Для чего нужна дополняющая форма СЗВ-М
Цель представления в ПФР корректирующей или дополняющей СЗВ-М — формирование на лицевых счетах застрахованных лиц достоверной и полной персонифицированной информации.
Когда и для чего нужно уточнять ранее представленные сведения и как это сделать, рассказываем в других наших материалах:
- «Особенности уточненной налоговой декларации 3-НДФЛ»;
- «Как подать уточненную налоговую декларацию по УСН»;
- «Уточненный расчет по страховым взносам в 2022 — 2021 годах».
В каких случаях сдается отменяющая СЗВ-М и как ее заполнить, читайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный доступ можно получить бесплатно.
Подводим итоги
Дополняющая СЗВ-М:
- оформляется на том же бланке, что и исходный отчет, с указанием кода «доп» в Разделе 3 «Тип формы (код)»;
- должна содержать информацию только по тем сотрудникам, сведения по которым в исходном отчете отсутствуют или отражены с ошибками;
- представляется вместе с отменяющей СЗВ-М, если требуется исправить ошибки в уже представленных в фонд сведениях;
- может стать причиной штрафа в размере 500 руб. за каждого забытого сотрудника, если будет представлена в ПФР позже 15 числа месяца, следующего за отчетным.
Когда без дополняющей СЗВ-М не обойтись
Поводом для представления дополняющей СЗВ-М может стать забывчивость или невнимательность при оформлении исходного отчета, когда в него были включены сведения не по всем застрахованным лицам.
Корректировка понадобится и в том случае, если работодатель в ответ на исходную СЗВ-М получит из фонда протокол о том, что данные по кому-то из сотрудников не приняты (п. 40 Инструкции, утв. приказом Минтруда от 22.04.2020 № 211н).
Разобраться с тем, в каких случаях дополняющая СЗВ-М должна быть оформлена и представлена в ПРФ, поможет пример.
В исходную СЗВ-М за июнь 2022 года бухгалтер ООО «ИКС» включил всех штатных сотрудников в количестве 134 чел., но забыл отразить в отчете одно физлицо, с которым в июне действовал договор подряда.
Свою оплошность бухгалтер заметил сам. Сразу была оформлена и отправлена в ПФР дополняющая СЗВ-М со сведениями по забытому лицу.
Представлять в дополняющей форме сведения о других сотрудниках компании, которые были отражены в исходной СЗВ-М и были приняты фондом, не нужно.
Исправляйте ошибки по готовым инструкциям:
- «забытый» счет-фактура: регистрируем в журнале учета;
- можно ли доучесть сейчас без уточненки «забытую» амортизационную премию;
- «забытый» НДС-вычет, который нельзя откладывать, заявляется только уточненкой.
Как заполнить дополняющую СЗВ-М при исправлении ошибок
Для исправления ошибок в исходном отчете, уже переданном в ПФР, недостаточно оформить только дополняющую СЗВ-М. Необходимо сначала отменить ошибочные данные.
Используйте следующий порядок действий, если вы ошиблись в ФИО, ИНН или СНИЛС сотрудника — оформите две СЗВ-М:
- с типом «отмн» — в этот бланк перенесите из исходного СЗВ-М сведения о работниках (работнике), по которым требуются исправления;
- с типом «доп» — в нем укажите верные данные по этим сотрудникам (сотруднику).
Расскажем подробнее, как заполнить СЗВ-М с типом «о при исправлении ошибок в исходном отчете:
Шаг 1. На новом бланке СЗВ-М заполните Раздел 1 «Реквизиты страхователя» и Раздел 2 «Отчетный период» точно также, как вы это сделали в исходном отчете.
Шаг 2. В Разделе 3 «Тип формы (код)» проставьте код «отмн».
Шаг 3. В Раздел 4 «Сведения о застрахованных лицах» перенесите из исходного отчета индивидуальные сведения только по тому сотруднику, в чьих данных содержится ошибка.
Шаг 4. Отправьте СЗВ-М с типом «отмн» в ПФР.
Шаг 5. На новом бланке СЗВ-М заполните Раздел 1 «Реквизиты страхователя» и Раздел 2 «Отчетный период» точно также, как вы это сделали в исходном отчете.
Шаг 6. В разделе 3 «Тип формы (код)» проставьте код «доп».
Шаг 7. В разделе 4 «Сведения о застрахованных лицах» проставьте верные индивидуальные сведения (ФИО, ИНН и СНИЛС) только по тому сотруднику, ошибочные сведения по которому были отражены в исходном отчете и были отменены в СЗВ-М с типом «отмн».
Шаг 8. Отправьте СЗВ-М с типом «доп» в ПФР.
Пример 1
При оформлении СЗВ-М за октябрь 2022 года бухгалтер ООО «Ветер» ошибся в номере СНИЛС одного сотрудника — Китаева Игоря Юрьевича. В его СНИЛС две цифры поменялись местами и вместо номера 040-298-765 08 в отчет попал номер 040-298-675 08.
Чтобы на лицевом счете сотрудника была отражена достоверная информация, в ПФР были отправлены два отчета по форме СЗВ-М: с типом «о. В нем были отражены сведения только по одному сотруднику, в индивидуальные сведения которого в исходном отчете закралась ошибка.
Как была исправлена ошибка в СЗВ-М, смотрите в образцах:
Срок сдачи СЗВ-М
В ситуации, когда данные исходного отчета подлежат корректировке, у работодателя возникает ряд вопросов по дополняющей форме СЗВ-М о сроке сдачи и штрафах, а также о правилах ее оформления.
Будет ли штраф за дополняющую форму СЗВ-М, узнайте из статьи «Пропустили сотрудника в СЗВ-М — как исправить».
По срокам представления дополняющей СЗВ-М особых правил нет: конкретные календарные даты в законодательстве для этого отчета не установлены.
При этом в п. 40 Инструкции, утв. приказом Минтруда от 22.04.2020 № 211н, закреплен период, в течение которого обнаруженные специалистами ПФР ошибки в исходной СЗВ-М работодатель может исправить без санкций. Он составляет пять рабочих дней с момента получения из фонда уведомления об имеющихся в отчете ошибках.
ПФР вправе передать работодателю уведомление одним из способов:
- вручить лично под расписку;
- направить по почте заказным письмом;
- отправить по ТКС в электронном виде.
Напомним правила, по которым определяется дата получения уведомления:
- при направлении по почте — шестой день от даты отправления заказного письма (ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ);
- при отправке в электронной форме — дата, указанная в подтверждении о получении информационной системы работодателя (п. 38 Инструкции, утв. приказом Минтруда от 22.04.2020 № 211н).
Об этих тонкостях важно помнить, так как ошибочно исчисленная дата получения уведомления не позволит верно отсчитать пятидневный срок для оформления и сдачи в ПФР отчета. Представить дополняющую СЗВ-М без штрафа можно только при соблюдении указанного срока.
Какой установлен срок для подачи дополняющей СЗВ-М при самостоятельном обнаружении ошибки, узнайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Ключевые правила по исправлению СЗВ-М
В 2022 году исправлять ошибки в отчетности разрешено:
- по собственной инициативе;
- по указанию ПФР.
Если самостоятельно выявили неточность, сразу направьте корректирующую информацию в ПФР. Сделать это разрешено, только если получено уведомление, что отчет принят Пенсионным фондом, и срок сдачи (15 число месяца) не истек.
Если ошибку нашел ПФР, дается 5 рабочих дней, чтобы подать форму с точной информацией. Исправить без штрафа получится только те ошибки, на которые указал контролер. За остальные накажут штрафом.
Правила оформления СЗВ-М
Для корректировки используйте тот бланк, на котором подавали исходный отчет:
- с мая 2022 года — утв. постановлением Правления ПФ РФ от 15.04.2021 № 103п;
- по апрель 2022 года — постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п.
Покажем на примере, как заполнить дополняющую СЗВ-М по новой форме. Воспользуемся условиями ранее приведенного примера.
Бухгалтер ООО «ИКС» забыл отразить в июньской СЗВ-М застрахованное лицо, с которым в этом месяце действовал договор подряда.
Посмотрите инструкцию, как исправить СЗВ-М и дополнить сотрудников в таком случае (инструкция):
Как бухгалтер заполнил дополняющую СЗВ-М, смотрите в образце:
Рассказываем, как разобраться, когда нужна СЗВ-М дополняющая или отменяющая, в статье «Как сделать корректировку СЗВ-М».
Инструкция 2: убираем лишнего сотрудника из СЗВ-М
Если в СЗВ-М включили лишнего сотрудника, тоже потребуется корректировка исходного СЗВ-М.
Подобная ситуация решается по следующему алгоритму:
- Оформите и отправьте в ПФР отчет СЗВ-М с указанием кода «о. Отчет с таким кодом будет означать, что в исходном СЗВ-М присутствуют лишние или ошибочные сведения.
- Данные для разделов 1 и 2 корректирующей формы возьмите из исходного СЗВ-М.
- В разделе 4 продублируйте только те сведения, которые оказались лишними/ошибочными.
В результате сдачи отменяющей формы СЗВ-М ранее представленные данные обнулятся (по тем сотрудникам, которых вы укажете в разделе 4 корректировочного СЗВ-М).
Покажем на примере, как исправить СЗВ-М, если в него попал лишний сотрудник.
В исходном СЗВ-М за март 2022 года, отправленном в ПФР 15.04.2021, по ошибке отражены сведения по двум сотрудникам, трудовые договоры с которыми в марте 2022 года не действовали.
Лишние сотрудники в СЗВ-М (мартовском отчете) обнаружились только в мае — при оформлении очередного СЗВ-М.
Бухгалтер ООО «СпецСтройка» сразу оформил отменяющую форму СЗВ-М и отправил ее в ПФР.
Как с помощью корректировки СЗВ-М убрать сотрудников, смотрите на примере:
ПФР выписал штраф за дополняющую СЗВ-М — не спешите платить
Пенсионный фонд выписывает за дополняющую СЗВ-М в 2022 году штрафы двух видов (ст. 15.33.2 КоАП РФ, ч. 3 ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ):
- на компанию — по 500 руб. за каждого забытого сотрудника;
- на руководителя — от 300 до 500 руб.
Для контролеров из ПФР не имеет значения, что работодатель сам обнаружил недостающие сведения в исходном отчете и скорректировал их, представив дополняющую СЗВ-М (письмо ПФР от 28.03.2018 № 19-19/5602). По их мнению, сведения на забытых сотрудников представлены с опозданием, а за это предусмотрен штраф.
Если работодатель сам обнаружил неполные данные в исходном отчете, существуют хорошие шансы на судебную отмену одного из штрафов, сумма которого определяется исходя из количества работников, отраженных в дополняющей СЗВ-М (определение ВС РФ от 20.12.2019 № 306-ЭС19-23114, постановления АС Дальневосточного округа от 13.12.2019 по делу № А37-1648/2019, Уральского округа от 19.12.2019 по делу № А07-9848/2019 и др.).
Штраф успешно можно оспорить в суде и в том случае, когда ошибку нашли проверяющие ПФР, а работодатель успел в течение пяти дней после получения от них уведомления сдать дополняющую СЗВ-М (определение ВС РФ от 05.07.2019 № 308-ЭС19-975).
Наказание в виде административного штрафа за дополняющую форму СЗВ-М, наложенное на директора, отменить не удастся, даже если компанию освободят от штрафа (постановления ВС РФ от 13.08.2019 № 80-АД19-8, от 20.12.2019 № 1-АД19-5).
Но есть и хорошая новость. К работодателям-ИП административная ответственность по ст. 15.33.2 КоАП РФ сейчас не применяется (закон от 16.12.2019 № 444-ФЗ). Такие поправки в КоАП появились благодаря КС РФ, признавшему несоответствующей Конституции ситуацию, когда предпринимателя привлекают к ответственности за СЗВ-М дважды: как страхователя (по закону о персонифицированном учете) и как должностное лицо (по КоАП РФ).
У судей другая позиция
Отметим, что мнение чиновников противоречит сложившейся судебной практике. Так, в Постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 30.01.2018 по делу № А07-16149/2017, где рассматривалось, будет ли штраф за дополняющую форму СЗВ-М, суд встал на сторону предпринимателя и отказался назначать штраф за подачу дополняющих данных с опозданием.
Судьи подчеркивают, что по закону санкции грозят страхователям в том случае, если неполные или недостоверные данные обнаружены при проверке. Но наказывать за добровольное выявление и исправление ошибок недопустимо. Кроме того, дополняющая СЗВ-М без штрафа может быть сдана, если работодатель уточнил (исправил) ранее поданные сведения на работников в течение пяти рабочих дней со дня получения уведомления об устранении имеющихся расхождений.
В Постановлении суда также подчеркивается, что вина страхователя во вмененном нарушении отсутствует «вследствие самостоятельного устранения ошибки в предоставленных сведениях».
С такой позицией соглашается и Верховный суд. Рассматривая дело № А73-910/2017, судьи обратили внимание на несколько моментов. Во-первых, предприниматель выявил нарушение самостоятельно, а значит, его надо рассматривать как добропорядочного хозяйствующего субъекта. Во-вторых, законом не установлен срок, в течение которого страхователь может самостоятельно выявить ошибку или неполноту предоставленных сведений, прежде чем нарушение обнаружит ПФР. Поэтому наказание за предоставление в Пенсионный фонд достоверных сведений, пусть и дополнительных, пусть и после установленного срока, — это формальный подход к вопросу привлечения плательщика страховых взносов к ответственности, что является недопустимым, акцентирует свою позицию ВС РФ.
Еще одно важное решение суда, о котором должны знать работодатели, — Постановление КС РФ от 04.02.2019 № 8-П. По закону, за нарушение сроков подачи формы СЗВ-М страхователям грозит штраф в размере 500 рублей за каждое застрахованное лицо. Это предусмотрено Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ об индивидуальном персучете. Вместе с тем наказание за это правонарушение прописано и в ст. 15.33.2 КоАП РФ: за него должностное лицо могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 рублей. Конституционный суд указал, что за одно и то же правонарушение нельзя привлекать к ответственности дважды. В Постановлении от 04.02.2019 № 8-П сказано, что ст. 15.33.2 КоАП признана не соответствующей Конституции РФ и подлежит пересмотру. Когда именно законодатели исправят кодекс, сказать сложно, но работодатели должны знать, что фактически КС РФ запретил штрафовать их по ст. 15.33.2 КоАП РФ.
Итоги
Дополняющая СЗВ-М представляется в ПФР в виде отдельного отчета с о в третьем разделе формы. В четвертом разделе необходимо отразить персонифицированные данные (Ф.И.О., СНИЛС, ИНН) по тем застрахованным лицам, сведениями о которых нужно дополнить исходный отчет.
Срок для представления дополняющего СЗВ-М в законодательстве не определен. Если ошибку обнаружил фонд, работодателю нужно успеть представить дополняющую форму в течение пяти рабочих дней с момента получения из ПФР уведомления об имеющихся в отчете ошибках. Несоблюдение срока влечет штраф.
Источники:
- КоАП РФ
- федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Когда нужно сдавать дополняющую форму
Подавать дополняющую форму в ПФР требуется в случае, если исходный документ содержит ошибки или данные в нём неполные. Если это обнаруживает бухгалтер работодателя, лучше всего сразу же начать готовить дополняющую форму. Также ошибка может быть обнаружена уже во время проверки – в этом случае из ПФР придёт уведомление о том, что требуется внести исправления.
Рассмотрим это на примере. Бухгалтер сделал и отправил отчёт за сентябрь 2022 года, содержащий информацию о 35 сотрудниках компании.
Спустя день он понял, что допустил ошибку: забыл указать сведения о двух физических лицах, не состоящих в штате компании, но оказавших ей услуги по гражданско-правовому договору.
Поэтому он отослал дополняющую форму, содержащую сведения об этих лицах. В эту форму не были внесены сведения о тех 35 сотрудниках, поскольку ПФР их уже принял.
В результате компания избежала штрафа. Стоит отметить: если форма содержит сведения о 25 или более сотрудниках, отправляться она должна в электронном виде. Если их меньше, то даётся выбор между электронной и бумажной формой.
