Записка расчёт о предоставлении отпуска по форме т-60: образец составления в 2022 году

Для чего применяется записка расчет

Записка-расчёт о предоставлении отпуска создается специалистом кадрового отдела, с целью формирования для бухгалтерии необходимых данных, которые используются для определения сумм причитающихся отпускных.
При этом бухгалтер производит расчет в этом же документе, что позволяет проверить не только исходную информацию, но и правильность расчета.

Она оформляется вместе с распоряжением о предоставлении времени отдыха, а после составления передается в бухгалтерию для дальнейшего заполнения.

Лицевая сторона содержит информацию, вносимую инспектором по кадрам и повторяет сведения приказа на отпуск. В ней обязательно нужно отразить за какие периоды работы используется ежегодный оплачиваемый отпуск, начальная и конечная даты, а также продолжительность.

В компании можно использовать утвержденный Росстатом бланк — форма Т-60, или же создать собственный шаблон, в который включены необходимые реквизиты, обязательные для этого документа.

Однако надо помнить, если происходит увольнение работника и производится расчет компенсации за неотгуленное время, записка-расчёт о предоставлении отпуска по форме Т-60 не должна использоваться, так как существует специально разработанный для этого бланк.

Внимание! На основании записки расчета формируются платежные документы, по которым производится выплата зарплаты.

После этого документ подшивается к остальным документам по начислению зарплаты и идет в качестве приложения к расчетно-платежной ведомости за соответствующий период времени.

Содержание и структура

Записка расчет о предоставлении ежегодного отпуска работнику оформляется при наличии изданного Приказа руководителя. Она представляет собой двусторонний унифицированный бланк и предполагает определенные нормы составления.

Форма Т-60 была узаконена Постановлением Госкомстата РФ за № 1 от 05.01.2004 и являлась обязательной к применению во всех организациях, учреждениях, предприятиях. Но с 1 января 2013 года порядок ведения и оформления первичной документации по учету труда и его оплаты был упрощен. Поэтому стало возможным использование не только стандартных бланков, но также самостоятельно разработанных форм со всеми обязательными реквизитами. Единственным требованием является наличие Приказа и локальных актов, отображающих принятие такого решения.

Документ содержит два рабочих поля. На лицевой части отражается основная информация, касающаяся компании, сотрудника. Ее источником является Приказ руководителя. На оборотной части приводится расчет компенсаций, и фиксируются окончательные суммы. Обе части оформляются раздельно соответствующими уполномоченными лицами.

За сколько времени до отпуска нужно оформить записку

ТК РФ не определяют точных сроков выписки записки-расчета на отпуск. Закон требует от руководства фирмы предупреждать своих работников о начале отпуска не меньше чем за 14 дней до его начала.

Также нормами определяется обязанность произвести администрацией выплаты уходящему в отпуск сотруднику не меньше чем за 3 дня до ухода. Новые правила предусматривают, если работающий на предприятии человек подает заявление на отпуск и сразу же уходит на этот период, то деньги надо выплатить в течение трех дней с момента поступления заявления.

Внимание! Исходя из этого, желательно записку-расчет оформлять в период от 2-х недель до 3-х дней до начала отдыха. Окончательное же их определение осуществляется на каждом предприятии индивидуально с учетом особенностей его работы.

Конкретные сроки могут быть на предприятии зафиксированы в его локальных актах, например в Положение об отпусках.

Вам будет интересно:

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте: как правильно составить

Применение документа для работника

Данный бланк имеет весомое значение для:

• Начисления отпускных, которые должны выдаться на руки работнику в течение 3 дней после начала отдыха;
• Предоставления расходов на отпускные во время расчета прибыльного налога для отчета в налоговых инстанциях;
• Бланк является доказательством обоснованного количества дней, начисленных на отпуск.

В распоряжении работника имеется отпуск в 28 календарных дней, при работе на предприятии от 6 месяцев.

Открытие пункта выдачи товаров интернет-магазина – один из вариантов собственного бизнеса. Полную информацию читайте по ссылке.

Какие расчеты включаются в записку-расчет

Когда сотрудник уходит в отпуск, он имеет право на получение следующих сумм:

• Суммы невыплаченной ранее зарплаты.
• Суммы отпускных, рассчитанные согласно утвержденной законодательством методики определения среднего заработка.
• Суммы материальной помощи, если работнику согласно Положениям предприятия они полагаются.
• Суммы премий, если в ходе выполнения работы до отпуска работником были выполнены условия ее получения согласно нормативных актов.
• Пособия по временной нетрудоспособности, если отпуску предшествовала болезнь или травма у работника.
• Другие выплаты, предусмотренные законодательством.

Как правильно произвести расчет?

Продолжительность отпуска состоит из 28 дней, но работник может иметь удлиненный или дополнительный ежегодный отпуск. И здесь факторами являются помимо условий труда, к примеру, не нормированный трудовой день, внутренняя политика организации.

Одна из частей отпуска обязательно соответствует 14 дням календаря, прочие могут иметь размер согласно желаниям сотрудника.

Сумма к выплате должна иметь вычет НДФЛ, при этом следует учитывать обложение дохода по ставке в 13%, учитывая все полагающиеся сотруднику налоговые вычеты.

В некоторых случаях, чтобы удержаться на плаву владельцы компаний вынуждены брать кредиты. Ответственными за долги организации являются учредители и директор. О том, что такое субсидиарная ответственность читайте в этом материале.

Во время расчета отпускных берется «условное» количество календарных дней, которое в полном отработанном месяце соответствует 29,4 дням.

Если же месяц отработан не в полном объеме, то данное условное число делится на фактическое количество календарных дней в месяце и умножается на число отработанных.

Пример расчета оплаты отпуска.

записки-расчета по форме Т-60 для 2022 года

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику форма Т-60 бланк скачать бесплатно в формате Excel.

Скачать образец заполнения записки расчета о предоставлении отпуска в формате Pdf.

Внимание! Проще всего использовать онлайн калькулятор отпускных, который произведет расчет на основе ваших данных. После чего их нужно будет просто внести в записку-расчет.

Журнал отпусков

Журнал отпусков содержит информацию о планируемых/фактических отпусках работника. Для вывода журнала на экран используйте пункт меню Операции/Зарплата(Оплата труда)/Учет отпусков/Журнал (регистр) отпусков (Рис.1).

Рис.1

Журнал предоставляет пользователю возможность просматривать, добавлять, изменять и удалять отпуска. Для операций в журнале можно настроить видимость информационных столбцов (двойной клик по «скрепке»). При этом будет показан диалог настройки видимости столбцов видимость.

Для добавления нового отпуска нажмите кнопку

на панели инструментов журнала, используйте клавишу «F7» или двойной щелчок мышью на строке добавления. При этом будет показан диалог добавления нового отпуска работника (Рис.2).

Рис.2

Для изменения выделенной операции отпуска нажмите кнопку

, используйте клавишу «F4» или двойной щелчок мышью по выделенной операции. Для удаления операции нажмите кнопку

на панели инструментов журнала или используйте клавишу «F8».

С помощью кнопок …. возможен вызов фильтра журнала отпусков (Рис.3), быстрый поиск по работнику или отключение фильтрации журнала (горячие клавиши «Shift+F», «Alt+F», «Shift+Alt+F», соответственно). Журнал можно отфильтровать по периоду планируемого отпуска, фактического отпуска, по сотрудникам, должностям, подразделениям и видам отпуска.

Рис.3

Образец заполнения записки-расчета о предоставлении отпуска работнику в 2022 году

Лицевая сторона

Эта сторона записки форма Т-60 оформляется специалистом по кадровой работе. В верхней части бланка записывается полное наименование компании либо Ф.И.О. предпринимателя. В поле справа — код по справочнику ОКПО (если он есть).

Ниже, рядом с наименованием документа, указывается его номер по порядку и дата, когда он был оформлен. Дальше в документ записываются личные сведения о работнике, для которого выполняется расчет — его полностью Ф.И.О., номер согласно табелю, название должности и подразделения.

Дальше на бланке располагаются три раздела. Они выглядят аналогично приказу на отпуск Т-6. В раздел А нужно занести информацию тогда, когда сотрудник отправляется в ежегодный отпуск. В числе сведений, какие необходимо указать — период, за который предоставляется отдых, сколько он будет длиться в днях и даты начала и его окончания.

В раздел Б нужно записать сведений, если расчет производится по дополнительному отпуску, либо прочему оплачиваемому периоду отдыха. Право на такого рода отпуск предоставляется федеральными законами или внутренними актами фирмы. В этот раздел нужно записать полное название периода, основание для его предоставления, начальную и конечную даты

Раздел В представляет собой подведение итога по всем видам отдыха. Необходимо сложить все периоды из разделов А и Б, и указать общую продолжительность, дату начала отдыха и окончания. Если работник хочет взять только ежегодный отпуск, то сведения в этот раздел нужно просто перенести из раздела А.

После этого специалист проверяет указанные данные, и в конце листа проставляет сведения о себе.

Оборотная сторона

Записка-расчёт о предоставлении отпуска на второй стороне заполняется бухгалтером по расчетам зарплаты. Это выполняется после того, как кадровик, обработав свою сторону бланка, передает его в бухгалтерию.

Для начала нужно выбрать все сведения о начислении зарплаты за прошедшие 12 месяцев. Для этого применяются расчетно-платежные ведомости за эти периоды, либо лицевой счет. После выборки, сведения нужно записать в таблицу расчета.

Вам будет интересно:

Заявление на отпуск сотрудника с последующим его увольнением по собственному желанию: образец записания

Заполняется она следующим образом. В таблицу нужно построчно записать месяц и год, за которые заносятся данные по зарплате (в графы 1 и 2), и затем сама сумма за указанный период (в графу 3). В нижней части таблицы нужно просуммировать всю зарплаты за каждый месяц и проставить общий итог.

Дальше нужно перейти к правой таблице. В нее записываются общее число дней, которые используются бухгалтером для расчета средней зарплаты (в графу 4), либо общее количество часов (в графу 5).

На основании этих данных и общей суммы зарплаты за весь период определяется средний заработок (в графу 6). Расчет производится так — общая сумма заработка за период (графа 3) делится на число дней либо часов (графы 4 либо 5).

Идущая далее табличная часть включает два раздела. Ее можно использовать, когда отпуск нужно разделить на две части между соседними месяцами. Обе части таблицы по своей структуре идентичны.

В графы 7 и 11 нужно записать длительность каждого из периодов в днях. В графы 8 и 9, а также 12 и 13 нужно записать суму отпускных по каждому периоду в зависимости от того, из какого источника будет производиться оплата.

Все дополнительные выплаты, которые нужно выдать в эти периоды сотруднику, заносятся в графы 10 и 14. В графу 15 нужно записать общую сумму записанных отпускных.

В следующую таблицу нужно записать все удержания, которые производятся из отпускных. Сюда вносятся, к примеру, размер НДФЛ (графа 16), сумма алиментов, удержание материального ущерба и т. д.

Бухгалтер должен сам указать необходимые сведения в графах 17-21. В графу 22 вписывается общая сумма всех удержаний. Затем в графу 23 нужно занести итоговую суму к выдаче: от результата графы 15 нужно вычесть результат по графе 22.

Эта же сумма далее записывается прописью, а рядом нужно будет проставить данные о документе, по которому она была выплачена. Расчетчик после того, как полностью заполнить документ, проверяет его и указывает сведения о себе.

Какой вид имеет записка и что она должна обязательно содержать?

Записка-расчет должна быть составлена в соответствии с Постановлением об ее утверждении, так что документ не может иметь произвольной формы.

Естественно основное в бланке – это размер отпускных, но сюда необходимо внести и следующие данные:

• Рабочий год, за который дается отпуск;
• Срок отпуска;
• Выплаты, которые взяли во внимание при расчете отпускных – здесь важно указать не только общие показатели, но и с помесячной разбивкой;
• Количество календарных отработанных дней;
• Среднедневной заработок.

Одной из самых распространённых идей для открытия бизнеса является создание собственного бара. Подробнее об этом варианте – в данной публикации.

Пример заполнения записки-расчета.

Расчет сумм отпускных

Для расчета сумм отпускных используйте пункт меню Операции/Зарплата(Оплата труда)/Учет отпусков/Расчет сумм отпускных (Рис.8).

или используйте кнопку

в панели инструментов журнала отпусков. Перед расчетом сумм отпускных будет показан диалог (Рис.8), в котором необходимо указать параметры для выполнения операции.

Рис.8

Диалог функционально разделен на три части: верхняя часть для выборки отпусков из журнала, средняя часть для указания параметров расчета сумм отпускных и нижняя часть диалога для записи рассчитанных сумм отпускных в лицевой счет, где они уже будут учитываться при расчете заработной платы.

Месяц, год

Определяет период времени, в котором будут находиться фактические даты начала отпуска сотрудников.

Номер отчета, Дата, Организация, Расчетчик

Поля для вывода в отчет по расчету сумм отпускных из диалога расчета.

Работники, подразделения, должности

Отпуска будут выбраны только для указанных работников/подразделений/должностей. Если не указано не одного значения, отпуска для расчета будут выбраны для всех работников.

Вид отпуска

Указывается вид отпуска для отбора операций.

После заполнения верхней части диалога при нажатии на кнопку «Список» будет выведен список отпусков, для которых и будет произведен расчет сумм отпускных. Если необходимо исключить какие-либо операции из выборки, с помощью кнопки «Ctrl» и левой клавиши мыши.

Параметры расчета сумм отпускных:

Отработанное время

Определяет механизм считывания отработанного времени из лицевых счетов по всем местам работы/лишь по основному. Данная опция доступна при значении параметра «Данные из журнала» — «лицевых счетов».

Данные из журнала

Отработанное время может вычисляться на основании журнала отпусков и больничных либо лицевых счетов. В лицевых счетах хранится отработанное рабочее время. Так как с 01.01.2008 года отработанное время для расчета среднего заработка для вычисления сумм отпускных исчисляется в календарных днях, то крайне не рекомендуется использовать данное значение параметра (отработанное время из журнала лицевых счетов).

Расчетный период (в месяцах)

По умолчанию, стоит значение 12, но если это не ущемляет интересов сотрудника, данный период может быть изменен в его пользу (в сторону увеличения его среднего заработка).

Премии пропорционально отработанному времени

Годовые и квартальные премии при расчете среднего заработка будут пересчитаны пропорционально отработанному времени.

При нажатии кнопки «Выполнить» будет произведен расчет сумм отпускных для выбранных выше операций из журнала отпусков. При нажатии кнопки «Отчет» будет выведен отчет по расчету сумм отпускных.

Третья часть диалога отвечает за сохранение сумм отпускных в лицевые счета для последующего их учета в заработной плате сотрудника.

Месяц, год

Определяет период действия лицевых счетов, куда будут добавлены начисления сумм отпускных.

Из резерва

Данные суммы отпускных выплачиваются из ранее сформированного резерва на оплату отпускных, поэтому вся сумма проходит как отпуск текущего периода.

Заменять начисления

При сохранении сумм отпускных в лицевые счета совпадающие начисления в лицевых счетах будут заменяться на вновь сохраняемые. Эта опция позволяет избежать дублирования начислений в лицевых счетах при нескольких попытках расчета и сохранения сумм отпускных в одни и те же лицевые счета.

Отпуск текущего периода

Указывается начисление для сумм отпускных, приходящихся на текущий период (месяц начала отпуска).

Отпуск будущего периода

Указывается начисление для сумм отпускных, приходящихся на будущий период (месяцы после месяца начала отпуска). При установленной опции «Из резерва» данное поле не доступно для ввода (вся сумма отпускных идет на текущий период).

После выполнения расчета сумм отпускных их можно просмотреть, нажав кнопку «Редактировать» (Рис.9).

Рис.9

В данном диалоговом окне можно отредактировать подставленный по умолчанию лицевой счет работника, куда будет записано начисление сумм отпускных, отредактировать начисление, статью учета, количество дней отпуска и саму сумму отпускных.

При нажатии кнопки Сохранить

произойдет запись сумм отпускных в лицевой счет.

Внимание! Если заработная плата уже была рассчитана для лицевых счетов, куда производилась запись сумм отпускных, то эти лицевые счета необходимо пересчитать.

Виды отпусков

Непосредственно перед описанием журнала отпусков следует обратить внимание на справочник видов отпусков. В этом справочнике содержатся все возможные виды отпусков, которые могут быть предоставлены сотруднику. Если какого-либо вида там не хватает, его всегда можно туда добавить и настроить. Для вывода справочника видов отпусков на экран используйте пункт меню. Для вывода справочника отпусков

на экран используйте пункт меню
Операции/Зарплата(Оплата труда)/Учет отпусков/Журнал (регистр) отпусков (Рис.4).

Рис.4

Для добавления нового вида отпуска нажмите кнопку

на панели инструментов справочника, используйте клавишу «F7» или двойной щелчок мышью на строке добавления. При этом будет показан диалог добавления нового вида отпуска (Рис.5).

Рис.5

Для изменения выделенного вида отпуска нажмите кнопку

, используйте клавишу «F4» или двойной щелчок мышью по выделенной позиции. Для удаления вида нажмите кнопку

на панели инструментов журнала или используйте клавишу «F8

Для каждого вида отпуска в диалоге редактирования можно указать вид времени, отклонения по которому будут добавляться в журнал табельных листов при добавлении отпуска сотруднику. Опция «Оплачиваемый» влияет на то, будут ли для отпусков данного вида рассчитываться суммы отпускных. Опция «Основной» влияет на позицию вывода отпусков данного вида в кадровом приказе и записке-расчете Т-60: попадет отпуск в раздел основных отпусков или дополнительных. «Учитывать праздники» влияет на расчет количества дней отпуска (вычисляется либо с учетом праздничных дней, либо без учета).

Внимание: смена кода и наименования, а также удаление системного вида времени невозможно.

Создание отпуска без оформления приказа

Для расчета сумм отпускных и учета отпусков в системе достаточно заполнить журнал отпусков без оформления соответствующего кадрового приказа. Необходимо лишь добавить операции в журнал отпусков .

Для вывода журнала на экран используйте пункт меню Операции/Зарплата(Оплата труда)/Учет отпусков/Журнал (регистр) отпусков (Рис.1).

Для добавления нового отпуска нажмите кнопку

на панели инструментов журнала, используйте клавишу «F7» или двойной щелчок мышью на строке добавления. При этом будет показан диалог добавления нового отпуска работника (Рис.6).

Рис.6

В окне добавления отпуска необходимо указать работника, которому предоставляется отпуск, и его место работы, по которому и предоставляется отпуск. При выборе работника будет автоматически проставлено его основное место работы на текущий момент. Ниже указывается период работы, за который предоставляется отпуск, тип отпуска и тип дней, в которых исчисляется отпуск (по умолчанию, календарные дни). Вид отпуска выбирается из справочника вида отпусков (по умолчанию, проставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск).

Также необходимо отметить фактический период отпуска (планируемый период можно ввести справочно).

Важно: при вводе отпуска сотруднику в журнал табельных листов автоматически заносится отклонение по виду времени, которое указано в виде отпуска, за фактический период отпуска. Если же табельные листы за этот период еще не созданы, то отклонения необходимо внести либо при создании табельных листов (опция «Импорт отклонений»), либо запуском пункта меню «Операции/Зарплата/Табельный учет/Импорт отклонений в табельные листы».

Бухгалтерский учет отпускных

С 2011 года все организации, за исклю­чением малых — эмитентов публично раз­мещаемых ценных бумаг, обязали фор­мировать резерв на выплату отпускных. Теперь он признается оценочным обяза­тельством, так как, создавая его, необхо­димо учитывать требования ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обя­зательства и условные активы» (утв. приказом Минфина России от 13 декабря 2010 г. № 167н, далее — ПБУ 8/2010). Данную позицию подтверждает также письмо Мин­фина России от 14 июня 2011 г. № 07-02­06/107. Однако для того, чтобы признать его в качестве такового, одновременно должны быть соблюдены следующие ус­ловия:

• у организации существует обязанность, явившаяся следствием прошлых собы­тий ее хозяйственной жизни, исполне­ния которой организация не может из­бежать;
• в результате ее исполнения вероятно уменьшение экономических выгод;
• можно обоснованно оценить величину оценочного обязательства.

Оценочное обязательство по отпускам определяется на основании утвержденного на начало года графика отпусков. По нему можно оценить, какие затраты будут произ­ведены на выплату отпускных сумм сотруд­никам, порядок их предоставления, а также размер среднего заработка работников.

Нужно знать

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только время, фактически отработанное в соответствующих условиях.

К сожалению, в ПБУ 8/2010 не содержит­ся конкретного порядка расчета ежемесяч­ных отчислений в резерв. Поэтому вам предстоит разработать его самим, а вы­бранный способ закрепить в учетной по­литике компании.

В бухгалтерском учете оценочные обя­зательства отражаются на счете 96 «Резер­вы предстоящих расходов» (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйст­венной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н).

Величина оценочного обязательства от­носится на расходы по обычным видам дея­тельности или на прочие расходы либо включается в стоимость актива и отражает­ся по дебету счета 20 (23, 25, 26 и др.).

Для начисления страховых взносов ис­пользуются счета 69 «Расчеты по социаль­ному страхованию и обеспечению».

Если величина накопленного резерва меньше суммы начисленных отпускных, разница отражается по дебету счетов для учета затрат (счета 20, 25, 26, 44 и др.).

Проводки в бухгалтерском учете будут выглядеть следующим образом:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44…) КРЕДИТ 96

— начислен резерв на оплату отпусков работникам.

При начислении отпускных за счет соз­данного резерва сделайте записи:

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 70

— начислены отпускные работникам ор­ганизации;

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 69-1, 69-2, 69-3

— начислены страховые взносы во вне­бюджетные фонды и взносы на страхова­ние от несчастных случаев на производ­стве и профессиональных заболеваний.

Если по окончании текущего года в ре­зерве остались неизрасходованные суммы, то их необходимо сторнировать. Для этого сделайте в учете запись:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 44… ) КРЕДИТ 96

— сторнирована сумма неиспользован­ного резерва.