Обработка и защита персональных данных в организациях

Рисует: Илья Алексеев

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (Закон о ПДн) защищает личную информацию от неправомерного разглашения.

Персональные данные — любая информация, которая позволяет опознать конкретную личность: данные паспорта, имя, номер телефона, результат измерения температуры тепловизором, фотография и даже свидетельство о смерти.

Перечень таких данных — открытый. Это означает, что любые сведения, позволяющие идентифицировать человека, можно отнести к ПДн.

Обеспечить неприкосновенность персональных данных должен каждый оператор: госструктуры, организации всех форм собственности и физлица (статья 19 Федерального закона о персональных данных N 152-ФЗ).

Операторы — государственные и муниципальные органы, любые компании, физические лица, которые собирают личную информацию и осуществляют иные операции по их обработке.

На практике требования Закона о ПДн касается каждой компании, в которой трудятся наёмные работники или используется работа call-центров, ведётся любая деятельность с использованием личной информации.

За работой операторов надзирает несколько ведомств:

1. Роскомнадзор.
2. Федеральная служба по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК).
3. ФСБ России.
4. Прокуратура Российской Федерации.

Категории персональных данных

Персональные данные делятся на категории:

• общая;
• специальная;
• биометрические данные;
• обезличенные.

Общая категория. Информация, на основе которой можно опознать определённую личность: фамилия, дата и место рождения, пол, образование, материальное положение и др.

Этот перечень открытый.

Специальная категория. Некоторые данные обрабатывать запрещено: о расе, национальности, религии, состоянии здоровья.

Обработка специальных сведений возможна в исключительных ситуациях (для защиты жизненно важных интересов субъекта персональных данных и других лиц) с письменного согласия.

Биометрия. Позволяет идентифицировать человека по физическим особенностям организма, когда оператор использует их для аутентификации:

• отпечатки пальцев;
• ДНК;
• сканирование сетчатки;
• распознавание радужки.

Биометрию можно использовать только при наличии письменного согласия кроме некоторых случаев (для исполнения международных договоров, в интересах правосудия и т. п.).

Обезличенные. Информация обезличивается при обработке, в результате которой становится невозможно соотнести данные с определённым человеком.

Что относится к персональным данным

Статья 3 Закона №152-ФЗ говорит, что персональные данные — это любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу. Это следующая информация о лице:

• Ф. И. О.;
• пол;
• дата рождения;
• место рождения;
• фотография или видеозапись, которая позволяет установить личность;
• адрес;
• семейное положение, информация о детях и родственниках;
• образование, квалификация, сведения о повышении квалификации;
• профессия;
• факты биографии и трудовой деятельности;
• доходы,сведения о зарплате;
• деловые и иные личные качества.

Приведенный перечень сведений является открытым, его дополняют необходимыми пунктами. Персональные данные нужны работодателю для оформления и поддержания трудовых отношений (см. ст. 85 ТК РФ). Информация о работнике содержится в таких документах:

• анкета, автобиография заполненная при приеме на работу;
• трудовой договор;
• документ, удостоверяющий личность (паспорт, заграничный паспорт, военный билет, временное удостоверение личности);
• личная карточка № Т-2;
• трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности (СТД-Р, СТД-ПФР, СЗВ-ТД);
• свидетельства о браке, о рождении детей;
• СНИЛС;
• военный билет;
• документ об образовании;
• ИНН;
• водительское удостоверение;
• медицинская книжка (если требуется);
• справка о доходах с прошлого места работы.

Важно! Персональные данные работника — конфиденциальная информация. Это значит, что их нельзя разглашать ее без письменного согласия сотрудника (ст. 3 Закона №152-ФЗ).

Как обрабатывать ПДн

Единственный способ избежать претензий Роскомнадзора и внушительных штрафов, которые могут достигать 18 млн р. — правильно организовать защиту и обработку личной информации.

Обработка персональных данных — любые действия с информацией о личности, выполняемые как с применением средств автоматизации, так и без них: сбор, систематизация, обезличивание, иные операции.

Чтобы не нарушить законодательство, компании следует придерживаться ряда правил.

1. Уведомить Роскомнадзор перед тем, как приступить к обработке. Уведомлять не надо при операциях с конфиденциальными данными:
   сотрудников фирмы;
2. при заключении договоров;
3. в ряде других случаев (ч. 2 ст. 22 ФЗ N 152-ФЗ).
4. Разработать политику компании по обработке данных и разместить её в открытом доступе: на сайте или на видном месте в офисе (если сайта нет).
5. Определить цели работы с личными данными и работать с ними строго с заявленными целями.
6. Обрабатывать данные с применением баз данных, которые расположены на территории РФ.
7. Принять локальные акты, которые определяют правила проведения операции с личными данными. Законодательство не содержит перечень документов, которые обязана иметь компания.
   Руководитель должен самостоятельно решить, какие локальные акты необходимо принять для данной компании, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов.

   Чаще всего это:

   Читайте также:  Таблица соответствия старых ОКВЭД и ОКВЭД с 2022 года
   • регламент обработки данных;

   правила компании по подбору персонала;

8. введение пропускного режима;
9. перечень мест хранения данных;
10. регламент уточнения, уничтожения ПДн.
11. Назначить лицо, которое отвечает за вопросы безопасности обработки ПДн.
12. Утвердить перечень сотрудников, которые допущены к работе с информацией.

Как собирать, систематизировать и хранить персональные данные

Шаг 1. Выпустить положение о персональных данных. Этого требуют и федеральный закон, и здравый смысл. В локальном акте нужно прописать все правила хранения и обработки данных.

Шаг 2. Утвердить положение. Для этого нужно выпустить соответствующий приказ с подписью руководителя и ознакомить с ним всех сотрудников. Сотрудники должны расписаться в специальном журнале или ведомости.

Шаг 3. Назначить специалиста, ответственного за персональные данные. Вероятнее всего, это будет сотрудник кадровой службы. Желательно, чтобы работа с персональными данными была указана в его трудовом договоре. Если же договор уже составлен, можно выпустить дополнительное соглашение к нему. В том же приказе нужно установить сотрудников, которые будут иметь доступ к персональным данным. Все упомянутые лица должны подписать обязательство о неразглашении данных.

Шаг 4. Собрать со всех сотрудников письменные согласия на обработку персональных данных. В письменном согласии должны быть перечислены конкретные данные и цели их использования. Цели должны сводиться исключительно к поддержанию трудового процесса.

Шаг 5. Хранить данные в строгом порядке. Данные могут храниться и в электронном виде, и в бумажном. Они должны быть абсолютно недоступными для третьих лиц, своевременно пополняться и при необходимости корректироваться.

Шаг 6. Обратиться в Роскомнадзор. Этот пункт не обязателен, если вы:

• обрабатываете информацию без использования специализированного ПО и баз данных (то есть если массив данных оператор обрабатывает вручную на ПК или на бумаге);
• обрабатываете данные только своих сотрудников и только в целях составления и ведения трудовых договоров (не более);
• оформили договор с физическим лицом как подрядчиком, поставщиком или нештатным специалистом;
• однократно пропустили постороннего человека, не являющегося вашим сотрудником, на территорию предприятия (например, для собеседования).

О требованиях к локальным актам, систематизирующим обработку персональных данных в организации, читайте нашу статью.

Организация защиты персональных данных

Для защиты персональных данных применяют различные возможности:

1. Технические. Заключаются в программе мероприятий по защите ПО от несанкционированного доступа.
   Чтобы защитить ПО, требуется привлечь IT-специалистов, смоделировать угрозы, определить степень защищённости ПДн и обеспечить безопасность.
2. Физические. Это ограничение доступа к ПДн посторонних лиц в виде допуска к работе с информацией только определённых сотрудников; внедрения пропускного режима; организации мест хранения данных и иные.
3. Организационные и юридические. Предполагают разработку и внедрение компанией политики обработки персональных данных, положения о защите данных, издание приказов о назначении ответственного, осуществление контрольных мероприятий.

Классификация действий с персональными данными

Закон «О персональных данных» называет несколько видов действий, которые могут производиться с поступившими в распоряжение организации персональными данными. Этот перечень ограничен и расширительному толкованию не подлежит. Таким образом, оператор ПДн может производить с ними следующие действия:

• сбор – это фактическая передача персональных данных от их субъекта оператору;
• запись – может происходить и ручным, и машинным способом;
• систематизация – техническое действие, облегчающее обработку персональных данных для оператора;
• накопление – термин не имеет самостоятельного значения и предполагает хранение информационных массивов на материальных носителях или с использованием средств автоматизации до момента их уничтожения;
• хранение – законодатель устанавливает множество требований к способам физической и технической защиты персональных данных;
• уточнение – под этим термином могут подразумеваться или обновление, или изменение информации;
• извлечение – здесь предполагается перенос персональных данных из памяти средств автоматизации на материальные носители;
• использование;
• передача – этот термин рассматривает такие способы предоставления к данным доступа третьим лицам, как распространение, предоставление. Распространение предполагает, что сведения становятся доступными неограниченному кругу лиц, которые могут получить их, зайдя на открытый сайт, купив газету или компакт-диск с информацией; для предоставления характерно совершение тех же действий, но в отношении нескольких субъектов, определенных соглашением или иным способом;
• обезличивание – этот способ обработки предусмотрен системами безопасности, он практически исключает возможность выделения персональных данных конкретного лица из общей для всех базы. Обезличивание может происходить только в условиях применения способа обработки данных при помощи средств автоматизации. Если оно используется, выделение данных одного субъекта из массива возможно только при применении специальных средств;
• блокирование – под ним подразумевается временное прекращение любых действий с персональными данными. Блокировка производится по заявлению субъекта персональных данных или по требованию регулятора. Если она необходима, обработка сведений возможна только в целях их уточнения;
• удаление – оно отличается от уничтожения, так как производится в целях коррекции персональных данных или для решения иных технических задач;
• уничтожение – это те шаги, которые не только уничтожают персональные данные, обрабатываемые ручным или автоматизированным способом, но и полностью исключают их восстановление. Важно: если данные находились на материальных носителях, вместе с ними уничтожаются и сами носители. Уничтожение происходит по требованию субъекта персональных данных или по истечении срока их обработки.

Чем грозит невыполнение требований по обработке персональных данных

За нарушение законодательства предусмотрен полный спектр юридической ответственности:

• дисциплинарная — за неправомерную обработку данных работником компании;
• гражданско-правовая — в виде возмещения убытков, компенсации морального вреда;
• административная — когда это предусмотрено Кодексом об административных правонарушениях;
• уголовная — за причинение вреда наиболее охраняемым общественным интересам.

Наиболее частое наказание — назначение административного штрафа.

Статья 13.11 КоАП РФ устанавливает девять составов правонарушений, в числе которых ответственность за обработку данных, когда это не предусмотрено законом; с отступлением от заявленных компанией целей и другие неправомерные действия.

За виновные действия предусмотрено наказание, минимальный и максимальный размер которого приведён в таблице.

Регламентация содержания ПД, связанных с трудовой деятельностью

В ПД входят практически все сведения о человеке. Содержание ПД определяется самими операторами. Но имеют место случаи, когда их содержание четко регламентируется нормативно-правовыми актами, и отступление от этих требований является незаконным. На любом предприятии в форму учета кадров заносятся следующие сведения (персональные данные) о каждом работнике:

• ФИО;
• информация о дате рождения;
• гражданство;
• СНИЛС;
• индивидуальный налоговый номер;
• владение иностранными языками;
• полученное образование;
• приобретенные профессии, специальности;
• сведения о составе семьи;
• место проживания;
• контакты;
• отношение к военной обязанности;
• трудовая деятельность.

Основные нормативные документы, касающиеся обработки персональных данных

Основная трудность, с которой сталкиваются компании при организации защиты персональной информации, заключается в том, что требования к обработке ПДн установлены не только федеральными законами, но и во множестве ведомственных подзаконных нормативных актов.

Принципы защиты персональной информации, требования к операторам и правила обработки установлены в:

1. Конвенции о защите прав физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных от 28 января 1981 г., ETS № 108.
   Конвенция устанавливает основные принципы и обязанности каждого государства – участника Конвенции, обеспечить соблюдение основных прав и свобод человека и неприкосновенность частной жизни.
2. Регламент (ЕС) 2016/679 Европейского парламента и Совета от 27 апреля 2016 г. о защите физических лиц в отношении обработки персональных данных и о свободном перемещении таких данных, а также об отмене Директивы 95/46 / EC.
   Больше известен как GDPR – General Data Protection Regulation. Актуален для компаний, которые ведут деятельность с участием европейских партнёров.
3. Федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
   ФЗ даёт определение понятий, устанавливает принципы и условия обработки ПДн, права субъектов, личные данные которых обрабатываются, обязанности операторов, определяет уполномоченный орган и устанавливает ответственность за нарушения.
4. Федеральном законе от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». ФЗ № 149-ФЗ определяет право на доступ к информации, условия ограничения доступа, требования к защите информации, ответственность за разглашение информации ограниченного доступа.
5. ТК РФ, Глава 14 — применительно к защите персональных сведений работников организации.
6. Указе Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».
   Указ перечисляет общие критерии, по которым информацию можно отнести к персональным данным.
7. Постановлении Правительства РФ от 01.11.2012 N 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».
   Постановление определяет уровни защищённости информации и раскрывает содержание мер, которые обеспечивают безопасную обработку конфиденциальных данных.
8. Приказе ФСТЭК России от 18.02.2013 N 21 «Об утверждении Состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».
9. Приказе Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 5 сентября 2013 г. N 996 «Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных».
   Приказ устанавливает правила обезличивания информации.
10. Приказе ФСБ России от 10 июля 2014 г. N 378 «Об утверждении Состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных…».
    Приказом утверждён перечень организационных и технических мер по обеспечению безопасности ПДн.

Кроме того, положения о защите конфиденциальной информации установлены в других федеральных законах; регламентах, приказах, инструкциях министерств и ведомств.

Способы и условия обработки данных

Способов обработки персональных данных законом установлено всего два (п. 3 ст. 3 закона № 52-ФЗ): автоматизированный и неавтоматизированный.

Также законом определены условия обработки персональных данных:

• Обработка допускается только в установленных законом случаях (для выполнения возложенных на оператора функций, например, в связи с участием человека в судебном процессе, для исполнения судебного акта и иных).
• Оператор имеет право поручить обработку информации другим лицам, но только если такое право предусмотрено законом или договором.
• Ответственность за допущенные нарушения несет сам оператор, даже если обработка данных поручена кому-либо другому.
• Порядок обработки персональных данных предполагает соблюдение конфиденциальности. Запрещается раскрывать и передавать сведения. Однако возможны исключения из этого правила. Например, при рассмотрении дела в суде личные данные истца станут известны ответчику и третьим лицам, которым вручаются копии иска, где прописана информация о сторонах процесса.

Назначение ответственных за организацию защиты данных

Оператор должен назначить ответственного за операции с конфиденциальными данными.

Ответственное лицо обязано:

• контролировать соблюдение законодательства в сфере защиты ПДн оператором и работниками;
• информировать работников о правилах обработки конфиденциальных данных;
• вести приём и обработку обращений субъектов ПДн.

В российских организациях, которые ведут деятельность в странах ЕС, должен быть назначен ответственный по защите данных — DPO.

Ответственным лицом может быть назначен сотрудник — руководитель компании, юротдела, других подразделений, либо стороннее лицо — независимый эксперт или фирма.

Порядок проведения проверок Роскомнадзором

Роскомнадзор, отечественный уполномоченный государственный орган по защите прав субъектов ПДн, имеет право проводить проверки юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на предмет выполнения ими положений Законодательства РФ в области защиты ПДн. При этом проверки проводятся как Центральным Аппаратом (план проверок и отчеты о деятельности публикуются на официальном сайте), так и Управлениями по Федеральным округам (например, на сайте Управления Роскомнадзора по ЦФО размещены планы деятельности и отчеты на последние 10 лет). Проверки Роскомнадзора регламентируются Постановлением Правительства РФ №146 от 13.02.2019 «Об утверждении Правил организации и осуществления государственного контроля и надзора за обработкой персональных данных». В соответствии с этим Постановлением проверки бывают как плановыми (практика показала, что регулятор проверяет в течение года группы компаний, объединенных по общему признаку, например, по сфере деятельности), так и внеплановыми: они могут проводится по поручению Президента, Правительства РФ или по решению Руководителя Роскомнадзора в рамках проведения прокурорской проверки, в случае неисполнения предыдущего предписания регулятора, а также в случае поступления жалоб от субъектов ПДн. При этом внеплановые проверки могут быть только выездными, а плановые могут быть как документарными, так и выездными. Регулятор при проверке изучает внутренние нормативные документы по обработке ПДн, осматривает места хранения ПДн, требует наглядно продемонстрировать обработку ПДн в информационных системах. Как правило, в случае выявления недостатков регулятор выносит предписание на устранение нарушений в заданные сроки, а штрафует за отсутствие правовых основ для обработки ПДн (например, за отсутствие задокументированных фактов дачи согласия субъектами ПДн), за несоответствие целей обработки и объема ПДн, за отсутствие необходимых уведомлений и политик на сайте оператора при условии сбора ПДн на нем.

Вывод

С каждым годом контроль по стороны Роскомнадзора становится всё жёстче, а ответственность операторов — выше:

Из таблицы видно, что в 2022 году привлечение к административной ответственности выросло на 22 % по сравнению с предыдущим годом.

В 2022 году ситуация обострилась: ответственность за некорректную обработку персональных данных ужесточилась. Более того, индивидуальных предпринимателей по объёму ответственности приравняли к юридическим лицам.

Только строгое следование требованиям закона при обработке конфиденциальной информации позволит избежать нарушений и привлечения к ответственности.

Сохранить: