Акт приема-передачи бланков строгой отчетности - образец

Из нашей статьи вы узнаете:

Бланк строгой отчетности — первичный учетный документ, аналогичный кассовому чеку. Он предъявляется покупателю при расчете и подтверждает факт его проведения.

Какие требования сейчас выдвигаются к БСО, есть ли для них утвержденная форма, как правильно заполнить и хранить бланк, расскажем в этом материале.

Что представляет собой акт приемки БСО?

Сразу оговоримся, что бумажные БСО, речь о которых пойдет в статье, постепенно вытесняются из денежного документооборота. В настоящее время (и до 1 июля 2022 года) их вправе использовать ограниченный круг лиц, из числа тех, кто до внесения в закон «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ поправок, внедряющих онлайн-кассы, был свободен от применения ККТ.

Узнать, кто относится к таким лицам, можно здесь.

Если вы пока еще вправе работать с БСО на бумаге, учитывайте следующее.

Бланки строгой отчетности (БСО), используемые в расчетах без применения ККТ, могут изготавливаться в типографии. В этом случае на листах БСО фиксируются, в частности, сведения о выпустившем их учреждении, а также о тираже бланков (среди прочих обязательных реквизитов БСО, определенных п. 3 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359).

Как правило, типография-изготовитель БСО и пользователь данных бланков — разные хозяйствующие субъекты. Передача напечатанных бланков из типографии заказчику должна подтверждаться отдельным первичным документом — например, актом приемки. Составить этот документ можно в любой оптимальной для сторон правоотношений структуре. В частности, распространена практика использования формы из приложения № 4 к приложению № 2 к протоколу ГМЭК от 29.06.2001 № 4/63-2001.

Принятые и оприходованные на основе акта приемки бланки в дальнейшем используются для выдачи БСО сотрудникам, принимающим деньги от клиентов.

Бланки строгой отчетности (БСО)

В соответствии со статьей 1.1 № 54-ФЗ БСО формируется в настоящее время в электронном формате или распечатывается через автоматизированные системы. Он является аналогом чека, и законодательство предъявляет к ним одни и те же требования. Наполнение чека и БСО подразумевает включение следующих реквизитов:

наименование бланка;
номер операции за смену;
день, время и место расчета;
название юридического лица или ИП, его ИНН;
применяемая налоговая система;
признак расчета;
наименование товара или услуги, которую приобретает покупатель; ее количество, стоимость и НДС товара;
вид расчета;
должность, Ф. И. О. сотрудника, проводившего расчет;
номер регистрации кассы и номер фискального накопителя;
фискальный признак документа и сообщения;
номер смены;
код в формате QR.

БСО сейчас в основном печатают на специализированных устройствах. Их также можно не печатать на бумаге, а сразу направлять на электронный почтовый ящик клиента.

До 2022 года разрешалось заполнять БСО на заранее распечатанных типографским методом бланках. Сейчас подобные документы могут быть выданы только в качестве дополнения к кассовому чеку.

Образец заполнения акта приемки бланков строгой отчетности: структура документа

Образец акта приема бланков строгой отчетности может содержать, в частности:

сведения о комиссии, осуществляющей приемку БСО из типографии;
сведения о результатах проверки партии бланков по тиражу;
сведения о первичных документах, оформленных в рамках приема-передачи тиража;
сведения о количестве бланков — по факту, по накладной, с указанием их серии;
сведения об излишках, недостаче, браке;
стоимость полученных из типографии бланков;
факт оприходования БСО в книге учета и передачи их на хранение в бухгалтерию.

Документ подписывается членами комиссии, а также бухгалтером.

Бланк строгой отчетности вместо кассового чека

Можно ли использовать бланк БСО как чек? Закон разрешает такой учет для тех категорий организаций и ИП, которые занимаются следующими видами деятельности:

реализация бумажных газет и журналов;
продажа ценных бумаг;
ведение торговли на ярмарках и с открытых прилавков;
организация горячего питания в образовательных учреждениях;
торговля вразнос продуктами питания и непродовольственными товарами;
продажа в киосках мороженого, напитков на розлив;
прием боя стекла и утильсырья;
ремонт обуви;
изготовление ключей;
присмотр за детьми, престарелыми и лицами с ограниченными возможностями;
продажа изделий народного творчества его изготовителем;
услуги носильщиков на вокзалах;
аренда жилья;
реализация бахил в розницу.

Им разрешено не проводить расчеты через онлайн-кассу. Но подтвердить факт расчета с покупателем они должны БСО. Его можно оформить на специально подготовленном бланке, внеся нужные данные о приобретенном товаре или услуге. А также можно каждый раз распечатывать БСО.

Организация оборота БСО: выдача бланков сотрудникам

Выдача БСО сотрудникам, принимающим деньги от клиентов, осуществляется, как правило, бухгалтерией предприятия. При этом формируются такие документы:

соглашение о материальной ответственности сотрудника, принимающего деньги от покупателей;
приказ о назначении работника фирмы материально ответственным лицом (МОЛ);
требование-накладная о передаче бланков в распоряжение МОЛ.

Первые 2 документа составляются исходя из установленных внутрикорпоративных норм оформления соответствующих актов, третий — может составляться на основе унифицированной формы № М-11. Но так как данная форма достаточно сложна по своей структуре, вместо нее часто применяется более простой документ — акт передачи БСО сотрудникам.

Выдача БСО клиентам — процедура, у которой также есть ряд нюансов.

Основные виды бланков строгой отчетности

Существуют различные виды БСО, среди которых можно выделить следующие:

Квитанция. Подтверждает факт оплаты услуг в парикмахерских, ателье, салонах.
Абонемент. Применяется при приобретении клиентом права на посещение серии культурных мероприятий, а также тренажерных залов, бассейнов, фитнес-клубов на определенный срок.
. Бланк о приобретении туристического тура.
Билет. Бланк БСО при покупке билетов в театры, филармонии, для проезда на различных видах транспорта.
Талон. Применяется как факт оплаты, например, места на парковке

Названия бланков включают ссылки, по которым вы можете скачать образцы форм.

У каждого вида есть свои особенности, которые регулируются правительственным постановлением № 359.

При расчете с потребителем, помимо данного бланка, компания должна выдать чек. Вариант без чека доступен, если БСО сформирован с помощью специализированной системы, которая направит данные о проведенной операции в ФНС.

Санкции за выдачу неустановленных бланков строгой отчетности (судебная практика)

Если клиенту выдан БСО неустановленного образца, то в соответствии с положениями п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ может быть наложен штраф — 30 000–40 000 руб. на организацию или 1 500–2 000 руб. на должностное лицо.

Правомерность подобных санкций подтверждает судебная практика (постановление ФАС Дальневосточного округа от 07.03.2007, 28.02.2007 № Ф03-А51/07-2/123 по арбитражному процессу № А51-11184/06-10-330, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 29.04.2009 № А32-18480/2008-56/286-13АЖ).

Учет бланков строгой отчетности

Ранее требовалось хранить корешки от выданных БСО на протяжении 5 лет, после чего их разрешалось уничтожать в ходе специальной процедуры. Сейчас данные требования упразднены.

Формирование БСО, которые заменяют чеки, также производится с помощью кассовой техники. Следовательно, информация о них автоматически уходит в систему ФНС через оператора фискальных данных, а также сохраняется на фискальном накопителе.

Упростить взаимодействие с контролирующими структурами и контрагентами поможет сервис «Астрал Отчет 5.0». Формируйте любые отчеты, документы и БСО в несколько кликов мышью, настроив автоматический перенос данных. Отправляйте документы, подписанные электронной подписью, и следите за сроками сдачи отчетности в формате «единого окна». Доступ к облачному сервису доступен с любого устройства без привязки к конкретному рабочему месту, что позволяет гибко подходить к работе бухгалтерии.

Где можно акта приема-передачи БСО и образец акта передачи БСО сотруднику?

На нашем сайте вы можете ознакомиться:

с образцом акта приема-передачи БСО от типографии заказчику;

с образцом акта передачи бланков строгой отчетности сотруднику, являющемуся материально ответственным лицом.

Учет БСО по Инструкции № 157н

Согласно п. 118 данной инструкции бланки строгой отчетности не относятся к материальным запасам. Для учета таких объектов Инструкцией № 157н предусмотрен забалансовый счет 03 «Бланки строгой отчетности», на котором учитываются БСО, находящиеся у учреждения на хранении и выдаваемые в рамках хозяйственной деятельности учреждения бланки строгой отчетности (бланки трудовых книжек, вкладышей к ним, аттестатов, дипломов, свидетельств, сертификатов, бланки листков нетрудоспособности, квитанций и иные бланки строгой отчетности) (п. 337). Перечень документов, которые относятся к бланкам строгой отчетности учреждения, устанавливается им в рамках формирования учетной политики.

Бланки строгой отчетности учреждения отражаются на забалансовом счете 03 в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения в условной оценке «один бланк – 1 руб.», а в случаях, установленных учреждением в рамках формирования учетной политики: по стоимости их приобретения.

Выбытие бланков строгой отчетности со счета 03 осуществляется при их оформлении (выдаче), передаче иному юридическому лицу, ответственному за их оформление (выдачу), а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении). Бланки строгой отчетности учреждения списываются на основании акта (акта приема-передачи, акта о списании) по стоимости, по которой они были ранее приняты к забалансовому учету.

Таким образом, на сегодняшний день положения Инструкции № 157н не предусматривают учет БСО на балансе учреждения в составе материальных запасов. Как отмечает финансовое ведомство в Письме № 02-06-10/16864, поскольку это противоречит Порядку № 209н, в ближайшее время соответствующие положения будут скорректированы.

Итоги

Оборот БСО в организации может осуществляться с применением различных актов — приемки, передачи сотруднику. То, каким образом будет составляться тот или иной образец акта приема БСО или же передачи бланка, определяется главным образом принятыми нормами внутрикорпоративного документооборота. Если речь идет о приемке напечатанных БСО из типографии, может применяться форма акта, утвержденная в протоколе ГМЭК № 4/63-2001.

Узнать больше об особенностях применения БСО вы можете в статьях:

«Бланк строгой отчетности вместо кассового чека (нюансы)»;
«Какие обязательные реквизиты должны быть указаны в БСО?»;
«Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?»;
«Какую часть БСО нужно отдавать клиенту?».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Формы бланков строгой отчетности

Организации и ИП, которые в своей работе используют бланки строгой отчетности, имеют право самостоятельно разрабатывать формы для них. Главное, чтобы в составленном бланке фигурировали все обязательные реквизиты, перечисленные в статье выше.

Помимо реквизитов, форма бланка строгой отчетности должна включать следующие атрибуты:

Номер, серия и название бланка.
Наименование организации, которая предоставила услуги или товары.
Виды и стоимость услуги.
Основные сведения о компании.
Дата, когда были предоставлены и оплачены услуги.
Размер внесенных покупателем средств.
Должность, Ф. И. О. и подпись сотрудника, который оформил БСО;
Печать.

При заполнении в БСО не должно быть исправлений и помарок. Все данные должны читаться четко.

Общая информация

Бланки строгой отчетности нашли широкое применение в том случае, если выполняются расчеты без использования ККТ. Они могут изготавливаться в типографиях. В данном случае на листах БСО осуществляется фиксация сведений про учреждение, которое осуществило их выпуск, а также про тираж бланков.
Достаточно важно то, что, начиная с июля 2022 года, процедура производства бланков строгой отчетности, которые выпускаются в типографиях, а также при помощи специализированных систем, не относящихся к контрольно-кассовой технике, является запрещенной.

На сегодняшний день допускается присутствие только тех бланков, которые изготовлены при помощи автоматизированных систем, приравненных к контрольно-кассовой технике. Они должны максимально полностью соответствовать требованиям, установленных законодательством Российской Федерации.

Чаще всего типография, с которой заключается договор на изготовление бланков, а также пользователи документации – это совершенно разные субъекты хозяйственной деятельности. Передача бланков из типографии должна полностью подтверждаться отдельным документом, к примеру, актом приема.

Составление этого документа может осуществляться в любой структуре, являющейся оптимальной для сторон, участвующих в правоотношении. К примеру, сегодня широкое распространено использование формы из Приложения №4 к Приложению №2. Бланки, которые являются принятыми и оприходованным на основе акта приема, в дальнейшем будущем применяются для того, чтобы осуществлять выдачу строгой отчетности сотрудникам, которые принимают денежные средства от своих клиентов.

Чем отличаются БСО от обычных бланков?

К БСО в учреждении, в отличие от обычных бланков, предъявляются особые требования к оформлению и хранению. Как правило, формы БСО утверждаются соответствующими органами власти и имеют серию и номер бланка. Кроме того, на них могут наноситься различные степени защиты.

К наиболее распространенным БСО, используемым в деятельности казенных учреждений, можно отнести бланки трудовых книжек, вкладышей к ним, квитанций, аттестатов, дипломов, свидетельств, сертификатов, билетов и абонементов, листков нетрудоспособности.

На какой код КОСГУ относятся расходы на приобретение БСО учреждением?

С 2022 года расходы на приобретение (изготовление) бланков строгой отчетности отражаются по подстатье 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» КОСГУ (п. 11.4.8 Порядка № 209н). Напомним, что ранее в отношении таких расходов использовалась подстатья 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Кто должен выдавать бланки строгой отчетности

Это предприниматели, занятые в сфере оказания услуг населению, за исключением предприятий общественного питания. Скажем больше: ряд категорий бизнеса государство обязывает использовать БСО и разработало для них специальные бланки установленной формы. Вот эти категории:

продавцы билетов на общественный транспорт (поезда, самолеты, пароходы и так далее);
ломбарды;
турфирмы;
предприниматели, предоставляющие услуги парковок;
другие категории.

Правда, здесь есть одно “но”. Все вышеперечисленные БСО действуют только вместе с кассовым чеком. То есть, выдача билетов не освобождает от применения контрольно-кассовой техники и передачи фискальных данных в ФНС.

Отмена старого порядка

До 1 июля 2022 года бланки строгой отчетности можно было выдавать на бумажном носителе. Можно и сейчас, только электронная копия должна отправляться в Федеральную налоговую службу. В этом и состоит главная суть изменений. Есть плюс: не нужно заморачиваться с распечаткой бланков. Раньше это можно было сделать двумя способами: в типографиях, имеющих разрешение или при помощи электронных автоматизированных систем (для этого существовал ряд специальных интернет-порталов).

Теперь бланк строгой отчетности формирует и распечатывает обычная онлайн-касса, подключенная к сети интернет.

Скажем больше: за работу по старинке предусмотрены штрафные санкции. Размер штрафов регламентируется статьей 14.5 Кодекса об административных правонарушениях. Самое опасное нарушение — не применять ККТ в установленном порядке вообще. В этом случае ИП заплатит от 25 до 50 процентов выручки, сделанной без применения интернет-кассы, но не меньше 10 000 рублей. Юрлиц по традиции накажут еще строже. Придется отдать от 75% выручки, сделанной в обход кассового аппарата, но не меньше 30 тысяч. Еще строже карается повторное нарушение. Деятельность ООО могут запретить на срок до 3 лет, а ИП грозит приостановка деятельности на 90 суток. Правда, такие меры применяются лишь к тем, чья выручка при работе без кассы превысила миллион рублей (пункт 3 статьи 14.5 КоАП РФ).

Кассовые штрафы

За применение онлайн-касс с различными нарушениями наказывают чуть мягче. Если вы нарушили порядок регистрации или перерегистрации, придется заплатить 1,5-3 тысячи рублей (для ИП) или 5-10 тысяч (для организаций и юридических лиц). Правда, в этом случае можно отделаться предупреждением, если нарушение совершено впервые. Такие же штрафы будут и в случае, если вы не предоставили документы о ККТ по запросу налоговых органов. Или предоставили, но позднее установленных сроков.

Единственным случаем, когда клиенту можно выдать только бумажный БСО, является работа предпринимателя в удаленных и труднодоступных местностях. Здесь необязательно направлять электронную копию документа ни плательщику, ни налоговикам. Об это написано в статье 1.2 пункте 2 Федерального закона №54-ФЗ. Однако состав реквизитов остается стандартным, как в кассовом чеке.

А вот только электронную версию чека отправлять клиенту можно. Документ отсылается в виде СМС со ссылкой, письма на электронную почту или путем демонстрации QR-кода, позволяющего идентифицировать БСО (пункт 3 статьи 1.2 54-ФЗ).

Кто освобожден от выдачи бланков строгой отчетности

Поскольку БСО приравняли по статусу к кассовому чеку, не выдать документ могут только освобожденные от применения ККТ предприниматели. В 2022 году к ним относятся:

продавцы газет и журналов, при условии, что печатная продукция составляет не менее 50 процентов от общего ассортимента;
продавцы ценных бумаг и кредитные организации;
торговцы, ведущие свою деятельность на необустроенных рынках, ярмарках и выставках. Правда, пункт не распространяется на стационарные торговые объекты, расположенные на указанных территориях;
предприниматели, работающие через платежных агентов и не принимающие оплату от физических лиц напрямую;
магазины, сотрудничающие исключительно с индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами. Там свои формы взаиморасчетов, не предполагающие выдачу кассовых чеков;
предприниматели, ведущие продажи вне торговых сетей при демонстрации товаров с рук, корзин и тележек. То есть бабушки, которые продают семечки у метро, использовать ККТ не обязаны;
предприниматели, зарегистрированные в качестве самозанятых граждан и уплачивающие налог на профессиональный доход. При этом формировать и отправлять чеки они должны, просто делают это не при помощи онлайн-касс, а через специальное приложение;
продавцы безалкогольных напитков, мороженого и сладкой ваты, реализующие товар в киосках или под открытым небом;

не используется онлайн-ККТ при продаже молока и кваса из цистерн, торговле маслом и замороженной рыбой;
сезонная продажа овощей и фруктов вразвал тоже попадает под освобождение от онлайн-касс;
ремонт обуви и сумок, изготовление ключей;
продажа товаров, относящихся к категории народных промыслов;
сдача в аренду собственной жилой площади, в том числе индивидуальными предпринимателями.

Кроме этого, не выдавать клиентам бланки строгой отчетности разрешается ИП, оказывающим услуги собственными силами, без привлечения наемных работников. Правда, такой порядок будет действовать только до 1 июля 2022 года.

Санкции за неправильную структуру

В том случае если организацией был выдан бланк, образец которого является неустановленным, то, в соответствии с законодательством, Федеральной налоговой службой может быть наложен штраф в размере от 30000 до 40000 рублей на организацию. Если же штраф накладывается на лицо, ответственное за соответствие бланков строгой отчетности, то размер штрафа составляет от 1500 до 2000 рублей.

Для того чтобы подобная ситуация не возникала, необходимо убедится в том, что выдаваемые бланки соответствуют установленным нормам.