Формируем и анализируем журналы учета выполненных работ в строительной компании в Excel

Ссылка: Утверждена постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100

Актуальность: Действующая форма исполнительной документации

Изменения: без изменений (актуально по сегодняшний день)

Область распространения: В КАПИТАЛЬНОМ СТРОИТЕЛЬСТВЕ И РЕМОНТНО-СТРОИТЕЛЬНЫХ РАБОТ

Назначение: учет объемов работ, в том числе в денежном выражении с нарастающим итогом, который формируется по мере закрытия объемов работ на объекте строительства

Все процессы на строительной площадке должны соответствовать нормативным актам и разработанным проектным решениям. Для этого на каждом этапе их реализации осуществляется контроль. По его результатам составляют журнал учета работ, в котором указывают все важные моменты.

Для подобного журнала определена стандартная форма. Ее заполняют после окончания тех или иных строительно-монтажных работ на конкретном участке. Основные функции документа:

• Отчетная. В журнале отражают работы, которые фактически выполнены к данному времени.
• Финансовая. На основе информации в журнале оформляют учет по освоению сметы, а в дальнейшем – справку по форме КС-3.
• Контролирующая. Журнал можно использовать в процессе разбирательств в суде или еще до начала судебного дела. Он выступает основным или дополнительным доказательством в случае появления разногласий в отношении объема или качества уже произведенных работ.

Важные факты про журнал учета работ

Основная сфера применения журнала – осуществление строительно-монтажных работ. Используют документ организация, которая занимается строительством, и нанятые подрядчики. Журнал относят к первичным учетным документам, которые описывают определенные особенности строительства.

С помощью такого журнала строительство может проверяться не только подрядной фирмой и заказчиком, но и органами контроля, включая налоговые и органы стройнадзора.

У заказчика есть право контролировать процесс заполнения исполнителем журнала работ. При помощи этого документа он также принимает произведенные работы. В процессе заполнения журнала не допускаются:

• надписи, которые плохо читаются;
• различные помарки;
• надписи «Исправленному верить».

Если были допущены ошибки, то отдельные листы можно заменить на новые, которые будут содержать корректные сведения.

Кто заполняет форму КС-6

Заполнение разделов журнала осуществляет непосредственно руководитель (начальник, прораб и пр.) от подрядной организации, которому вменена ответственность за производство работ в сфере строительства объекта. Это лицо выполняет ведение документа с начала строительно-монтажных работ, а сведения о его личности располагаются на титульной странице общего журнала работ КС-6.

Кроме вышеприведенного работника, в заполнении разделов документа могут принимать участие прочие руководители:

• из числа директорского состава организации, осуществляющей комплекс работ в плане застройки;
• сотрудники, являющиеся официальными представителями от заказчика;
• представители проектировщика, занимавшиеся разработкой и внедрением проектных решений по определенному объекту, подлежащему строительству.

При достижении согласования с надзорными структурами ведение общего журнала работ можно осуществлять в электронной версии. Единственным требованием является факт обеспечения соответствующей безопасности для информационного ресурса, содержащегося в данном виде документа.

Кем подписывается журнал на предприятии

Документ (при условии правильного заполнения) требует подписания следующими лицами:

• первым руководителем (генеральным директором);
• главным бухгалтером подрядной компании.

Кто и как составляет журнал учета работ

Обязанности по заполнению журнала учета работ, ложатся на представителя подрядной организации, назначенного ответственным за это. Для этого с ней должен быть заключен договор со стороны заказчика.

Сотрудник начинает оформлять документ, как только строители фактически приступили к тому или иному строительному процессу, и продолжает до полного завершения обязательств по работам на конкретной стройплощадке. При заполнении могут привлекать разные ответственные лица:

• те, кто представляют заказчика;
• лицо от застройщика;
• сотрудники проектной организации, которая разрабатывала проект для объекта.

На основании журнала, который выполняет также накопительную функцию, в дальнейшем составляют акт приемки выполненных работ, тоже имеющий стандартный бланк – КС-2. Эти два документа всегда сопровождают друг друга.

Нюансы составления

Периодичность оформления и сроки передачи журнала по назначению утверждаются графиком документооборота организации. Выписка из распоряжения выдается каждому ответственному лицу под подпись. По графику же за каждым сотрудником закрепляются первичные документы, которые он должен заполнять.

Для правильного оформления акта в журнале учета отражают контроль работ. Внимание уделяют этапам, отдельным процессам и объекту в целом. Составлением может заниматься даже главный инженер или другое лицо со стороны организации-подрядчика. Перед началом заполнения журнал проходит проверку бухгалтером, который определяет, соответствует ли форма требованиям Учетной политики организации, а также оценивает правильность заполнения основных реквизитов на титульном листе.

Что записывают в журнал работ

Форма журнала законодательно утверждена в Постановлении Госкомстата РФ от 11.11.1999 N 100. Журнал составляется в отношении участка, где осуществляется строительство или реконструкция, а иногда и расширение объектов. Последние могут быть однотипными и объединены в группу или рассмотрены в качестве отдельных сооружений.

Для заполнения используют проведенные замеры. Их соотносят с нормами и расценками, которые актуальны на момент строительства. В журнал записывают:

• Отдельные виды работ. Это может быть монтаж конкретных конструкций, земляные, геодезические, отделочные и другие работы.
• Замеры и оценки по конкретному элементу, к примеру, по фундаментам, перекрытиям, колоннам, стеновым панелям и пр.

По отдельным работам или конструкциям в журнале фиксируют, в каком порядке они выполняются, а также условия, в которых осуществляются все процессы, сроки и то, насколько качественно они произведены.

Базовые отличия отчетных строительных журналов

Характер сведений. Основное отличие – внутреннее наполнение: используются разные разделы, графы, таблицы и другие формы представления отчетов.

Форма утверждения. Журнал РД 11-05-2007 заполняется в соответствии с порядком, закрепленным на федеральном уровне. Документ по СНиП 12-01-2004 опирается на сборник правил и норм, установленных на федеральном уровне, но носящих рекомендательный характер (они обязательны к исполнению, если это подразумевает договор стройподряда). Общий журнал работ подрядчика КС-6, который утвержден Постановлением российского Госкомстата от 30.10.1997 г., используется для учета выполнения строительных, монтажных и ремонтных работ. В нем отражается технологическая последовательность, сроки и условия выполнения работ.

Правила оформления журнала выполненных работ

• Журнал заполняют за каждый календарный год. Когда наступает новый год, соответственно, заводится и новый журнал.
• По окончания оформления журнал должен храниться у заказчика или организации, которая эксплуатирует возведенный объект. Срок хранения – не менее 5 лет.
• У журнала работ обязательно должен быть порядковый номер. Документ закрепляется печатью и подписывается руководителем.
• Лицу, которое ответственно за заполнение журнала учета работ, разрешается использовать форму КС-6а в качестве основы для составления собственного варианта. Если требуется, можно добавить или убрать некоторое количество столбцов или строк, а также листов, но нельзя исключать обязательные реквизиты.
• Документ обязательно должен быть прошнурован толстой нитью. Все страницы внутри нумеруются по порядку.

Существ

Если это строительство дома, либо его реконструкция, то на данные работы потребуется много времени и затрат. И нередко, заказчик желает знать на каком этапе сейчас его строительство. Также и самому застройщику необходимо с определённой периодичностью отчитываться о выполненных участках работы. Чтобы корректного отобразить информацию, касающуюся проделанных работ — каждый участк заполняет документ — форму КС-6а. Эта форма отражает учет всех выполненных работ.

Это особый вид документации, который заполняется в случае:

• Строительства нового дома;
• Реконструкции имеющегося сооружения;
• При расширении сооружения.

Во время сдачи здания, уполномоченные лица от заказчика и подрядчика подписывают акты, в которых подтверждается выполнение соответствующих работ, либо другие документы, которые являются подтверждением сдачи и приемки итогов строительства. И является гарантом того, что у юридических организаций отсутствуют друг к другу претензии. Также, если по истечению определённого времени у сторон появятся претензии, то ошибки, которые были допущенные при оформлении данного документа, возможно, приведут к судебным разбирательствам.

Документ позволяет проконтролировать следующие, немаловажные аспекты сооружения объекта:

• Параметр качественности выполненной работы;
• Четкое соблюдение предписанных технологий;
• Период, за который выполнена работа и наличие отклонений от предписаний.

Таким образом, форма КС – 6а сможет обезопасить подрядчика от наёмной организации, в случае предъявление им необоснованных претензий. Безопасность будет создана только в случае правильного заполнения и точного указания каждого этапа работы.

Состав журнала учеты выполненных работ

При составлении документа можно использовать не только Постановление Госкомстата. Порядок ведения также описывается в РД-11-05-2007. Представленный в нем бланк иногда используют в качестве альтернативы КС-6а. Унифицированную форму журнала можно скачать на сайте. В ней выделяются 2 основные части:

• Вступительная. Эту частью можно заполнить еще до того, как начнутся строительные работы. Вступление представляет собой титульный лист, на котором указывают данные о заказчике и организации-исполнителе. Для каждого из них должны быть прописаны: как называется организация;
• ее контакты;
• юридический адрес.

Титульный лист

На титульном листе приводятся ознакомительные данные. В верхней части документа указывается форма журнала по ОКУД – 0322006. Далее идет следующая информация:

• Как называется организация-заказчик, ее адрес, телефон и факс по ОКПО.
• Название организации-подрядчика с теми же данными, что были указаны для заказчика.
• Где находится строительная площадка, ее название. .
• Как называется объект строительства.
• Номер контракта, по которому осуществляются работы.
• Дата и вид операции.

После этих данных указать, за какой год составляет журнал учета работ. Что еще должно быть на титульном листе:

• Сколько стоит строительство по договору подряда или субподряда. Данные берутся из сметы или договора.
• Подпись и ее расшифровка, а также должность, занимаемая составителем документа.
• То же, что и в предыдущем пункте, но только для лица, проверившего документ.

Табличная часть – четные страницы

Таблица журнала учета работ состоит из 46 столбцов. На странице, которая должна печататься на четных страницах, находятся 23 графы. Информация, которую необходимо указать по столбцам:

1. Под каким номером идет работа в самом журнале.
2. Позиция той же работы, но уже согласно смете.
3. Как называется произведенная работа или установленная конструкция.
4. Единичная расценка, в частности ее номер. Если в договоре уже указана четкая стоимость работ, то в этом пункте можно поставить прочерк.
5. В каких единицах измеряется. К примеру, если это устройство дорожного полотна, то можно указать м2.
6. Во сколько обходится единица работы, например, стоимость1 м2 при асфальтировании.
7. Объем работ по смете. Для взятого примера это может быть число, которое показывает, сколько всего кв. м необходимо заасфальтировать.
8. Договорная стоимость в рублях. Это значение высчитывают, перемножая 2 предыдущих столбца (№6 и №7).

Графы с 9 по 23

Столбцы с 9 по 23 в шапке таблицы объединены одним названием «Выполнено работ». В этой части указывают информацию о произведенных работах по каждому месяцу, начиная с января и заканчивая маем. Все месяцы имеют по 3 столбца с одинаковым названием. Все графы должны быть правильно заполнены. Для всех месяцев должны быть указаны:

• объем уже произведенных работ;
• сколько они стоят (в рублях);
• цена всех работ, которые произведены за весь процесс строительства.

В строке со стоимостью работ, которые фактически выполнены, с каждым месяцем сумма будет увеличиваться. Значение получают путем сложения чисел в соответствующих столбцах с самого начала года. Так, к примеру, необходимо будет сложить значения в графе №11 с показателем в графе №13 и записать их в столбец №14.

Нечетные страницы

На нечетных страницах указывают информацию по поводу оставшихся месяцев, т. е. с июня по декабрь. Для них предназначены графы с 24 по 44. Здесь вписывают те же значения, что и для месяцев на четных страницах. В столбце №45 необходимо указать общий объем, а в графе №46 – итоговую цену всех произведенных работ за все месяцы года.

Если были какие-либо издержки, они должны быть прибавлены к соответствующим значениям в «Итого» и зафиксированы в графе «Всего». Заполнять данные, особенно численные, можно не только вручную. С этой целью допускается использовать специальные компьютерные программы, например, в Excel, где можно настроить, чтобы значения в нужных столбцах автоматически складывались. В таком случае необходимо сохранять как сам документ, так и носитель, на котором он записан.

Форма по ОКУД

Важное при заполнении журнала учета работ

Инженеры часто обсуждают, нужно ли вести такой журнал. Здесь есть только один ответ – ведение обязательно, поскольку по нему осуществляют контроль по отдельным конструктивным элементам или конкретным видам работ.

При отсутствии формы КС-6а налоговые инспекторы могут предъявить факт нарушения законодательства. Кроме того, в таких случаях появляются основания полагать, что и КС-2 и КС-3 составлены некорректно, поскольку документ, служащий их основой, отсутствует. В таком случае организации могут быть предъявлены разные претензии:

• Несоблюдение правил в отношении ведения отчетности по доходам и расходам, а также в отношении объектов, которые подлежат налогообложению.
• Отсутствие права на налоговый вычет, поскольку он возможен только после постановки на учет и при наличии сопроводительных документов.
• «Снятие» расходов на строительно-монтажные работы, если они не подтверждены формами КС-2, КС-3 и КС-6а.

Образец и бланк 2022

В текущем году никаких изменений в плане формы журнала и требований к его заполнению не произошло. Готовый пример заполненной формы КС-6а, на которую можно опираться как на образец, приведен ниже.

А вот пустой бланк:

Все пустые поля аккуратно прочеркиваются простой прямой линией того же цвета, который был использован при заполнении основной части журнала.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В журнале не допускаются исправления, помарки, нечитаемые надписи, зачеркивания и надписи «Исправленному верить», Заполнять бланк необходимо предельно внимательно, в случае необходимости отдельные листы с ошибочными сведениями заменяются новыми с корректными данными.