Особенности договора ГПХ: что нужно знать работодателю

Компании нередко заключают договоры гражданско-правового характера (ГПХ) с физлицами: в таком случае удается хорошенько сэкономить на расходах. Однако полностью избежать налогов и взносов не удастся и в этом случае. Никита Роженцов и Наталия Федорова из Alliance Legal CG подробно объяснили, какие налоги необходимо платить при работе по договорам ГПХ в 2022 году.

Никита Роженцов

Старший консультант Департамента юридической практики, куратор проектов Alliance Legal CG

Оформление отношений с физическими лицами через гражданско-правовые договоры — явление обыденное для многих предпринимателей. Далеко не всегда для выполнения разовой работы или оказания какой-либо услуги организации целесообразно принимать в свой штат сотрудника и нести сопутствующие расходы (НДФЛ, страховые взносы), а также представлять лицу определенные гарантии (ежегодный оплачиваемый отпуск, пособие при временной нетрудоспособности).

Для таких случаев наиболее оптимальным выходом из ситуации может стать заключение с физическим лицом договора оказания услуг или договора подряда. Но для управленцев тут же встает вопрос о фискальном бремени: как, сколько и в каком порядке оплачивать налоги и страховые взносы.

Особенности договора ГПХ

Заключение договора ГПХ подходит для разных ситуаций, будь то доработка программного обеспечения, разработка макета визиток, проведение развлекательного мероприятия, разовая перевозка личным автомобилем и т.д. Отличительной особенностью такого вида взаимоотношений является то, что исполнитель выполняет конкретную работу, указанную в соглашении.

Если с ним заключается несколько договоров за определенный срок, то желательно, чтобы задачи, требующие выполнения, не были однотипными, повторяющимися каждый раз. В противном случае налоговая служба и трудовая инспекция могут посчитать, что за гражданско-правовым договором скрываются трудовые отношения. Подобное нарушение влечет административную ответственность, за которую положены штрафы.

Договор ГПХ регулирует не трудовые, а гражданско-правовые взаимоотношения, а потому он не должен содержать в себе признаки трудовых отношений. Чтобы договор ГПХ не вызвал претензий со стороны проверяющих органов, необходимо позаботиться о следующих моментах:

• график работы. Человеку, выполняющему задание по договору ГПХ, не устанавливается график работы. Он самостоятельно решает, когда будет выполнять поставленные задачи, поскольку главное — чтобы он уложился в обозначенные сроки, то есть важен именно конечный результат. Если же человек работает по конкретному графику, то он соблюдает правила внутреннего трудового распорядка компании, а потому является ее штатным сотрудником;
• договор о материальной ответственности. Физлицо, с которым заключен договор ГПХ, не несет материальной ответственности. Если же она на него возлагается, это является явным признаком, что он сотрудник компании;
• расчетные листки и ведомости о выплате зарплаты. Работнику, с которым заключен договор ГПХ, не нужно выдавать расчетные листки о начислении зарплаты. Кроме того, расчет с ним должен производиться не по ведомости на зарплату, а по расходным кассовым ордерам или безналичным платежом на лицевой счет. Кроме того, регулярные одинаковые платежи могут свидетельствовать о трудовых отношениях, поскольку при договоре ГПХ устанавливаются разные задачи, за которые и оплата должна различаться;
• первичная документация. При сотрудничестве по договору ГПХ не должна оформляться первичная документация, как при обычном трудовом процессе, например, путевые листы водителей транспортных средств, заявки на транспортировку груза и т.д.;
• акт выполненных работ. Данный документ оформляется при договоре ГПХ, однако не должен формироваться по итогам каждого месяца. Он заполняется на каждый договор по окончании срока исполнения порученного задания;
• журнал посетителей. Если информация о человеке будет слишком часто фигурировать в журнале посещений, это вполне может насторожить налоговую инспекцию, которая посчитает его штатным сотрудником. Кроме того, физлицо все же должно появляться в офисе компании хотя бы раз в месяц для заключения договора и подписания акта выполненных работ;
• локальные документы. В таких документах компании, например, в правилах внутреннего трудового распорядка, положении об оплате труда и т.д. не должно быть подписи физлица, работающего по договору ГПХ. Исключением может быть журнал инструктажа, поскольку Министерство труда придерживается мнения, что вводный и первичный инструктаж для таких граждан проводить нужно (Письмо Минтруда от 17.05.2019 № 15-2/ООГ-1157);
• внутренняя переписка. Налоговая инспекция может проверить переписку компании с исполнителем. Если работодатель ежедневно контролирует выполнение работы физическим лицом, то отношения носят трудовой характер. В этом случае заключение договора ГПХ недопустимо, за что положен штраф.

Важно! Инспекторы также проверяют взаимоотношения с самозанятыми гражданами. Договор с ними можно не заключать, но главное — чтобы физлицо имело право использовать режим НПД в соответствии с требованиями законодательства.

Учёт в составе расходов по налогу на прибыль

Расходы физического лица учитываются в зависимости от его статуса, на основании разных положений и в составе различных типов расходов, которые предусматриваются ст. 25 НК РФ.

Исполнителем является гражданин, не имеющий статус ИП и не состоящий в штате предприятия

В такой ситуации расходы квалифицируются как затраты предприятия на оплату труда, согласно ст. 255 НК РФ, и учитываются, основываясь на п. 21 ст. 255 НК РФ.

Исполнителем является ИП, не состоящий в штате предприятия

Выплаты, согласно гражданско-правовому контракту, в пользу лиц, которые являются ИП и с которыми предприятие не имеет трудовых взаимоотношений, отражаются в составе других расходов, относящихся к производству и реализации. Всё это на основании пп. 41 п.1 ст. 264 НК РФ.

Исполнителем является штатный сотрудник

Минфин в собственных пояснениях, то есть в письме Минфина РФ от 21.09.2012 № 03-03-06/1/495, от 19.08.2008 № 03-03-06/2/107, от 27.03.2008 № 03-03-06/3/7, предложил учитывать подобные расходы в качестве расходов, связанных с производством и реализацией, основываясь на пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Расходы по гражданско-правовым контрактам обязаны согласовываться с общими положениями признания расходов, содержащимися в п.1 ст. 252 НК РФ. Необходимо их документальное подтверждение, экономическое обоснование и их направленность на извлечение выгоды. Иначе налоговые органы в момент контрольных мероприятий будут предпринимать попытки снять эти расходы.

Налоги и взносы по договору ГПХ

Если с физлицом заключается договор ГПХ, то с такой оплаты необходимо на общих основаниях удерживать НДФЛ. Никаких особенностей при расчете налога в этой ситуации не имеется. Ставка НДФЛ составляет 13% для резидентов РФ или 30% для нерезидентов.

Что касается страховых взносов, то выплаты по договору ГПХ облагаются ими, но не в полной мере. Взносы на пенсионное и медицинское страхование нужно исчислять, а на социальное — нет. При этом ставки страховых взносов составляют:

• 22% на пенсионное страхование;
• 5,1% на медицинское страхование.

Таким образом, с выплаты по договорам ГПХ не нужно начислять социальные страхвзносы на случай болезни (2,9%) и от несчастных случаев и производственного травматизма (от 0,2% до 8,5%).

Важно! Работодатель самостоятельно может принять решение о начислении социальных страховых взносов. Этот момент необходимо указать в договоре ГПХ.

Пример расчета НДФЛ и взносов

заключила договор ГПХ с Никитиным П.Д. на разработку макета рекламного буклета. За эту работу физлицу полагается оплата в размере 29 000 руб. Компания указала в договоре, что будет начислять социальные страхвзносы, в том числе от несчастного случая (0,2%).

29 000 * 13% = 3 770 руб. — рассчитан и удержан НДФЛ

29 000 — 3 770 = 25 230 руб. — исполнитель получит на руки

29 000 * 22% = 6 380 руб. — пенсионные страховые взносы

29 000 * 5,1% = 1 479 руб. — медицинские страховые взносы

29 000 * 2,9% = 841 руб. — социальные страховые взносы

29 000 * 0,2% = 58 руб. — социальные страховые взносы «на травматизм»

Обратите внимание, как именно прописан в договоре ГПХ пункт об оплате. Если указано, что исполнитель получит на руки «чистыми» 29 000 руб., то начисленная оплата работы будет больше. Это повлияет и на величину страховых взносов.

29 000 * 100% : 87% = 33 333 руб. — оплата работы, с которой нужно рассчитывать НДФЛ и страховые взносы.

Расчет РСВ

Единая форма РСВ за 2022 год утверждена приказом ФНС России от 18.09.2019 № ММВ-7-11/[email protected] Из названия формы следует, что такое РСВ в бухгалтерии — это расчет по трем существующим обязательным страховым взносам работодателей, кроме платежей по профзаболеваниям и несчастным случаям на производстве, на:

• ОПС;
• ОМС;
• ВНиМ.

Расчет заменил собой упраздненный отчет с той же аббревиатурой, но цифрой 1, и большинство разделов формы 4-ФСС, которую страхователи, как и прежде, сдают в Фонд социального страхования, но в урезанном виде, только по взносам «на травматизм». Ранее действовавший отчет для ПФР упразднен полностью и больше не применяется страхователями. Из НПА следует расшифровка, что такое РСВ, — ежеквартальный расчет по страховым взносам, который сдают работодатели.

Если работодатель не платит зарплату, то он все равно сдает расчет.

Подробнее: Как правильно заполнить нулевой расчет по страховым взносам.

Документы по договорам ГПХ

Сотрудничество, основанное на заключении договора ГПХ, предусматривает формирование таких документов:

• непосредственно сам договор ГПХ, в котором указываются основные условия сотрудничества, в том числе права, обязанности и ответственность сторон;
• техническое задание, в котором прописываются все нюансы поручаемой работы;
• акт о приемке работ (акт выполненных работ), который свидетельствует о том, что задание выполнено в полной мере и принято заказчиком.

По работникам, с которыми заключены договоры ГПХ, нужно подавать отчетность, как и по штатным сотрудникам.

К таким документам относятся:

• справка 2-НДФЛ по итогам года. В ней отражаются суммы дохода исполнителя и удержанного с них НДФЛ. Доходы необходимо отражать по коду 2010 — «выплаты по договорам ГПХ (за исключением авторских вознаграждений)». Справку нужно подать в налоговую не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным;
• расчет 6-НДФЛ. Законодательством установлено, что доходы, полученные по договору ГПХ, нужно отражать в расчете 6-НДФЛ следующим образом:

Расчет 6-НДФЛ необходимо сдавать по итогам каждого квартала;

• расчет по страховым взносам. Включать в РСВ выплату по договору ГПХ нужно в том периоде, в котором был подписан акт выполненных работ. Кроме того, вносить информацию нужно только по тем листам, которые связаны с пенсионным и медицинским страхованием (раздел 1, стр. 020-053, а также приложение 1, подразделы 1.1 и 1.2), а по социальному страхованию — пропускать. Кроме того, нужно заполнять и раздел 3, связанный с отражением персонифицированных сведений о застрахованных лицах.

РСВ нужно сдавать по итогам каждого квартала;

• СЗВ-М. Включать ГПХ-работника в этот отчет нужно в течение всего периода действия договора. При этом неважно, в каком именно месяце производится выплата за работу, поскольку в этом отчете важны именно сроки заключения договора. Отчет сдается по итогам каждого месяца;
• СЗВ-СТАЖ. На основании этого отчета информация о стаже физического лица отразится на его лицевом счете в ПФР. Дополнительно нужно заполнить гр. 11. В ней прописывается:

«ДОГОВОР» — если была выплата в отчетном периоде;

«НЕОПЛДОГ» — если выплаты по договору не было.

Отчет нужно сдать не позднее 1 марта года, следующего за истекшим.

НФДЛ с выплат по гражданско-правовым договорам

Вознаграждение по договору подряда — это прибыль физического лица, полученная от предприятия, поэтому он облагается НДФЛ.

Если физическое лицо не считается ИП, тогда налог с представленного вознаграждения высчитывается, удерживается и отправляется предприятием, которое его выплачивает. Налоговое законодательство предусматривает наказание за игнорирование данного положения.

При сотрудничестве предприятия с ИП, оно не обязано удерживать НДФЛ с вознаграждения, поскольку предприятие не считается налоговым агентом.

При работе ИП на общей системе налогообложения, опираясь на ст. 227 НК РФ, он должен погашать НДФЛ собственными силами.

ИП на УСН не оплачивает НДФЛ в плане налогов, которые были получены в результате предпринимательской деятельности. В п. 3 ст. 346.11 говорится, что налоги, которые были оплачены согласно данному спецрежиму, являются заменой НДФЛ с прибыли, предоставленной в результате предпринимательской деятельности.

В контракте ГПХ необходимо упомянуть, что исполнитель считается ИП, заполнив регистрационный номер в преамбуле договора из листа записи ЕГРИП. В итоге не будет проблем, связанных с тем, по каким причинам налог не взимался, а вознаграждение отправили контрагенту в полной мере.

Отражение договора ГПХ в 1С

1С: ЗУП позволяет не запутаться при отражении договора ГПХ в бухучете, а также при расчете НДФЛ или страховых взносов и формировании отчетности. Внесение информации в программу имеет некоторые нюансы и особенности, поскольку отношения характеризуются как гражданско-правовые, а не как трудовые.

Предлагаем ознакомиться с пошаговой инструкцией по отражению договора ГПХ в программе 1С. Если у вас останутся вопросы, закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

Понравилась статья?

Хотите получать подобные статьи по четвергам? Быть в курсе изменений в законодательстве? Подпишитесь на рассылку

Сроки сдачи РСВ

В соответствии с нормами пункта 7 статьи 431 Налогового кодекса РФ единый расчет по страховым взносам сдают все работодатели: как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели, имеющие наемных работников и осуществляющие выплаты в их пользу. По НК РФ подача РСВ в ИФНС предусмотрена до 30-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

При совпадении с выходным днем переносятся сроки сдачи отчетности. РСВ за 4-й квартал 2022 года сдают до 30.01.2022 (воскресенье). Срок переносится из-за совпадения с выходным днем на 01.02.2022. Если не успеть, то последуют санкции за несвоевременную сдачу. В таблице приведен срок предоставления РСВ за 2022 год по всем отчетным периодам:

ВАЖНО!

Всеми организациями, где среднесписочная численность сотрудников за отчетный период составила более 10 человек, в силу требований пункта 10 статьи 431 НК РФ форма расчета по страховым взносам направляется в органы ФНС в электронном виде. Другим работодателям (у которых 10 и менее сотрудников) разрешено отчитываться в бумажном варианте — заполнить, распечатать и отправить расчет в виде бумажного документа.

Способы доставки отчета в налоговый орган ничем не отличаются от других форм и деклараций:

• направить в электронном формате по каналам ТКС;
• принести лично или через представителя;
• отправить по почте заказным письмом.

Когда договор подряда не облагается страховыми взносами

Законодательством предусмотрены случаи, когда не производится обложение страховыми взносами договора подряда не только в ФСС, но также в ПФР, и в ФОМС. К таким случаям относятся:

• Заключение соглашения с лицами, зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей. ИП обязаны самостоятельно перечислять за себя все страховые взносы согласно тарифам, установленным законодательством (подп. 2 п. 1 ст. 419, ст. 420 НК РФ).
• Заключение договора с физлицами без статуса ИП, которые применяют НПД — самозанятыми (п. 8 ч. 2 ст. 6, ч. 1,2 ст. 15 закона № 422-ФЗ).
• Заключение договора с иностранцами или лицами без гражданства, временно пребывающими в РФ (подп. 15 п. 1 ст. 422 НК РФ).
• Сделки по договорам подряда с обучающимися по очной форме в высших учебных заведениях РФ в рамках студенческих отрядов, которые освобождаются от уплаты страховых взносов в ПФР (подп. 1 п. 3 ст. 422 НК РФ).

О том, какие взносы начисляет и оплачивает за себя ИП, читайте в этой статье.

Таблица по страховым взносам

Для того чтобы разобраться, в каком случае нужно, а в каком не нужно платить страховые взносы по ГПД, рассмотрим таблицу:

Причем документально не подтвержденные расходы принимаются к вычету в процентном отношении от величины начисленных доходов, установленном п. 9 ст. 421 НК РФ. Например, на создание баз данных и программ ЭВМ — 20%.

Часто возникает вопрос: можно ли не платить взносы, если в договоре ГПХ прописать условие о том, что страховые взносы платит сам за себя исполнитель или подрядчик, являющийся физическим лицом без предпринимательского статуса? Ответ однозначный: нет. Условие об уплате таким исполнителем страховых взносов будет признано ничтожным, т. к. оно противоречит действующему законодательству. И заказчику необходимо будет уплатить страховые взносы. Если контролеры выявят неуплату или неполную уплату взносов, заказчику работ будет выписан штраф в размере 20% от суммы неуплаченных взносов. Если же будет выяснено, что подобные действия совершались намеренно, то штраф составит уже 40% (пп. 1 и 3 ст. 122 НК РФ).

Что такое договор ГПХ и его отличия от трудового договора

Договор ГПХ — это договор гражданско-правового характера, т. е. гражданско-правовой договор (ГПД). Стороной этого договора может выступать одно или несколько физических и (или) юридических лиц. ГПД — это любой договор, заключенный согласно ГК РФ и не противоречащий действующему гражданскому законодательству.
Гражданско-правовые договоры условно делятся:

• на связанные с передачей имущества (дарение, мена, купля-продажа и др.);
• договоры на выполнение работ (подряд, НИОКР и др.) согласно гл. 37 ГК РФ;
• договоры на оказание услуг (перевозка, хранение, комиссия и др.) согласно гл. 39, 51 ГК РФ.

Много вопросов возникает в ситуации, когда создается служебное изобретение (образец или модель). Если согласно трудовым функциям, закрепленным в трудовом договоре или должностной инструкции, прописано создание данного изобретения, то данный случай рассматривается в плоскости трудового законодательства. А если изобретение было изготовлено в рамках новаторства или рационализаторской работы, не связанной с трудовой функцией работника, то здесь имеет место договор ГПХ, согласно которому работник может получить дополнительное вознаграждение за свою работу.

Следует учитывать, что ч. 2 ст. 15 ТК РФ прямо запрещает заключение гражданско-правовых договоров, которые по своему смыслу регулируют трудовые отношения. Подробнее — в нашей статье «Договор ГПХ (гражданско-правового характера)».