Фирма может внешне выглядеть благополучно, иметь красивый офис и вежливый отдел продаж, а внутри там огромные долги, суды и директор в бегах.
А если вы принимаете к вычету НДС, вам налоговая может устроить вырванные годы только за то, что контрагент покажется ей каким-то неблагонадежным.
Поэтому контрагентов надо проверять. Вот как это делать.
Сразу оговорюсь: есть 16 способов проверить контрагента по разным базам, сайтам и сервисам, и если пользоваться всеми, то это будет стоить времени. С другой стороны, прошедший все 16 шагов контрагент — это золото. Если вы начали проверку, и первые же пять этапов оказались провальными, можно сразу отказывать этому контрагенту — маловероятно, что дальше вы найдете что-то хорошее.
Цели проверки контрагентов
Служба безопасности проверяет контрагента с целью:
- Минимизации рисков образования проблемной дебиторской задолженности. Самая частая причина проверки контрагента. Анализ информации из открытых (ФНС, Арбитражный суд) и закрытых (базы данных, бюро кредитных историй) источников информации позволяет сделать оценку платежной дисциплины контрагента и сделать прогноз по формированию им проблемной (невозвратной) «дебитрки».
- Снижения рисков отказа со стороны налоговых органов в возмещении НДС. Непроявление должной осмотрительности при выборе контрагента, предъявленный к вычету НДС налоговая может вернуть. Также чревато взаимодействие с неблагонадежными контрагентами встречными проверками, предъявлением иска по п.3 ст.122 НК (Неуплата или неполная уплата сумм налога).
- Укрепления деловой репутации. Неблагонадежные контрагенты и мошеннические организации теряют всякий интерес к взаимодействию с предприятием, на котором должным образом организована работы службы безопасности.
- Повышения дисциплины труда сотрудников отделов сбыта и снабжения. Регулярные проверки контрагентов оставляют мало «места для маневров» нечистым на руку сотрудникам, использующем механизм «отката» в работе с поставщиками товаров или услуг, покупателями.
Проверить контрагента на долги
Как получить нужную для проверки информацию?
Очень просто. Вы можете получить информацию:
- от самого контрагента (устав, решение о создании компании);
- из ЕГРЮЛ;
- с помощью сервисов самой налоговой («Прозрачный бизнес», например, или сведения из реестра дисквалифицированных лиц).
Устав, решение и выписки у вас должны остаться в «бумажном» виде, а чтобы зафиксировать информацию, которую предоставляют сервисы налоговой, достаточно сделать скриншот экрана монитора, распечатать его и заверить подписью сотрудника, проводившего проверку. Также укажите дату создания скриншота.
Способы проверки контрагентов службой безопасности
Способы проверки контрагента выбирают сообразно цели. Условно разделить способы проверки можно на две большие группы – информационные и физические. К информационным относятся сбор и анализ данных из информационных баз и источников. К физическим – проверка реальных активов торговых и производственных компаний, выезд по месту фактического нахождения, оценка торгового и производственного оборудования, собеседования сотрудников предприятия-контрагента.
Виктор Смирнов, специалист службы безопасности дорожно-строительной компании
— Мы выполняем строительные работы на основании договора субподряда. Специфика отрасли такова, что мы зачастую вынуждены работать без предоплаты, за свой счет, используя собственные кадры и технику. Для этого мы проверяем компанию-подрядчика на предмет исполнения договорных обязательств. В числе проверок – встречи с другими субподрядными организациями, с которыми компания-подрядчик сотрудничала ранее. В ходе встреч мы выясняем, насколько своевременно и согласно договоренностям поступила оплата за выполненные работы, если возникали сложности с получением денежных средств, то какого рода и насколько критичными были задержки. Только после этого руководство компании принимает решение о том, взять ли предложенный объем работ или отказаться от взаимодействия.
Проверить контрагента на долги
Чем бизнес может ответить на требования ФНС
До сих пор немалое число налогоплательщиков сводят работу по проверке контрагентов к простому сбору основных сведений из общедоступных источников. Это необходимая, но, увы, в 2022 году уже не достаточная часть работы. В неё входит поиск контрагента по ИНН, поиск налоговых задолженностей, проверка на массовость директора и её адреса, проверки руководства в реестре дисквалифицированных лиц и не только. Эти и другие сводные данные можно найти на карточке компании в системе Контур.Фокус.
Проверяя потенциальных партнёров по бизнесу, предприниматель должен учитывать:
- законодательные нормы
- разъяснения ведомства-регулятора
- судебную практику
Оптимальной стратегией на сегодняшний день будет разработка системы мероприятий, куда войдут не только выяснение и оценка общедоступных базовых сведений, но и подготовка доказательств наличия у намеченного контрагента достаточного числа трудовых и не только ресурсов для выполнения задачи.
Нужно будет найти ответы на следующие вопросы. Платит ли партнёр все полагающиеся налоги? Какие документы послужат подтверждением этому без нарушения коммерческой тайны? Привлекает ли партнёр других подрядчиков к выполнению заявленной работы? Вся ли цепочка подряда Вам известна?
Регламент проверки контрагентов службой безопасности
Перед тем как выполнять проверку контрагента следует запросить у него минимальный перечень документов.
Стартовый регламент проверки контрагента – проверка компании-партнера на существование и соответствие предоставленной информации реальному положению дел. Проверяются ИНН и ОГРН, полное и краткое наименование компании, ОКВЭДы, размер уставного капитала, изыскивается информация об учредителях и руководителях предприятия. Регламент предписывает получение сведений о регистрации , о нахождении руководителей в списках дисквалифицированных лиц, о задолженности юридического лица по налогам и сборам, об их участии в арбитражных процессах или в исполнительных производствах.
Чаще служба безопасности проверяет контрагента только в том случае, если сделка с ним представляется высоко рискованной. К такого рода сделкам относятся:
- Сделки по поставке или купле-продажи на сумму свыше 1 млн руб.,
- Договоры подряда или субподряда, оказания услуг или выполнения работ на сумму свыше 1 млн руб.
- Перевозка на сумму свыше 300000 руб.
- Оказание информационных, консультационных, юридических и маркетинговых услуг на сумму свыше 500000 руб.
Тогда применяется расширенный регламент проверки контрагента. Он включает в себя стартовый (базовый) уровень проверок, и дополняет эти сведения детальным анализом финансового состояния контрагента, проверку его кредитной истории.
В бухгалтерской отчетности проверяющую сторону интересуют отчет о прибылях и убытках за несколько лет. Компания-контрагент должна показывать устойчивый рост. А также пассивы – долгосрочные и краткосрочные обязательства.
В кредитной истории важно отсутствие просроченной задолженности, повышенного интереса к получению кредита в момент сделки, следов «кассовых разрывов» (периодически возникающих просрочек по платежу при в целом стабильной оплате счета).
Для того, чтобы иметь оперативный доступ к оценке платежной дисциплине компании-партнера и состоянию ее долговой нагрузки вы можете вести мониторинг контрагентов на Unirate24. В момент наступления события вы узнаете о наступлении просрочки и сможете оперативно взыскать всю или часть дебиторской задолженности по контрагенту.
Проверить контрагента на долги
Также принимаются во внимание индексы должной осмотрительности и платежной дисциплины (их можно найти в бизнес-справке СПАРК).
Порядок проверки контрагентов на предприятии определяет начальник службы безопасности и/или генеральный директор. В зависимости от целей проверки, конкретный набор инструментов и порядок их запроса могут разниться от компании к компании. Начальник СБ составляет приказ и подписывает его у генерального директора. Каждый сотрудник отдела безопасности, допущенный к проверкам контрагентов, ознакамливается с документом. Сотрудник несет ответственность за качество проверки, соответствие ее результатов действительности. Не допускается халатное отношение к проверочным мероприятиям, опущение этапов проверки, умышленное искажение результатов.
Для вашей работы могут быть полезны следующие регламенты (нажмите на ссылку, чтобы открыть и скачать документ):
- Регламент проверки контрагента на платежеспособность
- Регламент проверки контрагента по уплате НДС для бухгалтеров
- Регламент проверки сотрудника/соискателя (бонус).
Когда это необходимо
В идеале проводить оценку действующего или потенциального контрагента целесообразно перед любой сделкой. Однако это не всегда возможно. В обязательном порядке провести такой анализ следует, если:
- появляется новый бизнес-партнер;
- с контрагентом, с которым раньше сотрудничество носило эпизодический характер, планируется работать в долгосрочной перспективе;
- при подписании соглашения с отсрочкой платежа либо предварительной оплатой;
- всегда, когда возникают подозрения по поводу платежеспособности контрагента, в том числе потенциального.
Подход к оценке может быть разным: полный анализ деятельности субъекта бизнеса или определение отдельных наиболее важных показателей, анализа которых будет достаточно для выводов о платежеспособности и надежности контрагента.
Где брать информацию о контрагенте. Рекомендации ФНС
Чтобы обезопасить себя от заключения сделки с недобросовестными деловыми партнерами, ФНС рекомендует провести самостоятельную проверку по нескольким направлениям.
Источники информации о контрагенте:
- электронные сервисы ФНС и другие официальные ресурсы, среди которых различные сервисы налоговой, данные Вестника госрегистрации, база данных службы судебных приставов и т.п.
- данные из открытых источников, в том числе размещенные в СМИ и на просторах интернета, например, на официальном сайте компании, на ее страницах в соцсетях, на сайтах отзывов и т.п.
- если есть подписки, использовать для проверки контрагента различные базы данных, например «СПАРК» и т.п.
- адрес контрагента должен быть реальным. Для его проверки нужно не полениться и отправиться по указанному адресу. Вы должны быть уверены, что должностные лица компании находятся там, где официально заявлено.
- документы, подтверждающие право контрагента осуществлять заявленный вид деятельности (лицензии, сертификаты), полномочия должностного лица, подписывающего договор, и первичные учетные документы (внутренние приказы, протоколы об избрании руководителя организации, доверенности). А также документы, позволяющие оценить ресурсы контрагента, то есть его производственные мощности, персонал и т.п. Вы должны быть уверены, что у контрагента хватит ресурсов для осуществления контракта. Эти документы нужно запросить у потенциального контрагента. Помните, перечисленная выше информация не является коммерческой тайной компании.
Зачем нужно проверять контрагентов
Ответ очевиден: чтобы ваш бизнес не понес убытки и не испортил репутацию в глазах клиентов, партнеров, банка и государственных органов.
«Нехороший» контрагент может задержать поставку, привезти некачественную продукцию, сорвать сроки выполнения работ, задержать оплату. Или того хуже — совсем откажется платить или исполнять обязательства по договору. А ваше предприятие на годы погрязнет в судебных разбирательствах.
Кроме того, работа с сомнительными компаниями несет серьезные налоговые последствия. Ведь если у налоговых органов возникнут претензии к вашему контрагенту, то и у вашего предприятия могут появиться проблемы, например, отказ в получении вычета по НДС.
Регионы, в которых доступен заказ выездной проверки
Отчёт формируется специалистами системы Контур.Фокус в течение 3 рабочих дней. В таблицах представлены регионы, в которых специалисты системы Конур.Фокус смогут осуществить выездную проверку для исследования интересующей компании:
Российская Федерация
| Номер региона | Регион / Город | Стоимость |
| 03 | Республика Бурятия | 7200 |
| Улан-Удэ | 4300 | |
| 14 | Якутск | 4300 |
| 16 | Республика Татарстан | 7200 |
| Казань | 4300 | |
| 18 | Удмуртская Республика | 5800 |
| 19 | Абакан | 4300 |
| 22 | Алтайский край | 9300 |
| 22 | Барнаул | 4300 |
| 23 | Краснодарский край | 7200 |
| 23 | Краснодар | 4300 |
| 24 | Красноярск | 5800 |
| 25 | Приморский край | 4300 |
| 25 | Владивосток | 2900 |
| 29 | Ставропольский край | 7200 |
| 29 | Ставрополье | 4300 |
| 29 | Архангельская область | 7200 |
| 29 | Архангельск | 4300 |
| 31 | Белгородская область | 7200 |
| 31 | Белгород | 4300 |
| 33 | Владимирская область | 7200 |
| 35 | Вологодская область | 7200 |
| 35 | Вологда | 4300 |
| 36 | Воронежская область | 7200 |
| 36 | Воронеж | 4300 |
| 38 | Иркутская область | 4300 |
| 40 | Калужская область | 7200 |
| 41 | Петропавловск-Камчатский | 3600 |
| 42 | Кемеровская область | 7200 |
| 42 | Кемерово | 4300 |
| 43 | Кировская область | 7200 |
| 43 | Киров | 4300 |
| 45 | Курганская область | 7200 |
| 45 | Курган | 4300 |
| 46 | Курская область | 7200 |
| 46 | Курск | 4300 |
| 47 | Ленинградская область | 7200 |
| 49 | Магадан | 3600 |
| 51 | Мурманск | 4300 |
| 78 | Санкт-Петербург | 4300 |
| 50 | Московская область | 7200 |
| 77 | Москва | 4300 |
| 52 | Нижегородская область | 7200 |
| 52 | Нижний Новгород | 4300 |
| 53 | Новгородская область | 4300 |
| 54 | Новосибирская область | 7200 |
| 54 | Новосибирск | 4300 |
| 55 | Омская область | 7200 |
| 55 | Омск | 4300 |
| 56 | Оренбургская область | 7200 |
| 56 | Оренбург | 4300 |
| 59 | Пермский край | 2900 |
| 59 | Пермь | 2200 |
| 60 | Псковская область | 4300 |
| 61 | Ростовская область | 7200 |
| 61 | Ростов-на-Дону | 4300 |
| 62 | Рязанская область | 7200 |
| 63 | Самарская область | 5800 |
| 63 | Самара | 2900 |
| 64 | Саратовская область | 7200 |
| 64 | Саратов | 4300 |
| 65 | Южно-Сахалинск | 3600 |
| 66 | Свердловская область | 7200 |
| 66 | Екатеринбург | 4300 |
| 69 | Тверская область | 7200 |
| 70 | Томская область | 7200 |
| 70 | Томск | 4300 |
| 71 | Тульская область | 7200 |
| 72 | Тюменская область | 7200 |
| 72 | Тюмень | 4300 |
| 74 | Челябинская область | 7200 |
| 74 | Челябинск | 4300 |
| 76 | Ярославская область | 7200 |
| 91 | Республика Крым | 7200 |
| 91 | Симферополь | 4300 |
| 92 | Севастополь | 7200 |
Республика Беларусь
| Регион / Город | Цена |
| Минск | 5 200 |
| Брест | 5 200 |
| Гомель | 5 200 |
| Могилев | 5 200 |
| Витебск | 5 200 |
| Гродно | 5 200 |
| Все остальные населенные пункты | 10 300 |
Республика Казахстан
| Регион / Город | Цена |
| Алматы | 12 800 |
| Нур-Султан | 7 200 |
