Другие статьи
В 2022 году все государственные поликлиники перешли на систему электронного обмена данными по электронным больничным с Фондом Социального Страхования. С целью оптимизации всех процессов была разработана единая информационная система «Соцстрах».
Участниками этой системы являются:
- Фонд Социального Страхования;
- Работодатели;
- медучреждения.
В связи с активной популяризацией системы появилась необходимость в детальном изучении особенностей электронного больничного листа в программе.
Особенности системы электронного обмена
Благодаря усилиям Фонда Соцстрахования была разработана единая информационная система, позволяющая обмениваться информацией касательно больничных листов. Таким образом все сотрудники медучреждения смогут получать номера электронных листов нетрудоспособности, которые по значимости будут такими же, как классические печатные документы.
Чтобы получить возможность формирования ЭЛН, необходимо подключиться к единой системе обмена сведениями. По состоянию на сегодняшний день все медицинских учреждений внедрили в свою работу такую инновацию. Хотя еще рано вести разговоры о тотальной ликвидации бумажных больничных.
Сегодня каждый работодатель готов взаимодействовать с электронным больничным. Так для синхронизации данных с Фондом Соцстрахования и расчета больничных листов можно установить специальную программу, к примеру, 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП).
Как получить нужные сертификаты, чтобы загружать электронные листки нетрудоспособности?
Очевидно, что для такого высокотехнологичного взаимодействия надо иметь соответствующий инструментарий, а именно – усиленную электронную подпись и сертификаты, иначе загрузить больничный лист в «1С» не получится.
Если вы являетесь пользователем «1С-Отчетности», то, скорее всего, у вас подключено направление «ФСС», и все необходимые данные уже установлены автоматически. Если нет, а также в случае если используется сертификат ЭП, не «Калугой Астрал» или «Такском», настройку обмена данными с ФСС следует провести вручную. (К сожалению, и в облаке с ЭП, выданной не указанными двумя операторами, осуществлять обмен с ФСС России нельзя). Кроме того, при ручной настройке пользователь сам следит за актуальностью сертификатов и должен своевременно их обновлять. Нам понадобятся:
- криптопровайдер (ViPNet CSP, КриптоПро CSP);
- сертификаты ФСС и сертификат ответственного лица страхователя,
а также указание их в настройках ПО.
Где взять сертификаты ФСС?
Сертификаты головного удостоверяющего центра скачивается по адресу https://e-trust.gosuslugi.ru/#/portal/mainca, после установки всех их следует поместить в папку «Доверенные корневые центры сертификации».
Корневой сертификат Удостоверяющего центра ФСС России скачиваются и устанавливаются все (система подберет нужный), в папку «Промежуточные центры сертификации»
Сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица ФСС России для шифрования отчета и проверки квитанции (по ГОСТу Р 34.10-2012) устанавливается в папку «Другие пользователи». Обновления этого сертификата надо отслеживать самостоятельно на https://f4.fss.ru/.
Сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица ФСС РФ для электронных листов нетрудоспособности (по ГОСТу Р 34.11-2012/34.10-2012) скачивается по адресу https://lk.fss.ru/cert.html, устанавливается в папку «Другие пользователи». Актуальность сертификатов также надо проверять самостоятельно.
Для примера приведем алгоритм установки сертификата головного удостоверяющего центра:
- по адресу https://e-trust.gosuslugi.ru/#/portal/mainca скачиваем сертификат (ссылка с номером уникального номера — «отпечатка»);
- открывается окно сертификата на вкладке «Общие». Нажимаем «Установить сертификат»;
- расположение хранилища – «Текущий пользователь»;
- выбрать хранилище (рекомендации см. выше);
- для завершения настройки нажмите кнопку «Готово».
Как установить сертификат страхователя?
Перед тем, как загрузить больничный лист в 1С, и отправлять реестры электронных больничных в ФСС России, следует получить сертификат ответственного лица организации (страхователя). Для отправки отчетов в соцстрах годятся сертификаты, выданные доверенными удостоверяющими , а устанавливается сертификат следующим образом: запускаем криптопровайдер (КриптоПро CSP, VipNet CSP), устанавливаем сертификат в хранилище личных сертификатов текущего пользователя, проверяем наличие сертификата в «личном» хранилище.
Как настроить сертификаты в программе «1С: ЗУП»?
Перед тем, как загрузить электронный больничный в 1С, необходимо произвести небольшую подготовительную настройку, а именно: инсталлированные сертификаты надо прописать в настройках обмена с соцстрахом:
«1С-Отчетность» — «Настройки» — «Отчетность в электронном виде» — «Настройки обмена с контролирующими органами» — «Расширенные настройки» — «Настройки обмена с ФСС»
Преимущества электронного больничного листа (ЭЛН – электронный лист нетрудоспособности)
Первое, что стоит отметить – электронный лист нетрудоспособности полностью ликвидирует возможность допуска ошибок и исключает риск человеческого фактора при формировании и сохранении документации.
В то время, как бумажный больничный можно легко подделать, купить или сделать на заказ, электронный документ ликвидирует риск создания подделки. К тому же, работодателю не нужно будет тратить время на то, чтобы вручную заполнить больничный или же перепроверить его. Погодные условия, механические повреждения никак не коснутся сохранности электронного документа.
Информация из электронного больничного в автоматическом режиме синхронизируется с программой «1С 8.3 Зарплата и управление персоналом», таким образом бухгалтеру не придется вводить данные вручную.
Электронные больничные листы после создания и редактирования автоматически синхронизируются с базой Фонда Соцстрахования.
Электронные больничные
Нормами федерального закона №126-ФЗ от 30.04.2021 установлено, что за редким исключением выдача листков нетрудоспособности с 01.01.2021 осуществляется медицинскими учреждениями в электронном виде. Электронный лист временной нетрудоспособности (ЭЛН) формируется в специальной информационной системе ЕИИС «Соцстрах», оператором которой является Фонд социального страхования. В правилах ФСС есть информация, как в ЗУП занести электронный больничный, он имеет равную силу с бумажным документом, так как его заверяют квалифицированные цифровые подписи уполномоченных лиц. Документ содержится в реестре и доступен всем заинтересованным лицам:
- медработникам;
- работодателю;
- специалистам ФСС.
Он выполняет все функции, предусмотренные федеральными законами №323-ФЗ от 21.11.2011 и №255-ФЗ от 29.12.2006 в редакции от 26.05.2021:
- подтверждает временную нетрудоспособность человека;
- обязывает работодателя временно освободить работника от выполнения трудовых обязанностей;
- подтверждает право на получение пособия по временной нетрудоспособности;
- обеспечивает статистический учет заболеваемости и причин временной нетрудоспособности.
До 2022 года работники сами выбирали, в какой форме оформлять лист нетрудоспособности — электронной или на бумаге. С 01.01.2022 выдача бумажных листков полностью прекращается. Работодатели уже сейчас определяются с программным обеспечением для работы с ЭЛН, их интересует отправка больничного в ФСС из 1С и других бухгалтерских программ или с помощью оператора электронного оборота (СБИС, «Контур», «Такском» и др.). В качестве альтернативы для отправки данных напрямую в реестр ФСС разработана бесплатная программа в личном кабинете работодателя на сайте фонда.
ВАЖНО!
Для работы с данными бухгалтеру и руководителю требуются усиленные квалифицированные подписи. Без них не получится направить реестр в ФСС. Но пользователей 1С, какие нужны сертификаты для электронных больничных листов, не волнует — система сама обменивается данными с реестром.
Каким образом функционирует единая система электронных больничных?
Механизм работы происходит следующим образом:
- Сотруднику фирмы необходимо обратиться в поликлинику чтобы сделать запрос на получение электронного больничного. При этом ему нужно дать согласие в письменной форме для получения ЭЛН.
- Медицинский работник проводит оформление электронного листка, пересылает его в Фонд Соцстрахования и предоставляет сотруднику номер документа.
- Сотрудник отправляет полученный номер в бухгалтерию. А бухгалтер, в свою очередь, через программу оформляет запрос в Фонд Соцстрахования по номеру больничного. Конфигурация в автоматическом режиме сделает загрузку данных из электронного листка и произведет расчёт пособия.
- Работодатель оплатит подчиненному больничный.
Таким образом в общем процессе примут участие 4 игрока: Работник, Поликлиника, ФСС, Работодатель.
Как сформировать ЭЛН в программе «1С»
Для работы с ЭЛН организация-работодатель или ИП используют специальную программу, такой программой у многих организаций выступает бухгалтерская 1С версии не ниже, чем 8.3.10. В программе 1С сформирован список работников, которым выплачивается заработная плата и пособия. Работник, который болел, сообщает работодателю номер листка временной нетрудоспособности в реестре ЕИИС «Соцстрах». Этот номер необходим для решения вопроса, как сформировать больничный в 1С: его заносят в базу данных, и по нему выгружается документ, с которым работает бухгалтер. Номер выдают работнику при закрытии ЭЛН на специальном талоне. Если талон утерян, получить сведения о больничном работодатель сможет по СНИЛС работника.
Работать с ЭЛН разрешено, если он имеет статус 030 — закрыт медицинской организацией, тогда возможны расчет и выплата пособия. В инструкции указано, как загрузить электронный больничный в 1С: если номер найден в системе и со статусом все в порядке, необходимо нажать кнопку «Получить из ФСС» или загрузить из файла, если у программы отсутствует прямое взаимодействие с ЕИИС.
После выгрузки данных работодатель указывает свою часть сведений:
- данные о стаже;
- размер пособия;
- размер заработной платы для начисления.
Они не отличаются от соответствующих граф в бумажном листке нетрудоспособности, утвержденном приказом Минздравсоцразвития №347н от 26.04.2011. Порядок удобно использовать в 1С ЗУП, электронный больничный лист заполняется по тем же принципам, что и бумажный, только часть сведений вносится в систему автоматически из сопряженных баз данных.
Расчет программа осуществляет в автоматическом режиме на основании введенных сведений. Чтобы сохранить и распечатать расчет среднего заработка для больничного, существует специальная кнопка, она формирует справку.
Обратите внимание, что расчет пособия программа делает только за 3 дня, так как его выплачивает работодатель. Остальную сумму рассчитывает и выплачивает ФСС на основании полученных от организации сведений.
В подсказках есть информация, как распечатать электронный больничный лист из 1С: воспользоваться специальной кнопкой. Но удобнее хранить документ в цифровом формате, так как кроме программы он сохраняется в единой системе и доступен по запросу заинтересованных лиц в любое время. Работодателю хранить копии ЭЛН не требуется.
После оформления всех расчетов и проведения данных для выплаты пособия необходимо обеспечить отправку реестра и дополнительных документов в соцстрах.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать работу с электронным больничным. Используйте эти инструкции бесплатно.
Процесс оформления электронного больничного листа в 1С
В конфигурации необходимо перейти в разрез «Зарплата» и нажать по гиперссылке «Больничные листы», после чего появится окошко, где зафиксированы документы, которые были созданы предварительно.
На этой странице необходимо кликнуть по активной клавише «Создать», и на экране появится форма больничного для заполнения.
Здесь необходимо указать три базовых параметра:
- компанию;
- ФИО сотрудника;
- номер электронного больничного.
Далее нужно нажать по клавише «Получить из ФСС», чтобы документ самостоятельно наполнился информацией с сервера соцстраха.
Рекомендуется перепроверить расчет и кликнуть по «Провести и закрыть». Завершая процесс нужно переслать в Фонд Социального Страхования реестр электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН).
Больничный лист
Регистрация временной нетрудоспособности работника за счет средств работодателя (первые три дня болезни) выполняется с помощью документа «Больничный лист».
Чтобы создать этот документ, перейдите в раздел «Зарплата», выберите пункт «Больничные листы». Или зайдите в раздел «Кадры» и выберите пункт «Все кадровые документы».
С помощью команды «Создать», создайте новый документ – больничный лист.
В открывшемся документе заполните поля:
- «Месяц» — укажите месяц, в котором необходимо начислить пособие по временной нетрудоспособности;
- «Организация» — укажите нужную организацию, если их в программе несколько;
- «Дата» — укажите дату регистрации документа. По умолчанию ставится текущая дата.
Страховой стаж по сотруднику подтягивается автоматически из его личной карточки. При необходимости вы можете изменить эти данные, если перейдете в раздел «Кадры», откроете справочник «Сотрудники». Далее выберите нужного сотрудника и перейдите на вкладку «Трудовая деятельность».
В поле «Номер ЛН» укажите номер больничного листа, который выдали сотруднику.
По кнопке «Получить из ФСС» документ можно заполнить автоматически данными электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН), при его наличии, полученными с сервера ФСС РФ по номеру больничного.
По ссылке «Заполнить данные листка нетрудоспособности» внесите дополнительную информацию для заполнения электронного реестра сведений.
По ссылке «Заполнить данные листка нетрудоспособности» открывается форма «Ввод данных листка нетрудоспособности». Форма состоит из двух закладок – «Освобождение от работы» и «Особые причины нетрудоспособности».
На первой закладке укажите данные о медицинской организации, враче, периоде освобождения от работы и т.д. Вы можете внести информацию о медицинских организациях в справочник, а впоследствии выбирать нужную организацию из уже заполненного справочника, а не вносить сведения заново вручную.
Коды адресов по КЛАДР заполняются автоматически на основании данных адресного классификатора (он должен быть загружен). Должность председателя врачебной комиссии можно не указывать, она заполняется фиксированной строкой «ПРЕД ВК», если указаны его ФИО или идентификационный номер.
На второй закладке укажите особые причины нетрудоспособности — уход за больным членом семьи, нарушение режима, нахождение в стационаре, медико-социальная экспертиза (бюро МСЭ).
Данные на этих закладках заполняются на основании листка нетрудоспособности, который предоставляет сотрудник. Если организация участвует в прямом обмене сведениями с фондом в целях формирования электронного больничного, то эти данные заполняются с сервера ФСС РФ автоматически.
Заполнение вкладки «Главное»
Установите флажок «Является продолжением листка нетрудоспособности» , если регистрируемый больничный лист является продолжением ранее представленного и зарегистрированного в информационной базе больничного листа.
Затем выберите документ по ссылке «Выбрать листок нетрудоспособности», продолжением которого является текущий больничный лист (в нашем примере это не требуется);
- «Причина нетрудоспособности» — укажите причину нетрудоспособности из предложенного перечня. Причина нетрудоспособности указана в листке нетрудоспособности в виде кода.
В нашем примере код причины – «(01, 02, 10, 11) Заболевание или травма (кроме травм на производстве)». Если регистрируемый больничный лист является продолжением другого листка нетрудоспособности (установлен флажок «Является продолжением листка нетрудоспособности»), то по умолчанию указывается причина нетрудоспособности из первого больничного листа;
- «Освобождение от работы с… по…» — период освобождения от работы в соответствии с листком нетрудоспособности (весь период целиком, даже если записей в разделе «Освобождение от работы» листка нетрудоспособности несколько).
При указании периода автоматически подсчитывается количество календарных дней освобождения от работы;
- «Условия исчисления» — указывается двухзначный код (при необходимости несколько кодов).
Краткая информация о расшифровке двухзначных кодов размещена на обратной стороне бланка листка нетрудоспособности. В нашем примере код указывать не нужно, т.к. условия исчисления больничного листа сотрудника не имеют никаких особенностей;
- «Нарушение режима с» — укажите дату нарушения режима (если она есть), которую указывает врач вместе с кодом вида нарушения в первом разделе листка нетрудоспособности.
Даже разовое нарушение режима без уважительной причины (например, несвоевременная явка на прием к врачу или заболевание и травма, наступившие вследствие алкогольного, наркотического, токсического опьянения) является основанием для снижения размера пособия. В нашем примере нарушения не было;
- флажок «Учитывать заработок предыдущих страхователей» устанавливается по умолчанию, чтобы при расчете пособия учитывался заработок, который сотрудник получил у других страхователей (работодателей) за два предшествующих календарных года.
Сумма заработка, полученная у других работодателей, регистрируется документом «Справка для расчета пособий (входящая)»;
В разделах «Начислено», «Удержано» и «Средний заработок» отражаются результаты расчета пособия. Расчет начислений производится автоматически по мере ввода данных в документ. Чтобы обновилась информация по начислениям, нажмите на стрелочки. Если вы нажмете на карандаш, сможете посмотреть подробный расчет по НДФЛ.
В разделе «Средний заработок» автоматически подсчитывается сумма среднедневного заработка по данным информационной базы за предыдущие два календарных года. Чтобы посмотреть или отредактировать информацию для расчета среднего заработка, нажмите на карандаш рядом с формой и добавьте / измените данные.
Выберите период выплаты пособия – в межрасчетный период, с авансом или с заработной платой.
Вкладка «Оплата»
Флажок «Назначить пособие устанавливается по умолчанию. В полях «С… по…» указывается оплачиваемый период, когда сотрудник освобождается от работы. Эта информация подтягивается автоматически из вкладки «Главное». При необходимости вы можете изменить оплачиваемый период. Тогда количество оплачиваемых дней и сумма пособия на вкладке «Главное» пересчитаются автоматически.
В поле «Дата начала нетрудоспособности» указывается дата начала временной нетрудоспособности. Она устанавливается автоматически, поскольку ранее была указана в поле «Освобождение от работы с» на вкладке «Главное».
В поле «Процент оплаты» указывается процент оплаты среднего заработка. Процент оплаты определяется автоматически, в соответствии с законодательством. Он зависит от причины нетрудоспособности и страхового стажа сотрудника.
Поле «Ограничение пособия» заполняется автоматически. Если работа производится полный рабочий день, то по умолчанию указывается значение 1,000. При необходимости доля может быть изменена в документе вручную.
Флажок «Применять льготы» устанавливается, если в страховой стаж сотрудника включаются «нестраховые периоды», которые описаны в статье 16 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, либо сотрудник имеет право на пособия в повышенных размерах как пострадавший от радиационного облучения. Если вы установили данный флажок, выберите из предложенного перечня основание для предоставления льготы.
Если в карточке сотрудника указано, что сотрудник имеет право на льготу или введены сведения о стаже с учетом «нестраховых периодов», то флажок в документе «Больничный» устанавливается автоматически.
Вкладка «Начислено (подробно)»
На вкладке «Начислено (подробно)» вы можете ознакомиться с результатами начислений по сотруднику.
Сумма пособия за счет средств работодателя и сумма за счет средств ФСС показываются на разных строках.
Вкладка «Сведения для ФСС»
По ссылке «Ввести сведения для реестра прямых выплат ФСС» сформируйте документ «Сведения для реестра прямых выплат ФСС». Здесь будет содержаться вся информация о застрахованном сотруднике и дополнительные данные для заполнения электронного реестра сведений.
Флажок «Отправить реестр прямых выплат в ФСС» будет установлен автоматически, если в периоде нетрудоспособности есть дни, которые оплачивает ФСС.
После того, как все поля заполнены, выберите команды «Сохранить» и «Провести». По кнопке «Печать» вам будут доступны печатные формы документов.
По кнопке «Выплатить» вы можете сразу создать документ на выплату пособия.
Если необходимо внести исправления в документ, используйте команды «Исправить» или «Сторнировать».
Отправка реестра ЭЛН из 1С в Соцстрах
Для подтверждения расходов за счет средств Фонда Социального Страхования, необходимо отправить необходимую информацию в его реестр. Это можно сделать через раздел отчетности, если перейти по ссылке «1С-Отчетность», чтобы попасть в окно отчетов.
Там пользователю будет представлена возможность создать файл через форму реестра для заполнения. Здесь необходимо указать организацию, кликнуть по «Заполнить», потом для сохранения нажать по «Записать» и «Провести».
После этого можно нажать кнопку «Отправить реестр в ФСС», чтобы отправить его в соцстрах.
Получить помощь в работе с ЭЛН в 1С
Другие статьи
Условия успешного обмена данными
Для того чтобы обработка ЭЛН работала как часы:
- установить и настроить программное обеспечение;
- получить электронные цифровые подписи на руководителей или уполномоченных представителей;
- медицинским учреждениям получить письменное согласие на ЭЛН;
- обучить работе персонал, взаимодействующий с электронными листками нетрудоспособности. Каждый из заинтересованных лиц учреждений должен четко знать работу.
При внимательном включении сторон в новую систему обработки больничных листов, их результативное внедрение будет гарантировано.
Алгоритм взаимодействия между ФСС, организацией и медучреждением
Для обслуживания в медицинском учреждении и оформления ЭЛН, пациент обязан принести типовую форму согласия на получение ЭЛН. После чего врач формирует в программе электронный листок нетрудоспособности и вносит все нужные данные о пациенте. Во время нетрудоспособности, возможно продление больничного листа врачом, но не дольше, чем на 15 дней. В противном случае, пациента перенаправляют на медико-социальную экспертизу, результаты которой будут внесены в больничный документ.
Когда электронный больничный лист получил статус «закрыт», доступ к редактированию перенимает организация, в которой работает пациент. Если работник трудится сразу в нескольких местах, то выбор – куда предоставить ЭЛН для расчета, остается за работником. Далее, в зависимости от технической подготовки, — либо в бухгалтерской программе, либо в личном кабинете страхователя на портале ФСС, работодатель заполняет в листке данные для расчетов.
После проверки электронного больничного на предмет форматно-логических ошибок, документ направляется для проверки в ФСС и в случае отсутствия ошибок, ФСС передает реестр для оплаты. Оплата части пособия, идущая за счет ФСС, перечисляется двумя способами – либо через работодателя (компенсируется выплаченная им часть пособия), либо напрямую работнику на его банковский счет (для регионов в которых действует пилотный проект прямых выплат).
Как происходит обработка ЭЛН в 1С
Далее информация о том, как получить электронный больничный лист работодателю в 1С и обработать его.
Организации могут наладить документооборот с ФСС из программы 1С.
Как настроить
Если организация использует сервис «1С-Отчетность», то настройки делаются автоматически, без привлечения пользователей. Если организация пользуются другими сервисами для представления отчетности, то необходимо произвести дополнительные настройки – установить сертификат Фонда социального страхования для ЭЛН.
На платформах 1С, версией не ниже 8.3.10, работа с электронными листками нетрудоспособности реализована в следующих программах: Управление предприятием-2, Бухгалтерия предприятия, Зарплата и управление персоналом, Комплексная автоматизация.
Как загрузить
Чтобы загрузить электронный больничный лист в 2022 году действия работодателя в 1С должны быть следующими.
После получения от работника номера электронного листка нетрудоспособности, работодатель делает выгрузку ЭЛН из базы ФСС.
Для этого в программе 1С создается новый больничный лист, выбирается имя сотрудника и вносится номер ЭЛН, далее жмем кнопку «Получить данные из ФСС». В программу попадает информация, указанная в ЭЛН: реквизиты медучреждения, код нетрудоспособности, сроки болезни, имя врача.
Как начислить
После того, как ЭЛН выгружен в 1С, программа рассчитывает пособие, на основании расчетных данных. Как видно из рисунка, информация располагает к редактированию.
Как оплатить
Перейдя в раздел «Отчетность», в папке ЭЛН, сформируем «Реестр ЭЛН для отправки в ФСС», автоматически аккумулирующий листки нетрудоспособности, находящиеся на обработке. После нажатия кнопки «Отправить реестр в ФСС», листки поступят в Фонд, пройдут проверку и будут оплачены в установленном порядке (та часть, которая подлежит оплате за счет ФСС, в адрес организации, компенсируя понесенные расходы). Оплата больничного листа со стороны организации производится перечислением.
Как распечатать
Обязанности хранить ЭЛН в печатном виде нет, но если бухгалтеру нужно знать, как распечатать электронный больничный лист из 1С, делается из созданного больничного листа, по кнопке «Печать».
