданы.

Подводим итоги

• Штатная расстановка — документ, являющийся аналогом штатного расписания, но отличающийся от него наличием не обобщающих плановых, а фактических данных. Фактические данные показываются применительно к каждому из работников и существенно расширяются за счет включения в них дополнительных сведений, относящихся к работнику.
• Штатная расстановка создается на какую-то конкретную дату и затем корректируется по мере появления кадровых изменений, что позволяет охарактеризовать одним документом период между двумя изменениями. Заполнением штатной расстановки, как правило, занимается кадровая служба. Набор отражаемых в ней сведений зависит от задач, которые предполагается решать при помощи этого документа.
• Определенного бланка у штатной расстановки нет. Основу ее составляет форма Т-3, используемая для создания штатного расписания, к которой добавляются графы и строки для дополнительных сведений. Заполненный документ утверждению не подлежит, но должен храниться в течение длительного (50 или 75 лет в зависимости от года создания) срока.
• Попадающая в штатную расстановку информация превращает ее в весьма эффективный инструмент, позволяющий не только оперативно получать при помощи нее данные для многих отчетов, но и анализировать распределение и загруженность персонала, принимать оптимальные кадровые решения, выбирать наименее болезненные для работников пути сокращения численности.

Для чего нужна?

Как правило, штатное расписание содержит только наименование должности с количеством единиц, в то время как расстановка изначально формируется с фамилиями сотрудников, что позволяет внести в таблицу множество данных и таким образом решить определенные задачи.

В частности:

• рассчитать наличие вакантных мест;
• отследить текучесть кадров;
• определить должности по совмещению;
• установить количество инвалидов либо пенсионеров в штате, что актуально при отчете начальству либо тому же пенсионному фонду.

Также расстановка позволяет увидеть вилку окладов, что очень удобно, если на предприятии к должностям подвязаны разряды либо классы, а также надбавки и доплаты за те иные достижения либо же условия труда.

И конечно, в таблицу можно ввести данные об отпусках, учитывая, что у некоторых категорий сотрудников может быть их несколько, к примеру, за ненормированный труд и опасные условия труда.

То есть на основании штатного списка можно с легкостью в оперативном порядке представить множество данных, начиная от фактической численности сотрудников, до вакантных должностей и оканчивая льготными категориями и размером заработка, не говоря уже о составлении отчетности в налоговую, пенсионный фонд либо центр занятости в сжатые сроки.

Кто и для чего ее может запросить

Выдается конкретным сотрудникам для предъявления в государственные учреждения:

• Фонд социального страхования;
• Пенсионный фонд;
• налоговые органы;
• трудовую инспекцию;
• суд.

Для этого обращаются в кадровую службу предприятия, но обязаны ли работникам предоставлять выписку из штатного расписания, если сотрудник не уточняет, для чего она требуется? Да, по закону это не является причиной для отказа в ее выдаче.

Также подобная справка понадобится непосредственно предприятию как юридическому лицу для предоставления:

• в налоговую службу;
• в трудовую инспекцию;
• в Пенсионный фонд;
• в Фонд социального страхования;
• в комиссию по организации тендерных мероприятий;
• при вступлении в СРО (саморегулируемую организацию).

Правомерно возникает вопрос, нужен ли официальный запрос для выдачи выписки из штатного расписания от госслужб, контролирующих деятельность организации? Да, любые государственные проверяющие органы обязаны направить такой запрос на получение сведений от кадровой службы.

Обязательный ли документ?

Несмотря на то, что Приказ Минкультуры №558 в своем перечне типовой документации содержит такое наименование документа, как штатная расстановка, ведение указанного документа не является обязательным, и кадровые работники могут его и не создавать.

Однако если требования по ведению штатного списка содержатся в отраслевых приказах, что актуально для Ростехнадзора РФ, список необходимо будет ввести в перечень обязательной кадровой документации.

Правила заполнения трудовых книжек представлены на нашем сайте. Легитимен ли трудовой договор в электронной форме? Узнайте тут.

Чем отличается от штатного расписания?

И штатное расписание, и расстановка штата относятся к кадровой документации, которая, несмотря на схожие черты, а также использование однотипных данных, все-таки имеет некоторые различия, как в самой форме, так и в порядке составления и ведения.

Основные моменты

Основные отличия в двух документах заключаются в следующем:

Цели составления

Несмотря на то, что и расписание, и штатная расстановка организации имеют схожие черты, оба документа имеют разное назначение:

• Расписание предназначено для утверждения количества работников в соответствии с имеющимся объемом работы, а также распределения их в соответствии с разработанной структурной иерархией.
• Расстановка носит всего лишь информационный характер для упрощения составления плановой отчетности, не говоря уже об отслеживании текучести кадров либо наличии льготных категорий в штате.

Различия на примерах

Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата № 1 и имеет 10 стандартных граф, отражающих основные сведения — от наименования должности до размера оклада.

Покадровый же список может иметь на несколько граф более, где указаны, к примеру, фамилии тружеников, номера приказов о переводе либо предоставлении декретного отпуска, а также сведения о занятии должности в режиме совместительства двумя сотрудниками одновременно.

Нюансы

При составлении выдержки необходимо уделить внимание порядку составления рассматриваемой документации, времени ее хранения, также вопросу утверждения.

Порядок составления

Выписка из любого документа, в том числе из ШР, может составляться разнообразными способами. Допустимо заполнить форму, разработанную для расписания. При этом заполнение происходит в краткой форме. Также имеется возможность снять копию с части расписания.

Согласно действующему ГОСТу, для заверки ксерокопии документации требуется проставить:

• надпись «Верна»;
• дата заверки документации;
• должность лица, уполномоченного на заверение бумаг, а также его роспись и расшифровку к ней.

Образец заверенной выписки из ШР
Когда в организации имеется печать, то допускается ее применение на документе. В акте, который запрошен работником, должна указываться информация, которая необходима человеку.

Если речь идет о участии в тендере или СРО, то требуется указать наиболее точно наименование должностей работников, которые будут принимать участие в данных работах. Также указывается количество работников, требующихся для выполнения поставленных задач.

Сведения, прописанные в выписке полностью должны соответствовать такой документации:

• приказ, согласно которому человек принят на работу;
• выдержка из трудовых книжек и прочее.

Название должностей во всех документах должно полностью совпадать. Кроме того, акт содержит все реквизиты, присвоенные штатному расписанию. В том числе не документе проставляется дата и регистрационный номер расписания.

Кто утверждает?

Правомочиями на утверждение обладает лицо, выполняющее руководящие функции на предприятии. Также руководителем может быть уполномочен отдельный сотрудник на выполнение данного действия. Полномочия сотрудника относительно составления и утверждения выписок должны находить отражение в соответствующих приказах руководства.

Как правило, рассматриваемые полномочия возлагаются на сотрудников отдела кадров. Сведения относительно предоставления актов по требованию работников или третьих лиц, подлежат обязательному внесению в специальный журнал, отражающий учетные сведения.

Сколько она действует

Изготовленный акт имеет срок действия на протяжении одного года. По истечению указанного промежутка времени документ считается утратившим силу. Также устанавливается срок относительно хранения выписок в архивах предприятий.

Согласно локальным актам, документ подлежит хранению на протяжении пятилетнего периода.

Штатная расстановка в 2022 году

В большинстве случаев покадровый список оформляется на основании штатного расписания, но с учетом некоторых нюансов, заключающихся в дополнительных подразделах, предназначенных для внесения некоторых сведений указанных выше.

Как выглядит форма?

Покадровый список представляет из себя формуляр в виде таблицы, в основе которого лежит стандартное штатное расписание с несколькими дополнительными графами, введенными как в середине таблицы, так и в конце:

• Пофамильный список сотрудников приводится сразу же после графы 4, отражающей количество штатных единиц для того чтобы наглядно было видно, кто занимает какую должность и какой квалификацией располагает.
• После примечания, в котором обычно указываются некоторые нюансы по оплате (к примеру, размер почасовой оплаты), вводится еще одна графа, где отражается уже пребывание работника в декретном отпуске либо же занятие определенной должности в режиме совместительства.
• Затем следуют сведения о принадлежности к льготной категории и размере отпусков.
• Последним подразделом целесообразно ввести сведения о дате приема работника либо его переводе для того, чтобы было удобно рассчитать общий стаж работы на предприятии либо право на тот же ежегодный отпуск.

Графы можно заполнять как в электронном так и рукописном виде, дополняя необходимыми сведениями по мере необходимости.

Что такое бестарифная система оплаты труда? Узнайте из статьи. Как оформить приказ о переносе отпуска на другой срок? Смотрите тут.

Может ли начальник не отпустить в отпуск? Читайте здесь.

Как и кем заполняется?

Как правило, покадровый список ведется для обобщения сведений о сотрудниках имеющихся в штате, поэтому заполнение расстановки в основном осуществляет инспектор кадров, который и располагает всеми сведениями о приеме и передвижении трудовых ресурсов компании.

Заполненный образец 2020

Конечно, имея навыки работы с компьютером, составить таблицу для внесения кадровых данных не сложно, но затратно по времени, поэтому образец скачать бесплатно можно на нашем сайте в качестве основы, которую можно затем оптимизировать под специфику определенного предприятия.

Штатная расстановка (пример)

Типовой бланк (excel)

Бланк excel скачать можно ниже, учитывая, что документы в табличном виде создавать и в последующим с ним работать целесообразнее именно с помощью указанной программы.

Штатная расстановка (бланк)

Кто подписывает?

Учитывая, что расстановка не является обязательной к ведению и заполняется только для удобства в кадровой работе, подписывает указанный документ работник, который его собственно и ведет.

Однако если оформление покадрового списка регламентировано отраслевыми приказами и, следовательно, является обязательным, помимо ответственного за ведение расстановки, должна присутствовать и подпись главного бухгалтера.

В каком виде она может быть

В отличие от копии, для изготовления которой изначальный бланк чаще всего просто размножается с помощью копировальной техники, к выписке подход может быть более широким. Допустимо делать выписку от руки, переписывая только ту часть раздела, которая непосредственно касается работника, находящегося на конкретной должности – это удобно в тех случаях, когда требуется копировать несколько разных частей выписки, расположенных не по порядку (в этом случае важно не искажать суть информации). Кроме того, выписку можно сделать при помощи фотоаппарата (мобильного телефона, планшета и т.п.) и того же копира.

Как и чем утверждается?

Штатное расписание вступает в силу только после утверждения указанного документа приказом по предприятию. Соответственно для того чтобы и расстановка обрела законную силу, аналогичный приказ должен быть издан уже и для покадрового списка.

Приказ (образец)

С образцом приказа можно ознакомиться ниже.

Приказ об утверждении штатной расстановки

Кто ведет?

Как правило, с покадровой расстановкой работает отдел по трудовым ресурсам, который может состоять из нескольких сотрудников. Именно поэтому при издании приказа об утверждении штатного списка целесообразнее сразу оговорить и ответственное лицо по ведению указанного документа.

Кто выдает и срок действия выписки?

Выписки выдают обычно сотрудники, которых выбрал руководитель предприятия и написал приказ по этому поводу. Обычно такими людьми оказываются работники отдела кадров. Каждый раз при осуществлении выдачи выписки, данная информация заносится в определенный журнал учета.

Срок действия выписки ограничивается одним годом. Также один год действует и исходный документ расписания штата. Документы находятся в архиве до пяти лет.

Сроки хранения

В рамках Приказа Минкультуры №558 стандартное штатное расписание хранится на предприятии согласно п.71 не менее 3-х лет. А вот срок хранения расстановки в силу п.74 составляет 75 лет, учитывая, что указанный документ содержит личные данные сотрудников предприятия.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (499) 938-81-90 (Москва)

+7 (812) 467-32-77 (Санкт-Петербург)

8 (800) 301-79-36 (Регионы)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Кадры