Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку

Значение унифицированной формы Т-9

Унифицированная форма приказа на командировку(форма Т-9) с 2015 года приобрела особое значение: с января отменены командировочные удостоверения и служебные задания (подп. Е п. 2 Изменений правительственных актов, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595), а с августа необязательным стало ведение учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки (п. 3 Изменений правительственных актов, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771).
Таким образом, количество обязательных документов, связанных с командировками, сократилось до 2:

• письменное распоряжение (приказ) руководителя фирмы или ИП, в котором определяются цели, продолжительность и ориентировочные даты начала и окончания командировки;
• авансовый отчет с прилагаемыми к нему проездными документами, документами на проживание и иными бумагами, подтверждающими расходы, связанные с выполнением задания.

Как повлиять на сотрудника, сдающего авансовые отчеты с опозданием, читайте в материале «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».

В связи с необязательностью применения с 2013 года унифицированных форм, разработанных Госкомстатом РФ, письменное распоряжение (приказ) на командировку может у каждого работодателя иметь свой вид. Однако актуальным остается применение унифицированной формы Т-9, которая содержит все необходимые для заполнения поля и является давно и хорошо знакомым документом.

Что может быть основанием для создания приказа о служебной командировке

Ряд документов могут быть основанием для создания приказа о служебной командировке:

• Служебное задание.
• Служебная записка.
• Указание организации, имеющей большие полномочия по отношению к данному предприятию.
• Указание руководителя предприятия, индивидуального предпринимателя.

Не смотря на то, что с 2015 года такой документ как «служебное задание» не является обязательным для создания приказа об отправке сотрудника в служебную командировку, специалисты рекомендуют его ввести во внутренний документооборот предприятия, утвердив его приказом.

Это позволит систематизировать и упорядочить работу в организации.

Приказ об отправке в служебную командировку в свою очередь, является основанием для создания последующих необходимых документов и действий, а именно:

Документы:

• Документ по форме Т-12 и Т-13 – бланк табеля по учету рабочего времени сотрудника предприятия.
• Документ по форме Т-10 – бланк командировочного удостоверения.
• Авансовый отчет – документ, подтверждающий расходы сотрудника в ходе служебной командировки

Действия:

• Выдачу денег под отчет, как правило, из кассы предприятия, на возможные расходы во время прохождения командировки.
• Расчет зарплаты работнику за дни, в которые он находился в служебной командировке.

Как заполнить форму Т-9

Форму Т-9 можно скачать на нашем сайте:

В форме Т-9 отражается следующая информация:

• Название организации или ИП, код ОКПО.
• Номер и дата приказа.
• Ф. И. О. командируемого, его табельный номер, должность, при необходимости — название подразделения, где он работает.
• Место направления в командировку: страна, название населенного пункта, наименование организации.
• Количество дней командировки, даты ее начала и окончания.
• Цель командировки (служебное задание) — обязательно должна быть указана, т.к. от этого зависит учет произведенных на поездку затрат. Например, расходы на поездку для осмотра оборудования, которое фирма намеревается купить, должны увеличить стоимость этого оборудования. Поездка для заключения договора с поставщиком основного сырья, используемого в производстве, будет учтена как общехозяйственные расходы, а сопровождение проданного товара — как коммерческие.
• Источник средств, из которых будет оплачена командировка. Чаще всего, это средства самой командирующей организации или ИП. Но допустим, если в командировку от аудиторской фирмы едет аудитор, а расходы по его поездке по условиям договора об аудите берет на себя проверяемая организация, то источником средств будет указана эта организация. Этот пункт также важен для бухгалтера, т. к., скажем, в приведенном примере расходы по поездке аудитора не могут быть отнесены к затратам командирующей фирмы, а должны учитываться как перевыставляемые другому юрлицу.
• Основание для командировки. Этот пункт может быть незаполненным, если решение о поездке принято непосредственно руководителем фирмы или ИП. Но если инициатором поездки явился сам командируемый или руководитель подразделения, в котором он работает, то по этому поводу сотрудники обычно обращаются к руководству фирмы со служебной запиской, реквизиты которой и будут отражены в этой строке формы Т-9.
• Должность и подпись (с расшифровкой) руководителя фирмы или ИП.
• Подпись командируемого работника и дата ознакомления его с приказом.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы оформили командировку и заполнили форму Т-9. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

О том, каким может быть размер суточных и как это отражается на начислении на них НДФЛ и страховых взносов, читайте в статье «Размер суточных при командировках (нюансы)».

В каком порядке и с учетом каких особенностей следует заполнять форму Т-9а

Форма приказа Т-9а как правило применяется в тех случаях, когда в служебную командировку необходимо направить несколько сотрудников. Отличием данной формы по своей структуре является то, что здесь список сотрудников расположен слева направо, а не сверху вниз, поэтому бланк можно использовать только для ограниченного числа работников предприятия.

Так называемая «шапка» бланка заполняется аналогично форме Т-9. Далее заполняются все необходимые строки и графы но в отношении нескольких сотрудников одновременно.

Основание: Служебное задание от 20.03.2020г.

Когда все строки будут заполнены, документ подписывают руководитель предприятия и сотрудник, отправляемый в командировку. Подписи должны быть расшифрованы.

Каким образом определяются продолжительность служебной командировки и даты выбытия/прибытия из служебной командировки

Продолжительность служебной командировки определяет непосредственный руководитель сотрудника, при этом он учитывает сложность, объем и другие факторы служебного задания.

Дату отправления транспортного средства, например, поезда, автобуса, самолета от основного рабочего места командируемого принято считать днем выезда сотрудника в служебную командировку. Соответственно, дата возвращения из командировки, это дата прибытия какого-либо транспортного средства к месту обычной работы сотрудника (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008г. № 749).

Важно! Независимо от конкретного времени выезда или возвращения сотрудника сроки служебной командировки должны быть указаны полными днями. Так, например, если сотрудник уехал в 22:15, то следует указать дату именно этого дня и этот самый день должен быть включен в продолжительность служебной командировки.

При возвращении работника из служебной командировки, к примеру, в 00:20, то этот день надо зафиксировать как полный день возвращения из служебной командировки.

Важно! Запрещено проводить процедуру оформления командировки после ее выполнения, т.е. задним числом.

Когда используют унифицированную форму Т-9а

Форма Т-9а — это приказ аналогичного содержания, составляемый на группу работников. При этом у каждого работника могут быть свои место командировки, продолжительность, дата начала, цель и источник финансирования. Объединяет их основание командировки, которое и в этой форме не всегда будет заполнено.

Данную форму также можно скачать на нашем сайте:

См.также «Оформляем и оплачиваем командировки».

Оставить комментарий к документу

Считаете документ неправильным? Оставьте комментарий, и мы исправим недостатки. Без комментария оценка не будет учтена!
Спасибо, ваша оценка учтена. От вашей активности качество документов будет расти.

Образец заполнения приказа

Здесь с нашего сайта по прямой ссылке можно бесплатно приказа на командировку по форме Т-9а :

ПРИКАЗ О КОМАНДИРОВКЕ: БЛАНК Т-9А

Рассмотрим образец этого приказа на командировку. С учетом норм ст. 166 ТК РФ и п. 3 Положения о командировках в приказе необходимо указать следующие данные:

• наименование компании или ИП;
• Ф.И.О., должность и отдел командированного;
• место назначения;
• срок;
• цель командирования.

Подписать приказ должен руководитель компании или сам ИП, либо лицо, исполняющие его обязанности или действующее по доверенности.

С приказом следует ознакомить командируемого под роспись, чтобы он знал свое задание и заранее подготовился к нему. В этом случае за ненадлежащее исполнение или неисполнение данного приказа работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, предусмотренной ст. 192 ТК РФ и внутренним актом компании.

Комментарий к оценке

Спасибо, ваша оценка учтена. Также вы можете оставить комментарий к своей оценке.

Образец документа полезен?

Если документ «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку. Форма N Т-9а» оказался для вас полезным, просим вас оставить отзыв о нём.
Запомните всего 2 слова:

Договор-Юрист

И добавьте Договор-Юрист.Ру в закладки (Ctrl+D).

Он Вам ещё пригодится!

Нюансы

Если в командировку направляется группа сотрудников, то для составления приказа можно воспользоваться унифицированным бланком Т-9А. Он выглядит как таблица, в которой построчно заносятся данные по каждому работнику.

Как правило, компания финансирует поездку своих людей самостоятельно. Однако бывают случаи, когда на основании заключенного договора все расходы оплачивает принимающая сторона — к примеру, при проведении пуско-наладочных работ нового оборудования. В таком случае соответствующие данные заносятся в графу «Командировка за счет средств».

Дополнительная информация в приказе на командировку

После отмены обязанности иметь отметки в командировочном удостоверении время нахождения работника в служебной поездке стали определять по проездным билетам. С загранкомандировками еще проще: даты определяют по штампам таможенного контроля. Однако не все таможни стран СНГ ставят печати о прохождении контроля. Также может быть, что работник поедет в командировку на личном авто или возьмет служебное. Как в этом случае определить даты поездки?

Тогда рекомендуем составить служебную записку с указанием дат выезда и возвращения и согласовать ее с руководителем. Кроме того, информацию о том, что для поездки работник будет использовать личный автомобиль или получит служебный, следует указать в приказе. Проставление данной информации поможет верно рассчитать сумму суточных и среднюю зарплату при командировании.

Если же в ходе поездки сотрудник перемещается на автомобиле по разным местам назначения, данную информацию тоже надо включить в служебку или указать в приказе. Потому что, не имея отметок в паспорте и билетов, невозможно корректно рассчитать норму суточных при пересечении границ стран СНГ, в которых компанией может быть установлена разная величина суточных.

Задание на командировку

Задачи на командировку необходимо было указывать всегда. Раньше – в служебном задании, сейчас – в приказе на командирование.

Если кратко указывать цель поездки или задания, налоговики могут заподозрить вас в непроизводственном характере командировки. Поэтому обобщенные фразы из разряда “контроль строительства“, “участие в деловой встрече” и т. п. использовать не рекомендуем.

В приказе можно очень детально расписать задание. Это, во-первых, облегчит задачу сотруднику, т. к. он четко будет знать свои задачи, а во-вторых, вы легко обоснуете необходимость данной поездки.

В связи с тем, что служебное задание отменено, а именно по нему работник отчитывался о выполнении такого поручения, возникает вопрос: как работнику отчитаться о проделанной работе?

Некоторые компании разрабатывают свои формы отчета. В основном, это те работодатели, сотрудники которых часто разъезжают по стране и за ее пределами.

Отчет позволяет оценить:

• выполнено ли задание и насколько успешно;
• какие следует принять меры после окончания поездки.

Если, например, сотрудника направляли на обучение или повышение квалификации в другой город, отчетом может послужить копия его сертификата или удостоверения об успешном завершении программы.

Можно ли обосновать расходы, если поездка не привела к положительным результатам? Например, сотрудник был направлен в США для приемки и контроля погрузки на судно оборудования. Но в ходе поездки подрядчик нарушил сроки контракта, и оборудование не было подготовлено к отправке. Получается, работник съездил зря. Но на сторону работодателя встают московские налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 11.08.2009 № 16-15/082607.2). Такой же позиции придерживаются и суды. Хотя очень часто свою позицию по неэффективным командировкам приходится доказывать в суде.