Можно ли перенести очередной отпуск на следующий год

Последние изменения: Январь 2022

Право на отдых закреплено законодательными актами одновременно с правом на труд. Ажиотаж вокруг несвоевременного использования отпускного времени скоро исключит данный вид отдыха из разряда прав, переведя в категорию обязанностей. Перенос отпуска на следующий год осуществляется на основании желания одной из сторон социально-трудовых отношений, выраженного в письменной, устной форме или не оформленного документально вообще.

Изменение сроков отпуска по желанию работника

Вновь принятый сотрудник, спустя полгода непрерывной работы, вправе по заявлению использовать половину оплачиваемых дней отдыха. По соглашению с работодателем, можно авансом отгулять все положенные дни. Общая продолжительность ежегодного отпуска зависит от сферы деятельности, занимаемой должности.

Следует помнить! Если договорные отношения расторгнут до истечения года после трудоустройства, при увольнении удержат излишне выплаченную сумму отпускных.

В середине декабря работодатель составляет график очередности предоставления оплачиваемого отпуска на предстоящий год, с учетом:

• пожеланий подчиненных;
• преимущественных прав отдельных категорий сотрудников выбирать по своему усмотрению удобный период для отдыха;
• производственной необходимостью.

После согласования с профсоюзным органом (при его наличии) и утверждения, с документом под роспись должны ознакомить всех работающих.

Непосредственно за 2 недели до ухода отдыхать по графику, инспектор кадровой службы (или лицо, уполномоченное заниматься кадровой документацией) письменно уведомляет об этом работника, напоминает продолжительность, дату возвращения на работу.

Работнику заблаговременно письменно напоминают о скором отпуске

График обязателен для исполнения обеими сторонами трудовых отношений. Закон допускает перенос отпуска по инициативе работника при определенных обстоятельствах, к которым относят:

• нахождение сотрудника на лечении, при наличии соответствующим образом оформленного листка нетрудоспособности;
• исполнение в запланированный период государственных обязанностей, предусматривающих освобождение сотрудника от работы;
• беременность супруги работника или рождение в семье ребенка;
• несвоевременность положенных перед началом отдыха выплат;
• другие жизненные ситуации, определенные отраслевыми правовыми актами, локальными положениями внутреннего пользования.

Семейные проблемы, вынуждающие подчиненного обращаться с просьбой к работодателю о переносе отпуска, могут быть приняты во внимание руководителем по своему усмотрению. Например, правомерным будет отказ работодателя изменить сроки, установленные графиком:

• в связи с болезнью близкого родственника и необходимостью ухода за ним, поскольку на основании заключения медиков выдается соответствующий лист нетрудоспособности;
• если работник ссылается на предстоящую собственную свадьбу, организацию похорон родных для него людей, так как на это время закон разрешает оформить отпуск без сохранения заработной платы.

Если по желанию самого сотрудника, при определенных обстоятельствах сроки начала отдыха переносят на другой период, должно быть издано письменное распоряжение.

Перенос ежегодного отдыха отображают в графике отпусков

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников. В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2022 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2022 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

• 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) — для всех работников, не отнесенных к льготным категориям;
• 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ) — для работников до 18 лет;
• 30 календарных дней (Федеральный закон от 24.11.95 № 181-ФЗ) — для инвалидов;
• 30-40 суток (Федеральный закон от 22.08.95 № 151-ФЗ) — для работников спасательных служб (в зависимости от стажа непрерывной работы);
• 42-56 календарных дней (Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466) — для работников, занятых на работах с химическим оружием, отдельных категорий педагогических работников.

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

• женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работники моложе 18 лет;
• работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

2. Совместители.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

Попробовать

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2022 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями. По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

При составлении графика отпусков на 2022 год важно помнить, что нерабочие праздничные дни, которые указаны в ст. 112 ТК РФ, в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не входят. Поэтому если отпуск приходится на эти дни, срок его окончания переносится автоматически.

Кроме того, важно помнить и о переносе выходных дней в 2022 году.

Перенесение отпуска по инициативе работодателя

Отказ в предоставлении утвержденного по графику ежегодного оплачиваемого отпуска работодателем в одностороннем порядке признается грубым нарушением норм трудового права.

Перенос отпуска, согласно ст. 124 ТК РФ, допускается в исключительных случаях, если отсутствие определенного специалиста, работника негативно отразится на производственном процессе организации, деятельности предпринимателя.

Но даже в таких ситуациях должно быть получено письменно подтвержденное согласие сотрудника продолжить трудиться, использовать положенный отдых позже. В любом случае сразу должно быть оговорено – когда работник сможет реализовать свое право.

Даже в экстренных случаях нельзя задерживать, нарушая график:

• работников, не достигших совершеннолетия;
• сотрудников, выполняющих трудовые обязанности в условиях, признанных по результатам специальной оценки вредными, опасными для здоровья людей.

Аналогично, уже ушедшего в отпуск сотрудника работодатель может отозвать при необходимости, обоснованной невозможностью обойтись без него, лишь получив согласие.

Положенные дни для отдыха должны предоставить до конца текущего года или по желанию приурочить к следующему за отработанный год. Переносится ли отпуск на следующий год или будет оформлен позже в текущем календарном году, нужно отразить в приказе и графике.

Запрещается не предоставлять ежегодный отдых подряд два года.

Как правильно предоставлять отпуск, чтобы не быть привлеченным к административной ответственности

Рекомендуется не допускать ситуаций, когда у работника накапливается неиспользованный отпуск, чтобы избежать возможности привлечения к административной ответственности. Практическим решением может быть предоставление положенных 28 или более дней отпуска работнику ежегодно по графику либо с учетом его пожеланий.

В том случае, если отпуск по каким-либо причинам работником не используется, в следующем году в графике необходимо заранее предусмотреть количество отпускных дней с учетом неиспользованных в прошлом году.

СПРАВКА: согласно части 2 статьи 123 ТК РФ график отпусков обязателен для работника. Однако не стоит забывать, что отдельные категории работников имеют право на определение времени отпуска по своему желанию, к примеру, статья 262.1 ТК РФ наделяет таким правом родителя, воспитывающего ребенка-инвалида. В то же время право определения времени отпуска не позволяет работнику сократить его и накапливать таким образом неиспользованные остатки за прошлые годы.

Дополнительно предоставляемый отпуск и право его переноса

Трудовым кодексом, прочими законами, регулирующими вопросы трудовых отношений, предусмотрены дополнительные дни оплачиваемого отдыха, которые могут быть приурочены к основному периоду.

Собственники предприятий, исходя из финансовых возможностей, могут самостоятельно устанавливать подчиненным льготы, оговорив условия:

• при заключении трудового договора;
• локальными правовыми актами по согласованию с профсоюзом.

Закон обязывает работодателей устанавливать дополнительные дни для восстановления психо-эмоционального и физического здоровья:

По желанию трудящихся дополнительные дни могут быть заменены денежной компенсацией, если по усмотрению работодателя или условиями правовых актов установлена продолжительность более чем предельно допустимый минимум.

Перенести дополнительное время для отдыха можно в порядке, установленном законом, отраслевыми соглашениями, условиями коллективного договора.

Сотрудник будет уволен в январе. Нужно ли на него заполнять график отпусков?

Разъяснения по этому вопросу дано в Письме Минтруда РФ от 27.03.2020 N 14-2/В-321.

В нем ведомство указало, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика. Это требование распространяется и на работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры.

Таким образом, нельзя не учитывать в графике отпусков работника, у которого уже в январе истечет срок трудового договора.

Правила составления заявления

Унифицированных форм для письменного обращения к работодателю с просьбой изменить сроки, запланированные графиком, нет.

Заявление пишут разборчивым почерком от руки или распечатывают средствами современной оргтехники, заверив личной подписью. Следует придерживаться требований к деловому письму.

В правой верхней части листа оформляют «шапку» документа, указав:

• к кому обращаются – должность первого руководителя, фамилию, инициалы имени, отчества;
• данные о заявителе – занимаемую должность, место работы, фамилию, имя, отчество.

Озаглавив обращение, переходят с новой строки к текстовой части, где:

• уточняют желаемый срок изменения времени для гарантированного отдыха;
• приводят обоснованность уважительности причин своей просьбы.

При наличии документов, имеющих непосредственное отношение к предмету заявления, их подают вместе с письменным обращением, перечислив в приложении.

В конце ставят дату и подпись.

Требования к содержанию приказа

Распоряжение работодателя об изменении сроков запланированного по графику оплачиваемого отдыха (или его части) издается в письменном виде по форме, действующей в организации. Нужно указать:

• наименование предприятия, выступающего юридическим лицом;
• дату издания приказа;
• краткий тезис, определяющий суть распоряжения;
• заглавие документа.

Документ условно делят на описательную и распорядительную часть с уточнением:

• данных работника;
• что стало причиной обращения и желаемых сроков предоставления отдыха;
• кто отвечает за контроль исполнения.

После того, как приказ завизирован руководителем, его регистрируют.

С документом под личную роспись знакомят заинтересованное лицо.

Порядок действий для оформления переноса отпуска на следующий год

Если нужно изменить сроки начала запланированного ежегодного отдыха, это должно быть отражено документально.

По инициативе работника

Пошаговая инструкция для кадровика при получении заявления о переносе отпуска

После предъявленного письменного заявления об изменении утвержденных графиком сроков, работодатель принимает решение об удовлетворении просьбы или отказе.

В предусмотренных законом ситуациях, когда обязаны перенести отпуск или руководитель по своему усмотрению не возражает изменить сроки, издается соответствующий приказ.

При составлении графика на следующий год учитывают неиспользованный своевременно отдых. Например, работник может попасть на больничный в связи с ухудшением состояния здоровья, полученными травмами:

• перед тем, как он собирался уйти в отпуск;
• уже отдыхая.

В первом случае, приказ о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска издается по факту выздоровления сотрудника. По письменному заявлению и достигнутой с руководителем договоренности отдых могут перенести на другой период.

При нахождении во время отпуска на лечении, правом работника остается:

• поставить любым доступным способом работодателя в известность о получении листа нетрудоспособности и продлить отдых на количество дней, проведенных на больничном;
• выйти, как предполагалось по графику, на работу, и взять дополнительно в другое время по заявлению дни отдыха в счет отпуска, потраченного на лечение.

Образец заявления, если сотрудник выбрал второй вариант

По желанию работодателя

Если производственная необходимость требует присутствия сотрудника на работе, руководитель должен поставить об этом в известность работника до начала отпуска по графику.

Перенос отпуска по инициативе работодателя возможен только с согласия работника

В случае согласия подчиненного отгулять положенные дни позже, издается приказ, с которым под роспись знакомят работника, уточнив сроки переноса.

Образец документа

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них вносятся от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст. 372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под подпись. Документ следует:

• хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
• вывесить в удобном для ознакомления месте;
• выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

• отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
• отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
• работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Особенности и ограничения по переносу отпуска

Закон предусматривает несколько видов отпусков, какими вправе воспользоваться подчиненные:

• ежегодные оплачиваемые и дополнительные к ним дни отдыха;
• без сохранения заработной платы для отдельных категорий сотрудников, при определенных обстоятельствах;
• ученические;
• по уходу за ребенком;
• другие.

Только очередной оплачиваемый и дополнительный отпуск можно перенести и предоставить не позднее следующего календарного года – по желанию сотрудника или работодателя в установленном порядке.

Исключения, когда работодатель по своей инициативе не имеет права изменить сроки запланированного отдыха или отозвать сотрудника из отпуска, касаются:

• несовершеннолетних;
• лиц, задействованных во вредных условиях труда;
• беременных женщин.

Как оформить денежную компенсацию взамен дополнительного отпуска

Когда сотрудник продолжает работать в компании (не увольняется) и хочет получить деньги взамен «лишних» дней отпуска, порядок оформления компенсации следующий:

Шаг 1.
Получите заявление от работника.
Заявление сотрудник может написать в свободной форме. Главное, чтобы в нём была указана ссылка на ст. 126 ТК, количество дополнительных дней отпуска и период. Вот образец заявления:

Шаг 2.
Издайте приказ и ознакомьте с ним работника.
Заявление от сотрудника вы можете не принять. Если нет острой необходимости, пусть отдыхает больше 28 дней. Считаете, что целесообразнее отдать деньги за дополнительные дни, — примите заявление и оформите приказ. Вот пример приказа:

Не забудьте ознакомить сотрудника и ответственных лиц (кадровика, бухгалтера) с приказом под роспись.

Шаг 3.
Внесите данные в личную карточку работника и график отпусков.
В нашем примере запись в графике отпусков будет выглядеть так: «3 календарных дня дополнительного оплачиваемого отпуска за 2020/2021 годы заменены денежной компенсацией на основании приказа от 10.06.2021 № 42».

В раздел VIII личной карточки работника нужно вписать:

• Число дней, которые заменены деньгами, в графу 4 «Количество календарных дней отпуска».
• Прочерки в графу 5 «Дата начала» и графу 6 «Дата окончания».
• Дату и номер приказа в графу 7 «Основание».

Образец заполнения:

Компенсация за неиспользованные дни отпуска рассчитывается по формуле:

Компенсация = Среднедневной заработок х Количество заменяемых дней отпуска

В случае увольнения выплату за неиспользованный отпуск бухгалтер должен рассчитать и выдать вместе с расчётом. Дополнительного заявления от сотрудника не требуется. О том, как рассчитать компенсацию при увольнении мы рассказывали в статье «Сотрудник увольняется. Как платить компенсацию за неиспользованный отпуск?».