Списание дебиторской задолженности на забалансовый счет

Что такое дебиторская задолженность?

Дебиторская задолженность — денежные средства, которые юрлицу или предпринимателю должны контрагенты.
Ниже указаны основные случаи возникновения дебиторки и счета ее учета согласно Плану счетов (утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2001 № 94н):

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Мы рассматриваем нюансы учета и списания дебиторки у юрлиц. Предприниматели не обязаны вести бухучет на основании норм ст. 6 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, но они могут по собственному желанию отражать дебиторку по правилам бухучета.

Законодательная база учета дебиторской задолженности представлена нормами:

• ГК РФ;
• НК РФ;
• положения по ведению бухучета и бухотчетности в РФ (утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, далее — положение № 34н);

К сожалению, контрагенты не всегда спешат закрывать свои долги. Поэтому в ряде ситуаций дебиторская задолженность признается безнадежной к взысканию и списывается.

Если вы сомневаетесь в возврате дебиторской задолженности, в бухучете обязательно нужно создать резерв по сомнительным долгам. В налоговом учете такой резерв создается не во всех случаях.

Как правильно сформировать резерв по сомнительным долгам, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Учет дебиторской, кредиторской задолженности.

Учет дебиторской и кредиторской задолженностей бюджетного учреждения предполагает формирование их реестров в различных разрезах:

– по срокам, оставшимся до погашения (свыше года, от шести месяцев до года, от трех до шести месяцев, от одного до трех месяцев; до востребования и менее одного месяца); – по видам контрагентов (поставщики, покупатели, банк, бюджет, сотрудники, прочие дебиторы и кредиторы); – по покрытию обеспечением (необеспеченная, обеспеченная залогом, обеспеченные поручительством или гарантией); – по правовому критерию (срочная и просроченная).

Напомним, что в состав отчетных форм пояснительной записки бухгалтерской отчетности БУ входят «Сведения по дебиторской и кредиторской задолженности учреждения» (ф. 0503769). Данную форму можно считать примером отчетности, в которой производится классификация задолженностей по следующим признакам: краткосрочная и долгосрочная, срочная и просроченная; связанная с денежными и неденежными расчетами.

Какую дебиторскую задолженность можно списать?

В бухучете дебиторку можно списать в следующих случаях:

• по истечении срока исковой давности;
• задолженность стала нереальной к получению (п. 77 положения № 34н).

По общему правилу срок исковой давности — 3 года. Если срок исполнения обязательства определен, то срок исковой давности отсчитывают от окончания срока исполнения обязательства. Если таковой срок не определен или установлен как «момент востребования» — то 3 года надо считать со дня предъявления требования исполнить обязательство (ст. 196, 200 ГК РФ).

Однако в порядке определения срока исковой давности для ликвидации дебиторки есть множество нюансов.

Во-первых, срок исковой давности может прерываться — если контрагент признает долг (ст. 203 ГК РФ). Признание долга может быть в виде:

• частичного перечисления дебиторки;
• уплаты процентов за просрочку;
• просьбы отсрочить платеж;
• передачи заявления о проведении взаимозачета;
• подписания акта сверки;
• признания претензии с одновременным признанием долга;
• изменения договора — с указанием признания наличия долга (п. 20 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29.09.2015 № 43).

Если контрагент признал долг, то срок исковой давности надо пересчитывать заново с момента признания. Включать истекшее до признания время в новый срок нельзя.

ВАЖНО! Исковая давность не прерывается из-за бездействия дебитора: если он не оспорил безакцептное списание у него денег с расчетного счета, это еще не означает автоматическое признание долга (п. 23 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29.09.2015 № 43).

Во-вторых, если срок исковой давности истек, а должник внезапно признал имеющуюся за ним задолженность — отсчет срока давности начинается заново (ст. 206 ГК РФ).

ВАЖНО! Даже если срок исковой давности несколько раз прерывался, он не может быть больше 10 лет с момента непосредственного неисполнения обязательства контрагентом (ст. 181 ГК РФ).

В-третьих, если в договоре указано, что обязательство исполняется по частям, а должник признал одну из этих частей, то по другим частям срок исковой давности не прерывается (п. 20 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29.09.2015 № 43).

Второй критерий для признания дебиторки безнадежной — доказанная невозможность исполнить дебитором обязательство в случае:

• ликвидации должника (ст. 417 ГК РФ);
• исключения дебитора из ЕГРЮЛ после 01.09.2014, что приравнивается к ликвидации фирмы;
• форс-мажора, ЧС (ст. 416 ГК РФ);
• вынесения судом постановления о невозможности взыскать долг либо в случае отсутствия у должника имущества для взыскания (ст. 266 НК РФ).

ВАЖНО! Если деньги юрлицу или ИП должен другой ИП, то считать дебиторку безнадежной только потому, что должник-ИП исключен из реестра, нельзя — коммерсанты отвечают по долгам всем своим имуществом даже после окончания предпринимательской деятельности (письмо Минфина РФ от 16.09.2015 № 03-03-06/53157). Списать долг предпринимателя можно на общих основаниях либо в случае его смерти или по завершении процедуры банкротства.

Закрытый перечень критериев признания долга безнадежным установлен ст. 266 НК РФ и расширению для целей налогового учета не подлежит.

А вот в бухучете списать задолженность можно еще по одной причине — невозможность взыскания по мнению самого кредитора. Пользоваться этим способом стоит только в том случае, если фирма исчерпала все способы получить деньги от должника без помощи суда, а предполагаемые расходы на судебное разбирательство превысят взыскиваемую сумму дебиторки.

Признается ли несвоевременное списание дебиторской задолженности грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Порядок отражения в учете просроченной дебиторской задолженности

Списание долга из-за неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эту задолженность нужно отражать за балансом на счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение определенного периода. Такие правила предусмотрены в пункте 339 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Сумму нереальной к взысканию задолженности спишите на финансовый результат текущего года (п. 120 Инструкции № 162н, п. 152–153 Инструкции № 174н, п. 180–181 Инструкции № 183н). Списывать задолженность нужно со всех счетов, по которым числится задолженность. И даже если учреждение в свое время не отразило перевод задолженности со счетов 206.00, 208.00 на счет 209.30, то задолженность списывайте и с них (ведь в инструкциях есть такая корреспонденция). Но будьте готовы при проверке обосновать причины списания задолженности с этих счетов, без предварительного отражения на счете 209.30. А чтобы избежать объяснений, еще раз советуем все же вовремя переводить эту задолженность на счет 209.

Рекомендуем прочесть: Жила в чернобыльской зоне до 30 августа 1986 года уйду ли раньше на пенсию

Как документально оформить списание дебиторской задолженности?

Прежде чем списывать просроченную дебиторку, надо убедиться, что есть документы, подтверждающие сам факт задолженности. В противном случае списывать долг на расходы рискованно (письмо ФНС РФ от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955).

У компании или ИП должны быть:

• договоры;
• акты сверок;
• первичка, подтверждающая факт отгрузки ТМЦ или оказания услуг, либо документы, подтверждающие, что был перечислен аванс контрагенту.

Рекомендуем также хранить выставленные контрагенту претензии и ответы на них — для подтверждения того, что для взыскания долга были приняты меры, а сам должник знал о своем долге фирме.

Если деньги компании должен сотрудник, то проверьте документы, подтверждающие выдачу подотчетных сумм, с помощью нашего материала «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Кроме того, нужно провести инвентаризацию дебиторки и отразить результаты в акте по форме ИНВ-17.

Бухгалтер составляет бухсправку, в которой указывает информацию о размере дебиторки, причины ее возникновения и списания, приводит ссылку на ИНВ-17. Затем руководитель издает приказ на списание дебиторской задолженности.

Планирование дебиторской и кредиторской задолженностей.

При планировании дебиторской задолженности учреждения нужно ответить на вопрос о желаемой цели (максимальный денежный поток, максимальная прибыль, максимальная выручка, минимальные убытки, минимальные риски) и способах ее достижения. При планировании кредиторской задолженности учреждения определяются источники финансирования и способы их привлечения, а также предпочтительные параметры финансирования (минимальная ставка по привлеченным средствам, максимальный срок заимствования).

Цели планирования закрепляются в локальных актах. Даже у коммерческих организаций положения о дебиторской, кредиторской задолженности чаще всего сводятся к регламенту взыскания дебиторской задолженности и погашения кредиторской задолженности учреждения. По мнению автора, это связано с относительной неразвитостью рынка и частыми кризисными явлениями, в результате чего компании прописывают в локальных актах в основном меры по борьбе с «просрочкой». Что же касается государственных учреждений, их стремление к искоренению неблагополучной дебиторской и кредиторской задолженностей выражено еще сильнее, так как соответствует государственной политике.

Примерная структура Положения о дебиторской и кредиторской задолженности такова:

1. Цели и задачи политики по управлению дебиторской, кредиторской задолженностью.

2. Термины.

3. Лимиты дебиторской и кредиторской задолженностей.

4. Порядок оценки кредитоспособности контрагента.

5. Меры по своевременному погашению дебиторской (кредиторской) задолженности.

6. Контроль исполнения Положения.

Списание дебиторской задолженности за баланс

Списывать долги в бухучете следует за счет средств резерва по сомнительным долгам. Его обязаны создавать все предприятия, за исключением предпринимателей (п. 2 ст. 6 закона № 402-ФЗ, ст. 2 положения № 34н). Если сумм резерва не хватает для покрытия дебиторки, то сумма превышения относится к числу прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н).

Бухгалтерские проводки по формированию резерва по сомнительным долгам и списанию дебиторской задолженности:

Но это не всё: списанная безнадежная дебиторка должна еще 5 лет с момента списания учитываться за балансом. Для этого предназначен сч. 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Организация обязана в течение 5 лет отслеживать возможность все-таки получить долг от дебитора (п. 77 положения № 34н). Списание дебиторки за баланс отражается по дебету сч. 007. Если прошло 5 лет, а деньги так и не удалось получить, дебиторка окончательно списывается проводкой по кредиту сч. 007.

Если же в течение 5 лет появилась возможность взыскать долг и контрагент перечислил деньги, то в учете следует сделать записи:

ВАЖНО! Если вы списали безнадежный долг контрагента-физлица или сотрудника, то списанная сумма становится доходом гражданина, а ваша фирма или ИП — налоговым агентом по НДФЛ (письмо ФНС РФ от 31.12.2014 № ПА-4-11/27362). Начислять страховые взносы на сумму списанного долга сотрудника не надо — такие суммы не относятся к объекту обложения страховыми взносами (ч. 1 ст. 7 закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Однако чиновники настаивают на уплате взносов (письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985), арбитражная практика неоднозначна, возможны споры с проверяющими (постановление ФАС Поволжского округа от 17.12.2013 № Ф06-24/13 по делу № А65-4684/2013).

Еще один аспект, на который мы рекомендуем обратить внимание, — списание НДС при ликвидации безнадежных долгов. Нужно ли корректировать или восстанавливать сумму налога — узнайте из статьи «Как учитывать суммы НДС при списании дебиторской задолженности?».

Аналитический учет по сч. 007 следует вести:

• по каждому дебитору, задолженность которого была списана в убыток;
• по каждому списанному долгу.

Сведения о дебиторке за балансом можно указать в пояснениях к бухотчетности (приложение 3 к приказу Минфина РФ от 02.07.2010 № 66н).

Порядок списания просроченной дебиторской задолженности прошлых лет

Безнадежную дебиторскую задолженность списывают в учете по решению комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов. Причем списывают долг с забаланса, только если есть документы, которые подтверждают ликвидацию или смерть должника, или в случаях, которые прописаны в законодательстве РФ, в том числе истек срок возобновить процедуру взыскания.

Бюджетное учреждение в 2022 году (теперь стали казенным с 2022г) оказало услугу. Заказчик не подписал акт выполненных работ и в течении 3 лет оплаты соответственно не поступало. На звонки не отвечают. За все время смогли поговорить с бухгалтером 1 раз, она сказала, что руководитель сказал не оплачивать наши услуги ничем не мотивируя отказ. В суд подать не можем из-за личных причин (услугу обязал оказать учредитель, с выставлением всех документов) Как списать просроченную дебиторскую задолженность, если нет ни решения суда, учреждение существует, но платить не будет?

Рекомендуем прочесть: Как списать на экзамене на права

Итоги

За балансом дебиторская задолженность учитывается на сч. 007 в течение 5 лет после признания долга безнадежным и списания его за счет резерва или на убыток.

Мы рассмотрели алгоритм списания дебиторки в бухучете, а нюансы налогового учета и списания безнадежных долгов смотрите в статье «Порядок списания дебиторской задолженности».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Проводки по списанию просроченной дебиторской задолженности в бюджете

Кредиторская — это долг организации (должника) перед третьими лицами (кредиторами). К ней относится перед: поставщиками, сотрудниками организации по заработной плате, бюджетом, государственными внебюджетными фондами, по полученным кредитам и прочими кредиторами. Просроченная кредиторская задолженность — это организации, обязательства по которой не были погашены в установленный договором срок.

Под кредиторской бюджетного учреждения, как правило, понимают по принятым обязательствам, суммы денежных средств или стоимость иных активов, которые подлежат передаче кредитору в обмен на поставленные нефинансовые активы, оказанные услуги или выполненные работы. Кредиторской также является задолженность работодателя перед работниками по суммам начисленной оплаты труда и прочих выплат, перед бюджетом по налогам и сборам и т.

Списание просроченной дебиторской задолженности в бюджетном учреждении

Приказ Минфина России от 01.12.2021 N 157н (ред. от 16.11.2021) «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» (Зарегистрировано

Обязательство, предусматривающее или позволяющее определить день его исполнения или период времени, в течение которого оно должно быть исполнено, подлежит исполнению в этот день или, соответственно, в любой момент в пределах такого периода ( п.