БСО или бланк строгой отчетности – документ, который до 2021 года включительно мог быть заменой кассовому чеку. По окончанию поездки водитель обязан выдать клиенту или такой чек, или квитанцию в форме БСО– документ, официально подтверждающий, что услуга получена и оплачена полностью. И если чеки формируются автоматически с помощью онлайн-кассы,, то бланк БСО таксист заполнял наполовину вручную.<
В этой статье мы расскажем, как заполнять бланк строгой отчетности для такси, и когда использовать его, а когда – чек.
У вас бизнес такси?
Скачайте бесплатный комплект из 14 материалов и узнайте, как увеличить его эффективность
Что такое БСО в такси?
С учетом частых изменений в законах о такси, происходящих в последнее время, это не такой простой вопрос. Сами клиенты почти никогда не запрашивают в качестве подтверждающего документа именно БСО, но этот бланк иногда бывает нужен тем пассажирам, которые пользуются такси от лица своей фирмы и потом приносят отчетность руководству: командированным, госслужащим и т.д.
Поэтому несмотря на то, что бланк строгой отчетности по сути своей является альтернативой кассовому чеку такси, начиная с июля 2019 года его редко используют в качестве подтверждающей квитанции. До этого момента его могли использовать те водители, которые работали не на таксопарк или агрегатора такси, а сами на себя, как ИП.
Для чего нужен чек?
Далеко не многие пассажиры, пользующиеся услугами такси, просят у водителей чеки на поездку. Как правило, многие рассчитываются и сразу выходят из салона, однако в отдельных случаях получение квитанции в электронном виде или на бумаге обязательно.
Например, если вам нужно подтвердить транспортные расходы, находясь в международных или междугородних командировках. Наличие чека за поездку в Яндекс Такси для бухгалтерии позволит полностью или частично компенсировать затраты: компания возместит расходы.
В последнее время Яндекс активно обслуживает корпоративных клиентов. Компании получили возможность заказывать машины для своих сотрудников и оплачивать их поездки. Для этого обязательно нужно предоставить квитанцию.
Еще без чека вы не сможете разрешить в свою пользу конфликтную ситуацию. Электронная квитанция Яндекс Такси нужна в качестве документального доказательства того, что вы воспользовались услугой.
Когда и как использовать бланк БСО в такси?
После того как был принят закон 259-ФЗ «Об онлайн-кассах», все таксисты стали выдавать своим пассажирам чеки, а не бланки. Чеки для такси печатаются с помощью мобильных кассовых аппаратов либо отправляются на электронную почту клиенту, а вся информация об оплате передается оператору фискальных данных, с которым у службы такси заключен договор.
Важно:
таксист
обязан
выдать вам квитанцию. Если он этого не делает, то по закону несет ответственность и он сам, и служба такси, в которой он работает. Штрафы за отсутствие чека, подтверждающего оплату услуги, составляют:
- 1000 рублей – для самого таксиста;
- 10 000 рублей – для должностного лица;
- 30 000 рублей – для юридического лица (ИП или ООО).
В случае повторного нарушения закона деятельность таксопарка могут приостановить на срок до 90 дней. Для большинства служб такие простои будут фатальными.
Образцы чеков в такси. Правый чек – с QR-кодом, по которому можно посмотреть подробную информацию об оплате
До внесения изменений в законодательство в 2022 году использовать бланк строгой отчетности вместо чека могли службы, работающие на ЕНВД (единый налог на вмененный доход) и ПСН (патентная система налогообложения). Однако действие закона было отсрочено до 1 июля 2022 года. После этой даты онлайн-касса станет обязательной для всех без исключения таксистов и служб такси, вне зависимости от формы их деятельности и выбранной системы налогообложения.
К слову, не обязательно устанавливать кассовый аппарат во всех машинах – службе такси достаточно иметь один в офисе, и присылать пассажиру чек через интернет, если известны его контакты: телефон или электронная почта.
Такси и УСНО
На сегодняшний день у контролирующих органов нет единой позиции по вопросу включения затрат на проезд в такси работников, если организация работает на УСНО. Есть две противоположные позиции по ситуациям, наиболее часто встречающимся на практике.
Командировочные расходы
При применении «упрощенки» подтвержденные документами расходы на такси в командировке можно без проблем включать в расчет налоговой базы, на уменьшение. В ст. 346.16-13 НК РФ речь идет о расходах на проезд к месту командировки и затратах на обратный путь, которые налогоплательщик имеет право признавать в расходах. Указанная статья не конкретизирует наименование транспорта, следовательно, такси может компенсироваться наравне с другими способами проезда.
Кроме того, согласно ТК РФ (ст. 168) у работодателя есть обязанность компенсировать расходы по командировкам своих сотрудников, в том числе и проезд.
Важно! Порядок и размеры компенсаций за проезд в командировке в обязательном порядке должны быть прописаны в колдоговоре или ЛНА фирмы (ст. 168 ТК РФ). Иначе налоговые органы могут поставить их под сомнение.
Позиции федеральных актов не противоречат и разъяснительные письма Минфина. Так, возможность компенсации проезда на такси в связи с командировкой подтверждается в письме №03-03-07/11901 от 02/03/17 и ряде других, выпущенных ранее.
Если работнику на УСНО «доходы-расходы» выдавался аванс, покрывающий затраты по командировке, учесть в расходах суммы можно после того, как будет утвержден авансовый отчет. Если средств оказалось недостаточно и работнику пришлось использовать собственные деньги на покрытие служебных поездок в такси, их включают в НУ после выдачи сотруднику суммы перерасхода (письмо Минфина №03-11-04/2/80 от 27/06/12).
Разъездная работа
Несмотря на внешнюю схожесть расходов (как и в первом случае, речь идет об использовании такси в служебных целях), позиция чиновников относительно расходов в этом случае совершенно иная: подобные суммы «упрощенцы» учитывать в расходах не имеют права. В письме налоговой службы КЕ-4-3/3943 от 14/03/11 г. высказана именно такая позиция. Она обосновывается тем, что список расходов по ст. 346.16-1 НК не является открытым и не содержит наименования указанных затрат. В то же время, если работник по служебной необходимости пользовался проездными, такие расходы можно признать на основании пп. 6, п. 1 той же статьи как имеющие отношение к расходам по оплате труда. Такова позиция Минфина (письмо №03-05-02-04/121 от 01/08/06 г.).
Почему отказались от использования БСО в такси?
С точки зрения бухгалтерского учета единые унифицированные чеки проще учитывать и использовать, чем бланки строгой отчетности, которые еще и необходимо было хранить в сейфах или несгораемых шкафах и регулярно проводить их инвентаризацию.
Кроме того, при использовании БСО таксист вынужден был постоянно иметь при себе стопку свободных бланков, в которых заранее были напечатаны все необходимые реквизиты, и каждый раз заполнять от руки пустые поля, что тоже осложняло дело. К тому же чеки с QR-кодом позволяют получить всю информацию о проведении кассовой операции в одно нажатие кнопки на смартфоне, а это значительно быстрее и удобнее.
Необходимо ли наличие БСО
В соответствии с законом РФ любой бланк строгой отчетности — это в первую очередь документ, призванный подтвердить передачу денежных средств от физического лица к хозяйствующему субъекту, которым является индивидуальный предприниматель или организация. Такая передача будет расценена, как оплата услуги, предоставленной физическому лицу.
С течением времени законы начинают пересматривать и подгонять под реалии времени, поэтому следует внимательно следить за всеми изменениями, чтобы избежать неприятных ситуаций.
В настоящее время БСО регулируется двумя законами:
- старым федеральным за № 54;
- и новой его редакцией.
Несмотря на то, что новые правовые нормы в отношении БСО приняты, но в данный момент следовать им вовсе необязательно по той причине, что это новшество попало под переходный период и требует адаптации. Поэтому многие так и не могут понять, необходим ли этот документ уже сейчас или можно повременить.
В законодательстве уже есть условие, которому должны подчиняться все водители без исключения: выдавать квитанцию за каждую поездку в соответствии с Федеральным Законом ст. 31 п.5 № 259-ФЗ от 08.11.2007 г.
Игнорирование этих правил станет основанием для штрафа. По закону невыдача документа карается штрафом в сумме 1 тыс. руб. для физического лица, 10 тыс. руб. для должностного и 30 тыс. руб. для организации. Все это закреплено в ФЗ ст. 11.14.1 за № 195-ФЗ от 30.12.2001 г.
Как быть, если Таксометр спрашивает БСО вовремя фотоконтроля
Если на данный момент БСО отсутствует у водителя, то ничего критического в этом нет. И если ему предстоит пройти фото-контроль, то в приложение можно загрузить любой другой документ (ВУ или СТС). Так как бланк попадает под действие переходного периода, то его наличие у водителя скажет только об одном: перед вами законопослушный гражданин, который стремиться выполнять все рекомендации, чтобы не попасть по действие штрафных санкций. Отсутствие документа на сегодняшний день не приведет к наложению штрафа.
Но это положение касается только работы такси. Все другие организации, предоставляющие услуги, должны применять бланк строгой отчетности, чтобы не испытывать неловкость перед органами, осуществляющими надзор за исполнением законов, и нести за это ответственность. Но лучше в каждом отдельном случае получить рекомендательный совет от компетентного лица.
Можно и заранее распечатать образцы БСО для Яндекс такси в количестве нескольких штук, чтобы при очередной проверке компании на соответствие качеству предоставляемых услуг, быть во всеоружии. С ними намного увереннее себя чувствуешь.
Каждый первый выход водителя в рейс сопровождается требованием пройти фотоконтроль. Это стандартная процедура, которая необходима для того, чтобы водитель начал получать заказы. Если таксист регулярно выходит на работу, то потребность проходить фотоконтроль будет с каждым разом все реже. Но это не касается тех водителей, которые только изредка пользуются возможностью подзаработать, им нужно будет проходить фотоконтроль регулярно.
Пройти фотоконтроль — это значит сфотографировать все необходимые документы и через приложение загрузить их на сервер. Это можно сделать с помощью камеры на смартфоне, если ее чувствительность позволяет делать высококачественные снимки.
Некачественно сделанные фотографии и те, которые вызвали какие-то сомнения в их подлинности, работодатель обязательно попросит переделать и пройти фотоконтроль второй раз.
Как оформлять бланк БСО для такси
Расскажем, как раньше нужно было оформлять бланк, поскольку с 2021 года эта информация более не актуальна.
У бланка строгой отчетности в такси не было какой-то фиксированной формы, зато имелись обязательные пункты, утвержденные Правилами пассажирских перевозок и частично напечатанные, а частично заполняемые прямо на месте, после поездки. Эти пункты:
- Название бланка, его серия и номер. Например: «Квитанция на оплату пользования легковым такси серия ____ номер ____»
- Информация о службе такси: название организации, адрес офиса, ИНН, контактный телефон.
- Дата выдачи бсо: число, месяц, год.
- Стоимость пользования легковым такси: сумма цифрами и прописью, показатели таксометра.
- Данные водителя, как сотрудника, выдавшего бланк: ФИО, должность. Например: «Расчеты произвел __________»
Образец БСО для такси
Какую-то дополнительную информацию можно было указать на свое усмотрение. К примеру, форму оплаты (наличными или безналом), детали заказа (подача машины к определенному времени, наличие детского кресла и т.д.).
Как и множество других официальных документов, бланк такси удобнее всего было оформлять в фирменном стиле службы – использовать логотип, слоган, контакты, шрифты и цвета, узнаваемые для пассажиров.
Документальное подтверждение расходов на такси
Широкое распространение онлайн-сервисов по заказу такси привело к тому, что далеко не в каждой поездке пассажир получает соответствующий подтверждающий документ. И если в ситуациях, когда такси используется «для себя», отсутствие такого документа не имеет существенного значения, то в случае служебной поездки учесть ее стоимость при налогообложении без подтверждающего документа не получится ни в одном из вышеописанных случаев. Ведь по правилам пункта 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Эти положения актуальны для любых видов расходов и, как уже упоминалось, должны применяться также плательщиками единого налога по УСН (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Документы, подтверждающие оказание услуг такси, должны быть оформлены в соответствии с Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 01.10.20 № 1586). Согласно подпункту «г» пункта 82 перевозка в такси оформляется чеком ККТ., либо чеком, который выдают самозанятые граждане-плательщики НПД (см. «Самозанятые граждане в 2022: виды деятельности, налоги, регионы»).
Таким образом, учесть расходы на такси без кассового чека не получится. Заменить их какими-то другими документами (распечатками с сайта или мобильного приложения, банковскими выписками и т.п.) нельзя, поскольку законодательством это не предусмотрено. Соответственно, налогоплательщикам нужно быть крайне осторожными при заказе такси через онлайн-сервисы. Следует заранее уточнить, что вам понадобится документ, подтверждающий оплату поездки. Либо организация может заключить договор с таксопарком, на основании которого ей будут подаваться машины. В договоре нужно предусмотреть обязательную выдачу водителем кассового чека или квитанции. Работник, который воспользуется услугами такого такси, должен будет получить от водителя необходимый подтверждающий документ.
Рекомендуем разъяснить работникам, что без правильно оформленных подтверждающих документов компания не сможет возместить им соответствующие расходы. При этом в локальном акте организации, регламентирующем порядок использования работниками такси, нужно зафиксировать, какие именно документы должен представить сотрудник, претендующий на компенсацию расходов на такси.
Злоумышленники стараются обмануть
Очень часто водители и представители таксопарков попадают в сети мошенников, которые предлагают услуги по высоким ценам. Они гарантируют качественные бланки, которые соответствуют закону, но это не совсем так. Злоумышленники правят шрифты и структуру шаблона, вводя в заблуждение клиентов. Они могут даже распечатать их для наглядности. Продажи таких документов запрещены.
Если в справках искажена информация или изменена форма со шрифтом, то квитанция недействительна. Сами по себе БСО стоят сущие копейки, поэтому продавцы не должны завышать на них стоимость.
Всегда нужно сверять новый дизайн бланков с теми, что лежат на прилавках магазинов. Продавцы иногда забывают о том, что со временем дизайн БСО меняется. Это говорит о том, что как водителям, так и предпринимателям, нужно быть осторожными в процессе покупки документов.
Что БСО для Яндекс.Такси? На этот вопрос теперь может ответить любой человек, изучивший данную статью. Техническая поддержка поисковика подскажет, где взять квитанцию. Купить и распечатать справку можно в канцелярской лавке за доступные средства. Там же есть пример квитанции, как она должна выглядеть. Не стоит беспокоиться о форме документации, так как специалисты таких магазинов реализуют качественный товар с печатью. Яндекс.Такси поможет, как правильно загрузить фотографии образцов, а так же приобрести справки, чтобы избежать строго контроля со стороны правоохранителей.
Проверяют ли БСО у таксистов?
Достаточно распространено ошибочное мнение, что БСО не нужно таксистам, а по факту их почти никто не требует. В действительности все несколько иначе. Прежде всего, документацию может проверить сотрудник дорожно-патрульной службы. Если у таксиста не будет бланков, его могут снять с линии и оштрафовать (штраф получить и работодатель).
Серия с номером могут быть заблаговременно напечатаны или заполнены вручную. В обоих случаях их учетом занимается таксопарк или сам водитель (если работает напрямую с Яндексом как ИП). Согласно действующим правилам, водитель должен заполнять бланк по требованию клиента. Еще пассажиров нужно оповещать о том, что вся отчетность о поездке может быть отправлена на электронную почту в случае оплаты картой. Для решения этой задачи в приложении пользователю нужно указать адрес электронной почты.
Когда водитель обязан предоставить бланк пассажиру?
Если пассажир выбрал безналичную форму оплаты через приложение, то водитель не обязан выдавать бланк (квитанцию). Клиент получает чек в электронном виде через приложение, может его скачать, распечатать и предоставить по месту востребования (например, в бухгалтерию организации).
В случае оплаты заказа наличными, пассажир имеет право потребовать предоставить бланк строгой отчетности. При этом водитель должен заполнить и выдать документ по прибытию на место назначения. В случае, если бланков у сотрудника Яндекс Такси нет, пассажир может обратить в таксопарк и потребовать выдать необходимый для отчетности документ.
Самозанятые таксисты должны самостоятельно позаботиться о наличии у них бланков.
Плюсы использования БСО
Регулярное использование бланков строгой отчетности дает целый ряд преимуществ водителям Яндекс Такси . Прежде всего, у таксиста будет возникать меньше спорных ситуаций с клиентами. Это объясняется тем, что зачастую сотрудники предприятий вынуждены пользоваться такси в рабочие часы. Чтобы компенсировать расходы на переезды на легковом транспорте, их нужно подтвердить, а для этого требуется чек или бланк строгой отчетности. Если водитель не смог предоставить бланк, такой пассажир может поставить низкую оценку водителю, что снизит его рейтинг. А так же клиенты часто обращаются с службу поддержки с целью предоставления квитанций.
Есть у БСО еще один немаловажный плюс. Он заключается в том, что водителю службы Яндекс, которые выдает бланки, проще пройти дистанционный контроль. Исходя из этого, можно сделать вывод, что БСО для службы Яндекс Такси – это нужное дополнение, дающее сотруднику компании ряд плюсов перед другими водителями.
Прочие затраты
Кстати, компания на ОСН может учитывать расходы на такси в месте командировки на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ, как прочие затраты, связанных с производством и (или) реализацией.
Согласно пункту 4 статьи 252 НК РФ, если затраты могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов на равных основаниях, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, в составе какой именно группы он будет их учитывать.
Нужно только отразить это в учетной политике.
Фотоконтроль и БСО
В отсутствии бланка строгой отчетности у водителя Яндекс Такси при фотоконтроле нет ничего страшного. При фотоконтроле можно предоставить проверяющим свидетельство о регистрации транспорта и водительское удостоверение. Но, если распечатаете бланки БСО, это станет хорошим плюсом в вашу пользу. Можно заранее распечатать несколько экземпляров и всегда иметь их под рукой. Компания Яндекс постоянно проверяет своих водителей на качество предоставляемых услуг, поэтому лучше быть к этому готовым в любое время дня и ночи.
