Как сдать корректирующий отчет 6-НДФЛ

Как и когда сдать корректирующий отчет 6 НДФЛ

Если после заполнения и отправки отчетного документа налоговый агент обнаружил в нем ошибку, то следует незамедлительно выполнить корректировку и направить исправленную версию в налоговый орган. Сдавать ее следует в той форме, в какой был направлен первичный документ (в бумажном или электронном виде).

По ст. 126.1 НК РФ предоставление недостоверных сведений карается штрафом в размере 500 рублей за каждый отчетный документ. Но если уточненный расчет подан ранее, чем ошибку выявили в ФНС, то штрафная санкция не применяется.

Помимо этого, налоговики имеют право оштрафовать невнимательного агента в размере 20% от суммы неудержанного и неперечисленного налога. При этом штраф не применяется, если допущенные неточности не повлекли за собой занижения суммы налога.

Если неточность в направленной отчетности выявили в налоговом органе, о чем налоговый агент получил уведомление, то исправлять отчетность и сдавать ее на проверку следует в срок до 5 дней.

Дата получения дохода для удержания НДФЛ

Исчислить НДФЛ нужно на дату получения дохода (ст. 223 НК РФ).

Дата получения дохода – это дата, на которую доход признается фактически полученным, но это еще не выплата на руки. С начисленного дохода нужно посчитать НДФЛ. И только затем НДФЛ удерживают – на дату выплаты дохода. То есть исчисление и удержание НДФЛ как правило, происходит не одновременно.

Дата получения дохода для удержания НДФЛ

Особые сроки получения дохода (то есть день, когда нужно рассчитать НДФЛ) установлены:

последний день месяца, за который человеку был начислен доход, — для заработной платы;
день увольнения — при расчетах с увольняющимся работником;
последний день каждого месяца в течение срока, на который выдан льготный заем, при получении дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах;
последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.

Для всех остальных доходов дата получения дохода, когда нужно рассчитать НДФЛ ― это день его выплаты.

При каждой выплате доходов у агента возникает обязанность удержать НДФЛ.

Дата фактического получения дохода определяется как день (п. 1 ст. 223 НК РФ):

выплаты дохода — при получении доходов в денежной форме (неважно, из кассы или через банк);
передачи доходов в натуральной форме — при получении таких доходов;
приобретения товаров (работ, услуг), ценных бумаг — при получении доходов в виде материальной выгоды;
зачета встречных однородных требований (предположим, у учредителя компании есть долг перед фирмой (например, полученный заем), а у фирмы, в свою очередь, есть долг перед ним (например, невыплаченные дивиденды);
прекращения заемного обязательства.

Исчисленную на дату получения дохода сумму налога необходимо удержать непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). И не позднее следующего дня перечислить в бюджет.

Как заполнить корректировку 6-НДФЛ, если ошиблись в доходах или налоге

Для представления корректирующего отчета 6 НДФЛ следует использовать тот же бланк, по которому был заполнен изначальный отчет. Скачать актуальный бланк для предъявления налоговых данных вы можете тут.

При подаче на титульном листе следует указать номер корректировки (001, 002 или далее). Напомним, что при первом заполнении формы в этой графе следует писать «000».

Дата, которая указывается в уточняющем документе, должна соответствовать дате сдачи отчета.

В разделы 1 и 2 следует внести уточненные цифровые значения.

Перерасчет зарплаты

Если болезнь работника не была учтена при заполнении табеля учета рабочего времени, то бухгалтер не мог корректно начислить ему зарплату. Поэтому ее нужно пересчитать, а перерасчет отразить в форме 6-НДФЛ.

Как отразить перерасчет зарплаты

Раздел 1 формы 6-НДФЛ заполняют нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. В разделе 2 за отчетный период отражают операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода.

Если в расчете были допущены ошибки, приводящие к занижению или завышению НДФЛ, нужно представить «уточненку».

Если работник принес больничный, к примеру, за март 2022 года в апреле 2022 года, придется пересчитать зарплату за март 2019 года.

Итоговые суммы с учетом перерасчета отражают в разделе 1 «уточненки» по 6-НДФЛ за I квартал 2022 года по строкам:

020 «Сумма начисленного дохода»;
040 «Сумма исчисленного налога»;
070 «Сумма удержанного налога».

А зарплату за март и НДФЛ с учетом перерасчета нужно показать по строкам 100 – 140 раздела 2 за полугодие 2022 года.

Если работник принес больничный за декабрь 2022 года в январе 2020, то бухгалтеру придется пересчитать зарплату за декабрь 2019 года.

Итоговые суммы с учетом перерасчета нужно отразить в разделе 1 «уточненки» по 6-НДФЛ за 2022 год в строках:

020 «Сумма начисленного дохода»;
040 «Сумма исчисленного налога»;
070 «Сумма удержанного налога».

Зарплату за декабрь 2022 года и сумму НДФЛ с учетом перерасчета отражают по строкам 100 — 140 раздела 2 за I квартал 2022 года.

Как проверить 6-НДФЛ перед отправкой: контрольные соотношения

Перед тем как сдать корректирующий 6 НДФЛ в ИФНС, проверьте его. Для этого ФНС РФ подготовила контрольные соотношения показателей. Полностью они изложены в письме № БС-4-11/[email protected] .

Используйте их для проверки правильности внесения данных в форму:

стр. 110 > или = стр. 130, в противном случае были завышены налоговые вычеты;
(стр. 110 – стр. 130) / 100 * стр. 100 = стр. 140, или были завышены или занижены суммы исчисленного налога;
стр. 140 > или = стр. 150, или завышен фиксированный авансовый платеж;
средняя зарплата > или = МРОТ, или может быть занижена налоговая база.

Сколько корректирующих расчетов может быть сдано

В общем случае предполагается сдача в ФНС одной уточненки. Можно ли сдать уточненку по 6-НДФЛ вдогонку, если после отправки первой корректировочной формы были обнаружены иные ошибки? Безусловно. Главное — зафиксировать на титульном листе формы верный номер корректировки — на единицу больше.

Есть вместе с тем варианты сдачи уточненки, при которых в ФНС сдается несколько корректировочных форм 6-НДФЛ, а именно:

При обнаружении ошибок в расчетах за несколько отчетных периодов. Даже если ФНС не предъявила к фирме претензий по факту завершения камеральной проверки расчетов за более ранние периоды, то уточненки по соответствующим расчетам — при обнаружении ошибок — следует сдать. Это можно сделать одновременно с подачей корректировки по наиболее позднему периоду. Также при обнаружении недостоверности данных в одном из предыдущих кварталов придется сдать уточненки за весь налоговый период, поскольку форма 6-НДФЛ составляется нарастающим итогом.
Если ошибка заключается в неверном указании ОКТМО или КПП в форме расчета.

Как сдать корректировку по 6-НДФЛ в этом случае?

ФНС России в письме от 12.08.2016 № ГД-4-11/14772 рекомендует это сделать посредством представления в ведомство двух экземпляров расчета:

корректировочного (то есть содержащего код 001), в котором отражены нулевые показатели, но тот же, неверный код ОКТМО или КПП, что был зафиксирован в первичном расчете;
первичного (с кодом 000) уже с правильными ОКТМО и КПП, заполненного должным образом.

При этом мера ответственности в виде штрафа в 500 руб. при сдаче первичного расчета после установленного законом срока, предусмотренная п. 1 ст. 126.1 НК РФ, в данном случае не применяется.

Иногда налогоплательщику требуется не просто сдать один или несколько экземпляров расчета, но и дополнить их разъяснениями — в соответствии с запросом ФНС. Когда это нужно делать и как сдать корректирующий 6-НДФЛ в этом случае?

Изменения в 6-НДФЛ

Последние изменения в бланк 6-НДФЛ были внесены Приказом ФНС России от 28 сентября 2022 года № ЕД-7-11/[email protected]: была введена новая форма отчета 6-НДФЛ, а также новый порядок заполнения.

В форме появились новые поля, добавлен новый статус налогоплательщика, в порядке заполнения появились новые коды отчётных периодов. Подробнее про изменения мы писали в статье «Отчёт 6-НДФЛ»

Всегда быть в курсе актуальных версий форм поможет веб-сервис«Астрал Отчёт 5.0».Пользователь может загрузить на платформу более ранние документы, чтобы задействовать их в составлении отчетности. А «умный» редактор проверит составленные документы и подскажет, в какой графе допущены неточности.

Никто не застрахован от ошибок, но в случае с представлением налоговой отчетности их лучше вовремя заметить и исправить. Законодательство не устанавливает четких сроков, когда нужно корректировать 6-НДФЛ. Подать исправленный вариант необходимо сразу, как только обнаружены ошибки. В большинстве случаев это позволяет избежать штрафа.

Можно ли применить к 6-НДФЛ понятие «декларация»?

Обязанность составлять и представлять в ИФНС отчет по форме 6-НДФЛ закреплена за работодателями, имеющими наемных работников, из доходов которых при их начислении удерживается НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ). По отношению к этому налогу работодатель является налоговым агентом, т. е. лицом, рассчитывающим налог, но уплачивающим его не за счет своих средств, а путем удержания из доходов фактических налогоплательщиков-физлиц (п. 1 ст. 24 НК РФ).
Понятие налоговой декларации, приведенное в п. 1 ст. 80 НК РФ, неразрывно связывается с определением «налогоплательщик», т. е. этот документ должны составлять плательщики налога. Применительно к НДФЛ ими являются физлица, и именно для них п. 1 ст. 229 НК РФ устанавливает в определенных случаях обязанность представления декларации по этому налогу (форма 3-НДФЛ).

Подробнее о том, когда оказывается нужным составление 3-НДФЛ, читайте в материале «Образец заполнения налоговой декларации 3-НДФЛ».

Отчетность, создаваемую налоговым агентом (в частности, по НДФЛ), п. 1 ст. 80 НК РФ определяет как расчет. Поэтому применение к форме 6-НДФЛ названия «декларация» некорректно, несмотря на то что декларация и расчет имеют много общих черт и НК РФ устанавливает для них единые правила.

Когда нужно сдавать разъяснения к расчетам

Поводы к отправке требований предоставить разъяснения по 6-НДФЛ у ФНС могут быть самые разные. К основным можно отнести:

Непредставление 6-НДФЛ фирмой, в то время как ранее расчет данной фирмой предоставлялся. Налоговики в этом случае могут посчитать, что налогоплательщик забыл сдать расчет, хотя предположительно должен был сделать это. См. также статью «Нужно ли без работников сдавать отчет 6-НДФЛ?».
В титульном листе есть несущественные ошибки (например, в названии фирмы или самого налогового органа), и в целях их исправления необязательно требовать уточненку — достаточно обойтись разъяснениями.
Данные по форме 6-НДФЛ, по всем признакам составленной корректно, расходятся с теми, что отражены в других документах от налогоплательщика, например в справках 2-НДФЛ (с 2022 года форма 2-НДФЛ отменена, данные из нее включаются в новый бланк расчета 6-НДФЛ).

В этом случае ФНС вправе уточнить у фирмы, в каком из двух документов сведения достоверны. Соответственно, если таковым будет 2-НДФЛ, то налоговики впоследствии запросят и уточненку по 6-НДФЛ.

Запрошенные корректировка и разъяснения могут быть предоставлены как единовременно, так и отдельными документами. Главное — уложиться в установленный законом срок ответа.

Если для истребования разъяснений со стороны ФНС предусмотрена официальная форма, утвержденная приказом ФНС РФ от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628, то для разъяснений со стороны налогоплательщика такой формы не определено.

Изучим, в какой ориентировочной структуре она может быть представлена.