Как заполнить форму СЗВ-К: воспользуйтесь образцом

Отчет СЗВ-К в ПФР

Пенсионный фонд еще в 2022 году утвердил бланк отчетности о стаже сотрудников и объяснил, что это за форма и кто сдает СЗВ-К. Этот отчетный формуляр предоставляется следующими категориями страхователей:

Многим бухгалтерам и сотрудникам отдела кадров эта форма отчетности знакома. Информация предоставлялась в ПФР в 2003 и 2004 годах по схожему бланку. Отчетные сведения отражали стаж сотрудников до конца 2001 года.

ВАЖНО!

С 11.02.2020 применяется новая унифицированная форма СЗВ-К. Бланк и инструкция по заполнению установлена постановлением правления ПФ РФ от 27.09.2019 № 485п. Код по ОКУД не предусмотрен.

Кто и кому представляет отчет о стаже

Страхователи (организации и ИП, имеющие наемных работников, адвокаты, нотариусы) заполняют СЗВ-СТАЖ на всех застрахованных лиц, работающих у них по трудовому или гражданско-правовому договору, в том числе в отношении руководителей организации, являющихся единственными участниками (учредителями) членами организаций, собственниками их имущества (письмо ПФР от 07.06.2018 № 08/30755).

Индивидуальные предприниматели, не имеющие наемных в отчетном периоде работников и не заключавшие с физическими лицами гражданско-правовые договоры на оказание услуг (выполнение работ), этот отчет не представляют.

Отчет по форме СЗВ-СТАЖ заполняется вне зависимости от того, были ли в отчетном периоде произведены выплаты застрахованным лицам или нет.

Представляется данная форма в ПФР организациями по месту регистрации, индивидуальными предпринимателями — по месту жительства (п. 1 ст. 11 закона «О персучете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Если у организации есть обособленное подразделение, которое зарегистрировано в Пенсионном фонде в качестве страхователя, то отчет подается по месту нахождения этого обособленного подразделения. Сведения о стаже работников других обособленных подразделений, не зарегистрированных в качестве страхователей, включаются в отчет головной организации и подаются в Пенсионный фонд по месту ее нахождения.

Кроме того, выписку из формы СЗВ-СТАЖ необходимо представить застрахованному лицу (п. 4 ст. 11 закона «О персучете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ):

• в течение 5 дней с момента обращения;
• в день увольнения;
• в день прекращения гражданско-правового договора.

Порядок заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника отличается от общеустановленного. Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и бесплатно ознакомьтесь с образцом и примером зполнения отчета в Типовой ситуации.

О возможности сдать нулевой отчет СЗВ-СТАЖ читайте в материале «СЗВ-СТАЖ — нулевая отчетность сдается?».

Сроки сдачи в 2022 году

Единых сроков сдачи отчета не установлено. ПФР решает, кто и когда сдает отчет СЗВ-К в 2022 году, рассылает этим организациям запросы с требованием и последними сроками. В стандартной ситуации на формирование и предоставление сведений отводят один месяц. Но бывают срочные запросы, когда на сбор и отправку информации даются несколько дней. В письме от ПФР всегда указан конкретный срок предоставления данных, соблюдайте его.

ВАЖНО!

Есть одно исключение! Если вы осуществляете деятельность на территории Республики Крым или г. Севастополя, сведения сдайте не позднее 31.12.2021 (ч. 1, 2 ст. 6.1 Федерального закона от 21.07.2014 № 208-ФЗ).

Формуляр СЗВ-К разрешено подать как в электронном виде, так и на бумажном носителе. Но рекомендуем подавать информацию в электронном виде по защищенным каналам связи. Сведения о стаже быстрее попадут на индивидуальный лицевой счет застрахованного лица.

Как заполнять СЗВ-К

Бланк состоит из таких разделов:

1. Сведения о застрахованном лице. Включает: СНИЛС, Ф.И.О., дату рождения и место проживания. Эта информация заполняется на основании паспорта и страхового свидетельства. Для показателя «территориальные условия проживания» допустимо пустое значение при отсутствии подтверждающих документов.
2. Тип формы отчетности. Выберите из предложенных типов и отметьте галочкой. Исходная — при подаче сведений впервые, корректирующая — при изменении информации исходной СЗВ-К о трудовом стаже или других сведений о застрахованном лице, отменяющая — для отмены предоставленных ранее сведений.
3. Периоды деятельности. В раздел включается информация о периодах трудового стажа застрахованного лица до 31.12.2001 на основании трудовой книжки. Заполняем наименование организации, код вида деятельности (обязательно). Чтобы определить его, используем приложение № 1 постановления ПФР № 485п.

Рассмотрим наглядный пример заполнения СЗВ-К. Условия для заполнения следующие:

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» получило уведомление из ПФР о предоставлении сведений на сотрудника Сергеева Сергея Сергеевича. По записям трудовой книжки, имеется информация, что Сергеев С.С. работает в ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» в должности «рабочий по обслуживанию зданий»:

• трудовой договор с ГБОУ «АЛЛЮР» заключен 21.08.2014;
• с 23.03.1980 по 25.03.1985 — работа в должности «токарь» на предприятии «Стройка» (местность, приравненная к районам Крайнего Севера);
• с 03.03.1986 по 04.11.1988 — работа в должности «разнорабочий» на предприятии «Чайка» (район Крайнего Севера);
• с 14.11.1988 по 01.04.1999 — работа в должности «газорезчик» на предприятии «Завод № 12» (должность отнесена к работам с тяжелыми условиями труда).

Вот так выглядит образец, как заполнять СЗВ-К по этим условиям:

Пример заполнения нового отчета

Далее подробнее рассмотрим заполнение каждого из разделов бланк СЗВ-К. Будем надеяться, что наш образец поможет, как минимум, понять принцип заполнения нового бланка.

Персональные сведения и СНИЛС

В начале бланка СЗВ-К нужно укажите персональные данные лица в отношении которого отчет заполняется, а именно:

• Фамилию, Имя и Отчество (в именительном падеже);
• дату рождения;
• территориальные условия (может быть пустое поле, код «РКС» или «МКС», а также размер районного коэффициента).

Также начальном блоке отчета СЗВ-К нужно указать страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица (СНИЛС). Его нужно указывать в обязательном порядке (п. 31 Инструкции, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 2н). Вот как может выглядеть заполнение первого блока на примере:

Тип формы

Также в верхней части подаваемого в ПФР отчета по форме СЗВ-К нужно зафиксировать «Тип формы» отчета. Всего может быть три значения: «исходная», «корректирующая» и «отменяющая» форма. Необходимый тип отметьте знаком X:

Значения типов СЗВ-К расшифруем в таблице ниже:

Сведения о периодах работы

Раздел «Периоды трудовой или иной общественно полезной деятельности» – это, по сути, самый главный и информативный раздел нового отчета. Включайте в него сведения:

• о датах начала и конца трудовой деятельности (п. 33 Инструкции № 2п);
• о периодах, дающих право на досрочное назначение трудовой пенсии отдельным категориям граждан (п. 33 Инструкции № 2п).

Как вносить сведения о периодах работы

Сведения о работе нужно показывать в СЗВ-К в хронологическом порядке. Проще говоря: первой должна быть строка о первом месте работы (периоде стажа). Однако помните, что информацию нужно показывать только о стаже до 1 января 2002 года. То есть, форма отчета должна закончиться максимум датой 31.12.2001.

Если же при заполнении отчета периоды работы будут «пересекаться», то их потребуется «состыковать». Приведем пример. Предположим, что гражданин был уволен с 11 июля 1998 года, а принят в следующую организацию раньше – с 9 июля 1998 года. Тогда первый период укажите по 11 июля 1998 года включительно, а следующий период – со следующего дня, то есть с 12 июля 1998 года.

Названия работодателей (или мест службы) в поле «Наименование организаций» показывайте в этом разделе точно, как указано в трудовой книжке (или военном билете»). То есть, если, допустим, в трудовой книжке указано полное наименование, то запишите в отчет полное название, если сокращенное – впишите сокращенное.

Что же касается поля «Вид деятельности (код)», то в его сформируйте в соответствии кодами, указанными в приложении 1 к Инструкции, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 2н. Приведем их расшифровку в таблице:

Вот как может выглядеть запись о периодах трудовой деятельности с указанием места работы и вида деятельности:

Далее графы «Начало периода» и «Конец периода» сформируйте в формате: ДД.ММ.ГГГГ.

Какие периоды до 2002 года включаются в стаж

В отчете форме СЗВ-К показывайте не только обычную работу, но и некоторых другие периоды, включаемые в стаж, а именно:

1. Период прохождения военной или другой службы, приравненной к военной.
2. Период получения больничного пособия по временной нетрудоспособности.
3. Период ухода одного из родителей за каждым ребенком до достижения им возраста 1,5 лет (но не более 4,5 лет в общей сложности).
4. Периоды: получения пособия по безработице, участия в оплачиваемых общественных работах, переезда (переселения) по направлению государственной службы занятости в другую местность для трудоустройства.
5. Период содержания под стражей отдельных категорий лиц.
6. Период ухода трудоспособного лица за инвалидом I группы, ребенком-инвалидом или за лицом, достигшим возраста 80 лет.
7. Период проживания супругов военнослужащих, проходящих военную службу по контракту в местностях с отсутствием возможности трудоустройства.
8. Период проживания за границей супругов сотрудников, направленных туда в отдельных случаях.

Коды для соответствующих периодов мы привели в таблице выше.

Территориальные и особые условия

Графу «Территориальные условия (код)» таблицы заполните в соответствии с приложением 1 к Инструкции, утв. постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 2н. Для лиц, работающих на территориях, относимых к районам Крайнего Севера и приравненным к ним местностям, укажите размер районного коэффициента. В таблице ниже приведем коды территориальных условий труда с расшифровкой:

Предположим, что человек был занят (работал) в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера с коэффициентом 1,2. Так может выглядеть запись о стаже до 2002 года с указанием коэффициента:

Графу «Особые условия труда (код)» таблицы заполните с аналогичным подходом (в соответствии с приложением 1 к Инструкции2н). Вот необходимые коды:

Исчисляемый трудовой стаж

Графу «Основания (код)» исчисляемого трудового стажа заполните в соответствии с приложением 1 к Инструкции№ 2н.

Выслуга лет

Графу «Основания (код)» выслуги лет заполните в соответствии с приложением 1 к № 2н. В графе «Дополнительные сведения» о выслуге лет (в зависимости от вида выслуги) покажит:

• налет часов (часов, минут);
• количество прыжков с парашютом;
• количество спусков (подъемов);
• фактически отработанное время (месяцев, дней);
• объем работ (доля ставки) по занимаемой должности;
• количество учебных часов.

Профессия и должность

Графу «Профессия или должность» заполните в соответствии с документом, подтверждающим период деятельности (например, на основании трудовой книжки).

Полагаем, что, в общем случае, можно указывать первую должность, на которую был принят человек в данной организации. Но если должности менялись, а условия труда дают право на досрочную пенсию, то имеет смысл отдельно перечислить все должности и периоды занятости в такой организации. Ведь только тогда эти должности органы ПФР могут разнести по своим база с указанием «льготных» кодов.

Сведения по состоянию на 1 января 2002 года: общий стаж

В форме СЗВ-К есть итоговый раздел «Сведения по состоянию на 1 января 2002 года для оценки пенсионных прав застрахованного лица (конвертации)». В нем нужно обобщить все сведения о стаже. Кроме того, стаж, дающий право на досрочное назначение пенсии, необходимо показать в разрезе соответствующих условий труда:

• территориальных;
• особых;
• определяющих право на пенсию за выслугу лет.

Приведем пример заполнения итогового раздела:

Особенности заполнения для Крыма и Севастополя

Обновленная инструкция по заполнению СЗВ-К для Крыма предусматривает особый порядок заполнения отчета. Для страхователей, осуществляющих деятельность на территории Республики Крым или г. Севастополя, включите в форму информацию о стаже за периоды:

• по 31.12.2014 включительно — если вы привели учредительные документы в соответствие с законодательством РФ в установленный законом срок и подали заявление о внесении сведений в ЕГРЮЛ;
• по 31.12.2015 включительно — в иных случаях.

Трудовая деятельность: территориальные и особые условия

Графу «Территориальные условия (код)» таблицы заполните в соответствии с приложением 1 к Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п. Для застрахованных лиц, работающих на территориях, относимых к районам Крайнего Севера и приравненным к ним местностям, укажите размер районного коэффициента, установленный в централизованном порядке к зарплате сотрудников непроизводственных отраслей в данных районах. Данный коэффициент укажите в виде числа с дробной частью через запятую (например, «МКС 1,7»).

Графу «Особые условия труда (код)» таблицы заполните в соответствии с приложением 1 к Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Существует два случая, когда в данной графе нужно указывать не один код, а два. При этом второй пишут строкой ниже.

Первый случай: сотрудник выполняет работы, дающие ему право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости в соответствии со списками № 1 и № 2, утвержденными постановлением Кабинета министров СССР от 26 января 1991 г. № 10. Тут укажите код соответствующей позиции Списка.

Второй случай: право на досрочную пенсию возникает в соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 27 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ. Для такого сотрудника нужно будет дополнительно указать код профессии в соответствии с приложением 1 к Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Как заполнять СЗВ-К, если нет стажа

Если от территориального отделения ПФР пришел запрос на уволенного сотрудника либо на работника, у которого отсутствуют записи в трудовой книжке за требуемый период, то сведения заполнять не нужно. В таком случае подготовьте письмо с отказом, в котором подробно опишите причину, почему нет возможности предоставить сведения. Рассмотрим ситуацию на примере.

Официальный запрос от ПФР на Пегову Ирину Юрьевну.

Пегова И.Ю. работала в ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» в должности «гардеробщик» в период с 15.07.2013 по 22.06.2017. Уволена по собственному желанию приказом директора № 102 от 22.06.2017 по заявлению б/н от 07.06.2017.

Сроки хранения и ответственность

Документы, содержащие индивидуальные сведения о стаже, должны храниться не менее 75 лет (ст. 22.1 125-ФЗ и ст. 905 приказа Минкультуры № 558). Если отчетные формы подготовлены и сданы в электронном виде, организуйте хранение документации в электронном формате. Порядок отразите в учетной политике, ознакомьте ответственных лиц под подпись.

В официальном запросе ТОПФР указываются не только последние сроки предоставления информации, но и ответственность, предусмотренная за непредоставление или за указание ошибочных данных. Например, отказ от предоставления, предоставление в неполном объеме или искажение информации в форме СЗВ-К грозит должностным лицам учреждения административным штрафом. Его размер составляет 300-500 руб. (примечание к ст. 2.4, ст. 15.33.2 КоАП РФ).

В то же время на основании предоставленных данных определяется размер пенсии. Если предоставить некорректные данные, которые приведут к назначению завышенной пенсии, ПФР вправе подать в суд на возмещение материального ущерба (ст. 25 173-ФЗ), поэтому важно предоставить достоверную информацию.