Оформляем денежные операции правильно: взаимозаменяемы ли счет-фактура и акт выполненных работ?

Нужен ли документ?

В условиях договора участники сделки могут договориться о правилах выставления актов выполненных работ. К этому первичному документу, который является основанием для отражения работ в учете, а затраты – при расчете налога на прибыль. Иначе говоря, акт выполненных работ и счет-фактура считаются двумя невзаимозаменяемыми документами.

А значит, чтобы провести правильное оформление операции, поставщик должен предоставить счет-фактуру и подписанный акт выполненных работ.

Стоит отметить, что вышеупомянутые два документа можно заменить одним – унифицированным передаточным документом (УПД). Сравнение УПД и счета-фактуры представлено нами здесь.

Важно! Исполнитель, по предоставленным работам, выставляет счет-фактуру не позднее пяти дней со дня составления первичного документа (акт выполненных работ) на имя заказчика.

Акт выполненных работ и счет-фактура оформлены разными датами: насколько это критично?

В сложившейся хозяйственной практике в пакет документов, сопровождающих сделку, включают счет, счет-фактуру и акт выполненных работ. Такой набор бумаг бухгалтерия подшивает после того, как работы приняты заказчиком и в учете произведены необходимые операции.
Возникает вопрос: если все три документа относятся к одной сделке, должны ли они оформляться одной датой или могут расходиться во времени? И если да, то насколько критично это расхождение?

Законодательство не содержит требования о том, чтобы даты в акте выполненных работ и в счете-фактуре совпадали. А дата выставления такого документа, как счет, вообще не регламентирована ни одним нормативным актом. Это объясняется тем, что счет не признается первичным документом в бухучете, да и для налогового учета он не имеет никакого значения. Исполнитель выставляет его заказчику по своему усмотрению или в сроки, прописанные в договоре. То есть совпадение в датах счета, счета-фактуры и акта выполненных работ допустимо, но не обязательно.

Можно ли использовать с актом выполненных работ как счет-фактуру, так и универсальный передаточный документ? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Изучите материал, получив пробный доступ к системе бесплатно.

Что нужно учесть в ситуации, когда акт и счет-фактура оформлены разными датами?

Дата в акте выполненных работ — важный элемент, влияющий на достоверность формирования информации в бухгалтерском учете. Этой датой в учете заказчика признаются расходы в размере стоимости выполненных работ, согласованной сторонами. В учете исполнителя этой же датой отражается выручка от реализации работ и признаются связанные с исполнением обязательств по договору расходы.

Дата счета-фактуры влияет на своевременность получения заказчиком работ вычета по НДС. Она определяется по нормам п. 3 ст. 168 НК РФ и выбирается из отрезка длиной в 5 календарных дней, отсчитываемых от момента:

• выполнения работ, оказания услуг или отгрузки товаров и продукции;
• получения аванса;
• изменения объема выполненных работ (количества или цены отгруженных товаров).

Получается, что расхождение в датах является нормальной ситуацией, ограниченной временными рамками.

А что будет, если нарушить 5-дневный срок или оформить не авансовый счет-фактуру ранее, чем работы будут выполнены и приняты заказчиком? Такая календарная чехарда, если она происходит на границе налоговых периодов, может вызвать претензии контролеров и стать поводом для штрафа. Но вообще более позднее выставление счета-фактуры Минфин не склонен рассматривать, как основание для отказа в вычете покупателю.

Обратите внимание, что с 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях, внесенных в документ, читайте здесь.

Скачать новый бланк счета-фактуры можно, кликнув по картинке ниже:

О возможных штрафах при нарушении срока выставления счета-фактуры рассказываем в этом материале.

Кто выставляет?

Счет-фактура выставляется контрагентом, который выполняет те или иные работы по условиям договора, у которого также имеются обязательства по уплате в бюджет государства налога на добавленную стоимость. Этот же документ, для заказчика становится основанием для приемки предоставленных работ с указанием размера НДС для учета его вычета.

Больше информации о том, кто выставляет счет-фактуру, вы найдете тут.

Порядок оформления

Счет-фактура необходим, как заказчику, так и исполнителю, а значит, оформление ее ведется в двух экземплярах с одинаковым содержанием. Как говорилось выше, НК РФ в ст. 168 регламентирует срок выставления этого документа в порядке:

• В день получения предоплаты в счет будущих поставок товара (передачи прав собственности).
• В день фактической отгрузки товара или передачи прав собственности.

Период в пять дней начинает отсчет со следующего за датой первой отгрузки дня. Счет-фактура на аванс также предоставляется в течение пяти дней со дня поступления денежных средств исполнителю в счет будущего оказания (предоставления) работ.

Правила заполнения

Бланк счета-фактуры содержит строки и графы с нумерацией и буквенными обозначениями.

Строки

Графы

Узнать о том, как заполнить счет-фактуру правильно, вы можете здесь.

Какой документ может быть выписан раньше?

Не стоит сбрасывать со счетов, что при предоставлении работ счет-фактуру нельзя выписать ранее, чем они будут предоставлены. Но это не касается предварительной оплаты (аванса) за выполнение работ.

Аргументами, дающие возможность предприятию-исполнителю выставить счет-фактуру по оказанию работ до факта представления и при отсутствии предоплаты (аванса), считаются те, что у предприятий-поставщиков нет принципиальных значений по срокам предъявления такой документации.

Внимание! Одновременное получение этого документа заказчиком становится обязательным условиям для принятия к вычету НДС. Иначе говоря, досрочное получение не оказывает влияния на выполнение этого условия.

Так как для поставщика предоставление счета-фактуры не играет роли, то этот документ выставляется продавцом во время подписания договора. Досрочное получение заполненного документа не влияет на вычет по НДС.

Наряду с бумажной версией юридическую силу имеет электронный вид счета-фактуры. Этот документ также содержит всю необходимую информацию с соблюдением всех правил, который подписывается уполномоченным лицом (о подписании счета-фактуры читайте тут). Такой документ является основанием для вычета НДС и должен храниться четыре года (о правилах хранения счетов-фактур мы писали в отдельном материале).

Какой срок выставления счета-фактуры продавцом в 2019-2019

Однако если нарушен 5-дневный срок на стыке налоговых периодов, то ИФНС может попытаться наказать продавца за отсутствие счета-фактуры по п. 1 и 2 ст. 120 НК РФ, начислив ему штраф от 10 000 (при однократном нарушении) до 30 000 руб. (при систематических нарушениях). Во избежание этого документ, оформляемый с опозданием, лучше делать с указанием в нем правильной даты, даже в ущерб последовательности нумерации. Если следствием выставления счета-фактуры в другом налоговом периоде будет занижение налоговой базы, то штраф может составить 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ). Т. е. до составления налоговой декларации необходимо сверить и увязать учетные цифры реализации и относящегося к ней налога с аналогичными данными книги продаж. Это позволит выявить недостающие документы и дооформить их до сдачи отчетности.

1. Весь комплект документов по конкретной отгрузке получится очень удобным в работе. По отдельным документам в нем будут совпадать даты и итоговые суммы, при правильной организации порядка нумерации — еще и номера документов.
2. Не будет возникать проблем с учетом НДС на стыке периодов, когда отгрузка произведена в одном квартале, а счет-фактура по ней датирован следующим. Причем эта проблема коснется в первую очередь самого поставщика, т. к. реализацию он отразит в учете в одном квартале, а документ по НДС будет относиться к другому. При этом в бухгалтерской программе счет-фактура автоматически по дате создания НДС попадет в книгу продаж другого квартала, и при ручной корректировке даты записи в книге программа может отказаться записывать туда документ, датированный более поздним сроком, чем квартал отгрузки.
3. Удобными в работе окажутся авансовые счета-фактуры, дата которых будет совпадать с датой поступления денег.
4. Дата корректировочного счета-фактуры совпадет с датой подписания соглашения об изменении количества или цены товара, что также облегчит работу с этими документами.

Действия после выставления счета

П.3 ст. 169 НК РФ обязывает налогоплательщика вести журнальный учет выставленных и полученных счетов-фактур, книги покупок и продаж. Данный порядок утвержден Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Покупателями ведется журнал регистрации полученных оригиналов счетов-фактур от продавцов. П.8 Правил обязывает регистрировать полученные счета-фактуры в книге покупок по мере возникновения права установленного ст. 172 НК РФ – налогового вычета.

Товар и услуги в одном счет-фактуре: как оформить, какие нюансы учесть

Евгений Сивков, генеральный директор аудиторской

Казалось бы, в оформлении счетов-фактур для профессионалов сегодня не осталось ничего непонятного. Всё давно разложено по полочкам, имеются подробные комментарии Минфина РФ, Налоговой службы. И, конечно, Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (далее Постановление №1137). Никаких сюрпризов на этом направлении нас вроде бы ждать не должно. Но жизнь полна неожиданностей, она сложнее наших представлений о правилах ведения бизнеса на несколько порядков.

На днях звонит мне клиент и просит разобраться в непростой ситуации. Излагаю фабулу. Организация, которую мой клиент представляет, оказывает услуги по озеленению, а также покупает с целью перепродажи газоны и саженцы растений. То есть в сферу деятельности фирмы входят как оказание услуг, так и продажа товаров. Главный бухгалтер моего клиента – экономная дама – решила не тратиться понапрасну на бумагу и выписала один счёт-фактуру, сразу на оказание услуг и передачу товаров. Тут же последовал звонок недовольного потребителя этих самых товаров и услуг. Он настоятельно попросил оформить отдельные счета-фактуры: на товары и на услуги. Свою просьбу он пояснил нежеланием лишний раз раздражать налоговую службу. Замечу, что суммы сделок были серьёзные.

Итак, каким образом гипотетическая возможность оформления одного счёта-фактуры на два вида объектов гражданского права могла взволновать налоговое ведомство (а через фискальные органы – клиента моего клиента)? Мой клиент, разъясняя ситуацию, сослался на два обстоятельства. Во-первых, имеется якобы неопределённость при заполнении строк счёта-фактуры «Грузоотправитель» и «Грузополучатель». И второй аргумент: все так поступают и спят спокойно. Что ответил я, вы прочитаете в конце статьи, а сейчас попробуем разобраться…

Очевидное решение?

Для начала стоит просто внимательно посмотреть на бланк счёта-фактуры (образец установлен в Приложении № 1 к Постановлению № 1137 Правительства РФ). Там есть графа «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права». То есть имеется формально закреплённое указание на возможность оформления одним счётом-фактурой и товаров, и работ, и услуг.

Если вы будете искать прямое подтверждение в нормативных документах, в частности в Налоговом кодексе или Постановление № 1137 Правительства РФ то прямого указания на то что можно применять одну счет фактуру на все там нет, и наверно правильно, так как это напрямую вытекает из самой счет фактуры.

Что касается официальных разъяснений, то я нашел несколько Писем которые подтверждают, что мы едем правильной дорогой. Так например письме УФНС по г. Москве от 4 сентября 2006 г. № 19-11/077565 говорится, что организация имеет полное право выделить транспортные услуги в самостоятельную позицию, а в письме Минфина России от 30.10.2009 N 03-07-09/51, дается разъяснение о заполнение счетов-фактур, в которых поименованы как оказанные услуги, так и отгруженные товары. Отсюда, положа руку на сердце, можно заявить что такая смешанная счет-фактура имеет право на жизнь.

Обратите внимание

Итак, вот что смутило моего клиента. Дело в том, что при оказании услуг (в отличие от поставки товаров), отсутствуют такие понятия, как «грузоотправитель» и «грузополучатель». Значит, в соответствующих строках счёта-фактуры ставятся прочерки (п.п. «е», «ж» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утвержденных Постановлением N 1137).

Но в нашем случае в один счёт-фактуру вносятся данные, как о реализуемом товаре, так и об оказываемых услугах. Следовательно, в строке 3 «Грузоотправитель и его адрес» и в строке 4 «Грузополучатель и его адрес» должны быть указаны наименования и адреса соответственно грузоотправителя и грузополучателя товара. Подтверждение, почему именно так заполняются это строки вы найдете в письме Минфина России от 30.10.2009 N 03-07-09/51.

Если грузоотправителем и продавцом является одно и то же лицо, смело ставьте «он же». То есть в смешанном счёте-фактуре мы указываем именно и только грузоотправителя и грузополучателя товаров. Отсутствие таких участников в параллельном правоотношении по оказанию услуг нас смущать не должно.

Помните о сроках

И, наконец, ещё один нюанс: нужно не забывать о пятидневном сроке выставления счёта-фактуры с момента отгрузки товара или/и момента оказания услуг (п. 3 ст. 168 НК РФ). Момент этот напрямую связан с датой составления двух первичных документов: товарно-транспортной накладной и актом выполненных услуг. И если разница во времени составления этих документов превышает пять дней, то уже в этом случае одним счётом-фактурой не обойдёшься. Придётся выписать счёт-фактуру и на отгруженные товары, и на оказанные услуги.

Теория и практика

Итак, выше я изложил своё видение ситуации, причём постарался обосновать его ссылками на нормативные документы. Это, как говорится, сухая теория. А на практике я не стал читать своему клиенту лекцию, посоветовал просто выполнить пожелание контрагента. 20-летний опыт аудиторской работы говорит мне, что попытки любым способом и в обязательном порядке непременно доказать свою правоту в бизнесе нередко приносят отрицательный результат (а именно эта ситуация, не тот случай). Ведь оформление двух счетов-фактур вместо одного является вполне законным вариантом. Просто моему клиенту – главному бухгалтеру – придётся смириться с нерациональной тратой бумаги. Мелочь, но клиента своего раздражать не стоит.

>Выставляется ли счет фактура на услуги