Командировки в 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.0

Учет командировок имеет ряд нюансов: обозначение в табеле, порядок оплаты за время нахождения в командировке, расчет среднего заработка, оплата командировочных. В статье разобрали основные нюансы учета командировок в 1С 8.3 ЗУП:

• предварительная настройка программы;
• как оформить командировку в 1С 8.3 ЗУП 3.1;
• как рассчитать командировку, если она начинается в месяце приема сотрудника на работу;
• как оплатить работу в выходной день в командировке.

Предварительные настройки для учета командировок

Зарегистрировать командировку в 1С ЗУП 3.1 можно документами Командировка и Командировки группы (Т-9а). Чтобы документы появились в программе, потребуется установить флажки учета командировок в Настройке состава начислений и удержаний (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Учет отсутствий).

Назначение флажков:

• Командировки – подключает учет командировок в программе.
• В том числе внутрисменные – если флажок установлен, появляется возможность учитывать командировки на часть рабочего дня (внутрисменные).
• Длительные командировки оплачивать помесячно – влияет на расчет оплаты командировок, переходящих на другой месяц. Появляется возможность оплачивать командировку не сразу за весь период, а помесячно.

Упрощение авансового отчета

Документ Авансовый отчет

(раздел
Банк и касса
) предназначен для отражения в учете расходов сотрудника организации за счет средств, полученных сотрудником под отчет (возмещаемых расходов сотрудника). Авансовый отчет представляет собой многостраничный документ и позволяет отражать через подотчетное лицо:

• приобретение товаров и материалов;
• получение возвратной тары у поставщиков;
• оплату денежных средств поставщикам;
• расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ);
• командировочные расходы.

Для подотчетных лиц, отчитывающихся только по командировочным расходам, была разработана простая форма документа Авансовый отчет, получившая название Авансовый отчет по командировке.

Авансовый отчет по командировке предусматривает простой сценарий работы:

• в авансовом отчете отражаются только командировочные расходы;
• все командировочные расходы учитываются для целей налогообложения прибыли и для целей налога, уплачиваемого при применении УСН с объектом «доходы минус расходы»;
• подотчетному лицу компенсируются только документально подтвержденные расходы.

Новая форма документа (рис. 5) доступна во всех вариантах поставки «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.68 независимо от настроенной интеграции со Smartway. При этом «классический вариант» документа Авансовый отчет

остается в программе и может применяться пользователями, у которых в авансовом отчете, помимо командировочных расходов, отражаются иные операции (приобретение товаров и материалов и др.). Равно как и остается возможность учитывать проездные документы (в т. ч. и электронные) в качестве денежных документов для тех пользователей, кому это удобно.

Рис. 5. Авансовый отчет по командировке

Документ Авансовый отчет по командировке имеет следующие особенности:

• по имени сотрудника и по дате авансового отчета автоматически подбираются билеты, загруженные из Smartway. Просмотр отобранных билетов доступен по гиперссылке, расположенной рядом с текстом Билеты, приобретенные организацией:;
• на основании периода командировки выполняется автоматический расчет суточных, исходя из нормы. Программа анализирует, какая норма для командировок по РФ и для загранкомандировок чаще указывалась для последних 5 командировок по организации, — ее и подставляет. Если такой статистики нет, то используются нормы 700 руб./день для командировок по России и 2 500 руб./день для загранкомандировок, то есть предельные суммы, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ. По гиперссылке Суточные можно перейти в одноименную форму и указать иной размер суточных, установленный организацией в коллективном договоре или локальном нормативном акте. При превышении норматива суточных программа выведет в форме сумму, с которой нужно удержать НДФЛ и начислить взносы (указанные действия программа автоматически не выполнит, для этого нужно внести специальный документ);
• документы выплаты авансов подбираются автоматически. По гиперссылке Аванс можно перейти в форму Выданные авансы для просмотра соответствующих документов;
• поскольку основные расходы подтверждены документами, полученными из Smartway, от пользователя потребуется минимум дополнительных сведений, которые следует указать в табличной части Расходы сотрудника, подтвержденные документами. К таким расходам относятся, например, стоимость проезда на такси, аэроэкспрессе и т. п. Здесь же указываются расходы по найму жилого помещения, которое сотрудник оплатил самостоятельно (без привлечения сервиса Smartway). Таким образом, вся информация документа Авансовый отчет по командировке размещается на одной странице (против пяти закладок документа Авансовый отчет
  );
• взаиморасчеты с подотчетным лицом отражаются в наглядной форме контрольных итогов, где понесенные расходы детализируются на суточные и другие расходы сотрудника, подтвержденные документами. Стоимость билетов, загруженных из сервиса Smartway, учитывается обособленно на счете 76.14, поэтому не включается в возмещаемые расходы сотрудника;
• указание счета и аналитики затрат в явном виде для учета командировочных расходов в форме документа не предусмотрено. В качестве счета затрат подставляется счет, указанный в поле Основной счет учета затрат регистра сведений Учетная политика
  . В карточке статьи
  Командировочные расходы
  (справочник
  Статьи затрат
  ) в поле
  Использование по умолчанию
  следует выбрать значение
  Документ «Авансовый отчет» (командировочные расходы)
  .

Рассмотрим новые упрощенные возможности учета командировок на примере.

Как оформить командировку в 1С 8.3 ЗУП

Командировка

Создать новый документ Командировка можно в разделе Зарплата – Командировки или Главное – Все отсутствия сотрудников по команде Создать.

Месяц в документе — это месяц начисления, Сотрудник — работник, которого направляем в командировку. Период нахождения в командировке отражаем с помощью реквизитов Дата начала и Дата окончания.

Если в программе подключено ведение Штатного расписания (Настройка – Кадровый учет – Настройка штатного расписания), тогда в документе можно зарегистрировать временное освобождение ставки. Для этого предусмотрен флажок Освободить ставку на период отсутствия. Замещение командированного работника на период его отсутствия можно ввести по кнопке Создать на основании.

Если подключен учет внутрисменных командировок и в документе установлен флажок Командировка на неполный день (внутрисменная), реквизиты Дата начала и Дата окончания не отображаются. Вместо них потребуется указать конкретный день нахождения в командировке и количество часов.

Если подключен помесячный учет длительных командировок, для переходящей командировки (например, с 29.11.2021 по 06.12.2021) можно выбрать способ оплаты:

• Оплатить период командировки целиком – в документе рассчитается оплата за весь период командировки.
• Оплачивать командировку в конце каждого месяца – в документе будет начислена только оплата за месяц начала командировки (с 29 по 30 ноября). Оплата за часть командировки, приходящуюся на следующей месяц (с 1 по 6 декабря), будет рассчитана в документе Начисление зарплаты и взносов. В нашем примере оплата за 1-6 декабря будет начислена в декабрьском документе.

Если в документе Командировка установлен флажок Учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку, при расчете оплаты программа сравнит средний заработок сотрудника с МРОТ и использует в расчете наибольшее значение.

Открыть расшифровку расчета среднего заработка можно по кнопке со знаком «карандаш».

Оплата командировки может быть выплачена не только с зарплатой, но и с авансом или в межрасчет. Порядок выплаты также можно выбрать в документе Командировка:

• С зарплатой – это значение по умолчанию, сумма попадет в ведомость с видом операции Зарплата за месяц.
• С авансом – сумма попадет в ведомость с видом операции Аванс.
• В межрасчетный период – используется, если нужно оплатить командировку отдельно, без привязки к зарплате или авансу.

Реквизит Планируемая дата выплаты – дата, когда планируется выплатить начисленную сумму.

Детальную информацию о начислениях, зарегистрированных документом, можно посмотреть на вкладке Начислено.

Если работник отправлен в командировку в местность с особыми территориальными условиями, на вкладке Стаж ПФР установим флажок На период командировки изменились территориальные условия. Из предложенного списка кодов выберем те условия, в которых сотрудник будет находиться в период командировки.

Если командировка прерывает льготный стаж работника, потребуется включить флажок Не включать период в стаж для досрочного назначения пенсии.

На вкладке Дополнительно размещены:

• реквизит Счет, субконто Способ отражение зарплаты в бухучете – позволяет задать свой Способ отражения (Настройка – Способы отражения зарплаты в бухучете) для оплаты командировки, зарегистрированной документом;

• группа реквизитов Данные для печати – дополнительная информация для печатных форм.
  Читайте также:  Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение

Если требуется исправить документ Командировка, это можно сделать двумя способами:

• создать документ-исправление с помощью команды Исправить;

• внести изменения непосредственно в исходный документ и пересчитать оплату по кнопке с круглыми стрелками.

Отменить командировку можно также двумя способами:

• по команде Сторнировать;

• пометить на удаление исходный документ.

Кнопка Выплатить используется только для командировок с порядком выплаты В межрасчетный период. При нажатии на кнопку Выплатить будет сформирована Ведомость на выплату.

По кнопке Печать можно сформировать следующие печатные формы и справки.

Командировка группы (Т-9а)

Документ Командировка группы позволяет зарегистрировать командировку сразу на нескольких сотрудников. Документ можно создать в разделах Зарплата – Командировки групп (Т-9а) или Главное – Все отсутствия сотрудников. Также создать Командировку группы можно в журнале Командировки (Зарплата – Командировки или Кадры – Командировки) по кнопке Создать Т-9а.

Заполним список командированных сотрудников по кнопке Подбор либо Добавить.

Если параметры командировки одинаковы для все сотрудников, можно сначала создать строку по одному работнику, заполнить ее и потом копировать эту строку, меняя сотрудника.

Документ Командировка группы облегчает процесс регистрации командировок на нескольких сотрудников. Но он не влияет на табельный учет и расчет зарплаты – для этих целей требуется создать индивидуальные документы Командировка. Это удобно сделать напрямую из документа Командировка группы.

Зарегистрируем отсутствия по сотрудникам одним из двух способов:

• выборочно по ссылке Оформить отсутствие в столбце Учет отсутствия и начисления;

• сразу по всем сотрудникам в документе по ссылке Оформить отсутствия под табличной частью.

После регистрации индивидуальных Командировок в документе Табель (Зарплата – Учет времени – Табели) дни командировки будут отражены по коду К (Командировка).

Интеграция 1С:Бухгалтерии с сервисом Smartway

Smartway — это онлайн-сервис, предназначенный для планирования и организации деловых поездок, который включает следующие возможности:

• поиск и сравнение цен на авиа- и железнодорожные билеты, отели и апартаменты;
• мгновенное бронирование и управление бронью в режиме онлайн;
• удобные инструменты для согласования маршрута и бюджета командировок внутри предприятия;
• онлайн-доступ к подтверждающим документам для бухгалтерии;
• историю и статистику поездок по всем сотрудникам организации.

Smartway снижает затраты компании и помогает управлять командировками. Удобное приложение работает в браузере без платы за подключение и обслуживание.

Начиная с версии 3.0.65 в «1С:Бухгалтерии 8 КОРП» была поддержана интеграция с сервисом Smartway.

В «1С:Бухгалтерии 8» интеграция доступна начиная с версии 3.0.68.

Примечание

Здесь и далее по тексту под «1С:Бухгалтерией 8» понимаются все варианты поставки (КОРП, ПРОФ, базовая, включая программы, созданные на основе базовой версии).

Настройки интеграции со Smartway выполняются в форме Получение данных Smartway (раздел Администрирование) по кнопке Включить. Программа предложит код (рис. 1), который следует скопировать и передать в Smartway.

Рис. 1. Настройка интеграции с сервисом Smartway

В разделе Настройки сервиса Smartway потребуется установить флаг Включить интеграцию с 1С:Бухгалтерией, указать скопированный код и сохранить выполненные настройки (рис. 2).

Рис. 2. Настройки интеграции с «1С:Бухгалтерией»

В форме Получение данных Smartway «1С:Бухгалтерии 8» появится сообщение: Получение данных включено. Теперь информация о приобретенных билетах будет загружаться автоматически без участия пользователей.

Со всеми поставщиками гостиничных услуг, приобретаемых через сервис Smartway, у ООО «СМАРТВЭЙ» заключен агентский договор. Подтверждающие документы, которые потребуются бухгалтерии для оформления командировок (счета, акты и счета-фактуры), ООО «СМАРТВЭЙ» выставляет от своего имени, что значительно упрощает документооборот.

Пакеты документов хранятся в разделе Отчетность

сервиса Smartway и доступны онлайн в любой момент. Счета, акты и счета-фактуры можно скачать в формате .pdf или .xlsx или получить на адрес электронной почты, указанный в личном кабинете. Оригиналы документов высылаются почтой. За свои взимает абонентскую плату. Документы на нее также доступны в разделе
Отчетность
.

Командировка в месяце приема на работу

При направлении в командировку в месяце приема на работу есть одна трудность – у программы нет еще данных для расчета среднего заработка. Разберем, как это обойти.

1. Зарегистрируйте командировку. Так как сотрудник еще не отработал хотя бы месяц, после внесения командировки будет выдано предупреждение:

2. По кнопке «карандаш» откроем форму расшифровки среднего заработка и заполним данные для расчета по кнопке Дополнить по данным ФОТ. Сведения для расчета среднего будут заполнены по данным плановых начислений работника, входящих в ФОТ.

3. После сохранения изменений в расчете среднего заработка по кнопке Ок в документе будут автоматически пересчитаны начисления.

Альтернатива денежным документам

В рамках интеграции с сервисом Smartway начиная с версии 3.0.65 в «1С:Бухгалтерии 8 КОРП» (начиная с версии 3.0.68 — в «1С:Бухгалтерии 8») произошли следующие изменения:

1. Появился новый объект программы — Билет (элемент справочника Билеты), который представляет собой альтернативу денежному документу (рис. 3).

Рис. 3. Новый объект программы — «Билет»

1. В плане счетов программы к счету 76 открыт новый субсчет 76.14 «Приобретение билетов для командировок», который предназначен для учета приобретенных организацией билетов для командированных сотрудников в валюте Российской Федерации. Аналитический учет ведется по каждому командированному сотруднику (субконто Работники организаций
   ) и билету (субконто
   Билеты
   ). Каждый сотрудник является элементом справочника Физические лица, а каждый билет — элементом справочника Билеты.
2. В документе Авансовый отчет
   появилась отдельная закладка
   Билеты
   , где отражается список билетов, приобретенных для подотчетного лица (реквизиты электронного билета теперь можно указывать в одном ресурсе вместо четырех). Билеты автоматически загружаются из сервиса Smartway, который поставляет всю необходимую информацию по датам и суммам, включая НДС (рис. 4). Таким образом, стоимость проезда включается в расходы на дату авансового отчета.

Рис. 4. Отражение билетов в авансовом отчете

Обратите внимание, что доступ к билетам возможен только при включенной интеграции со Smartway (без Smartway билеты скрыты).

Как в 1С 8.3 ЗУП 3.1 провести командировку в выходные дни

Если, находясь в командировке, сотрудник привлекается к работе в свой выходной день, это нужно отразить в ЗУП 3.1 дополнительно. В документе Командировка оплата по среднему заработку рассчитывается только за рабочие дни нахождения в командировке. Рассмотрим, как отразить работу в выходной в командировке.

1. Зарегистрируем командировку в обычном порядке. Оплата в документе Командировка рассчитается только за рабочие дни.

2. Для регистрации работы в выходной день в командировке создадим документ Работа в выходные и праздники (Зарплата – Учет времени – Работа в праздники и выходные). Укажем дни, когда сотрудник привлекался в работе в выходной, и выберем способ компенсации (отгул или повышенная оплата).

3. Оплата за работу в выходные дни будет рассчитана в документе Начисление зарплаты и взносов. Расчет будет произведен исходя из стоимости дня (часа) сотрудника.

Выплата командировочных

Для выплаты командировочных необходимо создать ведомость на выплату зарплаты. Создать ведомость непосредственно из документа «Командировка» можно посредством кнопки «Выплатить»:

Рис.9 Выплата командировок в ЗУП

В случае, когда оплата командировочных будет осуществляться в межрасчетный период, это изначально необходимо указать в документе «Командировка». В ведомости на перечисление выбрать «Выплачивать/ Командировки», и далее – документ основания из списка доступных командировок.

Как списание командировочных расходов с подотчетных лиц учитывается на счетах

После окончания командировки сотрудник отчитывается за полученные подотчетные суммы. Для этого он составляет авансовый отчет либо другой документ, самостоятельно доработанный и утвержденный в учетной политике.

С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно. Прежнее требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.

При наличии неиспользованного остатка командировочных сумм остаток следует вернуть в кассу и отразить записью Дт 50 Кт 71.

Неизрасходованный остаток можно перевести с карты сотрудника на расчетный счет организации:

• Дт 51 Кт 71

Возврат остатка на специальный карточный счет отражается проводкой Дт 55 Кт 71.

Списание командировочных расходов может происходить следующим образом:

• Дт 08 (10, 41…) Кт 71 — приобретены внеоборотные средства, ТМЦ;
• Дт 19 Кт 71 — отражена сумма входного НДС;
• Дт 20 (23, 26…) Кт 71 — расходы отнесены на себестоимость продукции (услуг, работ);
• Дт 44 Кт 71 — расходы признаны коммерческими расходами или расходами по основной деятельности торговой организации;
• Дт 91 Кт 71 — утверждены и списаны непроизводственные расходы.