Оформляем приказ о предоставлении дополнительного отпуска

Отпуск за донорство

Сотрудники предприятий самых разных профессий готовы сдавать кровь, чтоб помочь нуждающимся в ней людям. Это желание похвально и поддерживается ст. 186 ТК РФ и Федеральным законом от 20.07.2012 № 125-ФЗ.
Человек вправе не выйти на работу как в день сдачи крови, так и в день предшествующего медицинского осмотра. По этому поводу на предприятии издается приказ на дополнительный день отдыха за сдачу крови.

Если все же в эти дни сотрудник работал, то он может претендовать на отдых в другое время. Забор крови и ее компонентов может проходить в выходные или праздничные дни. В этом случае также можно заявить о своем праве на отгул в рабочее время. Воспользоваться правом необходимо в течение года с момента донорства.

Рассмотрим варианты компенсации бюджетникам более наглядно.

Оформление приказа на основной и дополнительный ежегодные отпуска для нескольких сотрудников

Пример

Сотрудникам учреждения Беркутову М.А., Татариной А.О. с 25 июня 2018 г. на основании заявлений предоставляется очередные основные ежегодные отпуска — по 14 календарных дней, Савельевой Р.М. — дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день — 3 календарных дня. Также сотруднику Васикоска И.И. предоставляется дополнительный учебный отпуск без оплаты (на основании заявления) с 11 июня 2022 г. — 14 календарных календарных дней.

Регистрация основного ежегодного отпуска сразу для нескольких сотрудников и оформление соответствующего списочного приказа по унифицированной форме №Т-6а производится с помощью документа Отпуск сотрудников (раздел Кадры — Отпуска сотрудников)

1. В поле Организация по умолчанию указывается учреждение, установленное в настройках пользователя. Если в информационной базе зарегистрировано более одного учреждения, то необходимо выбрать то, в котором сотрудникам предоставляется отпуск (выбором из справочника Организации (раздел Настройка – Предприятие – Организации).

2. В поле Дата указывается дата регистрации документа в информационной базе. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера. Дата документа используется в печатной форме приказа о предоставлении отпуска сотруднику по форме №Т-6а и в качестве реквизитов приказа в личной карточке по форме №Т-2.

3. Поле Номер не активно для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Номер документа также используется в печатной форме приказа о предоставлении отпуска сотруднику по форме №Т-6а и в качестве реквизитов приказа в личной карточке по форме №Т-2.

4. Табличную часть можно заполнить в режиме подбора сотрудников по кнопке Подбор или путем добавления по одному сотруднику по кнопке Добавить. В табличной части документа перечисляются отпуска, которые требуется предоставить сотрудникам:

• в колонке Сотрудник нужно выбрать сотрудников, которым предоставляется отпуск
• в колонках Начало и Окончание указываются сведения о начале и окончании периода отпуска. Число дней отпуска подсчитывается автоматически в соответствии с производственным календарем и отображается в колонке Кол-во дн.. Если используется несколько разных производственных календарей, то учитывается тот, который указан в графике работы сотрудника. Учитывается то, как предоставляется выбранный вид отпуска – в календарных или в рабочих днях (указывается в карточке вида отпуска (раздел Настройка – Предприятие – Виды отпусков). Соответственно, рассчитывается либо число календарных дней, либо число рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели. Согласно законодательству для ежегодных отпусков из числа дней отпуска исключаются праздничные дни (для отпусков в календарных днях). В карточке вида отпуска также указывается, является отпуск ежегодным или нет. В общем случае продолжительность основного отпуска определяется в календарных днях за исключением праздничных дней. Однако, по законодательству для сотрудников, заключивших срочный трудовой договор на срок до двух месяцев (указывается в документе Прием на работу на закладке Трудовой договор), продолжительность отпуска определяется в рабочих днях
• в колонке Отпуск, за период работы по умолчанию указывается Основной вид отпуска и автоматически определяется рабочий год(ы), за который(е) предоставляется основной отпуск. Вид отпуска выбирается из справочника Виды отпусков (раздел Настройка – Предприятие – Виды отпусков). На каждый вид отпуска вводится отдельная строка. Кроме основного ежегодного отпуска доступны для выбора и дополнительные отпуска, если они предоставляются в учреждении (пользователем с полными правами были произведены соответствующие настройки)
• в колонке Кол-во дн. автоматически подсчитывается количество дней отпуска за указанный период в колонках Начало и Окончание
• в колонке Дн. компенсации при необходимости можно указать количество дней компенсации отпуска
• в колонке Основание указывается документ, на основании которого предоставляется отпуск
• для завершения оформления отпусков следует оформить документы Отпуск в соответствии с указанными условиями. Для ввода документов по всем отпускам одновременно следует воспользоваться ссылкой «Оформить отпуска» под табличной частью (правый нижний угол). По ссылке Оформить отпуск непосредственно из строки табличной части можно оформить только указанный в этой строке отпуск (открывается специальная форма, аналогичная форме документа Отпуск на одного сотрудника, которую при необходимости можно дозаполнить, например, ввести условия компенсации отпуска, или аналогичная форма или документа Отпуск без сохранения оплаты). В результате оформления создаются непроведенные документы Отпуск, Отпуск без сохранения оплаты. Для завершения оформления отпусков эти документы следует провести. Пока документы не проведены, в документе Отпуск сотрудников можно изменить условия уже оформленного отпуска, и это изменение отразится в соответствующих документах Отпуск, Отпуск без сохранения оплаты автоматически. После проведения документа Отпуск, Отпуск без сохранения оплаты в колонке Учет отсутствия появляется ссылка Отпуск учтен.

5. Для формирования печатной формы списочного приказа о предоставлении отпуска сотрудникам по форме №Т-6а используется кнопка Приказ о предоставлении отпуска работникам (Т-6а)

Если донор не хочет отдыхать

Законодательством в качестве компенсации предусмотрены только оплата среднего заработка в день сдачи крови и в день медосмотра, а также предоставление отгула за эти дни. Поэтому если донор не хочет отдыхать, то это его право, но возможность замены денежной оплатой не предусмотрена (ст. 186ТК РФ и Федеральный закон от 20.07.2012 № 125-ФЗ). Если сотрудник желает получить законную компенсацию, то подать заявление необходимо не позднее последнего дня работы. После чего должен быть оформлен образец приказа на донорские дни по форме Т-6.

Дополнительный отпуск по инициативе работодателя

Большинство работодателей ограничиваются только исполнением требований закона и предоставляют дополнительные оплачиваемые отпуска исключительно категориям работников, перечисленным в ст. 117 НК РФ. При этом работодатели вправе предоставлять дополнительные оплачиваемые отпуска и по собственной инициативе с учетом своих производственных и финансовых возможностей.

Пример 1

Дополнительный отпуск работнику в связи со свадьбой — такой вид допотпуска работодатель может предусмотреть в локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 116 ТК РФ). При этом важно учесть, что по закону работодатель обязан предоставить работнику в случае регистрации брака по его письменному заявлению до 5 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).

Поэтому если локальными актами работодателя не предусмотрен дополнительный оплачиваемый отпуск в связи со свадьбой, а работник обратился с просьбой его предоставить, необходимо сообщить ему, что он может взять в этом случае отпуск за свой счет.

Пример 2

Работодатель может предусмотреть в коллективном договоре или локальном нормативном акте, что 1 сентября предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, чьи дети идут в первый класс. Этот однодневный отпуск оплачивается в размере среднего заработка по ст. 139 ТК РФ (Письмо Минтруда от 02.11.2016 № 14-1/В-1094). При этом чиновники от Минтруда допускают и иной вариант предоставления и оплаты таких дней отдыха.

Если в компании будет принято решении о предоставлении сотрудникам каких-либо дополнительных отпусков (помимо обязательных в силу требований законодательства), работодателю необходимо закрепить в локальном акте все необходимые аспекты: категории сотрудников, основания, порядок предоставления дополнительного отпуска, алгоритм расчета отпускных, иные необходимые условия и правила. С этого момента работодатель обязан предоставлять такие отпуска и не вправе уклоняться от взятых на себя обязательств, иначе это будет считаться нарушением прав работников (ч. 1, 4 ст. 8, ч. 1 ст. 9, абз. 2 ч. 2 ст. 22, ч. 1, 2 ст. 116 ТК РФ).

Допотпуска чернобыльцам

Чернобыльцы являются льготной категорией граждан, что подтверждают ст. 122, 123 ТК РФ и Закон России № 1244-1 от 15.05.1991. Дополнительный отпуск для таких сотрудников составляет от 7 до 30 дней.

Оформляется распоряжение по форме Т-6 на основании заявления от сотрудника.

Замена дополнительного отпуска деньгами

Замена большинства видов дополнительных оплачиваемых отпусков денежной компенсацией по закону не запрещена. Но работодателю следует учесть некоторые ограничения:

• «Вредникам» можно заменить деньгами часть допотпуска, превышающую минимальную его продолжительность (7 дней) и только с письменного согласия работника. Размер такой компенсации, порядок и условия выплаты нужно установить отдельно отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективными договорами (Письмо Минтруда от 18.06.2020 № 15-1/ООГ-1710).
• Дополнительный отпуск чернобыльцам заменить денежной компенсацией нельзя ни при увольнении, ни без увольнения (Письмо Минтруда от 26.03.2014 № 13-7/В-234).
• Дополнительный отпуск северянам и за ненормированный рабочий день может быть заменен деньгами по письменному заявлению работника, если работодатель не будет против.

Замена дней дополнительного отпуска денежной компенсацией является правом работодателя, а не его обязанностью, и он может отказать работнику в такой просьбе (Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 19.03.2018 по делу № 33-3610/2018).

Если процедура замены допотпуска деньгами закреплена в трудовых договорах или локальных актах компании (за исключением лиц, которым законом не предусмотрена замена отпуска компенсацией), такую обязанность работодатель уже не сможет игнорировать.

Нельзя заменить денежной компенсацией дополнительный отпуск отдельным категориям работников: беременным женщинам, работникам до восемнадцати лет (ч. 3 ст. 126, ч. 4 ст. 139 ТК РФ).

Если работник ко дню увольнения не использовал положенные ему дни отпуска, работодатель обязан выплатить ему денежную компенсацию за все неиспользованные дни (ст. 127 ТК РФ).

Допотпуска военнослужащим

Военные — это особые служащие, работа которых связана с высоким риском. Для такой категории граждан предусмотрен дополнительный отдых, что утверждено Приказом МО РФ о дополнительном отпуске военнослужащим от 24.05.2003 № 178, регламентируется ст. 11 ФЗ от 27.05.1998 № 76-ФЗ. Отпуск может быть:

• учебный, творческий, по болезни и личным обстоятельствам;
• для ветеранов боевых действий;
• для чернобыльцев;
• после космического полета.

Во многих случаях продолжительность дополнительно увеличивается на время, необходимое для проезда к месту отдыха и обратно.

Основанием для такого отдыха считается приказ командира воинской части. Помните, что военнослужащий имеет право попросить заменить такой отдых денежной компенсацией.

Как оплачивать дополнительные отпуска

Закон не предусматривает специальных правил расчета отпускных при дополнительных отпусках, поэтому применяется общий порядок — отпускные рассчитываются исходя из среднего заработка. Срок выплаты таких отпускных тоже общий: их нужно выплатить сотруднику не позже чем за 3 дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1).

Из этих общих правил есть исключение. Дополнительный отпуск чернобыльцам оплачивает не работодатель, а соцзащита по своим правилам, работодатель его только оформляет (п. 2 Постановления Правительства РФ от 03.03.2007 № 136, п. 2 Правил, утвержденных данным Постановлением Правительства РФ).

Если дополнительный отпуск предусмотрен локальным актом работодателя, он может оплачиваться и не исходя из среднего заработка. Порядок расчета отпускных должен быть указан в этом локальном акте (ч. 2 ст. 116 ТК РФ).

Для оформления расчета суммы отпускных и иных выплат, причитающихся работнику перед уходом в ежегодный дополнительный отпуск, бухгалтеру необходимо оформить записку-расчет:

Образец записки-расчета