Инвентаризация в малом бизнесе: как все правильно организовать?

Что такое инвентаризация и для чего она нужна?

Это метод, при котором сравнивают данные в учете и по факту. Возьмем продуктовый магазин. По документам в магазине 10 банок консервов, но сколько фактически находится на витрине?

• Если 10, то все в порядке.
• Если 9, то 1 недостающую банку удерживают с материально ответственного лица. Причем обязательно по реализационной цене, чтобы не было соблазна украсть банку и заработать на этом.
• Если банок 11, то лишнюю приходуют, как внереализационный доход. Такое бывает, если покупатель заплатил, но забыл забрать покупку. Еще чаще появляется пересортица: вместо банки сайры отдали банку скумбрии.

Инвентаризация — это контроль за остатками, а также фундамент для решения проблем управления. Ведь товар пропадает не только из-за воровства, но и из-за бардака в документах. После инвентаризации наступает порядок. И по опыту можем сказать, что сотрудники опасаются воровать в магазинах, где проводят регулярные проверки.

Когда проводят учёт на складе предприятия?

Для отчетности проверка имущества бывает плановой, то есть проводится раз в году по заранее утвержденному графику, или внеплановой – ее выполняют по решению руководителя или контролирующих органов, если для инвентаризации существуют причины.

Перечень обстоятельств, при наличии которых выполняется обязательная инвентаризация склада, указан в Федеральном законе № 402-ФЗ от 2011 года. В этот список входят:

• смена руководящего состава организации, продажа бизнеса или передача функций управления другому юридическому лицу;
• увольнение более чем 50% персонала;
• изменение организационно-правовой формы компании;
• выявление фактов порчи, хищения, неправомерного использования имущества;
• утрата товаров полностью или частично из-за чрезвычайной ситуации.

Чрезвычайными признаются форс-мажорные происшествия, возникшие по не зависящим от собственника причинам. Например, природные катаклизмы: наводнения, землетрясения, пожары и т.п.

Почему многие не любят инвентаризацию?

Потому что это не самое легкое занятие. Например, возьмем одного из наших клиентов: на пересчет в небольшом продуктовом магазине площадью 15 м² уходит 5-6 часов. В крупных магазинах на это уходит еще больше времени. Как правило, инвентаризацию проводят ночью, пока нет покупателей, а это дополнительная нагрузка на работников, вызывающая сложности организации времени отдыха и доплаты за сверхурочную работу.

У крупных ритейлеров инвентаризацию проводят специальные внутренние контрольно-ревизионные службы или процесс отдают на аутсорсинг. Малый бизнес действует силами продавцов. И по итогам может быть насчитана недостача, которую потом удержат из зарплаты. Поэтому процедура вызывает такой негатив.

Этапы проведения инвентаризации склада организации

• Подготовка. Руководитель составляет приказ по форме ИНВ, указывая в нем причины осуществления ревизии, сроки ее начала и завершения, товарно-материальные ценности, подлежащие пересчету. В документ дополнительно вносят сведения обо всех членах ревизионной комиссии. Если аудит проводится на крупном складе, то комиссия имеет право заранее распределить операции между работниками.
• Проверка имущества. Подсчет фактических остатков товаров в наличии и заносит точное количество единиц каждого наименования в инвентаризационную опись. На свое усмотрение члены комиссии могут вскрывать отдельные упаковки, проводить взвешивание, сверять сроки годности, вести учет испорченных продуктов. Как только пересчет будет завершен, фактическое количество складских остатков вносят в опись. Ее подписывает каждый член комиссии.
• Сверка результатов ревизии на складе. Инвентаризационную опись передают в бухгалтерию предприятия, где специалисты сверяют фактические показатели с данными в учетных документах. По итогам сверки формируется акт, куда заносят результаты инвентаризации и основания для списания продукции. Дополнительно сотрудники бухгалтерии подготавливают отчеты по оприходованным позициям, которые по факту отсутствуют на складе.
• Оформление выводов. Составляется ведомость учета результатов проверки комиссии, руководитель организации выпускает приказ, утверждающий итоги. На основании данного документа принимаются меры взыскания к материально ответственным работникам, подготавливаются решения по изменению подходов к ведению бухгалтерского учета и использованию бухгалтерских приложений. Запись о проведении ревизии обязательно заносится в журнал учета контроля инвентаризации.

Результаты инвентаризационной ревизии оформляются пакетом документов:

• опись (ИНВ-3);
• документ о проверке отгруженных товаров (ИНВ-4);
• акт расчетов за позиции в пути (ИНВ-6);
• сличительная ведомость (ИНВ-19).

Как проводят инвентаризацию?

Если в магазине нет автоматизации, то товары считают по старинке: распечатали список с количеством каждого товара и пересчитали на прилавках. У этого подхода два существенных минуса:

• Продавцы заранее знают количество товаров, а значит сделают все, чтобы при подсчете получить нужную цифру. То есть подобьют данные, чтобы не было недостачи.
• Поиск информации ведут на бумаге. Утомительно искать условную банку скумбрии в списке из 500 строчек. А если вспомнить, что там не только скумбрия, но и сайра, которая бывает в собственном соку и в томатном соусе, и разного объема. Продавцы заранее устают и переполняются негативом.

Эффективнее использовать терминал сбора данных (ТСД). Это «обычный» смартфон с интегрированным сканером, который считывает штрихкод с упаковки и вносит фактическое количество на полке.

После этого все собранные данные загружаются в программу, где сравниваются с учетными. Искать на бумаге ничего не надо, и самое главное — при пересчете продавцы не знают количество товара по учету.

После загрузки данных в систему делают повторный пересчет тех позиций, по которым вышли расхождения. Сделать это надо сразу, пока товар не продали или переместили. Конечно, это удлиняет процесс, но позволяет найти случайные ошибки.

Артем Туровец, директор онлайн-бухгалтерии Небо

«У нашего клиента продуктовый магазин. Провели пересчет, загрузили данные с терминала в программу и выявили недостачу 20 000 рублей, а это очень много в масштабах этого бизнеса. Мы нашли позиции, где были минусы и попросили продавцов снова пересчитать отдельные товары. После этого недостача упала до 1500 рублей. Просто в этот раз продавцы считали внимательнее: находили бутылки, которые закатились за угол или колбасу, которая была в дальнем ряду. Такую же картину я наблюдал при инвентаризации магазина одежды. У продавцов просто замыливаются глаза и они часто не замечают вещи, например, одетые на манекен. А при втором заходе знают, что искать, поэтому находят все».

Главное в инвентаризации — не изменять остатки товара, который пересчитывают. Его нельзя продавать или отправлять на другие точки(даже с документами), так как это создаст путаницу. Поэтому при инвентаризации торговлю обычно останавливают.

Крупные магазины обычно проводят частичный пересчет, чтобы избежать убытков. Например, в определенный день считают порошки, а в другой день — шоколад. Во время пересчета эти позиции не продают.

Организационный момент: в инвентаризации должен участвовать минимум один сотрудник, который не несет материальную ответственность. Иначе работники посчитают, как им удобно и безопасно.

Частота проведения инвентаризации у всех своя. Это зависит от частоты продаж и широты ассортимента. Например, в продовольственных магазинах считают раз в месяц, а в магазинах одежды — раз в полгода после смены сезона.

Зачем нужна инвентаризация в интернет-магазине

Инвентаризация — процедура проверки имущества компании на определённую дату. Её проводят, чтобы убедиться в наличии товаров, привести в порядок финансы и выявить слабые места в базовых операционных процессах.

Самая частая проблема любого магазина — недостача товаров на складе. Клиенты оформляют заказы, а когда менеджер отправляет запрос на склад, то получает ответ, что продуктов нет в наличии.

Из-за таких недостатков торговая площадка сильно страдает. Во-первых, она теряет лояльных клиентов, которые дошли до финальной точки оформления заказа. Во-вторых, каждый отмененный заказ — финансовые потери.

В интересах всех предпринимателей, которые продают товары офлайн или через интернет, регулярно поддерживать склад в идеальном состоянии и не допускать ошибок с учётом остатков товаров.

Проблемы с остатками появляются по разным причинам, но если они уже есть, необходимо как можно быстрее найти источник и устранить его. К примеру, если поставщик предоставляет прайс-листы в формате, который не распознает товароучётная система, ошибка может возникнуть на этом этапе.

Можно провести выгрузку в тестовую базу данных и проанализировать данные. Если проблемы в несовместимости форматов, стоит попросить поставщика присылать информацию в файле, который можно будет импортировать в CMS или систему учёта товаров без ошибок.

Инвентаризация в интернет-магазине также важна, как и в обычной розничной точке. А если у офлайн-магазина общий склад с онлайн-магазином, приоритет инвентаризации ещё более высокий. Можно проводить её каждый месяц, чтобы всегда поддерживать данные в актуальном состоянии.

Сроки проведения и периодичность инвентаризации зависят от разных факторов. Прежде всего, от масштаба бизнеса. Если идёт речь о небольшом книжном магазине на 1 000 товаров, то каждую неделю пересчитывать книги нет смысла.

Здесь поможет эффективная система хранения и соответствующее программное обеспечение. К примеру, можно наклеить на каждую книгу уникальный штрих-код и внести в программу данные о стеллаже и полке размещения.

Тогда сотрудник склада или продавец сможет без проблем найти книгу при сборке заказа. И не придётся отменять его из-за того, что по факту экземпляра нет в наличии, а для заказа он доступен.

Если предприниматель продаёт товары только онлайн и у него нет склада, инвентаризацию всё равно нужно проводить. Скорее всего, он загружает прайсы от поставщика в товароучётную систему, а оттуда информация выгружается в CMS.

Так работают преимущественно небольшие магазины, которые не нуждаются в собственном складе и могут существовать на базе инфраструктуры поставщика. Но важно держать ситуацию с остатками под контролем.

Главный смысл любой инвентаризации — поиск критических ошибок в базовых процесса приема, хранения и учёта товаров. Проводить анализ надо даже если прайс предоставляет поставщик и данные вносятся в систему автоматически.

Модель дропшиппинга даёт большое количество преимуществ, но у неё есть и недостатки. Если поставщик регулярно предоставляет прайсы с некорректной информацией об остатках, репутация магазина сильно пострадает.

Негативный клиентский опыт — самое страшное, что может быть при продвижении интернет-магазина. Покупатели обычно тратят много времени на анализ предложений магазина и если по итогу не получают желаемое, они не дадут проекту второй шанс.

Поэтому для дропшипперов тоже важно держать остатки под контролем и регулярно выполнять проверку данных. Это поможет защититься от негативного пользовательского опыта и поддерживать репутацию бренда на стабильно высоком уровне.

В случае, если у магазина есть собственный склад, менеджер или владелец может в любой момент проверить остатки, а вот при работе по модели дропшиппинга всё гораздо сложнее. Нужно будет запросить информацию у поставщика, сравнить её с данными товароучётной системы и сделать выводы.

Обычно крупные поставщики вообще не следят за качеством данных, которые они передают клиентам. Главная задача для них — увеличить число продавцов. Поэтому проблемы с учётом товаров возникают постоянно.

Каждая такая проблема бьет и по репутации дропшиппинг компании. Если предприниматели будут постоянно жаловаться на неё, со временем репутация будет на уровне плинтуса. И количество новых клиентов начнёт уменьшаться.

Представим, что есть коммерческий проект по продаже детской мебели с физическим складом, торговой точкой и интернет-магазином. В этом случае важно периодически проводить инвентаризацию склады и кассы.

Инвентаризацию проводят если:

• в скором времени будет составляться бухгалтерская отчётность за год;
• пришлось отменить много заказов из-за отсутствия товаров на складе;
• денег в кассе постоянно не хватает;
• происходит большое расширение ассортимента;
• фирма готовится к ликвидации;
• планируется переезд склада.

Инвентаризация склада помогает проверить качество работы сотрудников. Очень часто владельцы магазинов проводят её через некоторое время после приёма на работу новых членов команды.

В продажах очень важно следить за всеми процессами, а важнейшие вроде условий хранения товаров на складе держать под пристальным контролем. Только так можно защититься от проблем с негативным клиентским опытом.

В зависимости от задача и масштаба различают несколько видов проверок. Например, локальная подразумевает проверку товаров, которые нуждаются в особых условиях хранения.

Выборочную проверку проводят, когда уже несколько раз возникали проблемы с определенной категорией товаров и теперь владелец бизнеса хочет держать ситуацию под контролем.

Полная инвентаризация длится гораздо дольше остальных. В ходе неё сотрудники компании проверяют имущество целиком. Обычно её проводят несколько раз в год и могут не предупреждать ответственных за работу склада.

Внезапная проверка помогает определить наличие критических проблем с учётом товаров. Товароучётные системы помогают наглядно отслеживать наличие продукции на складе, но всегда важно видеть реальную картину.

Если по итогам проверки будет понятно, что сотрудники регулярно теряют товары, необходимо принять соответствующие меры и обновить модель хранения продукции на складе. Это необходимый шаг, от которого зависит работоспособность офлайн или онлайн-магазина.

Инвентаризацию можно частично автоматизировать, но большинство важных задач всё равно выполняются вручную. Рассчитывать на помощь программного обеспечения можно, если при этом ручно й анализ не исключается полностью.

На что обратить внимание в 1С?

В 1С результаты отражаются документом «инвентаризация». В нем для каждого товара есть поля «Количество по учету» и «Количество по факту». Разница между ними и показывает недостачу или излишки, которые потом списывают и приходуют.

Колонка «Количество по учету» заполняется автоматически и сохраняется в документе. И в этом кроется опасность. Если после инвентаризации поменять остатки товара задним числом по учету, то колонка «Количество по учету» не будет совпадать с данными по учету и результаты будут неверными.

Ловушка в том, что желание ввести документы задним числом возникает как раз при подведении итогов инвентаризации. Проверка показывает, что какие-то документы забыли ввести, а какие-то ввели два раза. Поэтому после изменения документов задним числом, нужно зайти в инвентаризацию и перезаполнить учетное количество. После подведения итогов и возмещения ущерба с ответственных лиц, нужно обязательно поставить дату запрета на изменения.

Виды инвентаризации на складе

Процедура ревизии может проводиться по-разному. Это зависит от метода проверки, ее целей, объема мероприятий. Существует несколько критериев классификации.
Если за основу брать объем инвентаризации, то она может быть:

• Полная – выполняют для подготовки годового отчета, в рамках аудита, в хранилищах с небольшой номенклатурой. Проверка должна охватывать все товарно-материальные ценности (ТМЦ). Проводится по всем статьям баланса. В том числе, относится к имуществу, которое арендуется или сдается в аренду.
• Частичная – она проводится по различным основаниям. В ее рамках оценивают фактическое наличие остатков отдельной продукции или товарных групп, денежные или основные средства и т.п.

В зависимости от методики проверки:

• Сплошной. Выполняется на всей территории, в ней должны участвовать все лица, несущие материальную ответственность.
• Выборочной. Ее проводят на крупном складе с большим объемом запасов в межревизионные периоды. Выборочная инвентаризация выполняется только в отдельных помещениях или в отношении конкретных материально ответственных лиц. Ее назначают либо по объективной причине, либо для профилактики.

Исходя из назначения инвентаризации она бывает:

• Плановой – ее проводят по ранее составленному графику.
• Внеплановой – назначается для подтверждения или опровержения недостачи, излишков, а также в случаях, предусмотренным законом.
• Повторной – выполняется, если у руководителей возникают сомнения в полноте/достоверности сведений, полученных в ходе ранее сделанного аудита.
• Контрольной – ее назначают сразу после инвентаризации для того, чтобы проверить качество работы членов комиссии ревизии.

Что сделать перед инвентаризацией?

Для этого нужно выполнить 3 условия:

• Подготовьте помещение. Приберитесь на полках, чтобы не было бардака и товары одной марки были в одном месте. Подготовьте терминалы сбора данных и другое оборудование. Например, стремянки для подсчета товаров на верхних полках.
• Избавьтесь от отрицательных остатков в учете. Обычно они появляются, когда забыли посадить приход какого-нибудь товара. Этот показатель лучше проверять каждый день, чтобы не было проблем в будущем. При инвентаризации минусы в учета не позволительны, потому что приведут к ошибкам(несуществующим излишкам).
• Не увольняйте материально ответственных сотрудников. Обычно старый и новый сотрудник вместе считают товары, чтобы недостача старого работника не стала головной болью для нового.

Бесплатные приложения: отличия, плюсы и минусы

Быстрота и качество считывания кода. Сканирование одномерного штрихкода занимает менее двух секунд, но при плохом освещении камера телефона может «прицеливаться» и 10 секунд. Не каждое приложение дает включить на телефоне фонарик.

Сканирование акцизной марки и кода маркировки — отдельный сценарий инвентаризации, который здесь не затрагиваем. Но если планируете считывать телефоном QR-код и Data Matrix, выбирайте приложение тщательнее.

• Если приложение позволяет подключать к телефону внешний сканер или сторонние приложения для сканирования, это снимет многие проблемы со скоростью и точностью считывания. Удобнее пользоваться приложением, которое умеет издавать сигнал при считывании внешним сканером, тогда телефон можно положить в карман и не проверять всякий раз, записался ли код в таблицу.

Какие приложения позволяют подключать сканер и сигналят при сканировании:

Способ подсчета товаров. Приложения по-разному формируют список считанных штрихкодов. В режиме потокового сканирования они суммирует все считывания — сколько товаров «пропикали», столько приложение указывает в поле с количеством. А есть режим, когда после каждого сканирования нужно указать количество вручную. Достаточно выбрать в настройках нужный режим, однако такой выбор есть не во всех приложениях.

• Пример ручного указания количества. Сами пересчитали 45 белых футболок → отсканировали код на любой из них → вручную вписали 45 в нужном поле.

• Пример потокового сканирования. Считываете каждый код на каждой белой футболке → на экране увидите штрихкод и количество 45.

Какими способами приложения фиксируют код при сканировании:

Способ выгрузки данных. Чтобы список товаров перекочевал с телефона в Маркет, файл нужно скачать и сохранить на компьютер. Некоторые приложения нужно привязать к компьютеру, установив спецпрограмму. Для некоторых нужно подключать аккаунт DropBox или Google Drive. А для некоторых ничего дополнительно не нужно, отправить данные можно на почту, в WhatsApp или другие приложения. Форматы выгруженных файлов могут быть CSV, XML, XSLX или архив ZIP при выгрузке нескольких инвентаризаций.

• Для инвентаризации можно загружать в Контур.Маркет файлы формата Excel, CSV и TXT. Таким образом, вам подойдет любое приложение из перечисленных.

В каких форматах можно выгрузить товары с приложения на компьютер:

Что еще учесть при выборе мобильного приложения

Язык интерфейса. По количеству скачиваний лидирует приложение Mobile Inventory, но его интерфейс только на английском языке. В приложении «Быстрый учет» сочетаются английский и русский. Это может стать препятствием для сотрудников, которые отвечают за инвентаризацию.

Ограничения бесплатной версии. В «Облачном ТСД», SCANPET New и Mobile Inventory есть реклама. Но в Mobile Inventory есть платная премиум-версия без рекламы и с расширенными возможностями. «Быстрый учет» дает сканировать бесплатно не более 100 штрихкодов.

Возможность обратиться в техподдержку. Если захочется разработчикам, большинство приложений дают такую возможность по почте или на сайте. Например, пользователю Mobile Inventory будет легко найти способ обратной связи и даже поставить оценку. А в приложении «Штрих-код Комбайн» этого нет или запрятано глубоко в настройках, но есть подробные инструкции.

Наличие глобального каталога. Некоторые приложения умеют искать штрихкод в облачном каталоге товаров (не путайте его с готовым каталогом Маркета на 3,5 млн позиций). Таким образом, кроме символов кода на экране видно, что это за товар. Это удобно, если товаров очень много или сотрудник забыл, что сканировал, а что нет. например, с глобальным каталогом работают «Штрих-код Комбайн» и «Облачный ТСД».

Сводная таблица возможностей мобильных приложений:

Оформите все бумаги

Если компания работает в белую, то необходимо оформить все документы:

• Трудовой договор и договор о материальной ответственности. Чтобы у компании было право предъявить сотруднику ущерб от недостачи.
• Приказ о проведении инвентаризации и создании комиссии. В комиссии должно быть не менее 5 человек, включая материально ответственных.
• Акт о результатах инвентаризации. Если нашли отрицательные остатки, то сотрудники должны подписать документ и возместить ущерб.

Артем Туровец, директор онлайн-бухгалтерии Небо

«Важно заранее оформить все документы и выполнить требования законодательства. Сотрудник 100% разозлится, что его заставляют вернуть деньги. Если в документах не все в порядке, то он пожалуется в Трудовую инспекцию, которая встанет на его сторону, несмотря на все его грехи. А если не оформить приказ до инвентаризации, то вряд ли ответственный его подпишет, зная, что на него хотят повесить деньги за товары».

Относитесь к инвентаризации, как неизбежному делу в торговле. Внимательно работайте с первичными документами, используйте терминалы сбора данных и процесс пройдет проще. Помните, что это позитивно влияет на бизнес и помогает контролировать все процессы.

Список документов, необходимых для ревизии

• Приказ руководителя предприятия по форме ИНВ-22. В данном приказе следует указать этапы и операции, необходимые в ходе проверки. Если аудит на складе проводится в крупной компании, то допускается подготовка нескольких приказов по разным видам складских запасов или для нескольких помещений склада.
• Опись инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-3. Ее подготавливают в двух экземплярах. Основное назначение документа – зафиксировать итоги ревизии (результаты подсчета). Хранят опись работники, в отношении которых проводилась проверка, и в бухгалтерии.
• Акт по форме ИНВ-4. Его оформляют в том случае, если имеется неоплаченная продукция. К таким товарам применяется особая процедура перехода прав владения. В акте их отмечают следующим образом: денежные средства не поступили из-за просроченной оплаты, или дата внесения платежа от контрагента еще не наступила.
• Опись ТМЦ по форме ИНВ-5. В документе приводится перечень всех запасов, бланк передается на хранение ответственному сотруднику. К документу прикладывается расписка, куда вносят перечень позиций, подлежащих списанию или использованию. Если есть несоответствия со сведениями из бухгалтерского учета, то дополнительно оформляется ведомость по форме ИНВ-19.
• Акт продукции по форме ИНВ-6. Необходим для отражения позиций, которые не поступили на склад из-за особенностей транспортировки. Их обозначают с особыми пометками в ревизионной ведомости.

Минимизация потерь от воровства

К сожалению, Россия занимает одну из лидирующих позиций в мире по проценту потерь от воровства. Воровство носит характер общенациональной проблемы. По некоторым данным, потери от воровства в России составляют 1,74% от общих продаж.

Учитывая, что общая прибыльность розничных магазинов (в зависимости от размеров и категорий товаров) составляет от 10 до 20%, то это достаточно ощутимый удар по бизнесу. Воруют как сотрудники предприятия, так и покупатели.

Так что же поможет нам минимизировать потери от воровства? Ответ тут прост контроль и аналитика действий на предприятии. На сегодняшний день в мировой практике признаны несколько эффективных способов в борьбе с воровством:

• видеонаблюдение и событийное видеонаблюдение;
• разграничение прав доступа персонала к различным функциям системы;
• инвентаризации;
• аналитические отчеты (сторно, отмены чеков, анализ движения товаров и т.д.).

Распространенные схемы воровства в зоне приемки-отгрузки товаров:

• водитель в сговоре с товароведом / оператором, товар не приехал на склад, сотрудник ответственный за приемку ставит отметку, что товар поступил на склад, далее товар продается на другом предприятии, деньги делятся между участниками схемы;
• водитель не довез товар, сотрудник ответственный за приемку принял, не проверяя (нет времени);
• сотрудник ответственный за приемку товара, просто вынес товар со склада;
• не производится внутритарная приемка, при приемке товара не происходит вскрытие тары, этим часто пользуются водители.

С данными схемами воровства успешно позволяет бороться система видеонаблюдения. Видеоконтроль за площадью приемки-отгрузки и торговыми площадями товаров в совокупности с ограничением доступа на складские помещения, помогает минимизировать воровство среди водителей, торговых представителей и, покупателей со складских помещений, а также позволяет собрать доказательную базу, если товар не был отгружен или вынесен.

К складским помещениям должен иметь доступ только ответственный персонал.

Распространенные схемы воровства товаров на кассовом узле:

• товар сканируется, клиент оплачивает товар и уходит, не дожидаясь выдачи чека, далее чек отменяется или сторнируются позиции;
• товар не сканируется, а проносится и отдается покупателю без оплаты или с оплатой, но деньги не кладутся в денежный ящик;
• товар сканируется, покупатель не дожидается пробития чека, продавец применяет собственную дисконтную карту либо забирает разницу, либо если карта бонусная, далее расплачивается за свои покупки накопленными бонусами;
• кассир сканирует более дешевый товар, отдает более дорогой;
• если на предприятии используется не интегрированный банковский терминал, покупатель расплачивается наличными, а кассир пробивает товар по безналичному типу. Инкассация проходит, сумма наличных сходится, банк перечисляет денежные средства, которые обычно в маленьких предприятиях не сравниваются с выручкой;
• нехватка наличных денежных средств в денежном ящике, обычно перед зарплатой.

С данными схемами воровства успешно борется система событийного видеоконтроля.

Видеопоток с камер накладывается на действия, производимые на связанном кассовом узле, при этом опасные операции выделяются отдельными цветами. Всегда есть возможность быстро найти и посмотреть конкретную операцию, проводимую на кассе.

Не требуется перематывать видео, чтобы найти нужное событие. Событийное видеонаблюдение в первую очередь помогает наладить контроль за собственным персоналом на кассовом узле.

Распространенные махинации товароведов:

• товары, которые поставщик предоставляет бонусами, не заносятся в учетную программу, их либо растаскивают по домам, либо в инвентаризацию они попадают как излишки, тем самым перекрывая недостачи по другим товарам;
• внесение приходных документов датой или временем перед инвентаризацией или редактирование старых накладных. Как это работает? Товаровед или оператор, вносят приходную накладную перед проведенной инвентаризацией, тем самым редактируя учетные данные уже закрытого периода. В этом случае точка актуальности переместится на скорректированный документ и при ее восстановлении изменятся данные в уже проведенной инвентаризации — увеличится недостача. “Опытный” товаровед, если данные не выгружаются в бухгалтерию и не печатаются, может пользоваться данным механизм для хищения продукции.