Срок хранения банковских выписок и платежных поручений

В чём суть документа?

Актуализирован перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций. Речь идёт о документах, образующихся в процессе деятельности госструктур и компаний при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций. В отношении ряда документов срок хранения увеличен, а некоторые документы потребуют меньшего срока хранения. Перечень включает, среди прочего, бухгалтерские, кадровые, госзакупочные документы, договоры и многое другое.

Какие сроки хранения установлены для основных бухгалтерских документов?

На год увеличили срок хранения счетов-фактур: с четырёх лет до пяти.
Документы о получении зарплаты нужно хранить шесть лет, а не пять. Это касается только случаев, когда у работников есть лицевые счета.

В 15 раз снизили срок хранения реестров сведений о доходах физлиц. Теперь это пять лет вместо 75.

Для лицевых счетов работников срок хранения тоже скорректировали. Прежний срок 75 лет остался только для документов, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 года. Если оно закончено после 1 января 2003 года, хранить лицевой счёт нужно 50 лет.

Срок хранения первичных учетных документов остался прежним — пять лет. Однако теперь норма содержит уточнение: если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу.

Закреплена обязанность пять лет хранить справки:

— об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов;

— о состоянии расчётов с бюджетом.

Кроме того, теперь есть прямая норма для расчётов по страховым взносам. И годовые, и квартальные документы нужно хранить 50 или 75 лет в зависимости от того, когда закончено делопроизводство.

Срок хранения документов о дебиторской и кредиторской задолженности остался прежним — пять лет. Однако теперь появилось уточнение, что он применяется при условии погашения долга.

Срок хранения банковских выписок в организации

По вопросу, как долго организация должна хранить БВ, существует несколько мнений:

• одни эксперты заявляют, что выписки следует хранить 5 лет;
• другие полагают, что достаточно сохранять их 4 года;
• наконец, третьи уверены, что их вообще не нужно хранить, а при необходимости эту документацию можно запросить в банке.

Такое разночтение объясняется тем, что в российских нормативных актах про срок хранения банковских выписок нигде однозначно не говорится, а имеющиеся правовые документы юристы, бухгалтеры, чиновники и судьи толкуют по-своему.

Эксперты, считающие, что БВ надо хранить не менее пяти лет, свою позицию подкрепляют приказом Министерства культуры № 558 от 25.08.2010, в котором содержатся сроки хранения различной, в том числе, бухгалтерской документации. В соответствии с п.362 (раздел 4.1), первичные учетные документы, а также приложения к ним, доказывающие факт совершения какой-либо операции, следует сохранять 5 лет. В скобках перечислены примеры такой первички, среди которых упомянуты «банковские документы», но без уточнения, какие именно. Аналогичное правило зафиксировано в статье 29 закона о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011 (п.1).

Точка зрения, что четырех лет достаточно для хранения БВ, основана на ст. Налогового кодекса РФ. В п.1 данной статьи (пп.8) говорится, что в течение этого срока налогоплательщик обязан обеспечить сохранность документов, подтверждающих его суммы его доходов и расходов.

Мнение специалистов, уверенных, что БВ можно не хранить вовсе, согласуется с позицией Верховного Суда России. В Определении ВС РФ № 307-ЭС16-19374 по делу № А56-73410/2015 от 30.01.2017 установлено, что по смыслу закона о бухучете № 402-ФЗ банковские выписки не относятся к первичной документации, и на организацию не возлагается обязанность по их хранению.

Изменились ли сроки хранения договоров и соглашений?

Да, например, договор дарения (пожертвования) имущества должен храниться «до ликвидации организации». Ранее было установлено постоянное хранение.
Договор лизинга следует хранить 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. По прежнему перечню хранить нужно было постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу.

Документы по залогу недвижимости хранятся 10 лет вместо постоянного хранения. Как и для лизинга, срок считают с момента истечения срока действия договора или выкупа имущества. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу.

Договор поручения следует хранить 15 или 10 лет в зависимости от вида имущества, вместо пяти лет.

Договор кредита или займа с условием о залоге имущества нужно хранить 10 лет. Требование касается и документов, подтверждающих предоставление средств и исполнение обязательств должником. Это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров.

Виды хранения, где хранить документы в организации

Выделяется два варианта хранения:

• текущее — это сохранение соглашения в период его исполнения и решения всех вопросов, вытекающих из этого исполнения, например, в течение разрешения возникшего спора;
• архивное — начинается с момента передачи документа в архив. В архив передаются документы, текущая работа по которым завершена, то есть документ исполнен, и все вопросы по нему решены.

Период текущего хранения нормативно не установлен, он зависит от срока самого соглашения, того, возникнут ли по нему споры, и множества дополнительных факторов. Говоря о том, какой срок хранения договоров в организации необходимо соблюдать, имеется в виду архивный вариант, потому что его срок установлен нормативно.

Каждая организация самостоятельно определяет, у кого должны храниться договоры:

• текущее вверяется, как правило, бухгалтерии или юридической службе;
• для архивного создается отдельное подразделение.

Администрации компании следует издать приказ, в котором определить, где должны храниться договоры в организации и круг ответственных лиц.

Что поменялось в сроках хранения кадровых документов?

Несколько кадровых документов придётся хранить дольше, чем сейчас, например:
— график отпусков — три года, а не год;

— книги, журналы, карточки учёта, базы данных отпусков — пять лет вместо трёх.

Некоторые документы нужно будет хранить меньше, чем сейчас:

— документы о дисциплинарных взысканиях — три года вместо пяти лет;

— заявки о потребности в иностранцах — год вместо пяти лет;

— документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда — пять лет, а не постоянно;

— книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий — 45 лет, а не постоянно.

Для ряда документов срок хранения будет зависеть от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет. Среди них трудовые договоры, документы о приёме, переводе, увольнении, личные карточки работников. В прежнем перечне для таких документов был установлен срок хранения 75 лет.

Кроме того, для отдельных видов документов установили специальный срок хранения. Так, уведомления, предупреждения работников нужно будет хранить три года. Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии придётся хранить год. Журналы, книги учёта инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) понадобится хранить 45 лет.

Новые правила работы с электронными документами в кредитных организациях

Надо отметить, что Банк России подошел к вопросу об использовании бухгалтерских документов в электронном виде очень ответственно, одновременно с подготовкой изменений в Правила ведения бухгалтерского учета разработав и порядок их хранения (см. указание Банка России от 25.11.2009 № 2346-У).

Данный документ устанавливает «порядок хранения в кредитной организации в электронном виде в файлах, размещенных на машинных носителях типа CD-, DVD-дисков

однократной записи, отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета» (сразу же, правда, возникает вопрос: а можно ли использовать, например, магнитооптические MO-диски или современные «голубые диски» однократной записи?).

Прежде всего стоит отметить, что хранение в электронном виде право, а не обязанность кредитной организации

(п. 1.1). Кредитные организации самостоятельно могут решить, в каком объеме и какие виды документов они будут хранить в электронном виде – из числа тех, что перечислены в приложении 1 к Указаниям.

Достаточно важным, с моей точки зрения, является и требование о том, что в случае необходимости представления электронного документа на бумажном носителе должна быть возможность вывести его в соответствии с требованиями, которые действовали на момент составления документа, т.е. в той же форме и с тем же содержанием

(п. 1.2).

Можно выделить следующие основные требования к организации хранения

:

• в кредитной организации создается фонд хранения носителей однократной записи;
• учет единиц хранения ведется на основе описей;
• на каждую единицу хранения составляется ярлык (п. 2.3). Что это такое – наклейка, книжечка, вкладываемая в коробку с носителем, или что-то еще, – не сказано. Во всяком случае, та информация, которая, согласно Указаниям, должна присутствовать на ярлыке, вряд ли уместится на наклейке CD- или DVD-диска;
• при формировании единиц хранения должны быть созданы их резервные копии (не менее одной);
• резервные копии «должны храниться в местах, территориально удаленных от мест хранения основных ЕХ» (п. 2.12). К сожалению, в нормативном документе не разъясняется, что понимается под «территориальной удаленностью»: другая комната, другое крыло здания, отдельно стоящее здание, здание в другом районе населенного пункта или в другом населенном пункте.

Предложенная технология хранения не предусматривает возможность конверсии (миграции) электронных документов

. А для документов, хранящихся более 5–7 лет, это важно. Ведь этот срок уже грозит устареванию технических средств и программного обеспечения, на которых первоначально был создан документ. И по прошествии этих лет появляется угроза, что в организации не останется такой техники и программного обеспечения, которые бы позволили прочитать документ. И что же –зря его хранили?

Что касается форматов

документов, то в Указаниях сказано, что на носителях документы сохраняются в готовом для просмотра формате TXT, DOC, RTF, PDF, TIFF, JPG, BMP, XLS, XML и допускается возможность использования архиваторов ZIP, ARJ, RAR, TAR (п. 2.4). Получается, что нельзя использовать новые офисные форматы Microsoft (DOCX, XLSX) или форматы семейства ODF.

Как мне кажется, Банк России напрасно не подумал о включении требования о том, чтобы файлы офисных форматов (из списка в Указаниях это DOC, XLS, XML) не содержали встроенного кода или макросов и не использовали какие-либо внешние (не помещенные на тот же носитель) элементы, включая шрифты, стилевые файлы и т.п. Такое требование позволило бы поставить «вне закона» документы, воспринимаемое человеком представление которых может со временем изменяться1.

Важным моментом, который отражен в указаниях, является вопрос об организации регулярной проверки состояния носителей информации

.

Какие сроки хранения установлены для бюджетных организаций?

Отчёты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий нужно хранить 5 лет. По прежнему перечню отчёты о выполнении грантов следовало хранить постоянно.
План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету: 5 лет по месту утверждения и постоянно по месту разработки. По прежнему перечню бюджетные сметы по месту утверждения и разработки нужно было хранить постоянно. Кроме того, не было отдельных положений для плана ФХД. На него распространялись общие требования к годовым планам организации — постоянное хранение.

Появились отдельные нормы для отчётов о выполнении планов ФХД: годовые нужно хранить постоянно, квартальные — 5 лет, месячные — 1 год.

Документы о передаче имущества в оперативное управление или хозяйственное ведение нужно хранить «до ликвидации организации». Прежний перечень определял только сроки хранения переписки о передаче имущества. Её нужно было хранить 10 лет, если экспертная комиссия не продлевала этот срок.

ООО Агентство Лидер

Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок в четыре года, исчисление которого осуществляется в специальном порядке — с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письмо Минфина от 26.04.11 №03-03-06/1/270).

Хранить бухгалтерскую и налоговую отчетность и другие документы компании необходимо еще в течение четырех лет после ликвидации (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Сроки хранения документов указаны в приказе Минкультуры России от 25.08.10 № 558 (письмо Минфина РФ от 29.07.11 № 03-02-07/1-267).

Налогоплательщик должен хранить материалы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков (письмо Минфина от 02.08.11 № 03-02-07/1-272).

Что с документами по госзакупкам?

Определены документы о закупках, которые нужно хранить в течение установленного срока. Бессрочно придётся хранить положения (регламенты) о контрактных управляющих, контрактной службе, закупке.
Планы-графики следует хранить 3 года.

Документы, составленные в ходе проведения конкурентных способов госзакупок, нужно будет хранить в течение 3 лет независимо от объекта и объёма закупки. Для госзакупок эти правила распространили на извещения, документацию, протоколы, изменения и разъяснения положений документации, заявки участников, аудиозаписи вскрытия конвертов участников. Для закупок по Закону № 223-ФЗ по таким правилам будут хранить извещения, положения о закупке и протоколы.

Для контрактов и договоров срок хранения останется прежним — 5 лет.

Сокращён срок хранения журналов регистрации заявок и представителей участников. По новым правилам он составит 3 года вместо 5 лет.

Есть ли гарантия сохранности ценностей в ячейке

На это влияет соглашение, которое клиент подписал с финансовой организацией.

Договор съема с предоставлением ячейки

В этом варианте вы получаете место для сбережения ценностей. Работники банка не осведомлены о том, что находится в сейфе, поэтому не несут за это ответственность. Однако они обязуются отказывать другим людям открывать сейф без вашего согласия.

Если деньги или драгметаллы пропадут, то финансовую организацию не обяжут их возместить. Поэтому будет сложно убедить компанию о содержании в ячейке ценностей.

Договор съема с использованием хранилища

Покупатель информирует финансовую организацию, что именно будет хранить в сейфе. В свою очередь банк заверяет арендатора, что не допустит к ячейке иных лиц без согласия покупателя.

В случае грабежа финансовая организация также не несет ответственность за содержимое ячейки. Однако шанс вернуть свои средства есть.

При краже клиент должен составить претензию финансовой организации и зафиксировать преступление в полиции. Отсутствие ответной реакции от кредитной организации позволяет составить судебный иск. Документ должен содержать информацию о необходимости вернуть наличные и компенсировать моральный ущерб.

Владелец должен доказать, что во время кражи были похищены наличные средства. Для этого необходимо иметь свидетелей либо видеозапись.

Съем банковской ячейки в месяц стоит около трех тысяч рублей.

Договор использования ячейки с услугой ответственного хранения

За такое соглашение придется заплатить больше, чем за съем с использованием или предоставлением. Финансовая организация фиксирует, что находится в сейфе, проверяет подлинность денег, их количество, составляет опись.

Открывать и забирать имущество из ячейки можно только в присутствии работника банка, поскольку теперь кредитная организация обладает ответственностью за составные части хранилища. При пропаже имущества организация обязана оплатить вред.

Чтобы обезопасить содержимое сейфа, можно его застраховать. Обычно банки предоставляют такую услугу.

Что ещё принёс Приказ Росархива?

Появился отдельный раздел, который касается документов, связанных с противодействием коррупции. Длительный срок хранения установлен для справок о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера — 50 или 75 лет в зависимости от того, до или после 1 января 2003 года было закончено делопроизводство. Срок хранения 5 лет установлен для уведомлений:
— о намерении государственного или муниципального служащего выполнять иную оплачиваемую работу;

— о получении подарков в связи с протокольными или другими официальными мероприятиями, а также командировками;

— об обращениях с целью склонить к коррупции;

— о личной заинтересованности, которая приводит или может привести к конфликту интересов.

В прежних правилах упоминались только уведомления о фактах склонения к коррупции и об осуществлении иной оплачиваемой деятельности. Срок также был 5 лет, однако экспертная комиссия могла его продлить.

В перечне установлены сроки хранения и для других документов.

Где уточнить сроки и как их считать

Если периоды текущего хранения нормативно не установлены и рассчитываются ситуативно, то архивное урегулировано детально и то, сколько хранятся договоры в архиве определено приказом Росархива от 20.12.2019 №236.

Чтобы определить срок хранения договоров в компании необходимо:

1. Исследовать имеющиеся в организации соглашения и разделить их по отдельным группам в зависимости от принадлежности к тому или иному виду — срок определяется для каждого отдельного вида соглашений.
2. Открыть раздел II Приказа №236 пункт — Перечень типовых управленческих документов — и найти в нем пункт, соответствующий искомому виду соглашений, для этого в Приказе имеется предметный указатель, с его помощью нужный пункт находится быстро.
3. Посмотреть искомый срок.

В Перечне перечислено несколько десятков типов бумаг, приведем некоторые из них в таблице сроков хранения договоров в организации в 2022 году:

Какая ответственность предусмотрена за несоблюдение сроков хранения?

Ответственность за нарушение сроков хранения документов предусмотрена различными нормативно-правовыми актами. К примеру, административная ответственность за нарушение законодательства о хранении документов предусмотрена статьями 13.20 и ст. 13.25 КоАП РФ. В первом случае, это штраф для должностных лиц на сумму от 300 до 500 рублей, а во втором случае штраф для должностных лиц на сумму от 2 500 до 5 000 рублей; для юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей.
Согласно ст. 15.11 КоАП РФ отсутствие у компании первичных учётных документов, и (или) регистров бухучёта, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчётности в течение установленных сроков хранения таких документов квалифицируется как грубое нарушение требований к бухучёту. Оно влечёт наложение штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.

Согласно ст. 120 НК РФ отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учёта считается грубым нарушением правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения, за которое взимается штраф в размере 10 000 рублей; за то же нарушение в течение нескольких периодов — 30 000 рублей. Если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы, то штраф, налагаемый на компанию, составит 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Кроме того, отсутствие первичных бухгалтерских документов при проведении налоговой проверки чревато доначислениям налогов расчётным путём.

Срок хранения платежных поручений в организации

Насчет хранения платежных поручений разночтения нет. Эксперты сходятся во мнении, что они соответствуют понятию первичных банковских документов, которые упомянуты в п. 362 Приказа Минкультуры РФ № 558 – со сроком хранения не менее пяти лет. В отличие от банковской выписки, где отражены действия банка, в ПП выражена воля клиента, решившего определенным образом распорядиться своими денежными средствами. Этот документ является основанием для их списания, а БВ лишь подтверждает, что оно было произведено.

Для полной палитры мнений следует сослаться на письмо Минфина РФ № 03-11-06/2/72657 от 06.12.2016. В заключительном абзаце говорится, что и платежные поручения, и банковские выписки ведомство считает первичными учетными документами. Как уже отмечалось, это означает, что срок хранения платежных поручений и выписок по движению средств на расчетном счете составляет минимум 5 лет. Ведомственные письма не являются нормативными правовыми актами, а лишь излагают позицию государственного органа по тому или иному вопросу. Но ее можно учесть, готовясь к визиту налоговых инспекторов.