Оплата времени командировки (расчет)

Рассмотрим, как правильно начислить оплату за время командировки в программе 1С:ЗУП 3. Разберем расчет в общем случае, а также в случае, если для работника применяется суммированный учет рабочего времени.

Начало
Работа с документом Командировка
Проверка расчета среднего заработка и оплаты за командировку
Расчет командировки по среднечасовому заработку
Если командировка начинается в одном месяце, а заканчивается в другом
Порядок выплаты и дата выплаты командировки
Отражение оплаты за командировку в бухучете

Начало

Работа с документом «Командировка»

Если сроки командировки находятся в рамках одного месяца, то оплата по среднему за всё время командировки начисляется документом Командировка. Используется тот же самый документ, которым оформлялся приказ на командировку. Для пользователя с профилем расчетчика в этом документе отображаются реквизиты, которые не видны кадровикам: средний заработок, начисленные суммы, порядок выплаты командировки:

Все суммы в документе Командировка рассчитываются еще на этапе ввода пользователем с профилем кадровика, но не отображаются на форме. Когда документ открывает пользователь с профилем расчетчика, то сразу видит рассчитанные суммы, остается только их проверить, утвердить документ установкой флажка Расчет утвердил и провести его.

Если в программе многопользовательская работа не настроена, то флажок утверждения в форме документа не отображается, считается, что документ утверждается сразу при его проведении.

Если дата начала командировки приходится на начало месяца (например, 05 июня), а документ Командировка был введен еще до расчета зарплаты за предыдущий месяц (например, приказ оформлялся 30 мая, зарплата за май при этом еще не была рассчитана), то чтобы учесть зарплату сотрудника за прошлый месяц (май) средний заработок в документе Командировка потребуется пересчитать. Для этого можно воспользоваться кнопкой с изображением стрелок:

Кого нельзя отправить в командировку

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор.
Не могут быть направлены в командировку:

беременные женщины;
работники младше 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т. п., а также профессиональных спортсменов).

С письменного согласия и если это не запрещено медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТК РФ) в командировку могут поехать:

женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
работники, имеющие детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;
работники, осуществляющие уход за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.

Нет никаких ограничений для вновь принятого работника. Его можно отправить в командировку в первый же день работы.

Проверка расчета среднего заработка и суммы оплаты за командировку

В общем случае для оплаты командировок определяется среднедневной заработок за один рабочий день. Для этого заработок работника за расчетный период (12 месяцев, предшествующих месяцу начала командировки) делится на количество отработанных за этот период дней:

Для расчета суммы оплаты за командировку полученный среднедневной заработок умножается на количество рабочих дней по графику сотрудника за период командировки:

(п. 9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922)

Просмотреть и при необходимости скорректировать данные для расчета среднего заработка можно в форме Ввод данных для расчета среднего заработка, которая вызывается по кнопке с изображением зеленого карандаша:

Ручные корректировки в этой форме будут отображаться жирным шрифтом, и будут влиять на расчет только этой командировки, т.е. для последующих расчетов по среднему ручные коррективы не сохраняются.

Подробную информацию о том, как был рассчитан средний заработок, можно получить в печатной форме Расчет среднего заработка — пример в PDF.

Детализацию расчета суммы оплаты за командировку можно увидеть в печатной форме Подробный расчет начислений — пример в PDF.

Пионов О.И. находился в командировке с 05 по 09 июня 2022 г.

Сотрудник отработал расчетный период (с июня 2022 г по май 2018 г) полностью, его заработок составил: оплата по окладу — 540 000 руб., премии — 54 000 руб.

В первой части печатной формы Подробный расчет начислений приводится сводные данные по расчету среднего заработка:

В расчетном периоде сотрудник отработал 247 рабочих дней.

Среднедневной заработок сотрудника составил: (540 000 руб. + 54 000 руб.) : 247 дней = 2 404,86 руб.

Во второй части формы расшифровывается, как получилась сумма оплаты за командировку:

Для расчета оплаты за время командировки среднедневной заработок умножается на количество рабочих дней по графику сотрудника, приходящихся на период командировки. Сотрудник работает по графику пятидневки, на период командировки приходится 5 рабочих дней.

Оплата за период командировки составит: 2 404,86 руб. х 5 дней = 12 024,30 руб.

Командировка в выходной день

Если сотрудник направлен в командировку в выходной день, то здесь действует такой порядок.

Например, работник улетает в командировку в воскресенье, чтобы в понедельник в 10 ч. утра присутствовать на совещании. Или другой пример, когда работник отработал всю неделю в командировке с понедельника по пятницу, однако билет обратно купил только на поздний вечер пятницы и в место назначения приехал уже в субботу.

В обоих случаях заработную плату за выходные дни не выплачивают. За выходные работник получит только суточные.

Если в выходной день, который выпал на день командировки, сотрудник работал, то такой день должен быть оплачен в двойном размере. Если же по обычному графику работника этот выходной для всех день для командированного – обычный рабочий день, его оплачивают по среднедневному заработку.

Расчет командировки по среднечасовому заработку

Для работников с суммированным учетом рабочего времени время командировки оплачивается из среднечасового заработка. Для этого заработок за расчетный период делится на количество отработанных за расчетный период часов:

Сумма оплаты за командировку в этом случае определяется как среднечасовой заработок сотрудника, умноженный на количество рабочих часов, приходящихся на период командировки:

(п.13 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922)

Среднечасовой заработок рассчитывается в документе Командировка в следующих случаях:

для сотрудников с графиком суммированного учета рабочего времени;
в случае нецелодневной командировки, когда по среднему требуется оплатить не целый рабочий день, а только несколько часов.

Сотруднику Лотосову Л.Л. установлен сменный график работы, для которого ведется суммированный учет рабочего времени. Лотосов Л.Л. находился в командировке с 19 по 23 июня 2022 г.

Сотрудник работает в организации с мая 2022 г, его заработок за расчетный период составил 48 080 руб., при этом он отработал 188 часов.

Для расчета среднечасового заработка заработок за расчетный период делится на количество отработанных часов:

Среднечасовой заработок сотрудника составил: 48 080 руб. : 188 часов = 255,74 руб.

Сумма оплаты за командировку получается умножением среднечасового заработка на количество часов, приходящихся на период командировки, согласно графику сотрудника:

Оплата за период командировки составит: 255,74 руб. х 24 часа = 6 137,76 руб.

Как оплачивать, если поездка переходит на следующий месяц?

Следовательно 167 статьи Трудового кодекса России и пункта 9 Положения № 749 Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 года, оплата работнику времени, проведенного в командировке, производится по его среднему заработку, рассчитанному в соответствии с Положением № 922, утвержденным Правительством России.

Пункт 4 указанного выше Положения № 922 устанавливает порядок исчисления среднего заработка: в учет берутся все предусмотренные указанным актом выплаты за 12 календарных месяцев, которые предшествуют периоду, за который за сотрудником должна сохраняться средняя зарплата.

То есть если командировка начинается 15 октября 2022 года, а оканчивается 6 ноября 2022 года, средний заработок рассчитывается на 15 октября – расчетный период с 15.10.2018 по 14.10.2019 года. Полученная сумма будет считаться средним заработком на все время командировки.

Локальными актами предприятия (организации) может быть установлена доплата до оклада работникам, находившимся в служебной поездке.

Это необходимо, в связи с тем, что размер среднего заработка за все дни командировки получается меньше, чем выплата, которая полагалась бы такому сотруднику в случае его оставления на постоянном месте работы.

Когда начислять оплату?

Статьи 8 и Трудового кодекса России устанавливают обязательства работодателей сохранения за всеми сотрудниками круга гарантий, предусмотренных данным нормативно-правовым актом.

ТК Российской Федерации закрепляет положение о том, что заработная плата должна начисляться работникам не реже двух раз в месяц.

При этом не имеет значение, находится ли сотрудник в служебной поездке или пребывает на постоянном месте работы.

Средний заработок, полагающийся каждому командированному трудящемуся, приравнивается к заработной плате и должен начисляться работникам в дни произведения выплат, установленные коллективным трудовым договором.

Начисление заработной платы командированному сотруднику при переходящей командировке начисляется двумя частями. Средний заработок за командировку за все дни месяца, в котором она началась, следует выдать работнику в день начисления зарплаты за этот месяц.

Соответственно, за все оставшиеся дни – в день выплаты заработной платы за месяц, в котором служебная поездка была окончена.

Расчет среднего заработка

Отличительным моментом исчисления среднего заработка по переходящей командировке является наличие двух расчетных периодов: для месяца, в котором сотрудник отправился в служебную поездку и для месяца, в котором он из нее вернулся.

Дни командировки оплачиваются соответственно каждому из расчетных периодов.

В учет берутся следующие выплаты за соответствующий расчетный период:

Начисленные оклады или тарифные ставки;
Сдельная зарплата;
Оплата труда, полученная в неденежной форме;
Комиссионное вознаграждение;
Зарплата в виде процента от выручки;
Содержание муниципальных служащих;
Вознаграждение гражданам, которые замещают госдолжности РФ;
Зарплата преподавателей (учителей) за превышенное количество отработанных часов;
Гонорары и авторские вознаграждение работников культуры;
Рассчитанная за предшествующий календарный год заработная плата, обусловленная системой оплаты;
Дополнительные выплаты, которые производятся в соответствии с особенными условиями труда;
Вознаграждение преподавателям (учителям), которые ведут классное руководство;
Вознаграждения, премии;
Иные виды денежных начислений, которые предусмотрены определенным работодателем.

Не учитываются какие-либо социальные начисления, а также выплаты нерегулярного характера.

Пример

Исходные данные:

Работник был командирован с 25.11.2019 года по 03.12.2019 года. Расчетный период, по которому будет определяться средний дневной заработок: с ноября 2022 по октябрь 2022 и с декабря 2022 по ноябрь 2019 года.

Сумма заработной платы за указанный первый период, включая премии, надбавки и индексацию составляет 530 000 российских рублей, а количество отработанных дней, отмеченных в табеле учета, составляет 246. Рабочих дней командировке за ноябрь 2022 составляет 5.

Зарплата за второй из двух выше указанных период 520 000 российских рублей, отработанных дней — 248. Рабочих дней, проведенных в служебной поездке, равняется 1.

Расчет:

Рассчитываем заработную плату за время командировки:

Первый расчетный период: 530 000/246 * 5= 2154, 47 * 5 дней = 10 772, 36 российских рублей.

Второй расчетный период: 520 000/248 * 1= 2096, 77 * 1 день = 2096, 77 российских рублей.

Средний заработок за весь период служебной поездки: 10 772, 36 + 2096,77 = 12869, 13 российских рублей.

Если командировка начинается в одном месяце, а заканчивается в другом

Если командировка начинается в одном месяце, а заканчивается – в другом, то в программе 1С:ЗУП 3 имеются два варианта ее оплаты:

оплата всего периода командировки сразу целиком. В этом случае оплата полностью начисляется в документе Командировка;
помесячная оплата. В случае помесячной оплаты сразу начисляется оплата только за месяц начала командировки, это происходит в документе Командировка. Оплата по среднему за следующий месяц/месяцы периода командировка рассчитывается автоматически при начислении зарплаты за месяц — в документах Начисление зарплаты и взносов.

Выбор варианта производится в документе Командировка с помощью переключателя Оплата длительной командировки:

Например, если сотрудник направляется в командировку на срок с 28.06 по 12.07, и выбран вариант помесячной оплаты, то в документе Командировка начисляется оплата только за период с 28.06 по 30.06:

Оплата за период с 01.07 по 12.07 начисляется при расчете зарплаты за июль.

При этом используется тот же самый средний заработок, который был рассчитан в документе Командировка.

Обычно на практике применяется помесячная оплата командировки. Для того, чтобы использовать этот вариант оплаты командировки по умолчанию, т.е. чтобы при создании документа сразу устанавливался вариант Оплачивать командировку в конце каждого месяца, необходимо чтобы в настройках состава начислений и удержаний (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний) на вкладке Учет отсутствий был установлен флажок Длительные командировки оплачивать помесячно:

Выводы

Переходящей считается командировка, которая начинается в одном месяце и оканчивается в следующем.

В связи с особенностями оплаты времени, проведенного работниками в служебных поездках, средний заработок командированных работников исчисляется в двух расчетных периодах, соответствующих дате начала командировки и первому числу месяца, на который перешла часть такой рабочей поездки.

Оплата труда работников, направленных на выполнение своих трудовых функций на другое предприятие (в организацию), производится в дни произведения выплаты заработной платы всем сотрудникам, предусмотренные коллективным трудовым договором.

Порядок выплаты и дата выплаты командировки

В документе Командировка достаточно правильно заполнить порядок выплаты командировки (С зарплатой, С авансом или В межрасчетный период) для того, чтобы в программе автоматически корректно заполнялись ведомости на выплату.

Доход в виде оплаты за время командировки для целей налогообложения НДФЛ учитывается по коду 2000 Вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей; денежное содержание и иные налогооблагаемые выплаты военнослужащим и приравненным к ним. Дата получения этого дохода определяется в программе как последний день месяца начисления, поэтому заполнение поля Дата выплаты в документе Командировка не так важно, как, например, в документах Больничный лист или Отпуск.

Отражение суммы оплаты за командировку в бухгалтерском учете

По умолчанию сумма оплаты за командировку относится на тот же способ отражения, куда и основная зарплата сотрудника.

Если командировку нужно отнести на другой способ отражения, то способ отражения для конкретной командировки можно переопределить – выбор способа отражения производится в документе Командировка на вкладке Дополнительно:

Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Порядок расчета среднего заработка для оплаты дней командировки