Обзор изменений в первичке и регистрах бухучета в бюджетных организациях

Приказ от 15.06.2020 № 103н[1] внесет изменения в Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н, которым утверждены формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых государственными (муниципальными) учреждениями, и методические указания по их применению (далее — приказы № 103н, № 52н, Методические указания).

Что необходимо учесть бухгалтеру автономного учреждения с вступлением в силу этих изменений?

В частности:

• уточняется порядок оформления и составления документов, в том числе в электронном виде;
• вводятся новые формы документов и порядок их заполнения;
• вносятся изменения в порядок заполнения действующих форм документов.

Порядок оформления и составления документов

В целях отражения в бухгалтерском учете информации об объектах бухучета, возникающих при осуществлении фактов хозяйственной жизни, каждый факт подлежит оформлению первичным учетным документом (сводным первичным учетным документом).

Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.

Согласно дополнениям, вносимым в разд. 1 «Общие положения» Методических указаний (приложение 5 к Приказу № 52н), оформляющая часть документа должна содержать:

• подписи (с расшифровкой) должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни (сделки, операции), за его оформление и ответственных за содержащиеся в документе данные (за соответствие содержащихся в документе данных фактам хозяйственной жизни), а также должностных лиц, на которых возложено ведение бюджетного (бухгалтерского) учета, в случаях, когда подпись предусмотрена формой документа (подпись главного бухгалтера (бухгалтера), уполномоченного им лица), либо в случаях, когда в первичном учетном документе предусмотрено отражение данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета. Названные должностные лица подписывают первичные учетные документы с указанием даты подписания документа;
• должности исполнителя, подписи (с расшифровкой) и контактные данные (номер контактного телефона (при наличии), электронный адрес).

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются:

• в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью либо в случаях, предусмотренных Методическими указаниями, простой электронной подписью (далее — электронный первичный учетный документ, электронный регистр, вместе — электронные документы);
• на бумажном носителе — в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов и (или) в случае, если федеральными законами или нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

При необходимости представления другому лицу или в государственный орган (по требованию) документа на бумажном носителе, который был сформирован в электронном виде, учреждение обязано за свой счет изготавливать копии электронного первичного учетного документа, электронного регистра. Копии электронного документа заверяются в порядке, установленном в учетной политике учреждения.

Первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа, и при наличии на первичном учетном документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченных им на то лиц.

Документы, формы которых не унифицированы, принимаются к бухгалтерскому учету в случае их составления по формам, установленным учетной политикой учреждения, и при условии, что такие документы содержат обязательные реквизиты, предусмотренные п. 25 СГС «Концептуальные основы» [2].

Аналогичные положения также вводятся в указанный стандарт (Приказ Минфина РФ от 30.06.2020 № 130н).

Унифицированные формы электронных документов, установленные Приказом № 52н, применяются учреждением в целях ведения им бухгалтерского учета при условии закрепления таких требований в его учетной политике.

Электронные документы, предусмотренные Приказом № 52н, применяются субъектами учета согласно принятой учетной политике и по мере их организационно-технической готовности, но не позднее 01.01.2021 (п. 2 Приказа № 103н).

Учреждение вправе предусмотреть в учетной политике формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам электронных документов при отсутствии технической возможности их формирования и хранения в виде электронных документов. При этом в бухгалтерскую службу должен быть представлен электронный образец такого документа в целях обеспечения интеграции информационных систем и реализации принципа однократного ввода данных.

Отметки бухгалтерии о принятии объекта к учету или о его выбытии, иные поля унифицированной формы документа, предусмотренные для отражения бухгалтерских записей, в случае оформления лицом, ответственным за совершение факта хозяйственной жизни, электронного первичного учетного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью (далее — ЭЦП), не заполняются.

Учреждение вправе включить в первичный учетный документ, сформированный на основе унифицированных форм документов (электронных документов), дополнительные реквизиты (данные) при условии обеспечения информационной совместимости государственных (муниципальных) информационных систем и информационных ресурсов, средствами которых осуществляются формирование и обмен информацией и документов в электронном виде (в форме электронных документов).

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета является допустимым изменение (сужение, расширение) размеров граф и строк с учетом значений показателей, а также включение дополнительных строк и создание вкладных листов для удобства размещения и обработки информации.

В случае, если при обмене информацией в форме электронных документов предусмотрена передача скан-копий первичных учетных документов, содержащих собственноручные подписи (сформированных на бумажном носителе), ответственность за соответствие скан-копии подлиннику документа возлагается на лицо, ответственное за оформление указанным документом факта хозяйственной жизни и (или) за формирование и (или) передачу такой скан-копии.

Передача скан-копии первичного учетного документа осуществляется при условии ее подписания ЭЦП должностным лицом, ответственным за соответствие такой скан-копии подлиннику документа.

Требование-накладная форма 0504204: образец заполнения

Рассмотрим, как заполняется бланк по ОКУД 0504204 на примере. Для этого предположим, что учреждению ГБОУ ДОД СДЮСШОР «Аллюр» понадобилось передать электродрель со склада в административно-хозяйственный отдел (далее по тексту — АХО). Оформляет документ кладовщик склада № 3 в двух экземплярах: первый вручается уполномоченному представителю АХО (вместе с дрелью), второй остается на складе, позже его передадут в бухгалтерию учреждения.

Шаг 1. Кладовщик склада № 3 заполняет реквизиты учреждения, включая его код по ОКПО, указывает наименование структурных подразделений, которые участвуют в передаче, а затем номер требования-накладной и дату операции. Далее заполняются реквизиты «Затребовал» и «Разрешил», с указанием должностей и ФИО ответственных лиц:

Шаг 2. Затем в табличной части он отражает наименование передаваемых ТМЦ, номенклатурный номер, номер паспорта (или заводской номер) каждой единицы (при их наличии), количество передаваемых ТМЦ, их цену и сумму.

По строке «Итого» выводятся обобщенные данные по всем указанным в документе записям. Кладовщик, как материально-ответственное лицо, не должен здесь заполнять графы 10 и 11 — эти сведения указывают ответственные службы (в том числе бухгалтерская).

Шаг 3. В завершение стороны вписывают данные сотрудников, которые несут ответственность за передачу электродрели, при этом указывается дата события.

Шаг 4. В установленный срок требование-накладная передается кладовщиком в соответствующую службу учреждения, которая обрабатывает полученные данные: указывает корреспондирующие счета и вносит соответствующие записи в журнал операций. После этого заполняются реквизиты «бухгалтерской» части документа:

Новые формы первичных учетных документов

В приложении 5 предусматривается порядок заполнения указанных форм, в котором отмечено, что эти документы оформляются в электронном виде.

Новые формы регистров бухгалтерского учета

Также предусматривается порядок заполнения указанных регистров. Соответствующие дополнения вносятся в приложения 3, 4, 5 к Приказу № 52н.

Изменения в порядке заполнения отдельных первичных документов

Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143). В порядке заполнения данного документа уточнено, что он составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов при оформлении решения о списании мягкого инвентаря, посуды и однородных предметов производственного и хозяйственного инвентаря стоимостью от 3 000 руб. до 100 000 руб. (до внесения изменений — от 3 000 руб. до 40 000 руб.) включительно за единицу и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия указанных объектов учета.

Требование-накладная (ф. 0504204). Согласно поправкам данный документ не применяется для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств.

Такие операции нужно будет оформлять приходным ордером (ф. 0504207).

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). В порядке заполнения данного документа уточнено, что он применяется для оформления выдачи материальных ценностей в использование для хозяйственных, научных и учебных целей, а также передачи в эксплуатацию объектов основных средств стоимостью до 10 000 руб. (до внесения изменений — до 3 000 руб.) включительно за единицу.

Расчетная ведомость (ф. 0504402). В порядке заполнения данного документа дополнено, что этот документ применяется для отражения начислений по заработной плате работников в течение месяца и сумм, причитающихся к выплате при окончательном расчете, стипендий, пособий, иных выплат, осуществляемых на основе договоров (контрактов) с физическими лицами, а также отражения удержаний из сумм начислений (налогов, страховых взносов, удержаний по исполнительным листам и иных удержаний).

Платежная ведомость (ф. 0504403). Согласно поправкам данная форма применяется в случаях начисления заработной платы, иных выплат с оформлением расчетной ведомости (ф. 0504402).

Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (ф. 0504425). Уточнен порядок заполнения данной формы в отношении заполнения данных в графе 9. В действующем порядке вместо графы 9 ошибочно указана графа 12.

Авансовый отчет (ф. 0504505). В порядке заполнения данного документа дополнено, что он применяется для учета расчетов с подотчетными лицами при условии оформления на бумажном носителе.

Кассовая книга (ф. 0504505). Дополнен порядок формирования данной формы в электронном виде. В частности, записи в электронную кассовую книгу вносятся в момент подписания кассиром ЭЦП каждого приходного кассового ордера, расходного кассового ордера либо скан-копий указанных документов, содержащих собственноручные подписи. Квитанция к приходному кассовому ордеру, сформированному в электронном виде, подписывается ЭЦП главным бухгалтером или уполномоченным лицом и кассиром. Формирование электронной кассовой книги осуществляется ежедневно, включая рабочие дни, в которые кассовые операции не проводились.

Табель учета посещаемости детей (ф. 0504608). В порядке заполнения данного табеля уточнено, что дни посещения ребенком учреждения в табеле не отмечаются, если иное не предусмотрено учетной политикой. Дни непосещения отмечаются в соответствующей графе так:

• «В» — выходные дни;
• «НУ» — неявка по уважительной причине;
• иными буквенными обозначениями, предусмотренными учетной политикой (например, «НБ» — неявка по болезни; «НЯ» — неявка без уважительной причины (по пропущенным дням, подлежащим оплате согласно условиям договора).

Извещение (ф. 0504805). Порядок заполнения данной формы изложен в новой редакции, согласно которой она используется:

• при оформлении бухгалтерского документа в целях обеспечения своевременного отражения бухгалтерских записей согласно первичному учетному документу по взаимосвязанным операциям между субъектами учета (в частности, по расчетам, возникающим по операциям приемки-передачи имущества, активов и обязательств между субъектами учета, в том числе при межведомственных и межбюджетных расчетах, по расчетам между государственными (муниципальными) бюджетными и автономными учреждениями и учредителями, расчетам между органами, осуществляющими кассовое обслуживание по поступлениям (выбытиям) в бюджет (из бюджета));
• при оформлении первичного учетного документа в целях отражения взаимосвязанных операций между субъектами учета (возникающих объектов учета (их изменений), по которым не установлены унифицированные формы первичных учетных документов (формы электронных первичных учетных документов), — в частности операций, возникающих при предоставлении межбюджетных трансфертов с условиями при передаче активов, включая операции, формирующие расчеты по возврату неиспользованных средств межбюджетного трансферта; предоставлении с условиями при передаче активов бюджетным и автономным учреждениям субсидий (грантов) из бюджетов бюджетной системы РФ, бюджетными (автономными) учреждениями, включая операции, формирующие расчеты по возврату указанных субсидий (грантов).

Бухгалтерская справка (ф. 0504833). Порядок применения данной справки изложен в новой редакции, согласно которой она используется:

• при формировании первичного учетного документа в целях отражения операций, совершаемых в ходе ведения хозяйственной деятельности, для отражения которых не установлены унифицированные формы первичных учетных документов (формы электронных первичных учетных документов), операций, в результате которых не требуется представления плательщиком (физическим, юридическим лицом) первичного учетного документа для совершения факта хозяйственной жизни;
• при формировании бухгалтерского документа для отражения бухгалтерских записей на основании первичного учетного документа в случае передачи лицом, ответственным за оформление фактов хозяйственной жизни, первичных учетных документов в виде электронных документов, подписанных ЭЦП, при отсутствии возможности в оформленном первичном учетном документе заполнения раздела «Отметка о принятии к учету» (при передаче полномочий по ведению бухгалтерского учета и формированию отчетности централизованной бухгалтерии), при отражении в бухгалтерском учете операций, связанных с исправлением ошибок, выявленных субъектом учета, проверяющим органом.

Также установлен порядок заполнения справки в зависимости от факта хозяйственной жизни, в отношении которого она составляется.

Код ОКУД: 0504103

0504102) применяется для оформления и учета перемещения объектов нефинансовых активов, в том числе основных средств, нематериальных активов, готовой продукции, произведенной учреждением, из одного структурного подразделения в другое, от одного материально ответственного лица другому, внутри учреждения.

Накладная (ф. 0504102) выписывается передающей стороной (структурным подразделением-отправителем) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получающей и передающей сторон. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у материально ответственного лица, передающего объект основных средств, третий экземпляр передается материально ответственному лицу, принимающему объект основных средств.

Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в Инвентарную карточку учета нефинансовых активов (ф. 0504031).