Задолженность покупателей – это актив или пассив в балансе

Эксперты 1С продолжают рассказывать об учете расчетов с контрагентами в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0. В этой статье рассматривается порядок учета в «1С:Бухгалтерии 8» дебиторской задолженности контрагентов перед организацией и кредиторской задолженности организации перед ее контрагентами.

Примечание.

Как в программе организован аналитический учет расчетов с контрагентами, как применяются договоры и счета, и для чего служат статусы документов, читайте в статье
«Расчеты с контрагентами в «1С:Бухгалтерии 8″»
.

Определения и терминология

Книга учета – это отчетный документ в виде таблицы, куда вносятся сведения о материальной собственности организации и источниках дохода, а также способах пополнения уставного капитала. Каждая операция вписывается в определенную графу. Здесь же фиксируется не только дебиторская, но и кредиторская задолженность, поэтому выходит, что бухучет состоит из двух основных разделов:

• пассивы;
• активы.

Чтобы правильно отображать все финансовые операции, в первую очередь необходимо определить, куда именно отнести движение денежных средств. Как бы парадоксально не звучало, но источником активов становится пассив, т. к. данные инструменты во многом формируют доходность фирмы.

Стоит обратить внимание, что смешанные операции встречаются нередко, поэтому отражение их в финансовой отчетности производится в зависимости от конкретных обстоятельств. Решение о вписке данных в ту или иную графу принимается бухгалтером фирмы на основании правил расчета и ведения таблицы баланса.

Учет кредиторской задолженности контрагентов

Под кредиторской задолженностью понимается задолженность организации:

• перед поставщиками и подрядчиками;
• перед покупателями по полученным авансам;
• перед работниками организации;
• перед бюджетом и внебюджетными фондами;
• перед прочими кредиторами.

Соответственно, лица, перед которыми организация имеет обязательства (в том числе и контрагенты организации), считаются ее кредиторами. Далее будем рассматривать только кредиторскую задолженность организации перед ее контрагентами.

Возникновение (увеличение) кредиторской задолженности всегда отражается по кредиту счета учета расчетов с контрагентами, например:

Дебет 41.01 Кредит 60.01 — получены товары от поставщика;

Дебет 51 Кредит 62.02 — от покупателя получен аванс в счет предстоящей отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг);

Дебет 51 Кредит 66.01 — получен краткосрочный кредит от банка.

Погашение (уменьшение) кредиторской задолженности всегда отражается по дебету счета учета расчетов, например:

Дебет 60.01 Кредит 51 — перечислена оплата поставщику за полученные товары (работы, услуги);

Дебет 62.02 Кредит 62.01 и Дебет 62.01 Кредит 90.01.1 — зачтен аванс покупателя при отгрузке товаров (работ, услуг);

Дебет 66.01 Кредит 51 — погашен кредит.

Для отражения в бухгалтерской (финансовой) отчетности организации кредиторская задолженность классифицируется по следующим признакам:

• по ожидаемому сроку погашения после отчетной даты (краткосрочная и долгосрочная задолженность);
• по фактическим срокам исполнения обязательств по договору — нормальная (срочная) и просроченная задолженность, в том числе задолженность с обеспечением и с истекшим сроком давности.

Учет кредиторской задолженности в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) также зависит от ряда настроек, таких как:

• ведение учета по договорам;
• установка сроков погашения задолженности перед поставщиками;
• возможность выбора конкретных документов при зачете авансов и погашении задолженности.

Отдельные настройки программы служат только для принятия управленческих решений и не оказывают влияния на учет.

Сроки оплаты задолженности перед поставщиками

Если организация ведет учет по договорам, то срок оплаты поставщику можно указать непосредственно в карточке договора с поставщиком. Единый срок для погашения задолженности организации перед всеми поставщиками можно установить в поле Срок оплаты нашего долга поставщикам регистра Срок оплаты поставщикам (рис. 6). Доступ к регистру осуществляется по одноименной гиперссылке из раздела Покупки или из раздела Администрирование — Параметры учета.

Рис. 6. Срок оплаты поставщикам

При этом срок оплаты, указанный в карточке договора, имеет приоритет.

Сроки оплаты, тем или иным образом установленные для расчетов с поставщиками, служат:

• для квалификации задолженности в качестве просроченной, что влияет на показатели бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• для принятия управленческих решений.

Планирование оплаты поставщикам

Для контроля и управления оплатой в адрес поставщиков в настройках функциональности «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 на закладке Расчеты следует установить флаг Планирование платежей поставщикам (см. рис. 3).

Данная функциональность позволяет указывать сроки оплаты в документах расчетов с поставщиками (исполнителями):

• Поступление (акты, накладные);
• Поступление доп. расходов;
• Поступление НМА.

Реквизит Срок оплаты указывается в форме Расчеты, которая открывается из документа расчетов с поставщиком по ссылке и заполняется автоматически на основании срока оплаты, указанного в карточке договора с поставщиком, или на основании реквизита Срок оплаты нашего долга поставщикам. Если срок не указан ни в карточке договора, ни в целом по поставщикам, то реквизит Срок оплаты будет соответствовать дате документа расчетов. Сроки оплаты в документах расчетов можно изменять вручную. Указание сроков оплаты в документах расчетов с поставщиками не влияет на бухгалтерский и налоговый учет и служит только для принятия управленческих решений.

При включенной функциональности Планирование платежей поставщикам в программе доступен помощник Оплата поставщикам (рис. 7), который предназначен для автоматического формирования списка платежных поручений на оплату поставщикам. Обработка вызывается из формы списка платежных поручений по команде Оплатить — Товары и услуги.

Рис. 7. Планирование оплаты поставщикам

В шапке помощника указывается организация и банковский счет, с которого планируется списание денежных средств. При выполнении обработки анализируются остатки по счетам расчетов с поставщиками. По каждой задолженности (для каждого документа расчетов) указывается срок планируемой оплаты. Дополнительно в список включается планируемая оплата поставщикам по документам Счета от поставщиков, имеющим статус Не оплачен или Оплачен частично. Список выводится в хронологическом порядке по возрастанию сроков оплаты (самые срочные платежи расположены наверху списка). Документы расчетов, связанные с неоплаченными счетами от поставщиков, отображаются в одной строке.

В форме Оплата поставщикам можно изменить срок оплаты одного или нескольких документов, предварительно выделив их курсором. По команде Изменить срок оплаты открывается форма ввода нового срока оплаты. Также срок оплаты документа можно изменить непосредственно в поле Срок оплаты.

Строки, по которым требуется сформировать платежные поручения, следует отметить флагом. Платежные документы формируются автоматически по команде Создать платежные поручения.

Управление зачетом авансов и погашением задолженности

В соответствии с законодательством о бухгалтерском учете авансы (как полученные от покупателя, так и выданные поставщику) учитываются обособленно от расчетов (см. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н; п. 3 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н; п.п. 3, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).

В налоговом учете по НДС авансы также отражаются отдельно (пп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ).

По умолчанию в «1С:Бухгалтерии 8» для всех документов учетной системы применяется автоматический способ зачета авансов и погашения задолженности, суть которого сводится к следующему:

• при поступлении оплаты от покупателя имеющаяся задолженность по договору с покупателем погашается в хронологическом порядке, а поступление сверх суммы задолженности контрагента по договору учитывается как аванс;
• при проведении документа реализации имеющиеся авансы по договору зачитываются в хронологическом порядке;
• при регистрации оплаты поставщику имеющаяся задолженность перед поставщиком по договору погашается в хронологическом порядке, а сумма оплаты сверх имеющейся задолженности учитывается как аванс;
• при проведении документа поступления имеющиеся авансы по договору с поставщиком зачитываются в хронологическом порядке.

При необходимости (например, по условиям договора с контрагентом) в программе можно отражать зачет авансов (погашение задолженности) по определенным документам или не зачитывать авансы (не погашать задолженность). Чтобы воспользоваться данной возможностью, в разделе Главное — Функциональность на закладке Расчеты необходимо установить флаг Управление зачетом авансов погашением задолженности (см. рис. 3). Обратите внимание, что данная функциональность оказывает существенное влияние:

• на зачет полученных авансов от покупателей и на погашение задолженности покупателей;
• на зачет выданных авансов поставщику и на погашение задолженности перед поставщиками;
• на общее состояние взаиморасчетов по договорам с контрагентами;
• на учет дебиторской и кредиторской задолженности;
• на учет расходов (доходов) в бухгалтерском и налоговом учете при формировании резервов по сомнительным долгам;
• на учет НДС.

Реквизит Способ зачета авансов указывается в форме Расчеты, которая открывается по соответствующей ссылке из документа реализации (см. рис. 4) или из документа поступления.

По умолчанию Способ зачета авансов установлен в положение Автоматически. При выборе способа зачета авансов По документу требуется указать Документ аванса (несколько документов) и Сумму зачета.

Если Сумму зачета аванса не заполнять, то при проведении документа реализации (документа поступления) автоматически зачитывается максимально возможная сумма по указанному документу аванса. Если фактический остаток аванса меньше указанной суммы зачета, то выдается сообщение об ошибке и документ не проводится. При выборе способа зачета авансов Не зачитывать авансы не зачитываются.

Реквизит Погашение задолженности указывается в форме банковских и кассовых документов. По умолчанию реквизит Погашение задолженности принимает значение Автоматически. При выборе способа погашения задолженности По документу требуется указать документ реализации (документ поступления), задолженность по которому следует погашать. Если выбран способ Не погашать, имеющаяся задолженность погашаться не будет.

На практике довольно часто встречаются ситуации, когда поступление денежных средств от покупателя и отгрузка в его адрес товаров (выполнение работ, оказание услуг) происходят в течение одного дня. А бывает, что организация оплачивает денежные средства поставщику и в этот же день получает от него товары (работы, услуги).

Чтобы избежать лишних оборотов по зачету авансов в течение дня, в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 можно воспользоваться специальной настройкой, доступ к которой осуществляется из раздела Администрирование по гиперссылке Проведение документов. В форме Проведение документов следует установить флаг Время документов устанавливать автоматически (рис. 8).

Рис. 8. Настройка проведения документов

При использовании этой настройки документы в течение дня записываются в соответствии со строго определенным временем, при этом оплата поставщику и покупателю всегда отражается позднее, чем поступление и продажа товаров. Таким образом, указанная настройка позволяет избежать лишних оборотов по зачету авансов в течение дня (если документы в течение дня проведены в правильной хронологической последовательности).

Учет полученных и выданных обеспечений обязательств

В «1С:Бухгалтерии 8» поддерживается учет обеспечений обязательств (платежей) по договорам. Чтобы данная возможность стала доступна пользователю, в настройках функциональности на закладке Расчеты следует установить флаг Учет обеспечений обязательств и платежей (см. рис. 3).

Для договоров с обеспечением обязательств можно указать дополнительную информацию:

• вид обеспечения;
• стороны сделки;
• валюту;
• стоимость в валюте.

Эта информация в первую очередь предназначена для формирования отчетов заемщика в банк, но также может использоваться и для дополнительной аналитики состояния расчетов с контрагентом.

Подробнее о том, как поддерживается обеспечение обязательств в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0, см. в статье «Обеспечение обязательств в «1С:Бухгалтерии 8″».

Обратите внимание, что для целей формирования резервов по сомнительным долгам в программе не учитывается наличие обеспечений (гарантий, залога, поручительства и т. д.) по договору с покупателем, то есть не проверяется, является ли дебиторская задолженность действительно сомнительной.

Установить такую проверку в программе можно опосредованно через значение показателя Установлен срок оплаты по договору в карточке договора с контрагентом. Если организация получила от покупателя обеспечение задолженности или у нее есть уверенность в его платежеспособности, то для исключения данной задолженности из расчета резервов по ней достаточно указать в этом показателе заведомо длительный срок оплаты (в календарных днях).

Виды активов

Существует два основных вида активов предприятия:

1. Материальные (земля, здания, техника, оборудование и т. д.).
2. Нематериальные (изобретения, патенты, бренд, логотип и т. д.).

Инвестирование также является активом

К активам организации можно причислить:

• ценные бумаги;
• собственность юр. лица;
• инвестиции;
• территорию и т. д.

Таким образом, под этим термином можно понимать совокупность всего имущества и финансов, которыми обладает фирма.

Виды пассивов

Данное определение подразумевает под собой все имеющиеся у компании источники дохода и финансовые обязательства. К таковым относятся:

• проценты и дивиденды по ценным бумагам;
• заработная плата рабочим и служащим разного уровня;
• налоговые выплаты и т. д.

Все пассивы предприятия группируются в отчетных документах по типу, назначению и принадлежности. Это упрощает сбор информации и помогает определить, куда направляются средства и с какой целью.

Если сделка подразумевает внесение предоплаты, то проводки в зависимости от сроков перечисления средств и поставок продукции вносятся в пассивную часть ББ, поэтому зачастую их называют активно-пассивными операциями.

Для чего это нужно

Отражение долговых обязательств и финансовых поступлений в бухгалтерской отчетности необходимо:

1. Для отслеживания эффективности работы предприятия.
2. Для анализа успешности или провала той или иной сделки, новшества или любого другого действия руководства компании.
3. Для формирования стратегии развития предприятия и т. д.

Все движения по счету должны отражаться в бухотчете

Причин, по которым приходится делить все материальные движения на активные и пассивные, очень много. Этим занимается квалифицированный персонал бухгалтерского отдела. Они осуществляют проводки по всем операциям, выявляя, таким образом, недоимки или остатки на счету. Все данные вносятся в соответствующие строки балансовой таблицы.

Четкое распределение всех финансовых операций позволяет не только отслеживать и анализировать реальное положение дел в компании, но и способствует корректировке действий, определяя все прорехи и слабые места нынешнего менеджмента предприятия. В стратегическом плане это крайне полезно и результативно. Однако важно, чтобы все показатели и расчеты были сделаны правильно, поэтому допускать к заполнению отчетности дилетантов будет опрометчивой ошибкой.

Задолженность поставщикам

Все расчеты, связанные с подрядчиками, то есть контрагентами, которые отгружают товар или выполняют услугу по договору, ведутся на счете 60. Данный счет предназначен для отражения пассивных операций и является универсальным, единым для всех организаций, независимо от правовой формы.

Учет следует вести, если:

1. Заключен договор на поставку товарно-материальных ценностей либо активов, не находящихся в обращении, а также нематериальных.
2. Заказчик или клиент подписал соглашение об оказании услуг с поставщиком (доставка продукции, ремонтные работы и т. д.).
3. Осуществлена перевозка грузов и т. д.

В ББ данный счет отражает общую сумму долга предприятия по всем поставщикам и подрядчикам. Чтобы производить аналитику движения финансов было проще, создаются субсчета. Для каждого контрагента и сделки создаются отдельные графы и строчки. Это упрощает работу сотрудников бухгалтерского отделения.

Учет дебиторской задолженности контрагентов

Под дебиторской задолженностью понимается задолженность перед организацией:

• покупателей и заказчиков;
• поставщиков и подрядчиков по перечисленным им авансам;
• работников организации;
• бюджета и внебюджетных фондов;
• прочих дебиторов.

Соответственно, лица, имеющие обязательства перед организацией (в том числе и контрагенты организации), считаются ее дебиторами. Далее будем рассматривать только дебиторскую задолженность контрагентов.

Возникновение (увеличение) дебиторской задолженности всегда отражается по дебету счета учета расчетов с контрагентами, например:

Дебет 62.01 Кредит 90.01.1 — покупателю проданы товары (работы, услуги);

Дебет 60.02 Кредит 51 — поставщику перечислен аванс в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);

Дебет 58.03 Кредит 51 — контрагенту-заемщику предоставлен заем.

Погашение (уменьшение) дебиторской задолженности всегда отражается по кредиту счета учета расчетов, например:

Дебет 51 Кредит 62.01 — получена оплата от покупателя за реализованные товары (работы, услуги);

Дебет 60.01 Кредит 60.02 и Дебет 41.01 Кредит 60.01 — зачтен аванс поставщика при поступлении товаров;

Дебет 51 Кредит 58.03 — погашен заем.

В зависимости от учетных задач дебиторскую задолженность контрагентов можно классифицировать по различным признакам, например:

• по экономическому содержанию. Задолженность может быть связана с реализацией покупателю (заказчику) товаров, (работ, услуг) или нет. Данная классификация применяется при формировании резервов по сомнительным долгам в налоговом и бухгалтерском учете, а также для детализации показателей бухгалтерского баланса (письмо Минфина России от 27.01.2012 № 07-02-18/01);
• по ожидаемому сроку погашения обязательств после отчетной даты (краткосрочная и долгосрочная задолженность) — для отражения в бухгалтерской (финансовой) отчетности организации. Напоминаем, что в бухгалтерском балансе активы и обязательства представляются как краткосрочные, если срок обращения (погашения) по ним:
• не более 12 месяцев после отчетной даты;
• или не более продолжительности операционного цикла, если он превышает 12 месяцев.
• Все остальные активы и обязательства представляются как долгосрочные (п. 19 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утв. приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н);
• по фактическим срокам исполнения обязательств по договору — нормальная (срочная) и просроченная задолженность. Просроченная задолженность, в свою очередь, может быть обеспеченной, сомнительной и безнадежной. Данная классификация используется при формировании резервов по сомнительным долгам, а также для отражения в пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах.

Учет дебиторской задолженности в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) зависит от совокупности настроек, таких как:

• ведение учета по договорам;
• установка сроков погашения задолженности покупателей;
• возможность управления зачетом авансов и погашением задолженности;
• формирование резервов по сомнительным долгам и т. д.

Рассмотрим подробнее эти настройки.

Примечание

Порядок формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности в данной статье не рассматривается.

Сроки погашения задолженности покупателей

Если организация ведет аналитический учет по договорам (в настройках функциональности на закладке Расчеты установлен флаг Учет по договорам), то срок исполнения обязательства по договору можно указать непосредственно в карточке договора с контрагентом. Для этого в группе реквизитов Расчеты следует установить флаг Установлен срок оплаты и указать срок оплаты в днях (рис. 1).

Рис. 1. Указание срока оплаты в карточке договора

Единый срок погашения задолженности для всех покупателей можно указать в поле Срок оплаты долга покупателями регистра Сроки оплаты покупателями (рис. 2). Доступ к регистру осуществляется по одноименной гиперссылке из раздела Продажи или из раздела Администрирование — Параметры учета.

Рис. 2. Сроки оплаты покупателями

Указанные в программе тем или иным образом сроки оплаты используются для автоматического выявления просроченной дебиторской задолженности.

Дебиторская задолженность контрагентов считается нормальной (срочной) в пределах срока оплаты, указанного в карточке договора, начиная с момента ее возникновения. Если по истечении срока оплаты дебиторская задолженность остается непогашенной, то она считается просроченной.

Если в карточке договора срок оплаты не установлен, то для договоров с покупателями просроченной считается дебиторская задолженность, которая не погашена в пределах Срока оплаты долга покупателями, указанного в настройках Параметров учета.

Таким образом, срок оплаты, установленный для конкретного договора, имеет приоритет для квалификации задолженности в качестве просроченной.

Если срок оплаты не указан ни в карточке договора, ни в целом по покупателям, то дебиторская задолженность считается просроченной с момента ее возникновения.

Просроченная дебиторская задолженность, выявленная в программе, влияет на учет расходов и доходов при формировании резервов по сомнительным долгам, а также на показатели бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Согласно пункту 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н) организация должна создавать резервы по сомнительным долгам в случае признания дебиторской задолженности сомнительной. Сомнительной считается дебиторская задолженность организации, которая не погашена (с высокой степенью вероятности не будет погашена) в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями.

Для целей формирования резервов в налоговом учете сомнительным долгом признается дебиторская задолженность контрагента в связи с реализацией товаров (выполнением работ, оказанием услуг), если эта задолженность не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией. Величину сомнительной дебиторской задолженности в отношении каждого контрагента следует определять за вычетом кредиторской задолженности перед этим контрагентом (п. 1 ст. 266 НК РФ).

При этом создание резерва по сомнительным долгам для целей налогообложения прибыли является правом, а не обязанностью налогоплательщика (п. 3 ст. 266 НК РФ), поэтому формирование резервов определяется учетной политикой для целей налогообложения.

По умолчанию формирование резервов по сомнительным долгам в «1С:Бухгалтерии 8» отключено. Чтобы включить автоматическое формирование резервов по сомнительным долгам в бухгалтерском учете, в форме Учетная политика (раздел Главное — Настройки — Учетная политика) следует установить флаг Формируются резервы по сомнительным долгам. Если резерв по сомнительным долгам создается в налоговом учете, то следует установить флаг Формировать резервы по сомнительным долгам в части Налог на прибыль формы Настройки налогов и отчетов (раздел Главное — Настройки — Налоги и отчеты).

В программе для целей автоматического формирования резерва и в бухгалтерском, и в налоговом учете сомнительной задолженностью считается любая просроченная задолженность, отраженная на счетах 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 76.06 «Расчеты с прочими покупателями и заказчиками». Иначе говоря, автоматически рассчитываются резервы по сомнительным долгам только по задолженности, учитываемой в рублях, и только в отношении договоров с покупателями и заказчиками.

В этих случаях расчет резервов по сомнительным долгам выполняется одноименной регламентной операцией, входящей в состав обработки Закрытие месяца. Для начисления резервов по сомнительным долгам в отношении других видов задолженности (например, выданных поставщику авансов или по договорам с покупателями в условных единицах) следует использовать документ Операция.

Дебиторская задолженность, признанная безнадежной (нереальной к взысканию), подлежит списанию (п. 77 Положения, пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Безнадежные долги не могут определяться программой автоматически. Их выявляет бухгалтер, руководствуясь критериями, изложенными в пункте 2 статьи 266 НК РФ, и своим профессиональным суждением.

Сроки оплаты выставленных счетов

Реквизит Срок оплаты выставленных счетов, указанный в регистре Сроки оплаты покупателями (рис. 2), не влияет на бухгалтерский и налоговый учет дебиторской задолженности и служит исключительно для принятия управленческих решений. В частности, Срок оплаты выставленных счетов позволяет контролировать состояние счетов, выставленных покупателям, включая частичные оплаты.

Напоминаем, что документ Счет покупателю предназначен для подготовки и печати счетов покупателям, а также для контроля взаиморасчетов с покупателями. В Счете покупателю можно увидеть не только полную сумму счета, но и ее оплаченную и неоплаченную части.

Реквизит Статус оплаты документа Счет покупателю может принимать значения:

• Не оплачен;
• Оплачен;
• Оплачен частично;
• Отменен.

Проанализировать информацию о неоплаченных счетах на текущую дату можно с помощью отчета Счета, не оплаченные покупателями (раздел Руководителю). Помимо счетов со статусом Не оплачен, в отчет включаются также частично оплаченные счета. В отчете раскрывается полная сумма счета, оплаченная и неоплаченная части. На основании данных отчета можно отправлять контрагентам по электронной почте напоминания о необходимости оплаты счетов. Для отправки сообщений по электронной почте требуется настроенная учетная запись электронной почты.

Планирование платежей от покупателей

Чтобы пользователь «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 мог контролировать ожидаемые поступления от покупателей, в настройках функциональности программы (раздел Главное) на закладке Расчеты следует установить флаг Планирование платежей от покупателей (рис. 3). Данная функциональность служит для принятия управленческих решений и не влияет на бухгалтерский и налоговый учет.

Рис. 3. Функциональность программы, закладка «Расчеты»

При включенной функциональности Планирование платежей от покупателей появляется возможность указывать сроки оплаты в документах расчетов с покупателями (заказчиками):

• Реализация (акты, накладные);
• Оказание производственных услуг;
• Передача ОС;
• Передача НМА.

Реквизит Срок оплаты указывается в форме Расчеты, которая открывается из документа расчетов с покупателем по соответствующей ссылке (рис. 4) и заполняется автоматически на основании срока оплаты, указанного в карточке договора с покупателем, или на основании реквизита Срок оплаты долга покупателями.

Рис. 4. Срок оплаты в документе реализации

Если срок не указан ни в карточке договора, ни в целом по покупателям, то реквизит Срок оплаты будет соответствовать дате документа расчетов. Срок оплаты можно изменить вручную — это не повлияет на бухгалтерский и налоговый учет.

Функциональность Планирование платежей от покупателей предоставляет пользователю доступ к помощнику (специальной обработке) Ожидаемая оплата от покупателей (раздел Продажи — Расчеты с контрагентами). В форме помощника по выбранной организации отображаются как существующие задолженности покупателей, так и неоплаченные счета, выставленные покупателям (рис. 5).

Рис. 5. Ожидаемая оплата от покупателей

Обработка анализирует остатки по счетам расчетов с покупателями. По каждой задолженности (то есть для каждого документа расчетов) указывается срок планируемой оплаты. Дополнительно в обработку включена планируемая оплата по выставленным счетам, имеющим статус Не оплачен или Оплачен частично. Если имеется задолженность по документу расчетов, связанному с выставленным счетом, то он отображается вместе со счетом в одной строке. Весь список выводится в хронологическом порядке.

Помощник Ожидаемая оплата от покупателей позволяет изменить срок оплаты одного или нескольких документов, предварительно выделенных курсором. По команде Изменить срок оплаты открывается форма ввода нового срока оплаты. Также срок оплаты документа можно изменить непосредственно в поле Срок оплаты. Выделив строку в списке, можно отправить электронное письмо контрагенту с напоминанием об оплате. Письмо сформируется автоматически по кнопке Напомнить.

Задолженность покупателей

Данный термин может относиться как к физическим, так и к юридическим лицам. Учет всех операций, возникших при попытке продать/купить компанией товар или услугу, должен вестись в соответствии с правилами бухгалтерии. Поэтому крайне важно, чтобы расчеты осуществлял не просто квалифицированный специалист, но и опытный. У новичка уйдет гораздо больше времени, поскольку требуется предельная внимательность и постоянная перепроверка расчетов.

Проводки будут отличаться в зависимости от того, когда покупатель получает права обладания

При этом производится следующая проводка: ДЗ 62 КЗ 90.1 (91.1, 46). Счета, на которых отображается действие, зависят от типа операции. Обязательства покупателя отображаются сразу в момент их возникновения, чтобы не образовалась путаница. Существует два основных варианта появления недоимки:

1. При отгрузке продукции приобретателю, если право владения собственностью сразу переходит к заказчику. Проводка при этом такая: ДЗ 62 КЗ 90.1 (91.1).
2. Если обладание товаром до момента полной его оплаты остается у поставщика, то задолженность никак не отражается в бухучете.

Платежи по ней вписываются в отчетную документацию так: ДЗ 51 (50) КЗ 62. Данные проводки универсальны для любого типа предприятия, будь то коммерческая, благотворительная или бюджетная фирма.

Договор купли-продажи или оказания услуг может содержать в себе особые условия, выполнив которые компания-приобретатель получает скидку. Если ее удается получить, то в отчетности допускается указание сниженной стоимости с пометкой причины ее уменьшения и комментарием, свидетельствующим, что требования были осуществлены.

Задолженность покупателей за товары, работы или услуги

В качестве покупателей могут выступать и физические, и юридически лица. По каждому из них необходимо вести аналитический учет.

Задолженность покупателя возникает после того, как сделана проводка Дебет 62 Кредит 90.1 (91.1, ).

Признание задолженности зависит от признания момента реализации, установленном в учетной политике фирмы, а также в условиях соглашения о поставке. В бухгалтерском учете обязательства покупателя всегда отражают в момент их возникновения. Возможны два варианта возникновения задолженности:

• В момент перехода права собственности при отгрузке товаров покупателю. Организация отражает реализацию (Дебет 62 Кредит 90.1 (91.1))
• Право собственности на товары переходит только после оплаты. В этом случае организация никак не отражает факт задолженности

Погашение задолженности отражают проводкой Дебет (50) Кредит 62

Фирма реализовала товары на сумму 124 500 руб. (НДС 18992 руб.). Их себестоимость составила 75 250 руб. По условиям договора покупатель стал собственником товаров в момент отгрузки.

Прочие задолженности

В бухгалтерском балансе существует такой термин, как «прочая задолженность». Он относится как к дебиторке, так и кредиторке. Для ДЗ она будет состоять из разнообразных пунктов материального или нематериального характера.

Туда могут входить:

1. Плановые расчеты по платежам и взносам с покупателями или подрядчиками.
2. Отчетность по финансовым средствам и имуществу, выданным ответственным лицам, для осуществления рабочей деятельности (командировочный бюджет, хоз. расходы и т. д.).
3. Задолженность по ЖКХ, социальные выплаты и т. д.

К прочей задолженности относятся командировочные

Важным фактором оптимизации дебиторки является анализ платежеспособности и избирательность потенциальных партнеров, а также четкое формирование условий сотрудничества, оплаты и т. д.

Прочая кредиторская задолженность во многом сходна с ДЗ, но в нее включаются такие величины, как:

1. Невостребованные суммы по зарплатам, отпускным, стипендиям, поступления из госбюджета и т. д.
2. Претензионные требования и т. д.

Для ее анализа следует рассматривать состав, сроки и причины, по которым она возникла. Рекомендуется создать платежные календари, чтобы сформировать более точную картину о способности предприятия возвращать средства.

Как проверять контрагентов и управлять дебиторской задолженностью

Проверьте платежеспособность контрагентов

Начинайте управлять дебиторской задолженностью еще до ее появления, т. е. при заключении договоров с новыми контрагентами. Если вы отгружаете товары или оказываете услуги с отсрочкой платежа, то вы как будто выдаете покупателям кредит. Поэтому в идеале каждого контрагента, который претендует на отсрочку, нужно проверять так же, как это делает банк при выдаче кредита.

Далее в формулах мы приведем номера строк из упрощенной формы баланса, которую используют малые предприятия

Запросите у контрагента баланс и рассчитайте основные коэффициенты, которые характеризуют его платежеспособность.

1-й.

Коэффициент быстрой ликвидности (КБЛ), который равен отношению денежных средств и дебиторки к краткосрочным обязательствам.

КБЛ = (Деньги + Дебиторка) / (Краткосрочные кредиты + Кредиторка + Прочие долги) = (стр. 1230 + стр. 1250) / (стр. 1510 + стр. 1520 + стр. 1550)

2-й.

Коэффициент текущей ликвидности (КТЛ). Этот показатель отличается от КБЛ тем, что в числителе формулы к дебиторке и деньгам добавятся запасы.

КТЛ = (Деньги + Дебиторка + Запасы) / (Краткосрочные кредиты + Кредиторка + Прочие долги) = (стр. 1210 + стр. 1230 + стр. 1250) / (стр. 1510 + стр. 1520 + стр. 1550)

Норматив для КБЛ — от 0,7 до 1. Это значит, что ваш контрагент должен иметь возможность погасить почти всю текущую задолженность за счет денег и дебиторки. Норматив для КТЛ — от 1,5 до 2,5. Дебиторка, деньги и запасы должны не менее чем в 1,5 раза перекрывать долги компании.

Рассчитайте оба коэффициента в динамике не менее чем за три отчетные даты. Тогда вы поймете, как меняется платежеспособность контрагента и чего можно ожидать в перспективе (без учета форс-мажорных ситуаций).

Оба показателя находятся в пределах нормы и растут. Значит, платежеспособность контрагента в ближайшей перспективе не вызывает опасений

Также у вас должны быть правила, по которым определяется размер отсрочки платежа. Например, вы можете установить величину отсрочки в зависимости от периода, который вы работали с этим контрагентом без проблем:

1. До полугода — отсрочка не предоставляется.
2. От полугода до года — допускается отсрочка до 30% суммы отгрузки.
3. От года до двух — до 50% суммы.
4. Свыше двух лет — более 50% суммы.

Продумайте шаги работы с должниками

Текущий контроль задолженности должны проводить менеджеры, которые отвечают за конкретных контрагентов. Если возникла просрочка, работайте по следующему алгоритму:

1. Напомните о задолженности по телефону.
2. Направьте письменное напоминание.
3. Направьте предарбитражное письмо.
4. Обратитесь в суд.

Первые два пункта выполняет менеджер, который работает с этим контрагентом. Если же обычные напоминания не действуют, то подключайте юриста. В небольших компаниях часто нет штатного юриста, поэтому работой с просрочкой занимается сам руководитель или главбух.

Спишите невзысканные долги

Если долг не удалось взыскать, его можно списать. Также часто списывают незначительные долги, ради которых нет смысла обращаться в суд. Но для этого должно выполняться одно из условий (п. 2 ст. 266 НК РФ):

1. Истек срок исковой давности. В общем случае это три года, но срок может быть прерван, например если контрагент признает долг (ст. 203 ГК РФ).
2. Организация-должник ликвидирована или физическое лицо признано банкротом.
3. Долг признан безнадежным на основании акта государственного органа или постановления судебного пристава.

Во всех подобных случаях вы можете списать дебиторскую задолженность на затраты и уменьшить налог на прибыль.

Но если вы работаете на «упрощенке», то уменьшить налог за счет безнадежной дебиторки нельзя. Списание долгов не включено в перечень расходов, которые можно учитывать при расчете УСН (письмо Минфина РФ от 13.11.2007 № 03-11-04/2/274).