Порядок списания дебиторской и кредиторской задолженности

Что такое срок исковой давности

Срок исковой давности — это время, за которое кредитор взыскивает долг с дебитора в принудительном порядке. В соответствии со статьёй 196 Гражданского кодекса РФ, общий срок данного взыскания составляет три года.

Начало срока определяется моментом нарушения дебитором своих обязательств. Если установка момента нарушения не представляется возможным, срок начинается с момента предъявления требований кредитора.

Течение срока исковой давности может приостанавливаться на шесть месяцев. Это происходит по следующим причинам:

• непреодолимая сила препятствует предъявлению иска;
• ответчик или истец находятся в составе Вооружённых Сил РФ, которые переведены на военное положение;
• правительство установило отсрочку на данный срок исковой давности ;
• регулирующие законы конкретных отношений приостановили действие или утратили силу.

Перерыв срока исковой давности происходит в тот момент, когда должник возвращает часть суммы долга. После этого время срока обнуляется и считается заново.

Срок исковой давности восстанавливается в судебном порядке. В таком случае причины пропуска должны быть уважительны и связаны с личностью истца:

• тяжёлая болезнь;
• беспомощное состояние;
• неграмотность и т.п.

Таким образом, срок долга может растягиваться и составлять дольше трёх лет, указанных в законодательстве. Бухгалтер не может списать задолженность как просроченную за данный период.

За какие ошибки в бухучете не будут привлекать к ответственности

За грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету и отчетности на должностных лиц налагается ответственность по статье 15.11 КоАП РФ. Федеральный закон от 29.05.2019 № 113-ФЗ внес ряд изменений в эту статью. Ответственность не будет применяться к лицу (на которое возложено ведение бухучета или с которым заключен договор на оказание услуг по ведению учета), если искажение произошло:

• по вине других лиц, которые составили первичные учетные документы, не соответствующие свершившимся фактам хозяйственной жизни;
• из-за непередачи или несвоевременной передачи указанными лицами первичных учетных документов для отражения этих документов в регистрах бухучета.

Одним из нарушений, за которое может грозить ответственность по статье 15.11 КоАП РФ, является отражение в регистрах бухучета мнимого объекта. Закон № 113-ФЗ расшифровал это понятие. Под мнимыми объектами понимаются неосуществленные расходы, несуществующие обязательства, не имевшие места факты хозяйственной жизни.

Также Законом № 113-ФЗ определено, что статья 15.11 КоАП РФ не применяется к нарушениям по бюджетному учету. За такие нарушения ответственность налагается по статье 15.15.6 КоАП РФ, которая также изложена в новой редакции. Изменения действуют с 09.06.2019.

Документы

Обязанность компании — отслеживать течение срока кредиторской задолженности.

Списание долга необходимо проводить в том месяце, в котором этот срок истёк.

Далее бухгалтер должен пересчитать налог на прибыль за весь период после срока исковой давности. Списанный долг включается в доход компании и подаётся в ФНС с уточнённой декларацией.

Провести списание необходимо следующим образом:

• сравнить данные сальдо и баланса в расчётах ведомостей;
• оформить неунифицированный акт, который отражён в нормативных документах организации или использовать форму ИНВ-17;
• сделать бухгалтерскую справку с указанием данных для проводки: реквизиты договора, акт выполненных работ, накладные, срок давности и сумма долга;
• создать приказ на списание просроченного долга.

Кредитор обязан хранить вышеперечисленные документы в течение пяти лет после списания.

В каких случаях списывают дебиторскую задолженность

Существует три законных причины списания задолженности. Их подтверждает документация сторонних организаций, данные которых отражаются в бухгалтерском и налоговом учёте.

Причины списания следующие:

1. Организация не может решить в судебном порядке вопрос о взыскании долга с дебитора, так как срок исковой давности истёк.
2. Государственный орган подписал акт пристава о невозможности взыскания.
3. Дебитор прекратил свою организационную деятельность. Основанием для списания является запись в ЕГРЮЛ о ликвидации юрлица.

Также дебиторская задолженность списывается, если судебные расходы при взыскании, превышают сумму долга. Часто, в таких случаях сумма долга не крупная.

Как аннулировать кредит по сроку давности, если он все же пропущен кредитором?

Если по какой-либо из причин должник прекратил погашать свои обязательства перед кредитором, и кредитор никак не действовал в отношении такого нарушения своих прав, то по истечении трех лет кредитор теряет право требовать возврат долга через суд.

Но обнуляется ли просроченная задолженность, то есть происходит ли отмена кредита по сроку давности? Нет.

Напоминаем, полностью от долга спасет только банкротство.

Однако, по истечении трехлетнего срока заявление в суд кредитор все равно сможет подать. В судебной практике судом такие заявления часто принимаются и даже возбуждаются производства и взыскиваются задолженности.

Заявить о пропуске кредитором срока исковой давности необходимо самому должнику и как можно раньше. Как только должником будет подано ходатайство о пропуске кредитором срока исковой давности, суд, при достаточности оснований, производство прекращает за давностью лет. Но сама задолженность не аннулируется по сроку исковой давности. Кредитор имеет право ее взыскивать и далее. Но — не прибегая к помощи суда. Это очень важно. То есть приставы не смогут описать и продать ваше имущество. А вот не выпустить за границу ввиду наличия непогашенного долга — могут.

Источники списания

Когда долг признаётся безнадёжным или нереальным к взысканию, его списывают за счёт специального резерва по сомнительным долгам. Покрыть убытки таким образом могут только те компании, которые используют метод начисления выручки по отгрузке.

Порядок формирования регулирует ст. 266 Налогового кодекса РФ. Сумма резерва определяется по результатам инвентаризации налогового периода и зависит от срока долга:

• списание полной суммы происходит, если срок задолженности превышает 90 дней;
• если срок от 45 до 90 дней — сумма резерва составляет 50% от дебиторского долга.
• задолженность не включается в сумму резерва, если срок долга менее 45 дней.

Если у компании нет резерва или сумма долга превышает запланированные показатели, то задолженность списывают как внереализационные расходы.

Ещё одним источником списания является чистая прибыль. Бухгалтер не вправе самостоятельно принимать решение о включении долга в счёт заработанной выручки. Такое заключение даёт руководство компании.

Бухгалтерский учёт списания дебиторской задолженности

Если у контрагента есть и кредиторская, и дебиторская задолженность, необходимо провести взаиморасчёт для выявления суммы списания.

Отслеживание и фиксацию срока исковой давности производят в таких документах, как:

• акты выполненных работ и товарно-транспортные накладные, подтверждающие взаимодействие;
• акты сверок;
• письменные и электронные обращения с призывами и ответами о погашении долга;
• платёжно-расчётные документы.

Формирование проводки бухгалтерского учёта зависит от источника списания, и формируется по следующим формам:

• резерв по сомнительным долгам — Дт63 Кт60, Кт62, Кт76;
• прочие расходы — Дт 91-2 Кт60, Кт62, Дт76;
• списание за счёт чистой прибыли — Дт 84.

Списанный долг остаётся на забалансовом счёте 007 и списывается через пять лет.

Как списать безнадежные долги в бухучете

Дебиторская задолженность списывается отдельно по каждому обязательству. Например, если ООО «Альфа» должно отгрузить вам товары по предоплате, а ИП Иванов задержал оплату за поставленные вами товары, по каждому из этих обязательств следует оформить документы и отразить списание с баланса.

В бухучете списать задолженность должны все организации, независимо от системы налогообложения. Используемые проводки будут зависеть от наличия резерва по сомнительным долгам и того, сможет ли он покрыть всю сумму долга.

Резерв по сомнительным долгам

Задолженность списывается за счет резерва в периоде, когда она признана безнадежной. При этом в налоговом учете учесть ее напрямую в расходах нельзя.

• Дт 63 Кт 62 (60,76 и пр.) — списание за счет резерва по сомнительным долгам.

Списать за счет резерва можно все безнадежные долги, даже если их не закладывали в расчет при создании резерва (п. 5 ст. 266 НК РФ, Письма Минфина от 10.09.2020 № 03-03-06/1/79460, от 21.10.2019 № 03-03-06/1/80555).

Если задолженность больше резерва, всю сумму превышения следует отнести в прочие расходы.

• Дт 91.02 Кт 62 (60, 76 и пр.) — остаток задолженности, не покрытый резервом, отнесен в прочие расходы.

Пример. Организация каждый квартал создает резерв по сомнительным долгам. 1 сентября 2022 года долг покупателя за поставку товаров на сумме 280 000 рублей (с НДС) признан безнадежным. Остаток резерва — 150 000 рублей.

Безнадежная задолженность в сумме 150 000 рублей будет списана за счет резерва, а остаток списан в расходы.

• Дт 63 Кт 62 — 150 000 рублей — дебиторка списана за счет резерва;
• Дт 91.02 Кт 62 — 80 000 рублей — остаток задолженности, не покрытой резервом, списан в расходы.

Расходы

Безнадежный долг можно включить в расходы, если резерв не был создан или его не хватило, чтобы списать всю сумму. Для этого применяется та же проводка:

• Дт 91.02 Кт 62 (60, 76 и пр.) — безнадежная задолженность списана в прочие расходы.

Дебиторская задолженность на счете 007

Если обязательства за должником все еще сохраняются и он может погасить их в будущем, его долг следует отражать на забалансовом счете 007. Например, это возможно, если долг списали из-за истекшего срока исковой давности. А если должника исключили из ЕГРЮЛ или ликвидировали, счет 007 можно не использовать.

• Дт 007 — отражена списанная задолженность

Сумма должна оставаться на счете 007 в течение пяти лет. Списать ее оттуда можно по истечении обязательного срока или при погашении должником.

• Дт 51 Кт 60 — должник погасил ранее списанную задолженность;
• Дт 76 Кт 91-1 — отражен прочий доход;
• Кт 007 — погашена задолженность.

Налоговый учёт списания дебиторской задолженности

Дебиторскую задолженность списывают по таким же причинам, как и кредиторскую:

• Организация не может решить в судебном порядке вопрос о взыскании долга с дебитора, так как срок исковой давности истёк.
• Государственный орган подписал акт пристава о невозможности взыскания.
• Дебитор прекратил свою организационную деятельность. Основанием для списания является запись в ЕГРЮЛ о ликвидации юрлица.

Задолженность признаётся безнадёжной и списывается в счёт резерва сомнительных долгов или внереализационных расходов. После проведения документов требуется перерасчёт НДС.

Если дебитором является физическое лицо, то оплата комиссий подлежит обложению налогов и учитывается как иные доходы с кодом 4800.

Если организация использует УСН, то дебиторскую задолженность в налоговом учёте не ведут.

В бухгалтерском учёте документы о дебиторской задолженности хранятся четыре года.

Когда восстанавливается

Законодательство четко определяет, сколько лет срок исковой давности по дебиторской задолженности. Это ровно три года с момента, когда дата исполнения обязательств прошла, то есть истекла. После окончания СИД обратиться в суд за возмещением долга неправомерно, но есть исключения.

Физические лица вправе восстановить СИД при наличии уважительных причин, по которым обращение в суд было затруднительным или невозможным. Например, это болезнь, сложные жизненные обстоятельства, бедственное положение. Эти причины придется подтвердить документально.

А вот для юридических лиц возможности восстановить СИД не предусмотрено. Суд не признает доводы уважительными. Такое мнение подкреплено постановлением Пленума ВС и Пленума ВАС №2/1 от 28.02.1995.

Выводы

1. Списать дебиторскую задолженность необходимо на основании истёкшего срока давности или решения судебных приставов.
2. Перед списанием необходимо провести взаиморасчёты с контрагентом.
3. Списание происходит в счёт резерва сомнительных долгов или внереализационных расходов.
4. Списание долга за счёт чистой прибыли принимается общим решением руководства организации.
5. Организации, которые используют УСН с кассовым методом расчёта доходов, отражают дебиторскую задолженность только в бухгалтерском учёте.