Безнадежная дебиторская задолженность: списание, проводки, бухгалтерский и налоговый учет

О порядке списания безнадежных долгов за счет резервов, а также долгов, не покрытых резервами, БУХ.1С рассказали эксперты 1С.

Дебиторской задолженностью считается сумма всех долгов, причитающихся организации со стороны других юридических и физических лиц. Соответ­ственно, должники организации являются ее дебиторами. Дебиторская задолженность может признаваться надежной (например, если она обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией), сомнительной и безнадежной (нереальной к взысканию).

Что такое безнадежная дебиторская задолженность

Это сумма, которую покупатели (клиенты или иные контрагенты) не вернули, и которую невозможно взыскать.
Проведите сверку взаиморасчетов с контрагентами через интернет Подключить сервис

Безнадежный долг не нужно путать с сомнительным. Под определение «сомнительной» попадает задолженность, не погашенная в закрепленные договором сроки и не обеспеченная гарантиями (п. 70 Положения по ведению бухучета, утв. приказом Минфина от 29.07.98 № 34н). Похожая формулировка приведена и в Налоговом кодексе.

Получается, сомнительный долг хоть и просрочен, но шансы на взыскание еще остались. А вот безнадежный взыскать, скорее всего, никогда не удастся.

Как образуются долги

Дебиторская и кредиторская задолженность — это обязательная составляющая финансово-хозяйственной деятельности любой организации. Работать без долгов невозможно. Речь идет не о ссудах, кредитах и займах. Дебиторка и кредиторка образуются в ходе стандартных хозяйственных операций.

Например, обычная поставка товара — это возникновение обязательства перед поставщиком оплатить предоставленную продукцию. Так происходит образование кредиторки. А вот перечисление аванса поставщикам или отгрузка товара покупателю без оплаты — это пример возникновения дебиторки: у стороннего субъекта имеются обязательства перед организацией.

Какие долги считаются безнадежными

Согласно пункту 2 статьи 266 НК РФ, к безнадежной задолженности относятся суммы, по которым:

• истек срок исковой давности (в общем случае он равен трем годам; ст. 196 ГК РФ);
• обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации компании;
• есть постановление судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства в следующих случаях: отсутствует возможность получить данные о должнике (о местонахождении его самого, его имущества, наличия у него денег); у должника отсутствует имущество, которое можно взыскать, и все принятые меры по его отысканию оказались безрезультатными;
• должником является физлицо, признанное банкротом, освобожденным от дальнейшего исполнения требования кредитора.

Проверить контрагента на банкротство

Как списать дебиторскую задолженность

В налоговом учете (НУ) есть два способа: списать безнадежную «дебиторку» сразу на убытки, либо создать резерв и за счет него погашать долги.

В бухгалтерском учете (БУ) выбора нет: организация обязательно должна сформировать резерв сомнительных долгов. И далее использовать его для погашения задолженности, нереальной ко взысканию.

ВАЖНО

Бывают ситуации, когда на первый взгляд долг кажется безнадежным, но списать его в НУ нельзя. Например, когда компания-должник исключена из ЕГРЮЛ по инициативе налоговиков из-за несданной отчетности и отсутствия операций по банковским счетам. В Минфине полагают, что при подобных обстоятельствах оснований для списания дебиторской задолженности нет. Нужно ждать, пока истекут три года исковой давности. И только после этого списывать долг (подробнее об этой и других ситуациях см. «Семь случаев, когда дебиторскую задолженность нельзя признать безнадежной»).

Получить свежую выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП с подписью ФНС Отправить заявку

Документы для списания дебиторской задолженности

Чтобы погасить в учете безнадежную «дебиторку», надо сначала провести ее инвентаризацию. Чаще всего это делают в конце года, перед составлением баланса. Но можно и в любое другое время (п. 2.1 Методических рекомендаций, утв. приказом Минфина от 13.06.95 № 49). Например, по итогам квартала, полугодия или 9 месяцев.

Необходимо оформить документы:

1. Приказ о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ-22).
2. Акт, в котором зафиксировано состояние расчетов с покупателями и прочими дебиторами (унифицированная форма № ИНВ-17).
3. Информация о дебиторах: наименование, сумма долга, дата его появления и другое (приложение к форме № ИНВ-17).

Указанные формы утверждены приказом Минфина № 49 и постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88.

СПРАВКА

Использовать унифицированные формы не обязательно. Организация вправе разработать собственные бланки и отражать в них результаты инвентаризации.
По итогам инвентаризации бухгалтер спишет нужную сумму. Для этого потребуется оформить приказ директора и бухгалтерскую справку, где подробно отражены все вычисления. Также понадобятся бумаги по сделке с должником: договоры, накладные, платежки и проч. Если срок исковой давности прерывался, нужны подтверждающие бумаги, в частности, акты сверки и письма.

Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Входящие бесплатно

Инвентаризация расчетов

Чтобы проверить суммы дебиторской задолженности, а также сравнить начисленные в бухгалтерском и налоговом учете резервы по сомнительным долгам, воспользуемся отчетом Анализ субконто (раздел Отчеты).

В командной панели данного отчета нужно установить период формирования отчета, а из представленного списка видов субконто — выбрать значение Договоры. В панели настроек (кнопка Показать настройки) на закладке Показатели установим флаги БУ (данные бухгалтерского учета) и НУ (данные налогового учета).

На закладке Отбор можно задать отбор по конкретному договору с должником.

Сформированный отчет позволяет проанализировать данные бухгалтерского и налогового учета по выбранному договору на момент истечения срока исковой давности с детализацией по счетам (рис. 1).

Рис. 1. Анализ субконто по договору с должником

Перед выполнением операции по списанию безнадежного долга необходимо оформить инвентаризацию расчетов. В программе для этого служит документ Акт инвентаризации расчетов, доступ к которому осуществляется по одноименной гиперссылке из разделов Продажи и Покупки.

Документ заполняется автоматически по кнопке Заполнить на основании данных учета. Табличная часть на закладке Дебиторская задолженность (рис. 2) заполняется остатками дебиторской задолженности на дату проведения инвентаризации следующим образом:

Таблица 1

Рис. 2. Акт инвентаризации расчетов

Табличная часть на закладке Кредиторская задолженность заполняется аналогично заполнению закладки Дебиторская задолженность. По условиям Примера 1 кредиторская задолженность отсутствует.

На закладке Счета расчетов отражается список счетов учета расчетов с контрагентами, по которым выполняется инвентаризация расчетов.

По умолчанию в указанный список включены следующие счета:

• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
• 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»;
• 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», в том числе счета 76.07 «Расчеты по аренде», 76.27 «Расчеты по аренде (в валюте)» и 76.37 «Расчеты по аренде (в у.е.)»;
• 58 «Финансовые вложения».

Списком счетов пользователь может управлять, добавляя другие счета или отключая счета, предложенные программой.

На закладке Проведение инвентаризации в соответствующих полях следует указать сроки проведения инвентаризации, реквизиты документа-основания, а также причину проведения инвентаризации расчетов.

На закладке Инвентаризационная комиссия нужно заполнить список членов комиссии, выбрав их из справочника Физические лица.

Председатель комиссии указывается с помощью флага в поле Председатель.

Документ Акт инвентаризации расчетов не формирует проводок, но позволяет сформировать следующие печатные формы документов (кнопка Печать):

• Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22);
• Акт инвентаризации расчетов (ИНВ-17).

Списание безнадежной дебиторской задолженности в налоговом учете

Если ООО создает резерв по сомнительным долгам

Сразу оговоримся: речь идет о тех, кто платит налог на прибыль и применяет метод начисления. При кассовом методе создание резерва не предусмотрено (подп. 7 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Следует совершить ряд действий.

Во-первых, определить, какая выявленная при инвентаризации задолженность является сомнительной. Это суммы, которые возникли в связи с реализацией товаров (работ, услуг), если они не погашены в установленные договором сроки и не обеспечены залогом, поручительством, банковской гарантией (п. 1 ст. 266 НК РФ). Под данное определение не подходит аванс, перечисленный продавцу, даже если поставка так и не состоялась. Не подходят и штрафы за несоблюдение сроков оплаты. Предоплата и санкции в резерв не включаются.

Во-вторых, сомнительные долги следует разделить на три группы (п. 4 ст. 266 НК РФ; см. табл.).

Таблица

Деление просроченных долгов на группы в зависимости от срока их появления

В-третьих, сформировать резерв. Учитывать нужно всю сумму «дебиторки», включая НДС (письмо Минфина от 11.06.13 № 03-03-06/1/21726; см. «При формировании резерва по сомнительным долгам продавец вправе учесть всю сумму сомнительной задолженности покупателя с учетом НДС»).

Вести учет, готовить и сдавать отчетность по налогу на прибыль и НДС

В-четвертых, проверить, чтобы величина резерва не превышала 10% доходов от реализации. Для расчета следует брать выручку за налоговый период, по итогам которого создается резерв. Если бухгалтер формирует его по итогам отчетного периода, действует следующее правило. Резерв должен укладываться в лимит, равный большей из величин: 10% выручки за предыдущий налоговый период или 10% выручки за текущий отчетный период.

В-пятых, отнести величину резерва на внереализационные расходы.

Пример 1

ООО «Лучик» создает в налоговом учете резерв по сомнительным долгам. По состоянию на 30 июня 2022 года проведена инвентаризация, которая выявила просроченную «дебиторку» на сумму 600 тыс. руб.

Срок ее возникновения лежит в промежутке от 45 до 90 календарных дней. Значит, она относится ко второй группе, и 50% можно включить в резерв. Бухгалтер посчитал, что к резерву допустимо отнести 300 тыс. руб.(600 000 руб. × 50%).

Выручка от реализации по данным НУ за полугодие 2022 год составила 2 млн 800 тыс. руб. Поэтому резерв не может превышать 280 тыс. руб.(2 800 000 руб. × 10%).

По итогам полугодия 2022 года бухгалтер списал 280 000 руб. на внереализационные расходы.

Далее необходимо поступать следующим образом. Как только задолженность из сомнительной превратится в безнадежную, ее нужно погасить за счет резерва. При этом величина резерва уменьшится, а новые расходы не появятся.

Пример 2

По состоянию на 30 июня 2022 года резерв по сомнительным долгам ООО «Лучик» составил 280 тыс. руб.

В июле 2022 года часть задолженности в размере 50 тыс. руб. перешла в разряд безнадежной, поскольку организация-дебитор была ликвидирована. В результате величина резерва составила 230 тыс. руб.(280 000 — 50 000). Никаких расходов в связи с этим в налоговом учете не возникло.

На последнее число каждого отчетного (налогового) периода следует проводить корректировку. Нужно сравнивать две величины. Первая — вновь созданный резерв. Вторая — неиспользованная часть резерва, сформированного по итогам предыдущего периода. Если первая величина меньше второй, разница включается во внереализационные доходы текущего периода. Если первая величина больше второй, разница включается в расходы (п. 5 ст. 266 НК РФ). При этом лимит отчислений, равный 10%, по-прежнему должен соблюдаться.

Пример 3

По состоянию на 30 сентября 2022 года «дебиторка» ООО «Лучик» составила 550 тыс. руб. (600 тыс. руб. выявлено на 30 июня, из них 50 тыс. руб. списано в июле).

К концу III квартала данная задолженность перешла в первую группу со сроком возникновения более 90 календарных дней. Значит, «Лучик» может включить ее в резерв в объеме 100%.

Читайте также:  Инструкция: как списать задолженность с истекшим сроком исковой давности

Выручка от реализации по данным НУ за 9 месяцев 2022 год составила 5 млн руб. Поэтому резерв не может превышать 500 тыс. руб.(5 000 000 руб. × 10%).

Бухгалтер сравнил 500 тыс. руб. с неиспользованным резервом, созданным по итогам предшествующего периода (230 тыс. руб.). Первая цифра больше второй. Значит, в НУ «Лучика» необходимо показать расходы 270 тыс. руб.(500 000 — 230 000).

Если ООО не создает резерв по сомнительным долгам

Этот вариант учета очень простой. Если в ходе инвентаризации выявлено, что та или иная сумма «дебиторки» перешла в разряд безнадежной ко взысканию, организация списывает ее на внереализационные расходы.

Добавим, что указанное правило не применяется при УСН. «Упрощенщики» не вправе включать сомнительную дебиторскую задолженность в расходы (см. ««Упрощенщики» не могут учесть в составе расходов суммы сомнительной дебиторской задолженности»).

Зачем это нужно

Проводя инвентаризацию обязательств, бухгалтеры нередко выявляют задолженности, состояние которых не меняется длительное время. Да и взыскать такую задолженность не представляется возможным в силу различных факторов. Оставлять просрочку в учете нет смысла. Сумму допускается списать на расходы организации.

Суть такого решения, как признание задолженности безнадежной к взысканию, заключается в возможности учесть убытки компании при налогообложении (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Безнадежную дебиторку взыскать невозможно. Следовательно, часть денег или активов организации утрачена полностью. А это и есть убыток.

Но далеко не все виды просрочек можно учесть при налогообложении. Исчерпывающий перечень ситуаций закреплен в п. 2 ст. 266 НК РФ. Следовательно, если в учете компании имеется долг, не отвечающий нормам фискального законодательства, то признание безнадежной дебиторской задолженности по нему не допускается, а значит, учесть убытки при исчислении налога на прибыль нельзя.

Бухгалтерский учет дебиторской задолженности

Согласно пункту 70 Положения по ведению бухучета, в БУ обойтись без резерва по сомнительным долгам нельзя. При этом порядок его создания не установлен. Поэтому каждая компания должна самостоятельно разработать этот порядок и утвердить в учетной политике (см. «Учетная политика организации: образцы на 2022 год, как составить, примеры»). На практике чаще всего выбирают такой же способ, как и в налоговом учете.

ВНИМАНИЕ

Существует отличие норм бухгалтерского и налогового учета. В БУ в резерв по сомнительным долгам необходимо относить любую просроченную «дебиторку». А в НУ — только связанную с реализацией товаров, работ, услуг.
Подготовить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность в ИФНС через интернет Сдать бесплатно

Как оформить операцию

Любая операция в учете должна иметь документальное подтверждение. Списание безнадежной просрочки — не исключение. Но какими документами оформить ситуацию? Действуем по инструкции:

1. Подготовьте документацию, подтверждающую фактическое наличие задолженности. Это договор поставки или подряда. Также нужны акты о выполнении работ, накладные на поставку, счета-фактуры, платежные поручения на перечисление аванса, выписки с расчетного счета.
2. Теперь заготовьте формуляры, подтверждающие основания для списания. Это могут быть акты сверок, распоряжение о ликвидации компании, судебное решение о банкротстве, выписка судебного пристава о прекращении исполнительного производства и прочие справки.
3. На основании собранных документов подготовьте приказ о списании невозвратного долга. Образец представлен на иллюстрации.
4. Отразите операцию в бухгалтерском и налоговом учетах. Составьте бухгалтерскую справку или иной учетный формуляр, предусмотренный нормами учетной политики.

Образец приказа о списании безвозвратного долга

Проводки по списанию дебиторской задолженности

Создание резерва отражается по кредиту счета 63 «Резервы по сомнительным долгам» и дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Списание долга за счет резерва — это проводка по дебету счета 63 и кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (либо кредиту счета 76 или 60).

Пример 4

По состоянию на 30 июня 2022 года на балансе ООО «Лучик» числилась сомнительная задолженность по расчетам с покупателями в сумме 280 тыс. руб. Бухгалтер создал резерв и сделал проводку:

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 63

— 280 000 руб. — просроченная задолженность включена в резерв;

В июле 2022 года часть долга в размере 50 тыс. руб. стала безнадежной. Появилась проводка:

ДЕБЕТ 63 КРЕДИТ 62

— 50 000 руб. — безнадежный долг списан за счет резерва.