Командировка на один день: оформление, положены ли суточные в 2022 году

Является ли однодневная поездка командировкой

Служебная командировка представляет собой поездку сотрудника в соответствии с распоряжением работодателя на какой либо срок с целью выполнения служебного задания вне постоянного места работы (166 ТК РФ). Служебные поездки работников также регламентируются Положением о командировках №749, далее – Положение. Как Трудовой кодекс, так и Положение не содержит минимального срока, на который работодатель должен направить работника в служебную поездку. Из этого можно сделать вывод, что если работник направляется в поездку в соответствии с распоряжением руководителя, в поездке выполняет его поручение, а происходит это вне места работы, то поездку такую можно считать командировкой. При этом не имеет значение сколько дней она длится, один или несколько (

Оплата однодневной командировки.

За день нахождения в служебной командировке работникам учреждений выплачивается средний заработок, а госслужащим – денежное содержание (ст. 167 ТК РФ, п. 9 Положения № 749, п. 12 Порядка № 813).

Если день направления в командировку является выходным или праздником, то он оплачивается работнику в соответствии со ст. 153 ТК РФ – не менее чем в двойном размере (п. 5 Положения № 749).

Что касается порядка расчета конкретного размера оплаты труда госслужащего в эти дни, то он не урегулирован действующими нормативными правовыми актами РФ. В пункте 33 Порядка № 813 сказано, что, если гражданский служащий специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в такие дни производится в соответствии с законодательством РФ, то есть на основании ст. 153 ТК РФ. Однако предусмотренные данной статьей понятия «одинарная дневная или часовая ставка» и «месячная норма рабочего времени» для расчета оплаты труда служащих неприменимы, поскольку согласно им размер платы за работу в выходной или нерабочий праздничный день получается ниже платы за рабочий день.

Наряду с этим абз. 3 ст. 153 ТК РФ предусмотрено, что по желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или праздник оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

С учетом изложенного, в случае если день командировки приходится на выходной или праздничный день, по возвращении из нее госслужащему должны быть представлены другие дни отдыха, которые оплате не подлежат. Аналогичная позиция была изложена в Письме Минтруда РФ от 11.03.2016 № 18‑4/ООГ-396.

Суточные при командировке на один день

Когда в командировку работника отправляют на два дня или более длительный срок, ему необходимо оплатить не только дорогу к месту назначения и обратно, но и проживание. Помимо этого работнику выплачиваются суточные, в зависимости от количества дней поездки (168 ТК РФ). Что касается суточных при однодневных командировках, то зависеть все будет от того, куда именно направил работодатель работника. Различают служебные поездки по России и за границу.

Если в служебную поездку на один день работника направляют по России, то выплата суточных не предусматривается (Положение). Компания при этом сама вправе решить выплатить ли работнику компенсацию, вместо суточных или нет (168 ТК РФ). В этом случае работодателю следует предусмотреть такую компенсацию в локальном документе организации. В качестве такого документа может выступать трудовой или коллективный договор. Оформить можно и иным способом. Например, издать приказ о выплате работнику компенсации командировочных расходов вместо суточных. Как в приказе, так и в трудовом или коллективном договоре работодателю необходимо прописать размер таких выплат.

Как оформить

Командировка на 1 день (оформление) ничем не отличается от длительной поездки. То есть кадровый работник должен подготовить:

• приказ о командировании;
• служебное задание;
• командировочное удостоверение (если компания использует документ в работе);
• распоряжение на выплату аванса.

Порядок оплаты командировки на один день

При командировке на один день работнику положены те же виды оплаты, что и при многодневных поездках. За исключением суточных, как мы уже рассмотрели выше, положены они только при однодневных поездках за границу. При поездке на один день по России суточные не выплачиваются.

При однодневных командировках работнику возмещаются следующие расходы:

• За проезд;
• Иные расходы, которые работником были произведены с разрешения работодателя.

Такие выплаты, а также их размер и порядок возмещения определяются в коллективном договоре или локальным нормативном акте компании. Причем размер выплат может быть дифференцированным в зависимости от того, какую должность занимает работник. Другими словами работнику с вышестоящей должностью однодневная поездка может оплачиваться выше, чем такая же поездка рядового сотрудника.

Важно! Помимо этих выплат, работнику за этот день поездки начисляется средняя заработная плата (167 ТК РФ).

Средний заработок: меньше или больше?

Согласно ст. 167 ТК РФ, за работником сохраняется средний заработок в день командировки. Однако у работодателя может возникнуть вопрос, как считать — всегда по среднему заработку, или оплачивать день отсутствия исходя из расчетов за конкретный месяц?

По умолчанию расчет за однодневную командировку ведется согласно правительственному Постановлению №922 от 24/12/07 г. Документ регламентирует порядок исчисления средней заработной платы (определение расчетного периода, исчисление среднедневного заработка). Однако если работник был на больничном долгий срок или по другой, указанной в ТК РФ, причине, отсутствовал на работе в предшествующий год, его средний заработок, по сравнению с текущей тарифной ставкой, расчетом по окладу за месяц, может быть ниже.

Тогда работнику нужно произвести доплату (Минтруд, письмо №14-1/ООГ-7105 от 3/08/16 г.). Чиновники настаивают, что такая возможность для «пострадавших» сотрудников должна быть прописана в ЛНА.

Пример (данные взяты условно). Сотрудник, направленный в однодневную командировку, предшествующий перед ней год был в очередном отпуске, затем взял отпуск за свой счет и, кроме того, болел. Его средний заработок за день составил 1500 рублей. Среднедневной размер оплаты за месяц командировки, исходя из оклада сотрудника, составил 1600 рублей. Согласно Положению о командировках, ему будет оплачен день отсутствия в связи с рабочей поездкой в размере 1600 рублей.

Если дневной размер оплаты при тех же условиях меньше, например, 1400 рублей, работнику начислят 1500 рублей.

Тезисно

1. Алгоритм оформления однодневной командировки такой же, как и многодневной.
2. Различие в выплатах по командировке – в суточных. Они не выплачиваются работнику, откомандированному на один день, если поездка осуществляется по России.
3. Судебная практика здесь разнообразна. Часть судей, в том числе ВС РФ, придерживается мнения, что суточные за однодневную командировку могут иметь место в затратах, если прописаны в ЛНА. Лимит по суточным (не облагается налогом на доходы) – 700 руб./сут.
4. Однодневная командировка за границу дает право на суточные в размере 1⁄2 установленной в организации нормы.
5. Суточные в размере до 2500 рублей при поездках за границу не облагаются налогом.

Нужно ли работнику ежедневно возвращаться из командировки домой

Возвращаться или нет ежедневно из командировки домой, даже если есть такая возможность, решает руководитель. Каждый конкретный случай рассматривается отдельно, при этом учитываются:

• Дальность поездки;
• Каковы условия по транспортному сообщению;
• Характер служебного задания;
• Нужен ли работнику отдых.

В том случае, если работник после завершения трудового дня в поездке решит остаться в месте командировки, то ему это необходимо согласовать с работодателем. Если руководитель согласен, то работнику нужно будет возместить расходы по найму жилья в пределах сумм, определенных коллективным договором. Однако, такая командировка уже не будет считаться однодневной.

Выплата суточных

При командировках в местность, откуда работник (исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы) имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Суточные выплачиваются для покрытия личных расходов работника на срок служебной командировки. Оплачивается также проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, возмещаются расходы по найму жилого помещения. Выплату же суточных законодатель обусловил проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов (постановление Верховного Суда РФ от 4 марта 2005 г. № ГКПИ05-147).

Однако если компания приняла решение выплачивать суточные, то возникает следующий вопрос: нужно ли облагать их НДФЛ? По этому вопросу сложилась двойственная позиция.

Есть решения судов, в которых арбитры о налог нужно удерживать. Например, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 14 декабря 2011 г. № А27-2997/2011 служители Фемиды указали, что суточные, выплаченные обществом работникам при однодневных командировках, являлись для последних доходом и, следовательно, должны облагаться НДФЛ.

Имеются также решения, указывающие, что налог на доходы физлиц в данном случае удерживать не нужно. К примеру, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 8 февраля 2011 г. № А56-12834/2010 отмечено, что налоговая инспекция доначислила НДФЛ неправомерно. В обоснование своей позиции налоговики указали, что место командировки значительно удалено от постоянного места жительства работника. Ежедневное возвращение сотрудника из места командировки домой затруднительно и требует значительных временных затрат. Поэтому выплата суточных в таком случае обоснована и НДФЛ удерживать не нужно. Не облагаются НДФЛ все виды компенсационных выплат в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Кроме того, при подобном подходе суточные запросто можно «загнать» в базу по налогу на прибыль и не облагать страховыми взносами (п. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Оформление командировки на один день

Порядок оформления однодневной такой же, что и для многодневных. До отъезда сотрудника ему необходимо оформить служебное задание. После этого издается приказ. В том случае, если во внутренних документах компании предусмотрена выдача командировочного удостоверения, работнику необходимо его выписать.

Важно! При однодневных служебных поездках не требуется оформление командировочного удостоверения.

В табеле учета рабочего времени работодатель фиксирует факт поездки работника. По возвращении работник предоставить отчет о проделанной им работе в служебном задании, а также заполнить авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются подтверждающие расходы документы. Это могут быть чеки, квитанции, договора, транспортные документы и т.д.

В противном случае…

Несоблюдение указанных правил чревато привлечением к административной ответственности. Ведь такой поступок может быть квалифицирован как нарушение законодательства о труде и охране труда. Пунктом 5.27 Кодекса об административных правонарушениях предусмотрены следующие наказания:

• для должностных лиц – наложение штрафа в размере от 1000 до 5000 рублей;
• для тех, кто осуществляет деятельность без образования юрлица,
• штраф от 1000 до 5000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток;
• для юридических лиц – штраф от 30 000 до 50 000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток;
• для должностных лиц, ранее подвергнутых административному наказанию за аналогичные правонарушения, – дисквалификация на срок от одного года до трех лет.

Однако, если сотрудник не указал руководителю на убедительные причины отказа от командировки, работодатель может привлечь его к дисциплинарной ответственности, например, к выговору.

НДФЛ и страховые взносы с суточных

Если работник, направленный в однодневную командировку подтвердить все свои расходы, то с тех денежных средств, которые были ему выплачены не нужно удерживать НДФЛ. Если подтвердить свои расходы работник не сможет, то от налогообложения выплата освобождается только в пределах 700 рублей для командировок по России и 2500 рублей – для загранкомандировок (Письмо Минфин России №03-04-07/6189 от 26.03.2013).

Как объясняет Минфин, те средства, которые выплачиваются при однодневной командировке суточными не являются. Они представляют собой иные расходы, связанные со служебной поездкой. Также они включаются в состав расходов, подлежащих освобождению от обложения НДФЛ, в связи с тем, что выплаты эти напрямую связаны с выполнением работником своих служебных обязанностей.

Однако, если документальное подтверждение затрат по таким выплатам работник предоставить не может, то они признаются доходом. При этом НДФЛ облагается только та сумма, которая выплачена сверх 700 рублей при поездке по РФ и сверх 2500 рублей при загранпоездке. Что касается страховых взносов, то логика здесь та же. Те выплаты, которые работник сможет подтвердить не облагаются взносами, так как представляют собой компенсацию за понесенные работником расходы.

Как отразить расходы в бухгалтерском и налоговом учете

Для начала напомним, что для налога на прибыль расходы учитываются на день утверждения авансового отчета. При этом НДС по расходам принимается к вычету при условии, что по ним есть счет-фактура.

Расходы на выплату средней заработной платы за период нахождения в командировке относят в состав расходов на оплату труда. Остальные траты во время служебной поездки НК РФ требует считать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Как отразить командировочные расходы в бухучете? Правильный порядок таков:

• операция, когда выдается аванс на командировку, сопровождается проводкой Дт 71 Кт 50 (51);
• когда бухгалтер хочет указать, что командировочные расходы (счет) учтены, проводка должна быть: Дт 26 (08, 20, 23, 44) Кт 71.

Когда надо оформлять командировку, а когда – служебную поездку?

Когда представитель компании отправляется по служебному заданию в другой город или страну, все вроде бы просто: он уезжает в командировку. Но «следом за ним» может поехать и сотрудник, у которого работа с разъездным характером. Где будет находиться в этот момент каждый из них — в командировке или служебной поездке? По нашему опыту, путаница в понятиях до сих пор существует. А это приводит и к финансовым, и к управленческим рискам. Давайте разберем, что и когда надо оформлять и как это делать правильно.

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ, командировка — это направление человека по заданию на определенный срок вне места постоянной работы. Соответственно, если у сотрудника в трудовом договоре в качестве такого места указан конкретный адрес компании, в принципе любую поездку можно считать командировкой, и срок ее определяет работодатель.

При этом сейчас только 2 документа являются обязательными: приказ и авансовый отчет, в котором человек подтверждает свои расходы. Другие формы: командировочное удостоверение, служебное задание, журнал и т.д. — добровольные. Оформлять их можно, но тогда в локальных нормативных актах надо точно описать, что, как и когда используется.

На время командировки за сотрудником сохраняется должность и платится средний заработок. Также ему должны возместить расходы, связанные с поездкой. Ст. 168 ТК РФ уточняет, что компенсируется: проезд, проживание, суточные, другие расходы по согласованию. Кстати, размер суточных закон не регламентирует, и работодатель назначает его самостоятельно. Надо лишь помнить про ст. 217 Налогового кодекса РФ: она указывает не облагаемые налогом суммы — 700 рублей в день по России и 2500 рублей — за границей. Свыше них придется платить НДФЛ.

А дальше интереснее. Ст. 166 ТК РФ уточняет, что служебные поездки сотрудников, у которых разъездной характер работы, командировками не считаются. Это могут быть страховые агенты, торговые и медицинские представители, да в принципе все — от курьеров до директоров. То есть, человек может уехать в другой город, но при этом он находится как бы на своем месте. Все потому, что в трудовом договоре указана территория разъездов. Нюанс в том, что при обычной служебной поездке платится оклад, а при командировках — средний заработок. Последний может быть больше, особенно если в компании есть система премирования. Это источник риска.
Взывая к финансовой справедливости, люди просят признать их поездки командировками и компенсировать дополнительные расходы. Не добившись этого, человек обращается в суд. Как завершится дело — большой вопрос, но сама ситуация отнимет много времени.

Еще один риск связан с возмещением средств из Фонда социального страхования РФ. Если в локальных документах не прописать нюансы, связанные с несчастными случаями во время поездок, компании сложно будет доказать связь ЧП с производством. Допустим, человек поехал в командировку на личном авто, что не было разрешено, или заехал на служебном автомобиле к родным и попал в ДТП. ФСС может признать случай нестраховым и отказать в выплате.

Конечно, служебные поездки подчас выгоднее для работодателей, чем командировки. Так, суточные платятся только, если человек вынужден ночевать вне дома, не надо запрашивать письменное согласие семейного сотрудника и готовить приказ о направлении в каждую поездку. Для обычных командировок это необходимо. К тому же, в них нельзя направлять беременных.

В любом случае процесс надо регламентировать. Прежде всего, проверить документы, в которых описаны правила поездок. Надо обязательно надо указать работы и должности с разъездной работой, планирование и согласование поездок, учет рабочего времени и расходов, описать варианты транспорта для поездки: общественный, личный и т.д. — это поможет избежать переплат и снизит риск аварий. И, пожалуй, самое главное для разъездных сотрудников. В трудовом договоре надо указать характер работы и определить территорию.

Тогда поездки на большее расстояние будут считаться командировкой. В итоге вы будете легко управлять рабочими поездками, сможете отвечать на возможные вопросы и сомнения сотрудников, а значит, сделаете трудовые отношения в компании открытыми и прозрачными.
Привет Гость! Предложение от «Клерка»

Онлайн профпереподготовка «Бухгалтер на УСН» с дипломом на 250 ак.часов. Научитесь всему новому, чтобы не допускать ошибок. Обучение онлайн 2 месяца, поток стартует 1 марта.

Записаться