В электронные ТК включили полные сведения о стаже из бумажных
Принятый в 2022 году ФЗ об электронных трудовых книжках внес поправки в Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Его нормами установлен перенос данных о стаже граждан из бумажных книжек в единый электронный реестр, который для удобства назвали электронной трудовой книжкой (ЭТК). Первоначально сведения внесли только начиная с 01.01.2020, но с 14.12.2020 Пенсионный фонд России начал вносить в СТД-ПФР информацию о работе за период до 31.12.2019 включительно. Основные сведения о стаже доступны с 2002 года, но только в том случае, если они есть в распоряжении ПФР.
Все граждане вправе обращаться в ПФР с заявлением о переносе недостающих сведений о работе из бумажной книжки на индивидуальный лицевой счет. ПФР внесет информацию за период до 2022 года. При необходимости стаж уточнят у работодателей. Если у заявителя в отчете СТД-Р, поданном работодателем, отражен весь трудовой стаж, запрашивать бумажную ТК необязательно. И это последние новости о переходе на электронные трудовые книжки, который в 2022 году проходит не массово, а в индивидуальном порядке.
Желающих применять электронные трудовые книжки работников всего 30%. Это следует из уведомлений о желающих заменить бумажную на электронную и данных опросов. Большинство россиян намерены продолжить ведение бумажного документа о стаже.
Что нужно знать об электронных трудовых работникам
Подробно о сути изменений до 31 октября 2022 года вас должен проинформировать работодатель. Вкратце они следующие:
- Для уже работающих граждан переход на электронные трудовые является добровольным. Тем, кто решит обзавестись электронной трудовой (и напишет такое заявление), работодатель отдаст бумажную книжку на руки и больше не будет нести ответственности за ее хранение. Последняя запись в книжке при этом будет такой.
- Если есть желание сохранить документ в традиционном виде, об этом тоже нужно подать работодателю соответствующее заявление (в произвольной форме или на бланке, который даст ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник). Тогда работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.
- Те, кто впервые устроится на работу с 2022 года, будут иметь сразу электронную трудовую, бумажную им заводить никто не будет даже при их желании. Поступающим на первую работу в 2022 году бумажную трудовую еще могут оформить.
- При устройстве на работу электронную трудовую новому работодателю можно представлять либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. В таком же виде он будет выдавать вам ее при увольнении.
- Не нужно волноваться за сохранность сведений электронных трудовых книжек. ПФР гарантирует высокий уровень защищенности своих информационных систем. Фонд говорит, что сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
Обязателен ли переход на цифровой формат
Переход на новую версию добровольный. Если человек захочет сохранить старый формат, на бумаге, он имеет на это право. В любом случае, согласен работник на переход или хочет оставить все по-старому, ему надо написать заявление. Тем, кто откажется от бумажного варианта и напишет заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажный документ выдадут на руки в течение 3 дней. Тем, кто устраивается на работу впервые в 2022 году, оформят только ЭТК.
Что-то не получается?
Разобраться в правилах перехода и работы с электронными трудкнижками поможет видеосеминар от эксперта КонсультантПлюс. Используйте бесплатный доступ, чтобы посмотреть.
Электронная трудовая книжка: как выглядит (образец заполнения)
Как выглядит электронная трудовая книжка? По форме это будет информационный ресурс. По содержанию каких-то кардинальных перемен в данных о трудовой деятельности и стаже не предполагается. Перечень сведений для электронной трудовой аналогичен бумажной и включает:
- место работы;
- периоды работы;
- должность (специальность, профессию);
- квалификацию (разряд, класс, категорию, уровень квалификации);
- даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
- основания прекращения трудового договора.
При этом нужно учитывать, что электронная трудовая книжка существует только в цифровом формате и не предусматривает физического носителя. Просмотреть сведения из нее человек сможет в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов. Можно будет получить и бумажную выписку. Ее предоставит работодатель по последнему месту работы (для этого предусмотрена специальная форма). Также за выпиской можно будет обратиться в ПФР или МФЦ, причем экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы.
Пошаговый алгоритм перехода на ЭТК
В 2022 году работодателей обязали уведомить сотрудников о переходе на новую форму учета до 01.01.2021. Работники до конца декабря определились с видом учета и написали соответствующее заявление. Но некоторые решили подумать подольше — они вправе изменить первоначальное мнение и выбрать ЭТК в любое время. Разберем переход на электронные трудовые книжки пошагово в 2021 году, если один или несколько работников заявили о таком желании.
Шаг 1. Написание работниками заявлений
Заявить о желании перейти на ЭТК разрешено в произвольной форме. Документ составляют от имени работника на имя руководителя организации. В нем указывают дату, с которой прекращается применение бумажного документа.
В 1С и других программах для учета уже внедрены формы заявлений, программа для ведения электронных трудовых книжек и отчетность в ПФР.
Бесплатно используйте образцы от КонсультантПлюс, чтобы правильно заполнить все документы для перехода.
Шаг 2. Проверка бумажных бланков
Законодатель рекомендует проверить заполнение бумажных документов, чтобы между рукописным и цифровым вариантами не было расхождений. Иначе в отчет СЗВ-ТД попадут неверные сведения. Обратите внимание, как заполнить электронную трудовую книжку, — сведения направляются только о работе в организации, остальные данные внесет ПФР.
Шаг 3. Сдача отчетности в ПФР
Впервые отчет СЗВ-ТД отправили в феврале 2022. На каждого гражданина РФ в ПФР открыты лицевые счета. С 01.01.2021 в них появился раздел «Сведения о трудовой деятельности». Он заполняется данными из отчета СЗВ-ТД. Когда работник подает заявление о переходе на ЭТК, работодатель формирует отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам с данными о его трудовой деятельности.
В 2022 г. отчет подается до 15-го числа месяца, следующего за кадровыми изменениями, но после приема или увольнения сотрудника его направляют не позже следующего за произошедшим событием дня.
Шаг 4. Изменение внутренних кадровых документов
Локальные акты надо откорректировать в соответствии с изменением .
Тем сотрудникам, которые отказались от ведения бумажных книжек в 2020 г., в них делают запись так, как рассказал Минтруд в письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150.
Шаг 5. Выдача работникам бумажных трудовых книжек
Если сделан выбор в пользу электронной версии, возврат к бумажному носителю невозможен.
ВАЖНО!
Работникам, отказавшимся от бумажных книжек, наниматель обязан выдать их в течение 3 дней после получения соответствующего заявления.
Есть еще один пункт из алгоритма, как перейти на электронные трудовые книжки в соответствии с действующими инструкциями, — в книге учета движения ТК делается запись:
Выдана на руки на основании письменного заявления Синюковой Киры Александровны о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).
Новое в бланке трудовой книжки с 01.09.2021
Минтруд обновил бланк трудовой книжки и вкладыша в неё. Вот так они выглядят с 1 сентября 2022 года:
На титульном листе теперь есть пометка, что печать ставить нужно при ее наличии.
В трудовой книжке теперь больше страниц для сведений о работе и меньше для информации о награждении или поощрении работника. И это понятно: ведь в электронной форме трудовой книжке (СЗВ-ТД) данные о награждениях вообще не приводят.
Так, сведениям о работе в новой форме трудовой книжки отведено 14 разворотов, а не 10, как до 01.09.2021. Аналогично – для данных о награждении: стало 7 разворотов вместо 10.
Само содержание бланка и вкладыша трудовой книжки осталось прежним.
Новое в заполнении трудовых книжек с 1 сентября 2022
Записи в книжку Минтруд разрешил целиком или частично впечатывать либо вносить с помощью технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа/печати (п. 3 приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
То есть, одну запись можно одновременно и вписать, и снабдить штампом. Применимы оба способа.
Теперь лишь рекомендовано использовать перьевую или гелевую ручку, ручку-роллер, а также световодостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета (до 01.09.2021 делать записи нужно перечисленным).
С 1 сентября 2022 года отменено требование о заполнении трудовой книжки в присутствии работника, принимаемого на работу впервые.
Сведения о работе по совместительству можно вносить как по хронологии, так и блоками — одновременно о приеме и увольнении.
В записи об увольнении в связи с переводом сотрудника на другую постоянную работу с 01.09.2021 нужно указывать наименование юрлица или ИП, к которому он уходит.
Некоторые записи в трудовую книжку актуализированы в соответствии с требованиями новых федеральных законов или изменениями в действующие законы.
По-прежнему бумажную трудовую книжку нужно вести на каждого работника, который проработал в компании 5 дней и более.
Как и где оформить ЭТК самостоятельно – пошаговая инструкция
Формированием данных для электронных трудовых книжек занимаются работодатели. Если по каким-либо причинам вы не работаете, то никаких действий предпринимать не нужно до тех пор, пока не решите выйти на работу.
При трудоустройстве до 31.12.2020 г. кадровик компании-работодателя предложит определиться с форматом трудовой книжки и заполнить один из 2-х вариантов заявления.
Вариант 1
Вариант 2
Внимание!
В любом случае работодатели, начиная с 01.01.2020 г., по всем кадровым перемещениям направляют информацию по каналам ЭДО в ПФР для их фиксации в электронных трудовых книжках. То есть, на весь персонал, независимо от выбранного формата документа, в обязательном порядке Фондом формируется его электронный вариант.
Разница лишь в том, что при выборе ЭТК, работник получает трудовую книжку на руки и больше в ней никогда никаких записей делаться не будет. При выборе бумажного варианта кадровая служба компании вынуждена подавать сведения в электронном виде в Пенсионный фонд и параллельно делать аналогичные записи в её бумажной версии.
По всем поступившим на работу в январе 2022 г. и позже, работодатели автоматически переведут учёт кадровых мероприятий в электронный вид. Надлежаще оформленный бумажный вариант книжки будет выдан работнику на руки.
Пример оформления записи:
С этого момента трудовая книжка будет храниться у вас. Позаботьтесь о её сохранности. Информация, содержащиеся в этом документе, потребуется вам ещё не раз. Например, при выплате пособия по временной нетрудоспособности.
Наталья Соколова несколько месяцев назад перешла работать в новую организацию. До этого по прежнему месту работы она подала заявление и перешла на ЭТК.
И всё было хорошо до тех пор, пока девушка не оформила больничный лист, а вернее, пока не получила оплату за дни болезни.
Размер пособия по листку нетрудоспособности зависит от страхового стажа и среднего заработка.
Страховой стаж % от среднего заработка 6 мес.-5 лет 60 5-8 лет 80 свыше 8 лет 100 Страховой стаж Натальи 15 лет, а значит, она могла рассчитывать на полноценный доход, равнозначный её обычной зарплате. Однако получила сущие гроши.
Причина: работодателю для расчёта пособия по больничному листу были доступны только данные о стаже начиная с 2022 г. Девушка не предоставила вовремя бумажную трудовую книжку, т.к. не помнила, куда её положила. Стаж не подтверждён, поэтому размер выплат составил 60%, вместо 100%.
Конечно, позже сделали перерасчёт и пособие доплатили, но понервничать Соколовой всё же пришлось.
А теперь представьте, что бы было, если бы бумажный вариант трудовой книжки не нашёлся. Едва ли девушке удалось бы быстро восстановить информацию о стаже за 15 лет.
И таких случаев может быть немало. Вот вам ещё одна ситуация, часто встречающаяся на практике после введения ЭТК.
Михаил Звягинцев недавно приехал в Казань. В скором времени он решил купить квартиру по ипотеке. Подобрал вариант, но продавцы недвижимости ждать долго не могли. Поэтому ипотечный кредит надо было оформить быстро. Подходящее кредитное предложение нашлось в одном из местных банков.
Мужчина оперативно собрал документы, взял справку о трудовой деятельности у своего нынешнего работодателя. Банк документы проверил и запросил подтверждение стажа за последние 10 лет. Вот здесь и потребовалась «старая» бумажная трудовая книжка, т.к. в справке были лишь данные за текущий 2022 г.
Но вот незадача, не было у Михаила её с собой. Часть деловых бумаг он оставил в доме родителей в другом городе. Пока Звягинцев ездил за книжкой, квартиру продали.
Так что, получив трудовую книжку на руки, берегите её и держите при себе!
Стоит ли переходить на электронную книжку – мнение эксперта
Моё мнение: стоит! Но не прямо сейчас, а ближе к концу 2022 г. К тому времени отладится алгоритм взаимодействия между ответственными сторонами процесса, решатся большинство проблем, возникающих на начальном этапе.
На данный же момент порядок ведения ЭТК вызывает много вопросов на местах в компаниях и организациях. Наверняка ещё не раз будут вноситься поправки в законодательство, регулирующее этот вопрос. Поэтому рекомендую не спешить.
Особенно мой совет актуален для той категории граждан, кому осталось совсем немного до пенсии, мамочек в декрете и т.п.
Помните!
Выбрав электронный формат, а затем передумав, вы не сможете вернуться к её традиционной бумажной форме.
Как заполнить и отправить СЗВ-ТД?
Следует отметить, что в настоящее время для заполнения СЗВ-ТД работодатель может использовать программу «1С Зарплата и управление персоналом 8». При работе с ЭТК сдавать отчетность в Пенсионный фонд можно также в СБИС.
Пример
:
Для того чтобы передать в ведомство отчет СЗВ-ТД в многофункциональной системе СБИС онлайн, необходимо:
- в разделе «Отчетность/Пенсионный
» создать отчет «
СЗВ-ТД
»; - если кадровый учет на предприятии ведется в системе СБИС, то необходимый отчет кадровик можно создать из документов «Прием на работу
», а также «
Увольнение
»; - в разделе «Реквизиты
» необходимо удостовериться в правильности отчетного периода (месяц за который в ПФР передаются сведения, а также год) и регистрационного номера, который был присвоен страхователю по ОПС; - перейти в раздел «Сотрудники
» и нажать на «
+Сотрудник
» для добавления работников; - далее нужно заполнить сведения о каждом добавленном работнике. Для этого кадровик должен нажать на соответствующую фамилию, а также о кадровых мероприятиях — приеме на работу, увольнении, переводе и так далее;
- в конце следует удостовериться в правильности заполнения отчета, а после отправить в ПФР.
Кроме того, в отчете СЗВ-ТД имеется пункт, которого нет в бумажной версии трудовой книжки — отметки о подаче сотрудником заявления, касающегося выбора подходящей формы учета сведений о его трудовой деятельности.
После отправления отчета работодатель в течение одного дня получит уведомление о его доставке в ПФР. Если отчет будет принят, то из Пенсионного фонда в течение 3 дней придет положительный протокол. При наличии ошибок работодатель получит уведомление об отказе. В данном случае ему придется в течение 5 дней исправить недочеты и направить СЗВ-ТД заново.
Помимо двух названных выше систем некоторые работодатели предпочитают заполнять форму СЗВ-ТД в Контуре — программе, которая подходит для сдачи отчетности, как и предыдущие два продукта.
Новое в учёте трудовых книжек с 01.09.2021
Для учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также их бланков работодатель к 1 сентября 2022 года должен разработать и утвердить локальным актом свои формы соответствующих учётных книг или журналов.
Прежние формы из постановления Минтруда от 10.10.2003 № 69 (Приложения № 2 и 3) утрачивают силу с 01.09.2021, но их можно спокойно брать за основу при генерации своей формы книги/журнала учёта трудовых книжек.
Соответствующие учетные реестры нужно заверить руководителю и печатью организации (при ее наличии). А скрепление сургучной печатью и опломбировка необязательны.
