Как производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Для чего нужна нумерация документов

В субъектах малого бизнеса объем кадровой документации ограничен. Поэтому все бумаги при необходимости легко разобрать. Однако если на предприятии работает более ста сотрудников, документы будут оформляться практически каждый день. Для оперативного ориентирования в них и нужна нумерация. Она решает следующие задачи:

• Быстрый поиск нужного акта.
• Удобное нахождение связей между несколькими документами (к примеру, между приказом о сокращении штата и приказом о расторжении трудового соглашения).
• Обеспечение правильного хранения документации.
• Систематизация актов на основании их содержания.
• Создание порядка регистрации бумаг.
• Упрощение классификации документов при их оформлении на хранение.
• Разделение распоряжений на группы.

Каждый документ имеет свой срок хранения. Только после истечения этого срока бумагу можно уничтожить. Нумерация является в том числе инструментом для обозначения сроков хранения.

Как вести журнал регистрации приказов?

Что обозначает присвоение номера

Нумерация – это процесс присвоения документу определенного номера. Процедура подразумевает разграничение бумаг с различными сроками хранения:

• Длительный: 50 или 75 лет.
• Краткосрочный: 1 или 5 лет.

Номера документов отличаются сложным составом, то есть в них входят цифры и буквы. Необходимость сложносоставных номеров обусловлена большим многообразием бумаг. Ежегодно предприятие должно обновлять порядок исчисления. В начале года номера новых бумаг начинаются с цифры 1.

Вопрос: Обязательно ли вводить буквенные индексы в нумерации приказов по личному составу о поощрениях, о взысканиях? Можно ли использовать только цифры в обозначении номера приказа по личному составу? Посмотреть ответ

Что делать, если в приказе закралась ошибка

Внесение в уже существующий приказ законодательно не запрещено, однако предусмотрен некий перечень условий веской необходимости для этого. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.

К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

1. При изменении локальных и нормативных актов самой организации
2. При необходимости внести корректировку в личные данные сотрудника, на которого был издан приказ

Важно! Запрещено вносить изменения в уже существующий приказ.

Для исправления издайте новый, указав в нем:

• Причины изменений.
• Основание для внесения изменений.
• Указание действий должностным лицам или структурному подразделению фирмы, которые они должны выполнить в связи с изменением приказа.
• Ссылку на изменяемый приказ или положение в нем, его дату, номер и название.
• Указание сотрудника, на которого возложен контроль за исполнением документа.

При оформлении большого количества исправлений их лучше собрать в приложение, которое отразить в новом приказе.

Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ оформляется в бумажном варианте. А к желательным реквизитам можно отнести:

• Наименование фирмы;
• Наименование и дата документа;
• Регистрационный номер;
• Место составления приказа;
• Текст документа;
• Подписи ответственных лиц;
• Отметка об исполнителе;
• Визы согласования приказа (при необходимости).

Особенности присвоения номера

Нумерация определяется величиной предприятия. В малых организациях можно использовать простой порядок исчисления: числовое и буквенное обозначение через разделительный знак. Расшифровка обозначения будет следующей:

• Цифры. Присваиваются в порядковом виде. То есть номер присваивается документу в порядке поступления последнего. Новое исчисление ведется с начала календарного года.
• Буквы. Является приставкой к числу. Нужен для идентификации формы приказа, для обозначения его содержания и группы.
• Разделительный знак. Служит для разделения буквенного и числительного обозначений. В качестве составляющих индекса могут выступать тире, точка, дробь.

Обозначение может быть представлено без разделительного символа. То есть цифры и буквы проставлены сплошным способом. Между символами может быть пробел. Допускается также его не проставлять. Однако имеет смысл поставить знак разделения, так как это позволит проще расшифровать индекс.

Если предприятие большое, нумерация усложняется. Рекомендуется сформировать собственную систему обозначений. Все ее нюансы фиксируются в локальном акте. С этим актом нужно ознакомить всех сотрудников, которые занимаются оформлением кадровой документации. В обратном случае вероятна путаница.

Система, разрабатываемая сотрудниками компаниями, должна быть логичной и понятной. К примеру:

• Приказы о вынесении взыскания обозначаются буквенным обозначением «ДВ».
• Распоряжения об увольнении обозначаются символом «У».

В законодательстве нет указаний относительно присвоения обозначений. Поэтому буквенные и числительные комбинации могут быть совершенно разными.

Чем грозит выдача приказа

Оформление приказов в суде допускается только в отношении бесспорных долгов и обязательств. К ним закон относит кредиты и микрозаймы, долги по нотариально оформленным документам, взыскание алиментов, неплатежей за услуги ЖКХ, ну и по некоторым другим обязательствам. При этом общая сумма взыскания в приказном производстве не может быть больше 500 тыс. руб.

Если характер обязательств допускает выдачу приказа, то кредитор практически из 100% возможностей выберет обращение за ним.

Почему? Да потому, что при отсутствии возражений от ответчика, с этим судебным актом можно:

• обратиться в ФССП для возбуждения производства, а также — добиться ареста счетов и банковских карточек, начать с карт должника принудительное списание средств;
• подать документ по месту работы должника, чтобы начать удержания с зарплаты;
• направить приказ напрямую в банк, где у ответчика открыты счета, вклады и карты.

В любом случае наличие приказа грозит ответчику взысканием. При этом о выдаче судебного акта должник может узнать далеко не сразу — в силу характера исполнительного производства. Хотя судья обязан направить копию документа второй стороне.

Но письмо из суда может долго идти по почте или вообще затеряться. Если же должник изменил адрес своего проживания, и не уведомил об этом органы регистрации, то письмо будет возвращено обратно в суд.

Если вовремя узнать о взыскании, то можно отменить приказ в упрощенном порядке. Закон дает 10 дней на подготовку и подачу возражений на вынесенный приказ. Если они поступят в судебный орган в установленный нормативами срок, то приказ отменят. Это требование закона.

Отмена судебного приказа. Статья 129 ГПК

При поступлении в установленный срок возражений должника относительно исполнения судебного приказа судья отменяет судебный приказ.

В определении об отмене судебного приказа судья разъясняет взыскателю, что заявленное требование им может быть предъявлено в порядке искового производства. Копии определения суда об отмене судебного приказа направляются сторонам не позднее трех дней после дня его вынесения.

Читать полностью

Источник

Если 10-тидневный срок пропущен по уважительным причинам, то его можно восстановить. Для отмены приказа нужно, как минимум, знать номер документа и дату его вынесения, а также (неплохо бы) — сумму взыскания. В идеале вообще получить копию документа, чтобы прикладывать ее к возражениям и жалобам.

Поиск карточки дела на сайте суда

Какие бумаги подлежат нумерации

Нумерация служит для обозначения приказов. Последние представляют собой распорядительный документ, устанавливающий определенные правоотношения. Приказы принимаются руководителями фирмы. Разновидности принимаемых приказов утверждены Приказом Минкультуры №558 «Об утверждении перечня типовых документов» от 16 февраля 2016 года. Подразделяются бумаги на эти основные группы:

• По персоналу фирмы. К примеру, это приказы о приеме на службу или увольнении.
• По главному направлению деятельности. К примеру, это Положение об охране труда.
• По административной работе. Это распоряжения по формированию охраны.

Все эти приказы должны быть пронумерованы.

Образец приказа о нумерации в кадровом делопроизводстве

ОБЩЕСТВО С ОГРНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ТОПОЛЁК»

ИНН 920897654,КПП 920101001, г.Москва, ул. Севастопольская,д.1

ПРИКАЗ №1

г.Москва 13.06.2022

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ввести с 2022 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «ТОПОЛЁК» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:
   приказы о приеме работника на работу – П (прием); 2. приказы о прекращении действия трудового договора с работником – У (увольнение); 3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника); 4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск); 5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н; 6. остальные приказы – К (кадры).
2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Петрова О.Н.

Генеральный директор О.Р.Веселкин

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров

ООО «ТОПОЛЁК»

14.06.2022г. Петрова О.Н.

Модели организации нумерации

Рассмотрим схемы нумерации от самых простых до самых сложных:

• Простой вариант. Подходит для малых компаний с ограниченным документооборотом. Бумаге присваивается числовой код. Если требуется, можно добавлять к нему буквенное обозначение. Нумерация выполняется от цифры 1. Исчисление будет вестись до конца года. С первого дня нового года нумерация вновь ведется с единицы. Цифра будет обозначать порядок поступления бумаги, а буква – содержание приказа, его вид. Между двумя этими символами, как правило, не ставится разделительный знак.
• Усложненный вариант. Подразумевает сквозную нумерацию. Документы подразделяются на различные группы. Буква будет указывать на группу, к которой принадлежит бумага.
• Сложный вариант. Актуален для больших предприятий, где ведется обширный документооборот. Обозначения в данном случае могут указывать на группу распоряжений, сроки их хранения. Шифр может обозначать подразделение, к которому относится документ. Для создания шифра нужно использовать несколько букв.

Простое обозначение предполагает одну букву и одну цифру, усложненное – целый шифр.

Журнал регистрации приказов

Порядок присвоения обозначений распоряжениям не оговорен в законодательных актах. А потому следует вести журналы для регистрации документации. Регистрация приказов представляет собой копирование реквизитов с бумаги и фиксацию их в специальной форме. В журнале обязательно должны прописываться номера распоряжений. Количество журналов может быть различным. Это или один экземпляр на все формы распоряжений, или несколько книг для отдельных групп приказов. Рекомендован именно последний вариант. К примеру, в одном журнале содержатся приказы по главному направлению деятельности, в другом – распоряжения по персоналу.

ВАЖНО! Регистрация распоряжения наделяет последнее юридической силой.

У СВЕДЕНИЮ! Закон не регламентирует формы журналов регистрации. Поэтому утверждаться они могут сотрудниками компании.

Плюсы и минусы в нумерации приказов

Порядок присвоения номера

Рассмотрим порядок присвоения индекса:

1. Распоряжения разграничиваются по отдельным группам. Группы могут выделяться на основании содержания документа, срока его хранения.
2. Каждая из выделенных групп регистрируется в специальных формах. К примеру, это журналы, система электронного документооборота.
3. Для нумерации конкретного приказа нужно посмотреть в журнал, проверить, какой именно индекс присваивается соответствующему документу. После этого бумаге присваивается необходимый номер.

ВАЖНО! Компании обязательно нужно зафиксировать собственный способ нумерации в локальных актах.

Примеры

Принятая нумерация фиксируется в инструкции. Этот документ является помощником сотрудникам, которые ведут кадровый документооборот. Рассмотрим пример нумерации:

• Символ П обозначает прием на работу.
• У – увольнение.
• ПР – перевод сотрудника на другую должность.
• О – отпуск.
• Н – нарушение дисциплины.
• К – прочие кадровые распоряжения.

Если принимается распоряжение, не относящееся к приведенным группам, можно не помечать его буквенным обозначением.

Что можно узнать из содержания судебного приказа

Ознакомившись с содержанием приказа, можно принять решение о подаче возражений или кассационной жалобы. Если же вы согласны с требованиями взыскателя, то можно полностью погасить задолженность, не дожидаясь списания с карт, а также проведения малоприятных процедур описи, ареста и реализации имущества.

В содержании приказа можно узнать:

• наименование судебного органа;
• номер дела (приказа), дату вынесения судебного акта;
• сведения о взыскателе и должнике;
• суть требования;
• размер основной задолженности, сумму уже начисленных штрафных санкций;
• реквизиты для оплаты долга (например, номер банковского счета).

Приказ всегда заверяется печатью и подписью судьи. При этом оригинал документа хранится в материалах судебного дела, а взыскатель получает заверенную копию.

Наименование организации – автора документа

В унифицированной форме № Т-8 данный реквизит указан одним из первых. Рекомендуем начинать с него и в самостоятельно разработанной форме, так как наименование работодателя позволяет сразу определить, с кем конкретно работник состоял в трудовых отношениях (чей это приказ).
Правильное заполнение данного реквизита в определенной мере влияет на судьбу работника, особенно при выходе на пенсию и возникновении спора по страховому стажу. Ошибка в наименовании или его отсутствие может поставить под сомнение период работы у конкретного работодателя и привести к обнулению отдельных периодов стажа при слабости других доказательств трудовых отношений (Апелляционное определение Пензенского областного суда от 02.04.2019 по делу № 33-904/2019).

Обратите внимание

В приказе указывается полное и сокращенное (при наличии) наименования, установленные на дату издания приказа (если приказ заполняется работодателем – индивидуальным предпринимателем, то делается указание на этот факт и указываются Ф. И. О. предпринимателя). При этом заполняемые данные в форме приказа не должны отличаться от таковых в ЕГРЮЛ (или ЕГРИП для ИП).

Если сокращенное наименование организации отличается от полного только общепринятой аббревиатурой организационно-правовой формы, то его указывать необязательно (например, наличие сокращения «ООО “Василек”» рядом с «Общество с ограниченной ответственностью “Василек”» не информативно). А вот если есть уникальное сокращение самого наименования организации, то указывать его необходимо, тогда, например, рядом с «Акционерное общество “Центр маркетинговых исследований рынков Азии”» в скобках появится «АО “ЦМИРА”»).

Журналы учета приказов

Трудовое законодательство не содержит никаких положений, которые обязывают кадровую службу вести журналы учета приказов. А значит, каждое предприятие имеет право свободно определять количество журналов, необходимых к ведению:

• один журнал учета на все виды распоряжений;
• несколько журналов, разделенных в зависимости от вида приказов;
• ни одного журнала.

Важно! Унифицированных форм указанных книг нет, соответственно, кадровая служба может их разработать самостоятельно. В том числе допустимо ведение журналов в электронном виде, если это оговорено локальной инструкцией по делопроизводству.

***

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве может значительно упорядочить процесс регистрации и учета документации в целом. Какой способ использовать при этом, каждая организация вправе определить самостоятельно.