Как заполнить 6‑НДФЛ в 2022 году и когда сдавать в ФНС

Порядок заполнения прописан в Приказе ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753 (ред. от 28.09.2021). В состав расчета 6-НДФЛ за 2021 год впервые войдет справка 2-НДФЛ приложением, отдельно ее сдавать больше не потребуется. Справка о доходах и суммах налога по итогам года заполняется отдельно на каждое физическое лицо, которому был выплачен доход, а 6-НДФЛ ежеквартально подается в целом по организации.

В квартальной отчетности отражается совокупный доход, выплаченный всем физическим лицам. Данные в разделе 1 формы 6-НДФЛ показываются за последние три месяца отчетного периода, в разделе 2 — нарастающим итогом с начала года. Справки о доходах и сумме налога заполняются один раз в год, с квартальными отчетами их сдавать не надо.

Представлять отчетность нужно по месту регистрации организации или ИП. На каждое обособленное подразделение представляется отдельный расчет 6-НДФЛ по месту его регистрации (письмо Минфина РФ от 19.11.2015 № 03-04-06/66970, письмо ФНС РФ от 28.12.2015 № БС-4-11/[email protected]).

Вот это да! –50 % на Контур.Экстерн

Успейте подключить до 15 марта. Отчитывайтесь с новыми сертификатами.
Узнать больше

Небольшим фирмам с численностью работников до 10 человек разрешается сдавать отчетность 6-НДФЛ на бумажном бланке.

Если численность превышает 10 человек, отчитаться придется в электронной форме. Эта норма применяется с 01.01.2020 в соответствии с поправками, внесенными в Налоговый кодекс Федеральным законом от 29.09.2019 № 325-ФЗ.

Если в течение отчетного периода организация не выплачивала доходы сотрудникам, сдавать нулевой расчет 6-НДФЛ не нужно. Но есть случаи, когда лучше перестраховаться и подать форму. Подробнее в статье.

Легко и быстро отправить отчетность по телекоммуникационным каналам связи поможет система Экстерн.

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Сроки сдачи 6-НДФЛ

Форму 6-НДФЛ необходимо сдавать не позднее последнего числа месяца, который следует за отчетным кварталом. А годовой расчет — не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом (с учетом п. 2.ст. 230 НК в редакции Федерального закона от 29.09.2019 № 325-ФЗ).

С учетом выходных и праздничных дней в 2022 году предусмотрены следующие сроки отчетности:

• за 2022 год — не позднее 01.03.2022;
• за 1 квартал 2022 — до 04.05.2022;
• за полугодие — до 01.08.2022;
• за девять месяцев — до 31.10.2022.

Сдать форму 6-НДФЛ вовремя поможет календарь бухгалтера.

Куда представить 6-НДФЛ за 2021 год

Порядок заполнения 6-НДФЛ

Ниже вы найдете краткую инструкцию по заполнению 6-НДФЛ.

Форма 6-НДФЛ содержит титульный лист, два раздела и приложение.

Если организация сдает 6-НДФЛ за обособленные подразделения, на титульном листе нужно указывать КПП и ОКТМО таких подразделений. ИНН в любом случае ставится по головной организации.

С 2022 года при снятии с учета ИП или главы КФХ нужно указывать один из следующих кодов отчетного периода:

• 83 — за I квартал;
• 84 — за полугодие;
• 85 — за 9 месяцев;
• 86 — за год.

Кто должен сдать 6-НДФЛ за 2021 год

Обязанность по представлению 6-НДФЛ лежит на налоговых агентах ─ компаниях и ИП, которые начисляют и выплачивают сотрудникам и другим физлицам доходы, с которых нужно перечислять налог в бюджет (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Если такие доходы в отчетном периоде не выплачивались и/или у вас нет работников, представлять нулевой 6-НДФЛ не требуется. Просто нужно сообщить налоговикам о том, что вы не собираетесь сдавать 6-НДФЛ, чтобы избежать штрафов и блокировки счетов (п. 3.2 ст. 76, п. 1.2 ст. 126 НК РФ, Письмо ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/[email protected]).

Как заполнить Раздел 1 «Данные об обязательствах налогового агента»

В этом разделе нужно сгруппировать доходы за последние три месяца по датам получения. По каждой группе нужно отметить даты удержания налога и перечисления его в бюджет.

Так, в строке 020 указывается обобщенная сумма удержанного налога по всем работникам за последние три месяца, в строке 021 — дата, не позднее которой налог надо перечислить в бюджет, в строке 022 — обобщенная сумма удержанного налога к уплате. Строки 030-032 предусмотрены для сумм НДФЛ, которые вернули работникам.

Сумма в поле 020 должна быть равна сумме полей 022, которых должно быть столько же, сколько полей 021. Аналогичные правила предусмотрены для строк 030-032.

С 2022 года дату получения доходов физическим лицом, дату удержания налога и сумму фактически полученного дохода указывать не нужно.

Последующие действия налогового агента

Заполненная в годовом отчете 6-НДФЛ строка 170 (ранее 080) потребует от налогового агента еще одного действия — отправить сообщение о невозможности удержать НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Такие сообщения отправляются:

• налоговикам;
• всем физическим лицам, которым в течение года были выплачены доходы, с которых НДФЛ не удержан (письмо ФНС РФ от 16.11.2016 № БС-4-11/[email protected]).

При исполнении этой обязанности необходимо придерживаться следующих правил:

• для сообщения применять спецформу — справку о доходах физлица. С 2022 года в налоговую такая справка подается в составе 6-НДФЛ за год, ранее это была отдельная форма 2-НДФЛ. Форма сообщения физлицу также с 2022 года утверждена приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/[email protected];
• сумму дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумму неудержанного налога показать в разделе 4.

Как заполнить Раздел 2 «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ»

Во втором разделе следует показать обобщенную по всем физлицам сумму начисленного дохода, исчисленного и удержанного НДФЛ с начала налогового периода. Отдельными строками записываются суммы начисленных дивидендов, доходов по трудовым и гражданско-правовым договорам на выполнение работ (оказание услуг).

Раздел № 2 расчета 6-НДФЛ может размещаться на нескольких страницах, если в организации применяют разные ставки НДФЛ.

С 2022 года появились новые поля, в которых указывают сведения о высококвалифицированных специалистах:

• поле 115 — из сумм доходов по трудовым и гражданско-правовым договорам (строки 112 и 113) выделяют сумму доходов высококвалифицированных специалистов;
• поле 121 — из общего количества получателей дохода выделяют высококвалифицированных специалистов;
• поле 142 — выделяют сумму НДФЛ, исчисленного с доходов высококвалифицированных специалистов.

Также в расчет добавили поле 155, в котором отражается сумма налога на прибыль, подлежащая зачету.

Образец 6-НДФЛ за 2021 год

Заполним 6-НДФЛ на примере.

Пример

В 2022 году в ООО «Авангард» работали по трудовому договору 12 чел. Все работники — налоговые резиденты РФ.

Компания в налоговом периоде:

• выплатила доходы работникам — 3 408 000 руб.
• предоставила стандартные налоговые вычеты — 202 800 руб.

Разберемся с датами, которые следует указывать в 6-НДФЛ:

• Дата выплаты зарплаты — 5-е число каждого месяца;
• Дата фактического получения зарплаты — последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ).
• Дата удержания НДФЛ — 5-е число каждого месяца (дата фактической выплаты денег).
• Дата перечисления налога в бюджет — 6-е число месяца, т.е. не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (п. 4, п. 6 ст. 226 НК РФ).

Рассчитаем НДФЛ с зарплаты сотрудников в 2022 году:

(3 408 000 руб. — 202 800 руб.) х 13% = 416 676 руб.

Выплата отпускных в 2022 году:

Работнику ООО «Авангард» Куликову Н. П. (учредителю компании) 22.12.2021 выплачены дивиденды за прошлый год 60 000 руб. (НДФЛ — 7 800 руб.).

Рассчитаем общую сумму НДФЛ за 2022 год (строка 160 Раздела 2):

344 034 (без учета декабрьского НДФЛ) + 13 780 руб. + 7 800 руб. = 365 614 руб.

Образец заполнения 6-НДФЛ по данным примера (в том числе пример справки о доходах Куликова Н.П.) смотрите далее:

Образец 6-НДФЛ

Если в 6-НДФЛ попадут недостоверные или ошибочные данные, в том числе некорректно будут отражены персональные данные физлиц, суммовые показатели, коды доходов и вычетов и другие сведения, штраф составит 500 руб. (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).

У вас остались вопросы? Ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.

Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Ответственность

Для налоговых агентов предусмотрены следующие типы наказаний:

• несвоевременная сдача отчетности по НДФЛ грозит налогоплательщику штрафом в 1000 рублей. Штраф начисляется за каждый полный или неполный месяц задержки отчета (п. 1.2 ст. 126 НК РФ);
• при представлении отчета по НДФЛ через 10 дней после установленного срока ИФНС может заблокировать в банке счет организации или ИП (п. 3 ст. 76 НК РФ);
• за недостоверные сведения в форме 6-НДФЛ фирма заплатит 500 рублей (ст. 126.1 НК РФ);
• нарушив порядок представления отчета в электронной форме, компания будет оштрафована. Штраф составит 200 рублей.

Как отразить отпускные в 6-НДФЛ

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Вопрос-ответ

Обобщенную по всем физлицам сумму начисленного дохода с начала налогового периода показывают во втором разделе формы в строке 110. В строке 113 в том числе выделяют сумму доходов по гражданско-правовым договорам на выполнение работ или оказание Раздела 1 формы 6-НДФЛ указывают день, не позднее которого должен быть перечислен налог с выплаченного дохода по договору ГПХ — следующий день за датой перечисления на счет в банке либо выдачи из кассы (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). В строке 022 отражают сумму налога. Удержанные налоги с доходов по договору подряда отражают в 6-НДФЛ отдельно по каждой дате выплаты, включая все авансовые платежи.

Правильность заполнения 6-НДФЛ проверяют по контрольным соотношениям, установленным Письмом ФНС от 23.03.2021 № БС-4-11/3759. Значения определенной строки должны соответствовать другой строке, сумме строк, быть больше или меньше установленных показателей. Проверка 6-НДФЛ по контрольным соотношениям помогает исключить вопросы со стороны ФНС.

6-НДФЛ по обособленным структурам сдают отдельными расчетами по месту регистрации каждого подразделения компании. Если место нахождения головной организации и ее обособленных подразделений — территория одного муниципального образования либо если обособленные подразделения находятся на территории одного муниципального образования, то 6-НДФЛ представляют в налоговый орган по месту учета одного из этих обособленных подразделений, выбранному компанией самостоятельно, или по месту нахождения головной организации. О выборе налогового органа необходимо заявить до начала налогового периода по специальной форме (абзац 7 п.2. ст.230 НК РФ).

Дивиденды также отражают в 6-НДФЛ. Суммы начисленных дивидендов и исчисленного НДФЛ выделяют в отдельных строках во втором разделе формы. В строке 111 — сумму дохода, начисленную в виде дивидендов, в строке 141 — сумму налога, исчисленную с доходов в виде дивидендов.

Доход в натуральной форме считают полученным в день его фактической передачи. Это дата вручения подарка или списания со счета суммы, перечисленной в оплату обучения работника. Удержать НДФЛ с дохода в натуральной форме при его получении невозможно, поэтому налоговый агент должен удержать налог за счет любых других денежных доходов. В такой ситуации в строке 021 «Срок перечисления налога» раздела 1 формы 6-НДФЛ отражают дату перечисления налога, удержанного с «неденежного» дохода, а в строке 022 будет содержаться в том числе сумма налога с натурального дохода. Сумму дохода отражают в строке 110 раздела 2.

Когда вносят информацию в строку 080 декларации 6-НДФЛ

В строке 080 хранятся данные о сумме неудержанного налога. Они оформляются в виде нарастающего в течение года итога.

Однако многие бухгалтеры не могут разобраться, о каком именно неудержанном налоге идёт речь. Поэтому на практике в строке фиксируется весь налог, неудержанный с доходов, полученных физлицами в отчётном квартале. И это является довольно распространённым заблуждением.

В строке 080 фиксируют налог, который пока не вычтен с доходов, полученных наёмным работником от организации в натуральном виде, если зарплата в денежной форме ему не выплачивалась.

Налоговой базой в этом случае считается стоимость на товары или услуги в средних ценах, сложившихся на рынке. Так, работник может брать от ООО ил ИП такие материальные блага, как:

• зарплата выпускаемой продукцией;
• оплата отдыха;
• плата за обучение, повышение квалификации;
• оплата счетов ЖКХ;
• сувениры и подарки.

Кроме того, физлицо имеет возможность получить и другие выгоды от работы в фирме:

• понижение процентов использования заёмных средств;
• использование товаров и услуг от организаций-партнёров;
• приобретение ценных бумаг по ценам ниже рыночных.

С такого вида доходов удерживать налоги не получится, поэтому налоговый агент (ООО ил ИП) удерживает их во время получения физлицом любых денежных выплат. В этом случае важно иметь в виду, что удержать допустимо сумму, не превышающую 50% от денежного дохода. Но иногда возникают ситуации, когда налог остаётся неудержанным:

• сумма выплат в денежном эквиваленте мала, её не хватает для удержания НДФЛ;
• физлицо не получает от организации никаких денежных выплат.

Вот для таких случаев и существует строка 080.

В строке 080 формы 6-НДФЛ фиксируется вся сумма налога, которая не была удержана налоговым агентом