Мы живем в век информационных технологий, где из года в год компании, частные предприниматели и государство стараются автоматизировать как можно большее количество процессов и увеличить эффективность своей деятельности. Одним из примеров такой автоматизации является внедрение электронного больничного листа и прямые выплаты Фонда социального страхования (ФСС).
С 1 июля 2022 года стало возможным формирование как бумажных больничных, так и электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН).
Что такое ЭЛН?
ЭЛН — это аналог обычного больничного листа. Заполняется в специализированных программах или непосредственно в личном кабинете Фонда социального страхования. Нововведение значительно упрощает работу бухгалтера и его взаимодействие с ФСС, а также позволяет не беспокоиться о возможных ошибках и наличии ненадежных документов. В связи с этим многие организации постепенно переходят на ЭЛН.
В этом материале мы расскажем и покажем, как сформировать электронный больничный лист и настроить прямые выплаты ФСС в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1» («1C:ЗКГУ»).
Вы узнаете:
- Чем электронный больничный лучше бумажного?
- Ключевые функции ЭЛН.
- Как работает система электронных больничных?
- Что необходимо для работы с ЭЛН в программе «1С:ЗГКУ 3.1»?
- Как настроить электронный документооборот с ФСС?
- Как сформировать больничный лист в «1С»?
- Как настроить прямые выплаты ФСС в «1С:ЗГКУ 3.1»?
По какой форме надо вести реестр
В том же Постановлении Правительства РФ №294 от 21.04.2011 указано, что реестр электронных больничных листов в ФСС (и не электронных тоже) утверждает сам Фонд. Эта же госструктура разрабатывает порядок его заполнения.
Актуальные бланки и инструкции сейчас содержатся в Приказе ФСС РФ №579 от 24.11.2017. Из него следует, что существует три формы — для передачи сведений для расчета и выплаты пособий:
- По временной нетрудоспособности, БиР и за постановку на учет на ранних сроках беременности.
- При рождении малыша.
- По уходу за новорожденным.
Организациям и ИП надо не только определить, какую форму выбрать. Они обязаны готовить электронный реестр больничных листов в ФСС, если сотрудников больше 25 человек. Если меньше, допустимо передавать сведения на бумаге.
ВАЖНО!
Министерство труда подготовило поправки в законодательство, которые изменят правила подачи реестров в электронном виде. Планируется, что с 2022 года на е-формат переведут тех работодателей, у которых числится более 10 сотрудников.
Чем электронный больничный лучше бумажного?
Электронный больничный формируют в медучреждении в специальной программе, что позволяет:
- свести к минимуму ошибки, которые может допустить медицинский сотрудник при заполнении бумажной версии;
- ЭЛН нельзя потерять, подделать или испортить, не требуется специальное место для его хранения;
- информация из ЭЛН автоматически загружается в программу «1С» — бухгалтеру не придется тратить время на заполнение больничного вручную, также снижается к минимуму процент ошибок, а следовательно, и отказов ФСС при возмещении расходов;
- ЭЛН после формирования попадают в единую базу ФСС, для подтверждения расходов за счет ФСС работодателю не нужно будет предоставлять подтверждающие документы.
Что изменилось для работника
Если раньше, получив бумажный больничный, работник должен был самостоятельно заверить его печатями в регистратуре, бережно хранить и передать его в бухгалтерию компании в целости и сохранности, то с ЭЛН все процессы значительно сократились и упростились.
Так как листки нетрудоспособности будут формировать только в электронном виде, письменное согласие пациента на выдачу электронного больничного больше не понадобится.
Медучреждение выдает работнику номер ЭЛН, который тот, в свою очередь, передает в бухгалтерию компании любым удобным для него способом:
- предоставив талон с номером;
- позвонив или отправив письмо на электронную почту работодателя.
Такая система очень удобна для работников, занятых на удаленной или частично удаленной работе.
На этом все активные действия работника заканчиваются. Правильность начисления выплат по больничному и их объем можно отслеживать в личном кабинете сайта «Госуслуги».
ЭЛН — строго конфиденциальный документ: диагноз работника остается в тайне.
Как работает система электронных больничных?
При оформлении ЭЛН сотрудник должен подписать письменное соглашение в медицинском учреждении, которое, в свою очередь, должно быть подключено к обмену сведениями с ФСС для возможности формирования листков нетрудоспособности.
Алгоритм работы ЭЛН ФСС следующий:
- врач заполняет ЭЛН, отправляет его в ФСС и дает посетителю номер листка;
- сотрудник передает номер ЭЛН в бухгалтерию своей компании;
- бухгалтер в программе «1С» отправляет запрос в ФСС по номеру больничного;
- ФСС в ответ на запрос присылает электронный больничный;
- программа «1С» автоматически загружает данные из ЭЛН и рассчитывает размер пособия;
- работодатель оплачивает сотруднику больничный.
Также стоит отдельно упомянуть о сроках для выплаты больничного. Как только сотрудник передал в бухгалтерию компании номер листка, рассчитать его по законодательству требуется не позднее 10-ти календарных дней. Сумма по больничному подлежит возмещению с удержанием подоходного налога.
Выплата, как уже упоминалась, проходит за счет Фонда социального страхования напрямую в том случае, если компания участвует в пилотном проекте ФСС, о котором мы расскажем в статье.
Отправить расчет
- Откройте больничный, ознакомьтесь с полученными от ФСС данными.
- В разделе «Расчет» укажите сведения о зарплате, стаже сотрудника, сумме пособия.
Число календарных дней, за которые учитываются выплаты, заполняется автоматически. По умолчанию указано 730 дней. Вы можете изменить это число, например для отпуска по беременности и родам или если год для расчета — високосный. - Нажмите «Готово» и отправьте больничный в ФСС.
Расчет пособия по ЭЛН считается принятым, когда ФСС пришлет протокол расчета со статусом «ОК».
Итак, что необходимо для работы с ЭЛН в программе «1С:ЗГКУ 3.1»?
Перейдем от теории к практике. Далее мы покажем, как сформировать электронный больничный лист и настроить прямые выплаты ФСС в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1».
Если вы сдаете отчетность через сервис «1С-Отчетность», тогда у вас уже имеются сертификаты страхователя и ФСС. Остается только скачать сертификат ФСС ЭЛН с официального сайта. Настройка и последующее обновление сертификатов ФСС будут производиться автоматически, без помощи пользователя.
Если у вас нет подключения к сервису и вы сдаете отчетность через других операторов, в этом случае достаточно подключить электронный документооборот с ФСС.
Как оплачивать электронный больничный в 2022 году
Порядок оплаты электронного больничного в 2022 году принципиально не поменялся. Работодатель по-прежнему оплачивает первые 3 дня нетрудоспособности, если ЭБ выдан по болезни или травме (не связанным с рабочей деятельностью).
Срок оплаты больничного привязан к сроку выплаты зарплаты и может быть установлен внутренним регламентом работодателя.
Отметим, что ФСС свою часть пособия по больничному выплатит, когда получит от работодателя необходимые сведения для расчета (в течение 10 рабочих дней с момента получения). Поэтому рекомендуем отслеживать закрытие больничных и получение запросов на допсведения от ФСС.
Заявление от работника на оплату ЭБ работодателю не нужно. Формально оно не нужно и ФСС. Однако некоторые территориальные отделения Фонда могут иметь свой порядок оплаты пособий по ЭБ. Поэтому рекомендуется уточнить в своем отделении ФСС, надо или не надо брать у работника заявление на оплату больничного для ФСС.
Как настроить электронный документооборот с ФСС?
Чтобы начать документооборот с ФСС, необходимо:
- на главной панели в программе «1С:ЗКГУ 3.1» зайдите в блок «Настройка»;
- далее выберите пункт «Организации»;
- в открывшемся окне выберите вкладку «ЭДО»;
- затем перейдите на вкладку «Электронный документооборот с ФСС»;
- в появившемся окне заполнятся необходимые сертификаты;
- поставьте галочку на пункте «Использовать электронный документооборот с органами ФСС»— после этого у тогда у нас появится возможность заполнить данные (рис.1).
Рис.1. Настройки обмена с ФСС
Сертификат страхователя — это личный сертификат ответственного лица организации. Например, директора или бухгалтера, которые имеют право подписи отчетности в ФСС.
Сертификат ФСС ЭЛН скачивается с официального сайта. Полученный сертификат необходимо установить и открыть. После этого нажмите кнопку «Записать и закрыть».
Что изменилось для медучреждения?
Для оформления ЭЛН поликлиника или больница, в которую обратился работник, должна иметь доступ к интернету, быть зарегистрирована в системе ЕИИС «Соцстрах» и иметь КЭП.
В день обращения работника врач медицинского учреждения, как и раньше, открывает ЭЛН, но подписывает его своей КЭП и подписью медицинской организации, и отправляет данные в ФСС.
Большинство полей с персональными данными пациента программа также заполняет автоматически, что сокращает время приема пациента.
Заполнив документ, врач выдает работнику номер электронного больничного листка, который тот предоставит своей компании.
Как сформировать больничный лист в «1С»?
Для проверки работы электронного больничного листа в «1С» нужно создать новый документ «Больничный лист». Найти его можно в блоке «Зарплата» или «Кадры» в программе «1С:ЗКГУ 3.1» (рис.2).
Рис.2. Создание нового документа «Больничный лист» в «1С:ЗКГУ 3.1»
Заполняем стандартные поля, такие как: «Месяц», «Сотрудник» и «Номер ЛН» (листка нетрудоспособности). После этого по кнопке «Получить из ФСС» получаем данные о нетрудоспособности (рис.3).
Рис.3. Кнопка «Получить из ФСС» в «1С:ЗКГУ 3.1»
Данные о медицинской организации подгружаются автоматически. Для того чтобы просмотреть эти сведения, нужно нажать на ссылку (рис.4).
Рис.4. Ссылка «Сведения о медицинской организации» в «1С:ЗКГУ 3.1»
Чтобы создать «Реестр ЭЛН», нужно зайти на вкладку «Отчетность, справки», затем зайти в «1С-Отчетность» (рис.5).
Рис.5. Создание реестра ЭЛН в сервисе «1С-Отчетность»
Далее отчет следует заполнить, проверить на заполнение обязательных полей и отправить его в ФСС.
Готово! На этом настройка и отправка ЭЛН в ФСС из «1С» завершена. Эта функция позволит вам существенно сократить время на ввод первичной документации, исключить возможные ошибки при расчете. Теперь перейдем к прямым выплатам ФСС.
Как оплачивать бумажные больничные в 2022 году
При переходе на новые правила образуются «переходящие» больничные, выданные по старым правилам в 2022 году и закрытые в 2022-м. Такие бумажные больничные принимаются к оплате, рассчитываются и оформляются по правилам 2022 года.
При этом продлевают открытый прошлогодний больничный в 2022 году тоже только в электронном виде. То есть продление уже попадет в ЕИИС.
Если бумажный листок нетрудоспособности выдан в 2022 году, в январе 2022 года закрыт, а затем возникла необходимость аннулирования и/или выдачи его дубликата, этот документ будет оформлен только в электронном виде (тоже в ЕИИС и по правилам 2022 года).
Как настроить прямые выплаты ФСС?
Для начала давайте разберемся, что такое «Пилотный проект ФСС» и с чем его «едят»? По сути, это экспериментальное нововведение, которое подразумевает выплату социальных пособий без участия работодателя.
Если ваша организация является участником пилотного проекта, то для начала работы с этой функцией ее следует активировать в учетной политике организации. Для этого перейдем:
- раздел: «Настройка – Организации – Учетная политика» (рис.6);
- в подразделе «Пособия за счет ФСС» проставляем галочку, подтверждая, что ваша организация зарегистрирована в регионе;
- проставляем дату, с которой будут действовать выплаты.
Рис.6. Настройка Выплат ФСС в учетной политике организации в «1С:ЗКГУ 3.1»
По завершении этой настройки при формировании больничного листа вы увидите, что в строке, где раньше рассчитывалось пособие за счет ФСС, пусто (рис.7).
Рис.7. Лист нетрудоспособности в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1»
Помимо этого, появилась еще одна вкладка «Пилотный проект ФСС». В ней вы можете сформировать заявление сотрудника на выплату пособия и отдать его на подпись (рис.8).
Рис.8. Обработка «Заявление на выплату пособия» в «1С:ЗКГУ 3.1»
После перейдите в ваше «рабочее место» по выплатам ФСС. Этот раздел позволяет не только фиксировать данные больничных листов и заявлений, но и отслеживать статусы отправленных реестров, а также заносить сведения о возмещенных средствах в информационную базу.
Для этого откройте раздел: «Главное – Пособия за счет ФСС». Далее вы увидите 3 колонки:
- больничные листы;
- заявления сотрудников;
- реестры заявлений (рис.9).
Рис. 9. Рабочее место «Пособия за счет ФСС» в «1С:ЗКГУ 3.1»
Первый и второй пункт вы уже сделали. Осталось лишь создать реестр заявлений и отправить его напрямую, если у вас подключена «1C-Отчетность», или же выгрузить и отправить через другие программы.
Стоит отметить, что не все пособия будут выплачиваться за счет ФСС. Исключениями являются:
- пособие на погребение;
- пособие по уходу за детьми инвалидами.
Перечисленные выше пособия будут выплачиваться за счет работодателя, поэтому потребуется вносить данные в вашем «рабочем месте» на вкладке «Возмещение расходов организации» (рис. 10)
Рис.10. Вкладка «Возмещение расходов организации» в «1С:ЗКГУ 3.1»
Более подробно о том, как сформировать электронный больничный лист и настроить прямые выплаты ФСС в программе «1C:ЗКГУ», смотрите в записи нашего вебинара :
Порядок действий работодателей, работников и ФСС
Теперь подробнее остановимся на схеме взаимодействия работодателей, работников и ФСС.
Как работодателю узнать про электронный больничный сотрудника? Итак, вначале работодатель получает информацию об открытии электронного больничного (ЭЛН) с использованием системы электронного документооборота. Кроме того, информация об открытии ЭЛН поступит в личный кабинет работника на едином портале Госуслуг. Если врач продлит, закроет или аннулирует больничный лист, ФСС также сообщит об этом работодателю и сотруднику.
Работа с электронным больничным начнется для работодателя с момента открытия его заболевшему сотруднику.
Из Информации ФСС следует такой порядок действий:
1. При оформлении ЭБ заболевшему сотруднику будет сообщен его номер. Обращаем внимание, что номер электронного больничного в 2022 году может поступить к сотруднику разными способами:
- на талоне – по форме, установленной конкретным медучреждением;
- в смс-сообщении;
- в письме на электронную почту.
То, каким образом работник сообщает этот номер нанимателю, не регламентировано. Например, он может сделать это по телефону или переслать электронное письмо с информацией о том, что заболел и номером открытого электронного больничного.
Работодателю эта информация нужна, чтобы правильно учитывать рабочее время сотрудника. В частности, проставлять в табель неявку по болезни (уважительной причине).
Рекомендуем работодателям установить единый внутренний порядок, как именно сотрудник должен уведомлять о номере открытого ему больничного. И ознакомить сотрудников с этим новым порядком одновременно с уведомлением о переходе только на электронные больничные листы с 2022 года.
2. Работодатель может проверить и отслеживать сведения о выданном сотруднику ЭБ через ЕИИС «Соцстрах». Для этого нужен номер больничного и СНИЛС работника.
Кроме того, увидеть данные ЭБ можно и через сервис СЭДО.
Открытому, продлеваемому и закрываемому эл. больничному присваивают различные статусы. Нанимателю интересен статус электронного больничного 030: он означает, что ЭБ закрыт (сотрудник выписан), и по нему может быть произведен расчет и выплата пособия.
С сообщением о закрытии электронного больничного работодатель получает предзаполненные Фондом сведения, которые нужны для выплаты пособия. Если их не хватает, ФСС направит запрос о недостающей информации. В течение 3-х рабочих дней работодателю нужно разместить в информационной системе ФСС недостающие данные (п. 22 и 23 Правил, утв. постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010). Если ФСС прислал одни сведения, а у работодателя другая информация – данные нужно заменить.
Фонд назначит и выплатит пособие в течение 10 рабочих дней (п. 17 ст. 3 Закона от 30.04.2021 № 126-ФЗ).
Как найти электронный больничный на сайте ФСС
Алгоритм поиска электронного больничного на сайте ФСС отличается в зависимости о того, кто является пользователем информации. Все дело в том, что документ доступен в личном кабинете страхователя и застрахованного лица. А организации и работники имеют разные аккаунты, зарегистрированные на специальных сервисах ФСС:
- работодателю необходимо войти cabinets.fss.ru/insurer;
- для работников предусмотрен портал, расположенный по адресу lk.fss.ru/recipient/.
Таким образом, чтобы найти электронный больничный, независимо от пользователя информации, в первую очередь необходимо зарегистрироваться на официальном сайте ФСС.
Как найти электронный больничный на сайте ФСС застрахованному лицу
Чтобы работнику найти электронный больничный на сайте ФСС, необходимо войти в личный кабинет. Если его еще нет, то придется зарегистрироваться. Но для этого необходимо иметь идентифицированный аккаунт на портале Госуслуги. В противном случае завести ЛК не получится.
Надо отметить, что как таковой регистрации на сайте ФСС производить не нужно. Чтобы войти в кабинет в первый раз, необходимо выполнить следующие действия:
- войти на официальный сайт ФСС;
- выбрать кабинет страхователя;
- ввести логин и пароль от аккаунта на портале Госуслуги;
- разрешить предоставить сервису информацию о себе.
Важно! Последующий вход осуществляется по вышеуказанному алгоритму.
Авторизуемся в личном кабинете ФСС
Для входа в аккаунт на сайте ФСС используем учетную запись от портала Госуслуги. Надо отметить, что для застрахованных лиц и страхователей предусмотрены два специальных раздела, поэтому важно не перепутать их. Иначе вход не будет произведен.
Авторизация
Поиск электронного больничного
После того, как вход в ЛК произведен, можно приступать к поиску электронного листка нетрудоспособности. Для этого на главной странице находим соответствующий сервис с одноименным названием и переходим по нему.
Список листков нетрудоспособности
Откроется страница, где отобразятся все открытые и закрытые электронные больничные. Выбираем нужный документ и кликаем по номеру
Просмотр электронного больничного
Нажав левой кнопкой мыши по номеру документа, всплывет окно, где отобразится основная информация:
- данные о листке нетрудоспособности;
- сведения о медицинской организации, выдавшей документ;
- информация об осуществлении ухода;
- данные о направлении работника на МСЭ, на курорт, в санаторий;
- раздел, заполняемый работодателем.
Листок нетрудоспособности
Чтобы открыть дополнительные пункты, необходимо нажать на знак плюс. Для сокрытия не нужной информации, кликните по знаку минус.
Важно! Чтобы ускорить поиск больничного листа, можно воспользоваться фильтром.
Печать электронного больничного
Пользователь имеет возможность перенести электронный больничный на бумажный носитель. Для этого необходимо открыть документ в личном кабинете, используя вышеуказанный алгоритм действий и кликнуть по желтой кнопке «Печать», расположенной в правом верхнем углу страницы.
Просмотр начисленного пособия по временной нетрудоспособности
Для того чтобы узнать в каком объеме работнику начислено пособие по временной нетрудоспособности, необходимо вернуться на главную страницу и выбрать «Пособия и выплаты». Откроется сводная таблица обо всех начисленных, выплаченных и подлежащих к перечислению сумм.
Пособия и выплаты
Чтобы просмотреть подробности расчета пособия по временной нетрудоспособности, необходимо кликнуть по номеру документа, на основании которого было начислено пособие и перейти по вкладке «Расчет пособия». Также пользователь имеет возможность познакомиться и с другими разделами, которые относятся к выплате.
- Данные о работнике. Здесь отображается ФИО застрахованного лица, его дата рождения и иные личные сведения.
- Информация для расчета пособия. Раздел предназначен для того, чтобы описать на основании, каких документов и сведений было произведено начисление выплаты.
- Свидетельство, дополнительные документы. Перейдя по данной вкладке можно найти данные об иных бумагах, используемых для начисления пособия, например свидетельство об усиленной квалифицированной подписи.
- Листок нетрудоспособности. Открыв страницу, можно просмотреть электронный больничный.
Расчет пособия
Надо отметить, что сумма, начисленная на основании листка временной нетрудоспособности, отображается в журнале документов. Для того, чтобы ее просмотреть нет необходимости открывать дополнительную информацию.
Как найти электронный больничный на сайте ФСС страхователю
Чтобы найти электронный больничный на сайте ФСС, работодателю также необходимо войти в личный кабинет. Вход производится при помощи идентифицированной учетной записи на портале Госуслуги, зарегистрированной от имени организации. Все дело в том, что регистрироваться непосредственно на сайте ФСС нет необходимости. Для авторизации достаточно ввести логин и пароль от аккаунта на Госуслугах.
Важно! Учетная запись компании на едином портале государственных услуг должна быть создана при помощи усиленной квалифицированной электронной подписи.
После того, как аккаунт на Госуслугах зарегистрирован, необходимо заполнить карточку организации. Сведения о фирме также нужно ввести и в ЛК на сайте ФСС.
ФСС войти в личный кабинет
Чтобы работник имел доступ к электронным больничным, важно оформить на него электронную подпись. Надо отметить, что для работы с подобными документами не обязательно пользоваться сайтом ФСС. Можно скачать специализированную программу, разработанную ведомством.
Для поиска электронного больничного, бухгалтеру необходимо авторизоваться в ЛК сайта ФСС, перейти по вкладке «Электронные листки временной нетрудоспособности» и ввести номер документа. Данную информацию получают от работника.
После того, как листок найден, бухгалтер обязан заполнить раздел, предназначенный для работодателя. Сведения, отраженные в больничном, используют для расчета положенного сотруднику пособия.
Заполнив соответствующий раздел, электронный документ направляют в ФСС. Работники ведомства смогут просмотреть его сразу после внесения сведений работодателем.
