Начиная с версии 3.0.81 в программе «1С:Бухгалтерия 8» упрощенный учет электронных проездных билетов поддерживается для всех пользователей, в том числе для тех, у которых не настроена интеграция с сервисом Smartway. Теперь такие пользователи могут самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов, после чего отражать расходы на проезд в авансовом отчете. При этом можно использовать как общую, так и упрощенную форму авансового отчета. Эксперты 1С рассказывают о новых возможностях программы.
В «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.81 упрощен учет расходов на электронные билеты, приобретенные организацией для командировок сотрудников. Пользователи, которые не загружают билеты из сервиса Smartway, теперь могут самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов, а также отражать любые операции с билетами (доплата, обмен, возврат).
Для этого в программе используется справочник Билеты (раздел Справочники), документ Поступление билетов (раздел Покупки) и специальный счет учета 76.14 «Приобретение билетов для командировок».
Для компаний, использующих сервис для управления командировками Smartway, все приобретенные компанией билеты автоматически загружаются в справочник, без необходимости ручного внесения данных. Дополнительные операции с билетами, такие как обмен или возврат, также отражаются в учете автоматически. Подробнее об упрощении учета командировок в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и интеграции с сервисом Smartway см. в статье «Командировки в 1С: упрощение учета и интеграция со Smartway».
После регистрации поступивших билетов (любым способом) учет расходов на проезд отражается документом Авансовый отчет (раздел Банк и Касса или раздел Покупки).
Что относится с БСО?
БСО — документ, который юрлицо или бизнесмен может выдать физическому лицу вместо чека ККТ при безналичной или наличной оплате услуг.
Использование БСО регламентирует Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ (утверждено постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359).
По общему правилу БСО выдают налогоплательщики только при оплате услуг из перечня ОКУН (ОК 002-93, утвержден постановлением Госстандарта РФ от 28.06.1993 № 163) и приравненных к ним. БСО нельзя выдать юрлицу и при покупке товара. А вот предпринимателям БСО выдавать можно, так как они приравниваются к физлицам (абз. 4 п. 4 постановления Пленума ВАС РФ от 31.07.2003 № 16).
Чтобы бланк считался действительным, он должен включать обязательные реквизиты:
- наименование, номер из 6 знаков и серия;
- название фирмы или Ф. И. О. ИП;
- ИНН и местонахождение предприятия;
- вид и стоимость услуги;
- сумму оплаты;
- дату операции и формирования документа;
- должность, Ф. И. О. и личную подпись ответственного за документирование операции лица;
- печать компании.
Если БСО изготовлен в типографии, то сведения о ней указываются на бланке. Какие еще требования предъявляются к БСО — читайте в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)».
Однако есть целый ряд БСО, к оформлению которых предъявляются отдельные требования, утвержденные специальными НПА. К таким бланкам относятся кинобилеты, абонементы, турпутевки и т. д. Можно ли считать электронный билет БСО?
Как работает опция электронной регистрации?
Представим, что вы только что заказали и оплатили билет на https://pzd-online.ru. Отчет по заказу тут же будет перенаправлен на вашу электронную почту. Во вложении вы найдете посадочный купон. Достаточно распечатать его на принтере дома или сделать это в ближайшем центре по распечатке документов. Если принтера под рукой нет, то можно сделать фотоснимок электронного купона. Для посадки в поезд нужен скриншот посадочного листа и ваш паспорт.
Обратите внимание на качество фотоснимка. На нем должен быть четко виден штрих-код. Возможно, проводник будет его считывать при проверке проездных документов.
Нюансы использования электронных билетов в качестве БСО
Электронный билет (ЭБ) — документ, подтверждающий договор перевозки пассажира и багажа. Он создается в автоматизированной системе (АИС) компании-перевозчика и содержит в цифровом виде сведения о самом пассажире, о рейсе, пунктах отправления и прибытия, багаже, цене проезда.
Форма и порядок применения ЭБ для авиаперевозок регулируются приказом Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134. Согласно п. 2 данного приказа выписка из АИС оформления перелетов является частью электронного авиабилета и относится к документам строгой отчетности.
В перечень обязательных реквизитов электронного авиабилета входят сведения в том числе о стоимости полета, форме оплаты и стоимости самого тарифа авиауслуг по перевозке (подп. 2 п. 1 приложения к приказу Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134). Если все эти данные зафиксированы, то Минфин РФ разрешает использовать такой ЭБ в качестве БСО (письмо Минфина РФ от 26.09.2012 № 03-07-11/398).
Порядок формирования ЭБ при перевозке граждан поездами и электричками регламентирует приказ Минтранса РФ от 21.08.2012 № 322. Сам электронный железнодорожный билет признать БСО нельзя, а вот контрольный купон билета, представляющий собой выписку из АИС управления железнодорожными перевозками, является документом строгой отчетности (п. 2 приказа Минтранса РФ от 21.08.2012 № 322, письмо Минфина РФ от 08.11.2011 № 03-03-06/1/719).
Для электронных проездных билетов квитанция электронного многоцелевого документа приравнивается к БСО (п. 2 приказа Минтранса РФ от 18.05.2010 № 116).
Утеря документов
Бывают ситуации, когда командированные лица теряют электронные билеты, посадочные талоны. В этом случае сотруднику достаточно просто распечатать маршрут-квитанцию из своего электронного почтового ящика еще раз.
Посадочный талон восстановить нельзя. Однако компания все равно сможет учесть расходы на приобретение электронного билета в целях налогообложения. Во-первых, достаточно подтвердить затраты косвенно с помощью документов, удостоверяющих командировку и факт пребывания сотрудника в месте служебной поездки (например, счет гостиницы за проживание), и распечатки электронного билета. Во-вторых, можно использовать архивную справку, выданную компанией-перевозчиком по требованию пассажира и содержащую фамилию, имя, отчество пассажира, направление и номер рейса, дату вылета и стоимость билета (см. письмо Минфина России от 22.03.2010 №03-03-06/1/168).
Даже при утере посадочного талона стоимость билета не будет признана доходом сотрудника: согласно поп. 3 ст. 217 НК РФ, от обложения НДФЛ освобождаются суммы компенсации командировочных расходов сотрудника, если они имеют должное документальное подтверждение. А раз Минфин России считает, что для начисления НДФЛ электронный билет — сам по себе достаточное документальное подтверждение, то факт утраты посадочного талона в данном случае значения не имеет (письмо ведомства от 21.03.2011 №03-04-06/6-49).
Учет электронных билетов
Списывать расходы на покупку ЭБ следует при наличии следующих документов:
- распечатанного ЭБ;
- посадочного талона или контрольного купона (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-03-07/42279).
При этом следует проверить, чтобы в этих документах были указаны вся информация, свидетельствующая о том, что именно данный сотрудник компании направлялся в командировку — Ф. И. О., номер рейса и посадочного места, цена билета, дата поездки и иные сведения (письмо Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-03-07/50).
Если у компании есть документы, подтверждающие отправку работника в командировку и его пребывание там (приказ руководителя, чеки и счета из гостиниц), то для подтверждения расходов все равно необходимо иметь и распечатку ЭБ, и посадочный талон / контрольный купон (письмо Минфина РФ от 01.09.2016 № 03-03-07/50992).
ЭБ учитываются на сч. 50 субсчет «Денежные документы» (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).
Если билеты покупает сама компания, то проводки следующие:
- Дт 60, 76 Кт 51 — оплачена покупка ЭБ;
- Дт 50-3 Кт 60, 76 — оприходован электронный документ;
- Дт 71 Кт 50-3 — ЭБ выдан работнику.
Если ЭБ покупает сам сотрудник, то компания делает аналогичные проводки, что и при обычной выдаче денег под отчет:
- Дт 71 Кт 50 — выданы подотчетные суммы сотруднику.
Компания спишет расходы на билет после утверждения авансового отчета командированного сотрудника:
- Дт 20, 26, 26, 44 Кт 71 — списаны расходы на проезд в командировку.
Подробнее об учете расходов на деловые поездки сотрудников читайте в статье «Оформляем и оплачиваем командировки в 2016 г.»
Если сумма НДС выделена в маршруте/квитанции, контрольном купоне, квитанции электронного многоцелевого документа отдельной строкой, то налог можно принять к вычету (письмо Минфина РФ от 10.01.2013 № 03-07-11/01):
- Дт 19 Кт 71 — выделен НДС в стоимости ЭБ;
- Дт 68 Кт 19 — НДС принят к вычету.
В противном случае вся стоимость билета включается в расходы при расчете налога на прибыль.
Если поездка по каким-то причинам не может состояться и компания сдает ЭБ, то в учете делаются такие записи:
- Дт 50-3 Кт 71 — подотчетник возвратил неиспользованный билет в бухгалтерию;
- Дт 60, 76 Кт 50-3 — билет возвращен перевозчику;
- Дт 51 Кт 60, 76 — стоимость несостоявшейся поездки частично возращена компании;
- Дт 91 Кт 60, 76 — учтена в расходах сумма комиссии за отмену бронирования билета.
ВНИМАНИЕ: поскольку проездные билеты могут использоваться более одного раза, следует завести ведомость их учета. Компания может разработать форму самостоятельно с учетом положений ч. 2 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сотрудников, которые используют в работе проездные билеты, необходимо перечислить в отдельном приказе. Такой работник будет получать билет под расписку и по возвращении из поездки или окончании срока действия проездного — сдавать обратно. Ответственный за сохранность проездных — кассир.
Подробнее о том, как следует хранить БСО, читайте в материале «Порядок учета и хранения бланков строгой отчетности».
Как оформить авансовый отчет
Для включения в затраты компании стоимости использованного билета, нужно в авансовом отчете отразить информацию о нем. Для отчета применяется как общепринятая, так и упрощенная форма.
При заполнении авансового отчета с указанием вида «Закупка, расходы» затраты на проезд указываются в закладке «Билеты». В предыдущих версиях программы 1С эту закладку можно было использовать только в том случае, если была настроена интеграция с Smartway. При нажатии кнопки «Заполнить» авансовый отчет автоматически заполняется информацией по билетам в соответствии с выбранным сотрудником и периодом поездки.
При заполнении авансового отчета с указанием вида «Командировка» пользователь указывает работника и период поездки, и билеты, подходящие по дате, подгружаются автоматически, а затем отражаются в виде ссылки «Билеты, приобретенные организацией».
Если командированный работник оплачивал сам какие-то расходы, эту информацию нужно ручным способом поставить в таблице «Расходы сотрудника, подтвержденные документами».
Когда пользователь проводит авансовый отчет, в программе создается корреспонденция счетов:
- Дт 26 (20.01, 44.01…) Кт 71.01 — указываются расходы лица, отправленного в командировку;
- Дт 26 (20.01, 44.01…) Кт 76.14 — фиксируется размер затрат компании на проезд;
- Дт 19.04 Кт 76.14 — указывается размер НДС при его выделении в билете отдельной строчкой.
Остались вопросы или нужна помощь в обновлении 1С? Закажите консультацию наших специалистов!
Понравилась статья?
Хотите получать подобные статьи по четвергам? Быть в курсе изменений в законодательстве? Подпишитесь на рассылку
Итоги
В состав электронного документа входят:
- маршрут/квитанция — при авиаперевозках;
- контрольный купон — при железнодорожной перевозке;
- квитанция электронного многоцелевого документа — при использовании проездных билетов.
Перечисленные документы относятся к бланкам строгой отчетности. Следовательно, электронный билет можно считать БСО при наличии распечатанных на бумажном носителе указанных выше документов.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Налог на добавленную стоимость
Компания, направившая сотрудника в командировку по электронному авиа- или железнодорожному билету, имеет полное право принять к вычету суммы НДС, уплаченные налогоплательщиком при расходах на проезд к месту служебной командировки и обратно (п. 7 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ). В электронных билетах обычно не выделяется сумма НДС, однако это не является препятствием для применения налогового вычета. Всю сумму, указанную в билете, можно включить в состав прочих расходов или запросить у организации, продавшей билет, БСО или чек ККТ с выделенной суммой НДС, обратившись в офисы продаж билетов авиакомпании, к представителю авиакомпании в аэропорту, в железнодорожные кассы.
Приобретение билетов через посредника
В случае приобретения ж/д билетов через посредника у предприятия возникает несколько вариантов учета. При покупке билетов в сумму входит стоимость проезда, соответствующая цене перевозчика и сумма, выплачиваемая за посреднические услуги. Особенности учета при прямой покупке и через посредника:
| Операция | Прямая покупка | Приобретение у посредника |
| Учет в расходах стоимости билетов | В момент признания расхода по авансовому отчету, при безналичной оплате – после отчета по командировке (сдается руководителю) | Аналогично |
| Учет в расходах стоимость услуг | Отсутствуют | Принимаются в учете после совершения и получения документов |
| Учет НДС по билетам | Запись в книге покупок осуществляется на основании ж/д билетов (БСО) | Аналогично |
| Учет НДС по услугам | Отсутствует | В момент признания расхода |
В практике возникают случаи, когда посредник выписывает документы от своего имени на стоимость билета и сервисного сбора. В данном случае посредническими услугами лица является только сумма вознаграждения, оплаченная сторонней организации. При учете БСО в книге покупок данные посредника не отражаются, указывается только перевозчик.
Как вернуть билет, если была пройдена онлайн-верификация?
Сдача билета с подтвержденной оплатой допускается в своем кабинете на сайте https://pzd-online.ru. Аннулирование проездных документов с пройденной онлайн-регистрацией доступно, если до отбытия поезда с первой станции остается не менее часа.
Пассажиры, купившие билет на поезда, курсирующие внутри России, могут сдать его вне зависимости от способа оплаты. Если покупка была проведена с карты, то деньги за неиспользованный билет возвращаются на нее. Билеты с онлайн-верификацией, оплаченные наличными, подлежат возврату только с обратной выдачей наличных денежных средств через кассу.
Даже если поезд ушел, вернуть деньги за билет можно прямо в кассе. Существует ограничение, при котором возврат денежных средств проводится при условии, что с момента ухода поезда прошло не больше 3 часов. Возврат денежных средств проводится по паспорту, который использовался для оформления интернет-заказа.
Существуют особые ситуации, при которых допускается возврат билета в претензионном порядке:
- При условии, что пассажир возвращает билет, когда до отправления поезда с начальной станции остается меньше часа и не больше 20 минут после ухода поезда с той станции, где планировал свою посадку пассажир;
- При условии, что прошло больше 3 и не больше 12 часов с момента ухода поезда с той станции, где планировалось совершение посадки;
- В ситуации, когда возврат билета с онлайн-регистрацией проводится представителем по доверенности.
Чтобы вернуть деньги в указанных ситуациях, нужно написать заявление и дождаться его рассмотрения.
