Кто обязан заполнять путевые листы
Федеральным законом от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ (далее — Закон № 259-ФЗ) установлена обязанность оформлять путевые листы для:
- компаний, занимающихся перевозкой людей на маршрутных такси в черте города и пригороде;
- транспортных организаций по междугородным пассажирским перевозкам;
- компаний, занимающихся автомобильной транспортировкой грузов и багажа;
- всех транспортных компаний, деятельность которых связана с иными видами наземного общественного транспорта (трамваи и троллейбусы).
Исходя из этого, многие отказываются от ведения путевых листов. Но, этого делать не стоит.
Путевые листы нужны:
- бухгалтерии — для учета и списания ГСМ, учета рабочего времени водителей, подтверждения расходов, которые отражены в налоговой отчетности и уменьшают налоговую базу.
- директору фирмы, начальнику транспортного или аналогичного по функционалу отдела – для того, чтобы иметь информацию о том, где находился автомобиль в рабочее время, какой маршрут совершал водитель.
Кому необходимо использовать путевой лист в своей работе
В соответствии с п. 2 ст. 6 закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.2007 № 259-ФЗ использовать транспортное средство без оформления путевого листа запрещено в следующих случаях:
- при перевозке пассажиров;
- перевозке багажа, грузов, товаров;
- использовании такого наземного транспорта, как трамвай, троллейбус, автобус.
Возможна ситуация, когда сотрудник организации не является водителем, не перевозит пассажиров и грузы, а использует автомобиль в рабочих целях для передвижения. Грозит ли штраф за путевой лист в такой ситуации? Однозначного ответа на этот вопрос на сегодняшний день нет. Есть подтвержденное судами мнение, что в данной ситуации путевой лист не нужен (см., например, решение Ленинградского областного суда от 09.04.2013 № 7-161/2013). Однако стоит отметить, что сотрудники ГИБДД могут придерживаться иной точки зрения, поэтому существует большая вероятность того, что свою правоту придется отстаивать в судебном порядке.
Мы рекомендуем в такой ситуации выдавать путевой лист сотрудникам, чтобы избежать споров с ГИБДД и, как следствие, возможных судебных разбирательств. Помимо этого, нельзя забывать, что путевой лист является документом, подтверждающим расход ГСМ. Это еще один очевидный факт в пользу выдачи путевых листов.
Исходя из вышесказанного, получается, что все организации, применяющие транспортные средства в своей работе, должны использовать путевые листы. Здесь хотелось бы отметить, что путевой лист обязаны оформлять даже индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе собственные транспортные средства и самостоятельно осуществляющие перевозку пассажиров или грузов.
Об особенностях оформления путевого листа ИП читайте в этом материале.
Единственным случаем, когда оформление путевого листа не является обязательным, будет ситуация, когда физическое лицо использует собственное транспортное средство в своих целях либо передает его по доверенности другому физическому лицу.
Кто может проверить путевые листы
Чаще всего путевой лист могут проверить на дороге сотрудники ГИБДД.
Налоговая инспекция в рамках камеральной или выездной проверки может запросить путевые листы, чтобы проверить правильно ли ГСМ списаны в расходы.
Трудовая инспекция, у которой с прошлого года появилось больше оснований для проверки водителей. Труд инспекция может запросить путевые листы, чтобы проверить, как организация соблюдает режим труда и отдыха водителей.
Срок хранения путевых листов составляет 5 лет. Если компания при проверке не найдет путевой лист, у которого еще не истек срок хранения, это будет расцениваться, как отсутствие путевого листа. За это предусмотрен штраф, правда, пока небольшой – 500 рублей по статье 12.3 КоАП РФ.
Штрафы за путевые листы
Если у водителя машины, которая зарегистрирована на фирму, не будет путевого листа, его как минимум, по статье 12.3 КоАП РФ. Это: управление транспортным средством водителем, не имеющим при себе документов.
Штрафы для водителей и организаций с 2022 года
Новые штрафы за работу водителей
Медосмотры водителей: отражаем в путевом листе
Для компании, у которой перевозки основной вид деятельности, штраф может оказаться существенно больше. Отсутствие путевых листов у водителя транспортной компании в административном праве может быть квалифицировано по ч. 3 ст. 14.1 КоАП РФ. Это: осуществление предпринимательской деятельности с нарушением требований и условий, предусмотренных специальным разрешением.
За такое нарушение грозит:
- водителю — штраф в размере от 2 500 до 2 000 рублей;
- начальнику транспортного отдела, директору — штраф 3 000 до 4 000 рублей;
- компании, как юрлицу — штраф от 30 000 до 40 000 рублей.
Срок действия путевого листа с 2022 года
Правила, касающиеся периода действия п/л, отражены в новом Приказе №368. В I главе п. 2 регламентирован порядок заполнения срока действия путевки:
- заполняют число, м-ц, год, когда документ выдается на 1 день;
- если рейс длится более, необходимо указывать период (даты) с какого по какое число длится командировка.
Раньше путевой лист могли оформить максимум на 30 дней. Если поездка длилась дольше, требовалось выписывать 2 путевки. Теперь срок действия не ограничен. Вместе с тем нельзя использовать 1 путевой лист несколько дней, если график работы водителя укладывается в рамки ежедневной смены. Во II главе (пункты 8; 9; 10) норматива говорится:
- путевка оформляется на каждое ТС юрлица или ИП;
- документ выдается перед началом рейса, который может длиться более суток, или на 1 смену. Срок действия: восьми часовой день + не более 4 (в исключительных случаях — 5) часов на отдых;
- допускается на 1ТС выписывать 2 п/л, если водители работают посменно.
Из вышесказанного следует, что водитель может находиться за рулем не более 12 часов. Время выезда с места постоянной парковки фиксируется. Поэтому за превышение трудовой нормы могут наложить штраф, как за просроченный, а значит недействующий или отсутствующий путевой лист. Если график превышен незначительно (отвозили последнего пассажира, занимались устранением поломки), наказания не будет. Но за продолжительную работу более установленной нормы могут последовать административные санкции в виде штрафа.
Водителей, совершающих длительные командировки, тем более заграничные, тоже контролируют. В таких ТС должен устанавливаться тахограф. Кто ездит в европейские страны, знает, за нарушение трудового графика (отсутствие прибора или его неисправности) налагают штрафы (от 400 €), несравнимые с нашими.
Отметка о медицинском осмотре
Ошибкой будет считаться, если в путевом листе не указана дата и не проставлены подпись и штамп медработника/медорганизации, проводившего предрейсовый медосмотра. Само собой разумеется, медработник должен иметь разрешение.
Водители погрузчиков и ричтраков должны проходить предрейсовые медицинские осмотры, сообщили в Роструде. Наличие путевых листов также необходимо
Если нет отметки о предрейсовом медосмотре, оштрафуют: водителя — на 5000 руб., организацию — на 30 000 руб. (п. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ).
Если отметка не соответствует действительности, оштрафуют: руководителя, директора фирмы — на 20 000 руб., организацию — на 50 000 руб. (ст. 12.32 КоАП РФ).
Если организация вообще не проводит медосмотры водителей, оштрафуют должностных лиц — на сумму от 2000 до 3000 руб., организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 11.32 КоАП РФ).
Штрафы ГИБДД при отсутствии или неправильном оформлении путевого листа
Когда водитель, совершающий поездку, должен оформлять путевку, то без нее управлять ТС запрещено. Дело ни только в списании налога, снижении прибыли, фиксации рабочего времени сотрудника. К примеру индивидуальный предприниматель не отчитывается за это перед ФНС. Большой штраф грозит за нарушение требований безопасности. Путевой лист содержит информацию, позволяющую обеспечивать БДД. Поэтому, помимо бухгалтерского учета автовладелец несет ответственность за:
- Выпуск на линию технически исправного автотранспортного средства.
- Состояние здоровья (адекватность) водителя, севшего за руль автомобиля.
В связи с этим, при езде без путевого листа, правомерно говорить об отсутствии предрейсового медицинского осмотра и осуществлении техконтроля перед выездом ТС с места стоянки. Соответственно штрафные санкции за отсутствие п/л могут включать несколько статей КоАП РФ об админ. правонарушении.
Отметка о техническом контроле
Автомобиль может выйти на маршрут только после технического осмотра, отметка о котором должна быть в путевом листе.
В 2022 году письмом Минтранса РФ от 18 января 2022 г. № 17 в форму путевого листа введен новый обязательный реквизит «Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства».
Если в маршрутном листе нет отметки о предрейсовом техническом контроле ТС иои она не соответствует действительности , могут оштрафовать директора на сумму от 5000 руб. до 8 000 руб., а организацию — на 30 000 руб. (п. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).
Штрафы за отсутствие путевки при использовании транспорта в личных целях
Транспорт можно использовать по своему усмотрению, если он оформлен на водителя. В этом случае необязательно оформлять путевой лист. Путёвка необходима в следующих ситуациях:
- По Уставу Федерального закона № 256-ФЗ необходимо иметь путевой лист в любом виде коммерческих перевозок;
- По Приказу Минтранса № 368 путевой лист всегда нужен при эксплуатации юридическим лицом или ИП.
Таким образом, водитель обязан иметь документ, если является нанятым лицом или осуществляет транспортировку на личном авто для предприятия или ИП. Без путевого листа нельзя:
- Транспортировать оборудование, технику, товары и другие грузы;
- Доставлять пассажиров, их вещи, багаж;
- Управлять общественным транспортом.
В случае если цель поездки не соответствует пунктам выше, не принадлежит предприятию, не арендовано для перевозок — путевой лист может отсутствовать.
Налоговые штрафы, отказ принять расходы по ГСМ
Налоговики могут не признать расходы на ГСМ, если они не подтверждены документально. Это может произойти, если в путевом листе нет одного из обязательных реквизитов.
Реквизиты путевого листа должны полностью соответствовать перечисленным в приказе Минтранса России № 152 от 18.09.08.
Читайте в Бераторе
Путевой лист
Размер штрафа в этом случае составит 20% от доначисленной суммы налога на прибыль (п. 1 ст. 122 НК РФ).
Ранее по теме:
С нового года — новые нормы рабочего времени для водителей
предыдущая запись
ГЛАВНОЕ ЗА НЕДЕЛЮ
28.02.202209:30 Кадры
Установили льготы для военных и следователей
01.03.202214:42
Учет и отчетность
Экономические меры, которые введены с 1 марта 2022 года
28.02.202216:00
Учет и отчетность
Зарплата выплачена досрочно: последствия
28.02.202209:15
Ответственность
Усилили ответственность руководства НПФ и страховых компаний
28.02.202209:00
Налоги
Новый налоговый режим запустят с 1 июля… Закон подписан
ПОДКАСТ
Какие изменения законодательства нужно знать бухгалтеру и применять в работе с 2022 года
Все выпуски
Комментарии к документам для бухгалтера
Об НДФЛ с доходов, полученных за пределами РФ
28.02.2022 Вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, с…
Можно ли при уплате НДФЛ с процентов по вкладу применить налоговые вычеты?
28.02.2022 НДФЛ начисляется на совокупный процентный доход по вкладам (остаткам на счетах) в…
Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях: что с НДФЛ и взносами?
27.02.2022 При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества …
‹Previous›Next Все комментарии
