Оформление — как продляется, если в него входят январские каникулы?
Праздники в начале года на законодательном уровне включаются в отпуск и для этого сотруднику не нужно писать никакие дополнительные заявления и бланки, кроме основного заявления на отпуск. Правильно сформулированное заявление на отпуск – это ваша гарантия полноты использования заслуженного отдыха и причитающихся выплат.
Как правильно написать заявление?
Заявление пишется работником в любом удобном для него формате: вручную или на компьютере. Типовое заявление должно содержать следующие элементы:
- Шапка. В правом верхнем углу вы пишите ФИО и должность того, кому направляете заявление – своему руководителю (чаще всего генеральному директору, либо заместителю по кадровым вопросам). Ниже вы пишите то, от кого оное – свое ФИО, отдел и должность.
- Заголовок «заявление». Пишется со строчной буквы, под шапкой и располагается по центру страницы.
- Текст. Пишется в произвольной форме, если иное не установлено внутренними требованиями компании. Обязательные пункты: тип отпуска, дата начала и продолжительность в днях.
- Дата, подпись и расшифровка подписи работника.
- Подпись непосредственного руководителя – без согласования не принимается.
Негласное правилл: при составлении указывайте не даты, а длительность. В таком случае все нерабочие праздничные дни будут учтены.
Рассмотрим в качестве примера два, казалось бы, одинаковых заявления:
- «Прошу предоставить очередной оплачиваемый отпуск с 29.12.2017 по 12.01.2018». В 2022 году утвержденные Минтруда новогодние праздники приходились с 30.12.2017 по 08.01.2018. Таким образом, выплачиваться работнику будут дни с 29 декабря, и с 9 по 12 января. На работу сотрудник обязан выйти 13 января.
- «Прошу предоставить очередной оплачиваемый отпуск с 29.12.2019 на 14 календарных дней». В таком случае, все праздничные дни в количестве 10 штук (с 30.12.2017 по 08.01.2018) зачтутся как нерабочие праздничные, а отпуск продлен на 10 дней. На работу сотрудник в таком случае обязан выйти 23 января.
Чувствуете разницу? В обоих случаях в вашем распоряжении был стандартный отпуск на 14 рабочих дней, но при грамотном включении январских праздников во втором случае он был продлен.
Вывод: нужно всегда указывать количество дней вашего отдыха, а не даты. Нерабочие дни, больничный – все эти дни не включаются в ваш отпуск и автоматически его продлевает.
При январских праздниках отпуск продлевается на количество нерабочих праздничных дней, утвержденных Минтруда. Эта цифра колеблется от 9 до 12 рабочих дней. Так, например, в 2022 году эта цифра составила 10 дней.
Что делать, если отпуск приходится на праздники
Если сотрудник уходит в отпуск, к примеру, на 14 дней (с 1 по 14 ноября), 4 из которых являются выходными (суббота и воскресенье), а 1 — государственным праздником (4 ноября), включаются ли выходные и день праздника в общую продолжительность отпуска?
Как следует из ст. 120 ТК РФ, отпуск полагается в календарных днях, за каждый из которых фирма должна выплатить компенсацию. Такая компенсация рассчитывается на основе данных о среднем заработке специалиста за день. При этом имеется в виду средняя зарплата за 1 именно календарный день, а не рабочий (ст. 139 ТК РФ).
Законодатель установил такой механизм с целью, чтобы сотрудники не размазывали отпуск по рабочим дням, а брали целиком весь требуемый календарный период, включая общеустановленные выходные дни.
Пример
Васильев хочет уйти в отпуск на 2 недели (14 дней) — с 6 по 19 апреля 20ХХ года.
Если он будет размазывать свой отпуск и возьмет дни отдыха только на периоды с 6 по 10 и с 13 по 17 апреля (т. е. всего 10 дней отпуска), он получит (при условии что его средний заработок в день составляет 1 000 руб.) компенсацию в размере: 10 × 1 000 = 10 000 руб.
Если же он возьмет календарные дни отпуска на весь период с 6 по 19 апреля, то получит уже отпускные: 1 000 × 14 = 14 000 руб.
Нужно ли платить отпускные за праздничные дни в январе или в мае и как правильно рассчитать дни допуска и сумму отпускных, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Изучите расчетный пример, получив пробный доступ к системе бесплатно.
Правильно рассчитать отпускные вам поможет материал «Расчет отпускных на онлайн-калькуляторе».
Если на период отпуска приходятся какие-то стандартные выходные, они также должны учитываться фирмой-работодателем как дни отгулянного сотрудником отпуска.
Иная ситуация с праздниками. Ст. 120 ТК РФ требует, чтобы нерабочие праздничные дни вычитались из отпуска специалиста. Иными словами, если, к примеру, работник возьмет отпуск с 1 по 14 ноября, то фактически он отгуляет только 13 дней, поскольку 4 ноября — государственный праздник. А 1 оставшийся день отпуска сохранится за ним на будущее.
Однако часто к праздничному дню добавляются выходные, перенесенные с других дней, когда праздник и так приходится на выходной (к примеру, в 2022 году выходной с субботы и воскресенья, 4 и 5 января, перенесен на понедельник и вторник, 4 и 5 мая, а также с субботы 9 мая на 11 мая).
Получается, что если сотрудник отдыхает в этот период, то наряду с праздником и стандартными выходными на его отпуск приходятся еще и перенесенные с праздника выходные.
Возникает вопрос: такой перенесенный праздник также исключается из дней отпуска, как и обычный праздничный день?
В п. 2 рекомендаций Роструда по вопросам соблюдения норм ТК РФ при предоставлении нерабочих праздничных дней (утверждены протоколом от 02.06.2014 № 1) разъясняется, что при переносе выходного дня, совпадающего с праздничным, переносится именно выходной день, а не праздник (который приурочен к определенной дате, в отличие от выходного). Следовательно, в продолжительность отпуска не включаются только праздники, а вот перенесенные выходные, как и обычные, учитываются в числе дней отпуска, отгулянных специалистом.
Пример
Если Алексеев хочет взять 2 недели отпуска, с 1 по 14 мая 2020 года, то в качестве отгулянных фирма засчитает ему 12 дней, поскольку 1 и 9 мая — государственный праздник, который из дней отпуска исключается.
А вот 4,5 и 11 мая являются перенесенными выходными, поэтому, как и стандартные выходные (5,6, и 7 мая), будут считаться работодателем как отгулянные дни отпуска.
См. также «Отпуск в мае: выгодно ли брать?».
А календарь с праздничными и выходными днями вы найдете в материалах:
- «Производственный календарь на 2022 год (5-дневная рабочая неделя)»;
- «Производственный календарь на 2022 год (5-дневная рабочая неделя)».
Как рассчитать отпускные?
Теперь о том, как считается сумма, положенная к выплате, если отпуск сотрудника попадает на новогодние праздники.
Отпускные в любом случае выплачиваются за календарные дни, указанные в заявлении и приказе, утвержденном на основании этого заявления. Праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в выплату не включаются и оплачиваются отдельно – по графику, установленному компанией.
Как же посчитать сумму отпускных?
Общая формула расчета выглядит следующим образом:
Сумма отпускных= Сумма среднего дневного заработка * Количество календарных дней отпуска
Сумма среднего дневного заработка рассчитывается отношением средней начисленной заработной платы за расчетный период на среднемесячное число дней (обычно данная цифра равняется 29,3). В январе самое маленькое количество рабочих дней в году, соответственно, заработная плата за 1 рабочий день самая большая. Оплата за 1 смену при сменном графике работы рассчитывается по такому же принципу.
Как считать каникулы?
Как считается отпуск, если он попадает на новогодние каникулы? Прежде всего, надо разобраться, какова будет продолжительность отдыха в том случае, если он попал на долгие праздники. Согласно ст. 120 ТК РФ (далее, если не указано иное, все номера статей будут относиться именно к этому кодексу), если на период ежегодного отдыха работника выпадают нерабочие праздники, то в составе они не учитываются.
Таким образом, если отдых работника выпал на период новогодних праздников, то его отпуск может быть продлён – либо окажется, что он отгулял своё законное время не полностью, и вправе будет:
- требовать предоставить ему дополнительный отдых в другое время;
- присоединить остаток к следующему отпуску.
По закону сотрудник имеет право требовать отпуск, полностью совпадающий с праздниками. Но так как они не включаются в расчёт, в приказе тогда придётся писать: «Продолжительность – 0 дней». Поэтому рекомендуется уговорить работника на ещё хотя бы один рабочий или выходной день до или после каникул.
Когда можно уйти?
Часто возникает вопрос: можно ли в графике отпусков указать как начало ежегодного отдыха 1 января? Прямого запрета на это законодательство не устанавливает. Однако нужно учесть: в этом случае фактически у работника отсчёт начинается после окончания каникул (в 2022 году – с 9 января). Это надо иметь в виду, рассчитывая продолжительность.
Срок выплаты
Согласно статье 136 ТК РФ работодатель должен выплатить отпускные работнику не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска. То, что ваш отпуск начинается в нерабочий день, не является основанием для несвоевременной выплаты. Например, в 2022 году такие дни установлены с 30.12.2018 по 08.01.2018.
Если работник уходит в отпуск с 09.01.2018, последним рабочим днем в этом случае будет 29.12.2018. Отпускные должны быть выплачены не позднее этого дня.
Отпуск в январе
Можно ли брать отпуск в новогодние праздники?
Необходимо сразу же уточнить один момент, касающийся правомерности январских праздников.
В соответствии со статьей 112 ТК РФ промежуток с 1 по 8 января – это праздничные дни.
Входят ли новогодние каникулы в очередной отпуск?
Из этого следует, что на них распространяется положение статьи 120 ТК РФ, в которой говорится о невозможности их включения в календарные дни отпуска.
ВНИМАНИЕ. Новогодние каникулы и Рождество Христово – это праздники, не подлежащие включению в дни отпуска. Потому и оплате не подлежат. При расчете сумм отпускных не стоит упускать этот момент из виду.
В принципе, если отпуск выпадает на новогодние праздники, ничего страшного в этом нет. Даже если днем начала отпуска считается первое число. Это связано с тем, что процедура оформления отпуска неизменна, а январские праздники не могут стать причиной для его продления. Подробноности процесса продления отпуска в праздничные дни описаны в этой статье.
Документ, в соответствие с которым сотрудники уходят на отдых – это график отпусков. Формируется он по организации и, преимущественно, отражает желания каждого сотрудника касательно времени начала предполагаемого отдыха.
Наличие такого документа предполагает, что любой календарный день может стать днем его начала. Это важно учитывать в процессе составления графика.
Выгодно ли брать отдых в новогодние каникулы
Зарплата — один из аспектов, которым руководствуются, выбирая время для отдыха. В производственном календаре видно, сколько дней прибавляется к отпуску в январе, — все официальные праздничные дни, на которые выпадает период отдыха. Если отпускное время длится 14 дней с 01.01, то к нему прибавятся 8 дней: праздники с 01.01 по 08.01. В связи с этим возникает недопонимание, не выгодно ли брать отпуск в январские праздники в январе, так как у работников возникает надежда, что отпускные будут больше, чем обычно.
Заработок за отпускной месяц напрямую зависит от того, сколько в нем рабочих дней. Согласно производственному календарю, отпуска на январь невыгодны, первый месяц — один из самых коротких в году, в 2022 в нем всего 16 рабочих дней. Зарплата в первом месяце 2022-го получится меньше, чем обычно.
Подробнее: летом или зимой: когда выгоднее брать отпуск
Как проводят начисление отпускных при сдельной зарплате
Статья 112 Трудового кодекса поясняет, что сотрудники со сдельной оплатой труда, имеют право на положенные доплаты за праздничные выходные. Сумма доплат — это утверждение каждой отдельной компании, составленное в рамках коллективного договора или другого документа в рамках организации. Такие акты должны быть составлены в соответствии со всеми общепринятыми требованиями оформления документации. Во время расчета средней зарплаты, бухгалтер обязан учитывать такие выплаты.
В случае, если в заявлении сотрудника, обращенного к работодателю, указан конкретный отрезок отпускных дней (включающие праздничные и выходные), то в таком случае переноса не предусматривается. Такие ситуации должны быть исключены по причине нерациональности и отсутствия логики. Такие же меры предусмотрены для ситуаций, если сотрудник указывает только дату и период своего отсутствия в законном порядке.
Новогодний больничный
Теперь рассмотрим вопрос о том, как быть, если сотрудник во время своего новогоднего отпуска заболел. В таком случае, согласно части 1 статьи 124 ТК РФ, работодатель должен продлить либо перенести отпуск на другое время. Также отмечу, что выпавшие на дни болезни в период отпуска праздничные дни не учитываются при его продлении. Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть продлен только на то количество дней временной нетрудоспособности, которое выпало на дни отпуска.
Например, сотрудник Метелин М. М. хочет взять отпуск с 30 декабря 2022 года на 14 дней. Допустим, что сотрудник заболеет и будет находиться на больничном с 5 по 12 января 2022 года. Соответственно, отпуск будет продлен всего на четыре календарных дня (с 9 по 12 января 2022 г.). В итоге сотрудник выйдет на работу не 22, а 26 января. В силу того, что количество дней отпуска не изменится, сумма отпускных в таком случает останется той же. Но за приходящиеся на отпуск дни больничного сотрудник получит пособие по временной нетрудоспособности.
Оформление
Из вышесказанного уже можно заключить, что продлевать отпуск при выпадении новогодних каникул нет никакой необходимости. Поскольку в счет отпускных дней праздники и так не включаются. Как считать отпуск в новогодние праздники?
ВАЖНО. Количество праздничных дней (в январе их – 8, если руководствоваться ТК РФ) никак не влияет на сумму календарных дней отпуска. Это стоит помнить при расчете отпускных. Например, если отдых состоит из 31 дня (ежегодный + дополнительный), то он и будет состоять из этого же количества дней при выпадении на январь.
Если это в расчет не брать, то ошибок может быть немерено.
Но тот факт, что продлевать отпуск и писать соответствующее заявление о продлении не нужно, никоим образом не влияет на «автоматическое» добавление нерабочих праздничных дней к отдыху сотрудника.
Эта процедура совершается работниками отдела кадров.
Именно они должны отслеживать все праздники, чтобы по случайности не включить их в число календарных дней отдыха.
И именно им надлежит сдвигать дату его окончания в соответствие с тем числом праздничных дней, которые на него выпадают. Подробднее о отпуске в праздничные дни рассказывается в следующей статье.
Как уже было сказано – заявление о продлении в нашем случае не составляется. Но, если по каким-то причинам сотрудник вправе сам обозначить себе начало/окончание отпуска, то ему все же следует написать заявление, знать о составлении которого нужно следующее (если он собирается в отпуск в январе):
- При составлении документа не стоит указывать в нем даты начала/окончания отпуска. Лучше быть дальновиднее, указав вид отдыха, продолжительность и дату его начала. А работник кадровой службы уже сам посчитает и, при оформлении приказа, укажет правильную дату окончания отпуска.
- Январские праздники не оказывают влияния на структуру и оформление заявления. Даже текст заявления будет стандартным, как и в других аналогичных документах.
- В случае, если отдых у работника начинается с 1 января, то отпуск продляется автоматически на 8 дней. Иначе говоря, время увеличивается, но за счет дней, которые работодателем не будут оплачиваться.
Как оплачивать 31 декабря 2022 года
Новогодние праздники, как принято, начинаются еще до наступления 1 января. Хотя работать 31 декабря мало кто настроен — много разных забот, требующих неотложных решений до наступления нового года. В 2020 году этот день выпадает на рабочий четверг и его нужно отработать в обычном порядке.
Единственное послабление — предпраздничное сокращение продолжительности рабочего времени на один час (ч. 1 ст. 95 ТК РФ). Исключение — непрерывно действующие компании и виды работ, где уменьшение рабочего времени невозможно. В этих случаях оно не сокращается и подлежит компенсации либо дополнительным временем отдыха, либо оплатой не менее чем в полуторном размере с согласия работника (ч. 2 ст. 95 ТК РФ).
Если работодатель по своей инициативе решил сделать 31 декабря для работников своей компании нерабочим, нужно оформить приказ и оплатить такой дополнительный выходной. Чиновники подчеркивают, что работодатель может уменьшить норму рабочего времени, но на зарплате сотрудников это сказываться не должно (Информация Роструда).
Если же работник сам попросит 31 декабря внеплановый день отдыха, работодатель может предложить ему оформить отпуск за свой счет.
Власти ряда субъектов РФ объявили о переносе рабочего дня с 31 декабря на субботу 26 декабря (Распоряжение Правительства Белгородской области от 30.11.2020 № 462-рп, Постановление Правительства Мурманской области от 04.12.2020 № 849-ПП). Однако Минтруд высказался о недопустимости такого переноса, так как каждую неделю сотрудник должен отдыхать не менее 42 часов подряд и подобный перенос лишает его законного отдыха (Письмо Минтруда от 12.08.2020 № 14-2/10/П-7979).
Расчет отпускных
Рассмотрим подробнее порядок расчета отпускных сотрудника, собирающегося на отдых. Отпускные начисляются исходя из среднего заработка. Если расчетный период отработан полностью, то, чтобы определить средний дневной заработок, нужно сумму заработной платы, которая была начислена сотруднику за этот период, поделить на 12 месяцев и на среднемесячное число календарных дней, равное 29,3.
Разберем ситуацию подробно на примере. Допустим, сотрудник Снежков С. С. с 28 декабря 2022 года уходит в отпуск на 14 дней. Расчетный период с 1 декабря 2016 года по 30 ноября 2022 года отработан сотрудником полностью. Оклад равен 20 000 рублей. Посчитаем сумму заработной платы, которая была фактически начислена сотруднику за 12 месяцев:
20 000 руб. × 12 мес. = 240 000 руб.
Теперь посчитаем его средний заработок за один день работы:
240 000 руб. : 12 мес. : 29,3 = 682,59 руб.
Далее определим размер отпускных, начисленных за 14 дней:
682,59 руб. × 14 дн. = 9556,31 руб.
Обратите внимание
Если организация использует метод начисления, то расходы в целях налогообложения прибыли признаются в том отчетном периоде, к которому они относятся, вне зависимости от времени, когда средства фактически были выплачены.
Если же период отработан не полностью, то для расчета среднего заработка за день нужно поделить сумму заработной платы за 12 месяцев на 29,3 и умножить это частное на количество отработанных полных месяцев и на количество отработанных дней в неполных месяцах. В свою очередь, количество отработанных дней в неполном месяце определяется так: 29,3 поделить на количество дней месяца по календарю и умножить на количество отработанных в этом месяце дней. Дополним предыдущий пример новыми условиями. Допустим, что сотрудник Снежков С. С. отработал в году полных 10 месяцев, а в июле и октябре 2022 года находился на больничном шесть и восемь дней соответственно. Теперь можно определить размер отпускных. Рассчитаем количество дней, отработанных в июле 2022 года:
29,3 : 30 × 25 дн. = 23,6 дней.
Теперь рассчитаем количество дней, отработанных в октябре 2017 года:
29,3 : 31 дн. × 23 дн. = 21,7 дней.
Определим средний дневной заработок:
240 000 руб. : ((29,3 × 10 мес.) + 23,6 дн. + 21,7 дн.) = 709,43 руб.
Теперь рассчитаем размер отпускных, начисленных сотруднику:
709,43 руб. × 14 дн. = 9932,01 руб.
Как считать, если заявление с 1-го числа
Разберем, как считать дни с 1 по 8 января к отпуску, на примере. Работник подал заявление на ежегодный отдых с 1-го числа на 14 календарных дней. Посчитаем, на сколько дней продлится отдых.
Если говорить о том, какие дни в январе не войдут в отпуск, то это с 1 по 8-ое число — официальные праздники, поэтому из расчета их исключаем, и они автоматически продлевают отпускное время. Это значит, что официально отсчет начинается только с 9-го числа. Получаем дату окончания — 22-ое число, 23-го — на работу. Если этот день для работника выходной (а это воскресенье), то на работу он выйдет в понедельник 24-го.
В приказе пишем следующее: «Предоставить Петрову Петру Петровичу, преподавателю верховой езды, ежегодный основной оплачиваемый отпуск за период работы с 01.01.2021 по 31.12.2021 в количестве 14 календарных дней».
Новогодняя зарплата по сменному графику
Если сотрудники компании работают по сменному графику, при оплате новогодних праздников действуют аналогичные правила — нужно учитывать систему оплату труда сотрудника и его выбор получения компенсации за работу в праздник: повышенная оплата или отгул (ст. 153 ТК РФ):
Конкретный размер оплаты труда таких сотрудников устанавливается в коллективном или трудовом договоре, ином локальном нормативном акте компании, но он не может быть ниже, чем установлено ТК РФ.
Как считать, если заявление с 5 января
Сотрудник работает посменно и пишет заявление на отдых с 05.01.2022 по 18.01.2022 на 14 календарных дней, нужно узнать, сколько дней прибавится, если отпуск с 5 января, — порядок, как включаются январские каникулы в отпускные дни, такой же, как и в предыдущем примере:
- Исключаем из расчета праздничные дни.
- Начинаем отсчитывать 14 дней с 9-го числа.
- Дата окончания — 22-ое число. На работу выходить 23-го (в воскресенье), если сотрудник работает по графику смен. Если служащий работает на пятидневке, то выходить 24.01 — в понедельник.
В этом примере есть нюанс: если отпуск приходится на новогодние каникулы в 2022 году, то работодатель обязан перечислить выплату сотруднику за три дня до его ухода. Но в эти дни все будут отдыхать. Решить эту задачу просто: деньги необходимо перевести до начала новогодних праздников — не позднее 31.12.2021.
Переходящий отпуск
Далее остановимся подробнее на том, как отразить в учете и признать в расходах отпускные в том случае, если отпуск переходящий, то есть начинается в одном отчетном периоде – в декабре 2022 года, а заканчивается в другом – в январе 2022 года. Согласно пункту 7 статьи 255 НК РФ, средний заработок работника, сохраняемый на время отпуска, относится к расходам на оплату труда. Однако здесь не все так однозначно. Например, если организация использует кассовый метод признания расходов, то проблема отражения в учете таких трат не возникает, ведь отпускные учитываются в момент их фактической выплаты (подп. 1 и 3 п. 3 ст. 273 НК РФ).
А вот если организация использует метод начисления, то расходы в целях налогообложения прибыли признаются в том отчетном периоде, к которому они относятся, вне зависимости от времени, когда средства фактически были выплачены (п. 1 ст. 272 НК РФ). Такой позиции придерживается Минфин, который указывает на то, что отпускные должны включаться в расходы пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период (письма Минфина РФ № 03-03-06/1/4189 от 21 июля 2015 г., № 03-03-06/40536 от 15 июля 2015 г., № 03-03-06/1/42 от 9 января 2014 г., № 03-03-РЗ/27643 от 9 июня 2014 г.).
Однако альтернативная позиция сформирована ФНС в письме № 7-3-04/614 от 6 марта 2015 года, согласно ей, расходы на сохраняемую на время отпуска, захватывающего несколько месяцев, оплату труда работникам учитываются единовременно в том отчетном периоде, в котором они сформированы. То есть отпускные должны быть признаны единовременно, так как в соответствии с частью 9 статьи 136 Трудового кодекса не позднее, чем за три дня до начала отпуска, отпускные должны быть перечислены сотруднику.
Что грозит работодателю за нарушения порядка оплаты «новогодней» работы
Желание работодателя сэкономить на «праздничных» работах может обернуться для него административной ответственностью по ч. 6 и 7 ст. 5.27 КоАП РФ или наказанием по ст. 145.1 УК РФ, если такие действия содержат уголовно наказуемое деяние.
К примеру, работника привлекли к работе в нерабочий праздничный день, и ему оплатили менее чем в двойном размере, при этом работник от отгула отказался. Компанию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб., ее должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб., а ИП-работодателю придется заплатить в казну за такое нарушение от 1 000 до 5 000 руб.
Работодатель накажет сам себя лишними тратами в виде обязательных процентов, если задержит выплату работнику компенсации за работу в нерабочий праздничный день (ст. 236 ТК РФ).
