Списание дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность – один из наиболее значимых показателей бухгалтерской отчетности. Списанию дебиторки предшествует большая аналитическая и организационная работа: выявление проблемных расчетов и должников, возможности истребования задолженности. При невозможности получить долг следует его списание. При этом бухгалтеру необходимо знать не только бухгалтерское и налоговое законодательство, но Гражданский кодекс, арбитражную судебную практику.

Вопрос: Как отразить в бухгалтерском учете организации, применяющей УСН (объект налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов»), списание дебиторской задолженности за реализованный товар в связи с истечением срока исковой давности? Резерв по сомнительным долгам в части данной задолженности не формировался. В результате проведения инвентаризации расчетов с контрагентами (на основании приказа руководителя) выявлена необеспеченная, просроченная дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности. Сумма задолженности за проданный товар равна 50 000 руб. Посмотреть ответ

В каких случаях дебиторку нужно списать

Существуют законные причины списать задолженность. Они подтверждаются документами сторонних организаций. Эти бумаги являются основанием для записей в БУ и НУ.

Как признать дебиторскую задолженность безнадежной и учесть ее в целях налога на прибыль?

Причины:

Истек срок исковой давности. Это означает, что подать иск в суд о взыскании долгов фирма не может, поскольку прошло 3 года с момента, когда организация узнала о нарушении договорных обязательств со стороны контрагента: к примеру, получила отказ в оплате товаров, работ, услуг после поставки по договору. Срок прерывается, если организация подает в суд или должник письменно подтвердил наличие обязательств перед организацией (ГК РФ ст. 196-1, ст. 200, ст. 203).

Как списать нереальную для взыскания (безнадежную) дебиторскую задолженность в бухгалтерском учете?

Госорганом подписан акт о невозможности взыскания. Имеется в виду акт судебного пристава как основание для списания задолженности. Несмотря на отдельные попытки чиновников ФНС на местах оспорить это основание для списания, НК РФ и практика судопроизводства свидетельствуют о его правомерности (ст. 266-2 НК РФ, Опр. ВАС №2727/08 по д. №А60-3260/2007-С6 от 07-02-08 г.).
Организация-должник прекратила существование как юрлицо. Основанием для списания станет запись в ЕГРЮЛ в отношении должника (ст. 63–9 ГК РФ).

На заметку! По аналогичным основаниям можно списывать и задолженность кредиторам.

Можно списывать дебиторскую задолженность и в связи с невозможностью взыскать ее по оценке специалистов самой фирмы. Такой вариант применим, если проведенный экономический анализ выявил нецелесообразность обращения в суд. Обычно речь идет в таких случаях о небольших объемах дебиторской задолженности, по сравнению со значительными судебными издержками в перспективе (см. письма Минфина №03-03-06/1/3 от 13-01-09 г., №03-03-06/1/124 от 21-02-08 г., опред. ВАС РФ №9473/08 от 30-07-08 г., ФАС МО №КА-А40/13269-08-П-2 от 02-02-09 г. и ряд аналогичных).

Как списать дебиторскую задолженность поставщика?

Консультация эксперта

«Долг платежом красен», ‒ гласит известная пословица. Хорошая пословица, но о ней вспоминает только кредитор, а не должник. Должник же помнит такую: «Обещанного три года ждут». А кто-то её продолжил на современный лад: «А на четвёртый забывают». Поэтому каждый бухгалтер на практике хорошо знаком с понятием «дебиторская задолженность». О проблемах с взысканием долга рассказала наш эксперт Надежда Четвергова.

***

Если в правовом поле решить проблему со взысканием долга не удалось, то бухгалтеру нужно уметь списывать дебиторскую задолженность (далее по тексту ‒ ДЗ) правильно, так как списание уменьшает налог на прибыль.

Списать ДЗ можно только тогда, когда она станет безнадёжной по следующим основаниям (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчетности, п. 11 ПБУ 10/99, пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ):

в связи с истечением срока исковой давности;
при ликвидации должника (или его исключении из ЕГРЮЛ);
при банкротстве списать задолженность можно только после окончания конкурсного производства и ликвидации организации. Задолженность, включённую в реестр требований кредиторов, списать нельзя, даже если во время банкротства истечёт срок исковой давности;
задолженность, взыскиваемая по решению суда, станет безнадёжной, если пристав-исполнитель не сможет её взыскать и вернёт вам исполнительный лист.

Как видим, для списания ДЗ нужны веские основания.

Возвратимся к пословице «Обещанного три года ждут, а на четвёртый забывают». Почему именно на четвёртый год? Ответ очевиден, это следует из ГК РФ ‒ общий срок исковой давности (ст. 196 ГК РФ).

Для списания дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности нужны акт инвентаризации расчётов и приказ директора. Срок исковой давности ‒ три года со дня, когда контрагент должен был погасить задолженность. Например, если заказчик должен произвести оплату в срок 10.12.2018, то последний день, когда вы можете обратиться в суд за взысканием, ‒ 10.12.2021. А 11.12.2021 задолженность становится безнадёжной, и её надо списать (п. 77 Положения по бухучёту № 34н, ст. 266 НК РФ).

Напомним основные моменты.

Долги по оплате товаров, работ, услуг и задолженность по выданным авансам списывайте в расходы вместе с НДС (Письмо Минфина России от 21.10.2008 № 03-03-06/1/596).
НДС, принятый к вычету с аванса, восстановите при списании задолженности (Письмо Минфина России от 28.01.2020 № 03-07-11/5018).
Списанный долг учитывайте на забалансовом счёте 007 в течение пяти лет (п. 77 Положения по бухучёту № 34н).
В налоговом учёте порядок списания безнадёжной задолженности зависит от наличия резерва по сомнительным долгам. Если его нет ‒ спишите весь безнадёжный долг в расходы. Если есть ‒ спишите долг за счёт резерва, то есть уменьшите резерв на безнадёжную задолженность. Если же резерва не хватит, остаток долга включите в расходы (ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина России от 16.01.2018 № 03-03-06/2/1551).
На УСН безнадёжную дебиторскую задолженность в расходах учесть нельзя. Но и выручку при её списании в налоговом учёте признавать не надо (Письма Минфина России от 20.02.2016 № 03-11-06/2/9909, от 22.07.2013 № 03-11-11/28614).

Рассмотрим несколько примеров, которые могут случиться на практике, и нюансы, которые при этом возникают.

Пример первый. Какое значение при списании ДЗ может иметь акт сверки взаиморасчётов, подписанный должником?

Мы не зря упоминали пословицу «Обещанного три года ждут, а на четвёртый забывают». То, что безнадёжную ДЗ списывают по прошествии трёх лет, помнят все. Однако списывая такую задолженность, не стоит забывать о том, что в некоторых случаях течение срока исковой давности прерывается и начинает течь заново.

У организации-кредитора в учёте висит ДЗ с истекшим сроком исковой давности (свыше трёх лет). Организация-должник не ликвидирована, свою задолженность перед кредитором признаёт, подписывая акт сверки взаиморасчётов, но и поступлений от неё не ожидается, поэтому такую задолженность бухгалтер кредитора решил списать в расходы по основанию истечения срока исковой давности.

Но бухгалтер кредитора, видимо, забыл или не знал, что есть важный нюанс, связанный с определением срока исковой давности в целях перевода задолженности в разряд безнадёжной. Общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). В соответствии со ст. 203 ГК РФ подписание дебитором акта сверки взаиморасчётов прерывает течение срока исковой давности по признанной им задолженности. В частности, время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок и течение срока исковой давности начинается заново.

Согласно позиции Минфина России (письма от 10.07.2015 № 03-03-06/39756, от 19.07.2011 № 03-03-06/1/426), ФНС России (Письмо от 06.12.2010 № ШС-37-3/1695) и УФНС России по г. Москве (Письмо от 17.04.2007 № 20-12/03635) ДЗ можно признать в расходах через три года после последней сверки по ней. Имеются судебные акты, подтверждающие данную точку зрения (Постановление ФАС Уральского округа от 01.02.2013 № Ф09-150/13 по делу № А71-4334/2012, Постановление ФАС Уральского округа от 16.02.2010 № Ф09-6971/08-С2 по делу № А47-3325/2008).

Обратите внимание на видео Удержание имущества как мера обеспечения исполнения обязательств. Самые спорные вопросы по теме разбирает наш эксперт.

Пример второй. Безнадёжная задолженность иностранного покупателя.

В настоящее время активно развивается ВЭД, российские продавцы выходят на международные рынки, и, соответственно, у бухгалтера может возникнуть вопрос, как и когда списывать ДЗ иностранного покупателя, если такая имеется.

Списание безнадёжной ДЗ иностранного покупателя может вызвать сложности у бухгалтера, так как взаимоотношения в данном случае могут регулироваться законодательствами обеих стран.

Рассмотрим пример. Организация-продавец из РФ отгрузила товар иностранному покупателю. Покупатель не оплатил товар, на связь не выходит. В судебном порядке продавец не предпринимал попытки взыскать долг. Может ли продавец товара списать задолженность по сроку исковой давности (три года) в уменьшение налогооблагаемой прибыли при условии, что соглашение сторон о выборе подлежащего применению права:

регулируются нормами российского законодательства;
регулируется нормами иностранного права;
если стороны не выбрали право, которое применяется к их правам и обязанностям по договору.

Сразу отметим, что задолженность может учитываться в расходах (при наличии на это оснований) независимо от принятия мер по её взысканию (Определение Верховного Суда РФ от 19.01.2018 № 305-КГ17-14988 по делу № А41-17865/2016, Письмо Минфина России от 25.11.2008 № 03-03-06/2/158 и др.).

Безнадежную ДЗ списывают в том периоде, на который приходится дата истечения срока исковой давности (Письма Минфина России от 20.06.2018 № 03-03-06/1/42047, от 25.08.2017 № 03-03-06/1/54556).

Таким образом, важно понимать, в соответствии с законодательством какой страны будет определяться исковая давность, подлежащая применению к соответствующему отношению.

Правила, установленные гражданским законодательством, применяются к отношениям с участием иностранных юридических лиц, если иное не предусмотрено федеральным законом (п. 1 ст. 2 ГК РФ).

Право, подлежащее применению к гражданско-правовым отношениям с участием иностранных юридических лиц либо гражданско-правовым отношениям, осложнённым иным иностранным элементом, в том числе в случаях, когда объект гражданских прав находится за границей, определяется на основании международных договоров РФ, ГК РФ, других законов и обычаев, признаваемых в РФ (п. 1 ст. 1186 ГК РФ).

Стороны договора при его заключении или в последующем могут выбрать по соглашению между собой право, которое подлежит применению к их правам и обязанностям, возникшим в рамках данного договора (п. 1 ст. 1210 ГК РФ).

При отсутствии соглашения сторон о подлежащем применению праве к договору применяется право страны, где на момент заключения договора находится место жительства или основное место деятельности стороны, которая осуществляет исполнение, имеющее решающее значение для содержания договора (п. 1 ст. 1211 ГК РФ). Стороной, которая осуществляет исполнение, имеющее решающее значение для содержания договора купли-продажи, признаётся сторона, являющаяся продавцом (пп. 1 п. 2 ст. 1211 ГК РФ).

При этом исковая давность определяется по праву страны, подлежащему применению к соответствующему отношению (ст. 1208 ГК РФ).

Таким образом, если задолженность иностранного контрагента признаётся безнадёжной в соответствии с законодательством РФ, то налогоплательщик вправе учесть указанную задолженность в составе внереализационных расходов.

Исходя из приведённых законодательных норм, можно сделать следующий вывод: применение общего срока исковой давности, установленного ст. 196 ГК РФ, зависит от условий и существа обязательства с иностранным покупателем.

Если в договоре предусмотрено, что отношения его сторон регулируются нормами российского законодательства, то срок исковой давности в три года, установленный ст. 196 ГК РФ, подлежит применению.

Если стороны договорились, что заключённый между ними договор регулируется нормами иностранного права, то срок исковой давности в три года, определённый российским законодательством, применению не подлежит, а применяется срок исковой давности, установленный в соответствии с законодательством государства покупателя.

Если стороны не выбрали право, которое применяется к их правам и обязанностям по договору, то к правоотношениям сторон будет применяться право страны-поставщика (в данном случае российское законодательство), то есть срок исковой давности в три года, установленный ст. 196 ГК РФ, подлежит применению.

Таким образом, при признании для целей налогообложения прибыли ДЗ иностранной компании безнадёжной по причине истечения срока исковой давности для её взыскания российской стороне сделки нужно учитывать вышеперечисленные правовые нюансы.

Аналогичная точка зрения содержится в Письме Минфина России от 23.03.2015 № 03-03-06/1/15719, в котором говорится, что, в случае если задолженность иностранного контрагента признана безнадёжной в соответствии с законодательством РФ, налогоплательщик вправе учесть указанную задолженность в составе внереализационных расходов в порядке, установленном РФ.

Пример третий. Нюансы при списании безнадёжной задолженности дебитора, имеющего более одной задолженности перед организацией по разным основаниям.

На практике бывает ситуация, когда должник имеет более одной задолженности перед организацией по разным договорам (например, поставка, оказание услуг, аренда). При этом по одной из них есть судебное решение о взыскании, например по договору поставки, и пристав-исполнитель подтвердил невозможность установления местонахождения должника и отсутствие имущества, на которое может быть наложено взыскание. Может ли кредитор также списать задолженность по договорам оказания услуг, аренды по данному контрагенту?

Увы, ответ ‒ нет. По мнению Минфина, долги, невозможность взыскания которых не подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства (или иными обстоятельствами, указанными в п. 2 ст. 266 НК РФ), не могут быть признаны безнадёжными для целей налогообложения (см. письма от 30.05.2018 № 03-03-06/2/36758, от 21.07.2015 № 03-03-06/2/41683, от 12.08.2013 № 03-03-06/1/32519). Таким образом, учесть в расходах для целей налогообложения можно только ту конкретную задолженность, в отношении которой имеется постановление судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства.

Пример четвёртый. Как списать ДЗ, если задолженность, приобретённая по соглашению об уступке прав требования, становится безнадёжной?

Кредитор (цедент), перед которым должник имеет обязательство, передал право требования по нему новому кредитору (цессионарию), заключив с ним договор уступки требования (цессии) (п. 1 ст. 382 ГК РФ). Должник перед новым кредитором задолженность не погасил, срок исковой давности истекает. Возникает вопрос: можно ли учесть во внереализационных расходах задолженность, приобретённую по соглашению об уступке прав требования, по которой истек срок исковой давности?

«Почему бы и нет», ‒ подумает бухгалтер и спишет, руководствуясь НК РФ, а именно п. 2 ст. 266 и пп. 2 п. 2 ст. 265. Но не стоит спешить. Согласно официальной позиции, выраженной Минфином России (письма от 28.10.2013 № 03-03-06/1/45488, от 23.03.2009 № 03-03-06/1/176) и УФНС России по г. Москве (Письмо от 30.01.2012 № 16-15/[email protected]) задолженность, полученная по соглашению об уступке прав требования, не связана с реализацией товаров, работ, услуг и не учитывается во внереализационных расходах. Данная точка зрения косвенно подтверждается разъяснениями, приведёнными в письмах Минфина России от 17.02.2020 № 03-03-06/1/1085, от 06.09.2018 № 03-03-06/1/63711.

По данной ситуации есть судебные решения в пользу налогоплательщиков. Так, в постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 28.04.2012 по делу № А27-4466/2011 и от 18.03.2011 по делу № А27-8234/2010, ФАС Уральского округа от 16.02.2010 № Ф09-6971/08-С2 по делу № А47-3325/2008 судьи посчитали безнадёжной задолженностью долг, приобретённый в силу уступки права требования на основании истечения срока исковой давности. А в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 18.03.2011 по делу № А27-8234/2010 суд, рассматривая спор о периоде включения во внереализационные расходы дебиторской задолженности, приобретённой по договору уступки прав требования, отметил, что налогоплательщик правомерно списал указанную задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Таким образом, учитывая наличие положительной судебной практики (но новому кредитору не стоит упускать из виду тот факт, что, скорее всего, за решением подобного вопроса придётся дойти до суда и никто не гарантирует положительный исход), организация ‒ новый кредитор может принять решение о списании во внереализационные расходы по налогу на прибыль дебиторской задолженности, приобретённой по договору цессии, как безнадёжной, по которой истек срок исковой давности.

Итак, подытожим: в статье рассмотрены четыре реальные ситуации, с которыми бухгалтер, ведущий налоговый учёт методом начисления, может столкнуться на практике, не подозревая, какие нюансы следует учесть. Вывод, который можно сделать на основе рассмотренных случаев, такой: прежде чем списать безнадёжную ДЗ, необходимо руководствоваться не только Налоговым кодексом РФ, но и Гражданским кодексом РФ, ознакомиться с разъяснениями официальных органов, судебной практикой.

Хотелось бы закончить статью известной фразой: «Ничто так не укрепляет веру в клиента, как стопроцентная предоплата». Желаем вам, дорогие читатели, надёжных и платёжеспособных покупателей!

Избежать негативных последствий при списании дебиторской задолженности поможет справочно-правовая система КонсультантПлюс

В КонсультантПлюс можно найти пошаговые инструкции по данной процедуре:

Готовое решение: Как списать нереальную для взыскания (безнадёжную) дебиторскую задолженность в бухгалтерском учёте (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}

Готовое решение: Как списать дебиторскую задолженность в налоговом учёте (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}

Вопрос

В учёте организации-кредитора числится ДЗ. Организация-должник по решению налогового органа признана недействующим юридическим лицом (организация в течение последних 12 месяцев не представляла налоговую отчётность) и исключена из ЕГРЮЛ. Может ли кредитор списать в учёте ДЗ по такому основанию?

Ответ

Да, но так было не всегда. Для отношений, возникших до 01.09.2014, исключение из ЕГРЮЛ организации не считалось ликвидацией, и официальные разъяснения, выпущенные в то время, сводились к одному: дебиторскую задолженность недействующего юридического лица, исключённого из ЕГРЮЛ, кредитор не мог включить в состав внереализационных расходов, поскольку в НК РФ не предусмотрено такого основания для отнесения задолженности организации к безнадёжным долгам, как исключение должника из ЕГРЮЛ (Письмо Минфина России от 27.02.2013 № 03-03-06/1/555, от 11.12.2012 № 03-03-06/1/649, Письмо УФНС России по г. Москве от 06.12.2007 № 20-12/116512).

С 01.09.2014 вступил в силу Федеральный закон от 05.05.2014 № 99-ФЗ, которым гл. 4 ч. 1 Гражданского кодекса РФ дополнена ст. 64.2. Согласно п. 2 ст. 64.2 ГК РФ исключение недействующего юридического лица из ЕГРЮЛ влечёт правовые последствия, предусмотренные Гражданским кодексом РФ и другими законами, применительно к ликвидированным юридическим лицам.

Таким образом, для отношений, возникших после 01.09.2014, исключение организации из ЕГРЮЛ по решению налогового органа приравнивается к ликвидации, и организация-кредитор может списать ДЗ по такому основанию на дату исключения из ЕГРЮЛ организации-должника.

Надежда Четвергова, ведущий экономист-консультант ООО «Что делать Консалт»

Источники списания

За счет резерва сомнительных долгов. Одним из источников, за счет которого можно списать дебиторку, является создание резерва по сомнительным долгам. Однако создавать его могут только фирмы, которые определяют выручку по отгрузке. Общий порядок резервирования определяется ст. 266-4 НК РФ. В резерв включают в полном объеме сумму задолженности, срок которой превысил 3 месяца, половинную сумму – если срок от 45-90 дней. Суммы дебиторки, срок которой ниже, не берутся в расчет. При этом резервируется и сумма НДС, ожидающаяся к перечислению от должника. Размер зарезервированных средств ограничен, выше 10% от выручки по периоду — налоговому и расчетному.
Если резерва в организации нет. Списание дебиторки нужно произвести за счет прочих расходов, т.е она повлияет так или иначе на значение итоговых показателей.
Источник — чистая прибыль. Решение о списании дебиторской задолженности принимается исключительно общим собранием учредителей, поскольку такие действия напрямую влияют на финансовый результат.

Списание кредиторской задолженности: налог на прибыль

ПБУ 9/99 регулирует списание кредиторской задолженности в бухучете компании и требует включать суммы с окончившимся сроком давности (долги перед уже ликвидированной компанией) в доходы предприятия, увеличивая налоговую базу и отражаясь на сч. 91/1 в корреспонденции со счетами расчетов с кредиторами:

Д/т 60, 62, 76 К/т 91/1.

Опираясь на п. 18 ст. 250 НК РФ, суммы списанных долгов перед кредиторами учитывают в структуре внереализационных доходов. Это требование действует и для «упрощенцев». Датой списания задолженности (п. 4 ст. 271 НК) считают последнюю отчетную дату периода, в котором исковой срок закончился. Т.е., если по «кредиторке» срок давности закончился в 3-м квартале, а установлен этот факт в конце года, то показать увеличение дохода следует именно в 3-м квартале, подав уточняющую декларацию с пересчитанным налогом.

Как и дебиторская, списываемая задолженность перед кредиторами фиксируется во внереализационных доходах на основании акта инвентаризации, документального обоснования и распоряжения руководства фирмы.

Бухгалтерский учет списания дебиторской задолженности

Для начала напомним, что если по одному и тому же контрагенту имеется, кроме дебиторской, кредиторская задолженность, нужно сначала произвести взаимозачет сумм, а затем, если выявлена в итоге дебиторская задолженность, списать ее.

Подтверждают задолженность такие документы:

акты, накладные как подтверждение оказания услуг, поставок товара, выполнения работ;
акты сверок с партнерами;
письма с требованиями погасить долг, официальные ответы на них;
платежные документы, в которых отражаются оплаченные организацией суммы, и т.п.

Их наличие необходимо в том числе для того, чтобы зафиксировать и подтвердить срок исковой давности.

Важно! Документы хранят не менее 5 лет после списания сумм.

Проводки БУ формируются в зависимости от источников списания. Покрытие списанной дебиторки созданным резервом по сомнительным долгам отражается проводкой Дт 63 Кт 60, 62, 76. Не покрытые резервом задолженности относятся на прочие расходы: Дт 91/2 Кт 60, 62, 76. Аналогично, т.е. по дебету 91/2 в корреспонденции с соответствующими счетами расчетов, учитывается дебиторка, если резерва в организации нет.

Если общим собранием принято решение уменьшить чистую прибыль на размер списанной дебиторской задолженности, делается проводка Дт 84 Кт 60, 62, 76 и др.

Списанную задолженность необходимо учитывать за балансом на Дт 007 в течение 5 лет и лишь затем провести окончательное списание.

Признаки безнадежной задолженности дебитора или кредитора

Списать нереальную к взысканию задолженность можно, если она характеризуется такими признаками (п.2 ст. 266 НК РФ):

закончился срок исковой давности;
фирма-должник ликвидирована;
судебный исполнитель подтвердил несостоятельность должника своим постановлением.

Заметим, что исключение фирмы-должника из ЕГРЮЛ может быть произведено как в связи с ликвидацией, так и при реорганизации, т. е. существование правопреемника должника не дает оснований считать задолженность безнадежной, если срок истребования по ней не закончился. Обращают внимание и на срок давности, который по общим правилам продолжается 3 года, но существуют и специфические. Например, по договорам транспортно-экспедиционных услуг, исковой срок составляет 1 год. Кроме того, при подтверждении должником сумм задолженности, заключения дополнительных соглашений или оплаты части долга, срок начинает новый отсчет. Общая продолжительность его с момента возникновения – не более 10 лет (п. 2 ст. 196 ГК РФ).

Факт наличия безнадежной задолженности контрагента фиксируется по итогам инвентаризации обязательств, на основе которой руководителем издается распоряжение о списании задолженности дебитора или кредитора с указанием ее размера и обоснования возникновения.

Налоговый учет списания дебиторской задолженности

Для целей НУ бухгалтерские документы, подтверждающие факт дебиторки и ее исковую давность, хранятся 4 года. Если возникает убыток, то этот срок отсчитывается от периода уменьшения налоговой базы на сумму убыточного показателя.

В зависимости от наличия резерва покрытия сомнительных долгов, в НУ задолженность учитывают либо по правилам ст. 266 НК РФ, либо относят к внереализационным расходам. Записи для целей НУ делаются при наступлении самого раннего по срокам из перечисленных событий:

истечение срока исковой давности;
поступление актов и других документов от приставов о невозможности взыскания;
появление записи в ЕГРЮЛ с информацией, что должник прекратил свою деятельность.

Признанный безнадежным к оплате авансовый платеж ведет к необходимости восстановления суммы НДС по нему.

Если должник, признанный безнадежным, — физлицо, то при списании дебиторки организация приобретает обязанности налогового агента по НДФЛ и обязана перечислить налог за физическое лицо, а если должник был сотрудником организации, то обязана перечислить и взносы в Фонды за него (см. письмо Минфина №03-04-06/4-27 от 08-02-12 г. и аналогичные разъяснения ФНС).

На заметку! Фирма, применяющая систему налогообложения УСН «доходы минус расходы», не имеет права включить в состав доходов и расходов списанную дебиторскую задолженность для целей НУ, поскольку применяет кассовый метод учета доходов (ст. 346.17-1 НК РФ) . Такая задолженность учитывается только в бухгалтерском учете.

Итоги

Списание дебиторской задолженности производится на основании внутренней первичной документации и актов, решений госорганов.
Если у организации имеется одновременно и дебиторская, и кредиторская задолженность перед одним и тем же контрагентом, необходимо предварительно взаимозачесть суммы, а затем приступать к списанию.
Списывают задолженность за счет прочих расходов или за счет зарезервированных сумм.
Для списания дебиторской задолженности за счет чистой прибыли необходимо решение общего собрания.
В НУ списанная задолженность покрывается резервом сомнительных долгов либо относится к внереализационным расходам.

Документальное сопровождение процедуры списания

Процесс списания дебиторской задолженности при УСН «Доходы» и «Доходы минус расходы» должен сопровождаться подготовкой нижеуказанных бумаг:

актом инвентаризации по форме № ИНВ-17 (допускается оформление на ином бланке в свободном виде), подтверждающим наличие долга;
бухгалтерской справки, содержащей информацию о величине задолженности и основаниях для признания её безнадёжной к взысканию.

К перечисленным документам могут приобщаться прочие бумаги, имеющие отношение к безнадёжному долгу (договоры, накладные, платёжные квитанции, акты сверок, передаточные акты и т. д.).

Кроме этого, руководство должно дополнить перечисленный список документов прочими бумагами, подтверждающими обоснованность списания.

Например, если основанием для инициирования процедуры выступила ликвидация дебитора, к перечню приобщается выписка из ЕГРЮЛ либо ЕГРИП о прекращении деятельности компании/предпринимателя. Другим таким подтверждением может выступать решение суда.

Списание дебиторской задолженности при УСН «Доходы минус расходы» либо «Доходы» осуществляется в связи с форс-мажорными обстоятельствами? Если погасить обязательство невозможно, к примеру, в связи с пожаром на фирме, данное ЧП должно быть подтверждено документально (заключением МЧС, актом уполномоченной государственной инстанции и т. п.).

На основании перечисленной документации издаётся приказ руководства о списании долга с указанием его суммы.

Вопрос

Компания на УСН 6%. На счете 61.02 висит дебиторская задолженность физических лиц, которым когда-то (в 2011-2013 годах) перечисляли денежные средства в счет оплаты за оказание услуг. Первичных документов нет, контактов этих физ.лиц тоже нет, либо они некорректные, директор не помнит, что это за оплаты, бухгалтер сменился, таким образом определить, были сделки или нет, авансы это или просто не хватает документов не представляется возможным. Скажите, пожалуйста, что теперь делать с дебиторской задолженностью? Нужно ли подавать справки 2-НДФЛ с признаком 2 или уже поздно? Резерв по сомнительным долгам никогда ранее не создавался.

Какие долги считаются безнадежными

К безнадежной дебиторской задолженности, согласно п. 2 статьи 266 Налогового Кодекса РФ относятся следующие денежные суммы:

прекращение обязательств из-за ликвидации предприятия или на основании акта государственного органа;
вышли сроки исковой давности (согласно статье 196 ГК РФ он равен 3-м годам, но в некоторых случаях он может быть продлен);
должник – физическое лицо, прошедшее процедуру банкротства, что освобождает его от обязательств перед кредитором;
приостановление исполнительного производства судебными приставами вследствие невозможности взыскания: отсутствия имущества, денежных средств или невозможность получения данных о должнике.

Списание задолженности по налогам: проводки

Не входит в расчет базы налога на прибыль списанная задолженность по налогам и сборам (пп. 21. п. 1 ст. 251 НК РФ). Она может быть уменьшена, например, при внесении поправок в действующее законодательство, или признана безнадежной ИФНС (ст. НК РФ). Поводом для такого признания может послужить ликвидация фирмы, недостаточность активов для покрытия долгов и др. Признать задолженность по налогу безнадежной может и суд.

Списание задолженности по налогу в бухучете отражается записью:

Д/т 68 (субсчет соответствующего налога, сбора, взноса) К/т 91/1.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.