Увольняющийся сотрудник, полностью не отгулявший отпуск, — нередкая ситуация. Однако в 1С нет типового документа для данного начисления. Разберем на примере, как начислить компенсацию отпуска при увольнении в 1С 8.3 Бухгалтерия.
Из статьи вы узнаете:
- когда следует произвести расчет при увольнении в 1С;
- как начислить компенсацию за неиспользованный отпуск в 1С 8.3;
- каким документом оформить начисление компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении в 1С 8.3 Бухгалтерия.
Кому полагается компенсация
Каждому работнику, с которым заключен трудовой договор, предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск 28 календарных дней с сохранением должности и заработной платы (в соответствии со ст. 114 ТК РФ). Основной отпуск предоставляется за каждый отработанный рабочий год. Точкой отсчета начала рабочего года становится момент подписания трудового договора. Использовать отпуск может работник, проработавший у работодателя не менее 6 месяцев.
Согласно ТК РФ, отпуск компенсировать можно в следующих случаях:
- При наличии дополнительного либо удлиненного отпуска на количество дней, превышающих положенные 28 календарных дней.
- При окончательном расчете с сотрудником при его увольнении.
Отдельным категориям работников, указанных в ТК РФ и иных федеральных законах, либо положен дополнительный оплачиваемый отпуск, либо удлиняется основной.
На эти дни и можно компенсировать отпуск. Например, к таким категориям относятся:
- работники, которым не исполнилось 18 лет;
- инвалиды (согласно закону «О социальной защите инвалидов в РФ» №181-ФЗ от 24.11.1995);
- работники, имеющие звание «Ветеран труда» и граждане пожилого возраста;
- работники, чьи условия труда признаются вредными и опасными;
- работники, которые работают в режиме ненормированного рабочего времени по трудовому договору;
- работающие в районах Крайнего Севера и в других регионах, приравненных к ним;
- спортсмены и тренеры;
- педагогические работники;
- сотрудники полиции и другие категории работников.
Также работодатели могут по своим желаниям и возможностям устанавливать дополнительные отпуска работникам, если иное не противоречит законодательству.
Дни основного отпуска суммируются с днями дополнительного, так как отпуск предоставляется суммарно.
Расчет среднего заработка
Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска (СДЗкомп) исчисляется исходя из ст. 139 ТК РФ. Он рассчитывается за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).
СДЗкомп = Выплаты, включаемые в расчет СЗ/ 12 / 29,3
А средний дневной заработок для оплаты отпусков (СДЗотп), предоставляемых в рабочих днях, и для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы (СНЗ) на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (РД).
(СДЗотп) = СНЗ /РД.
Расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1 по 30 (31) число соответствующего месяца включительно.
Цена сокращения
Вот список выплат, которые сокращаемому назначает работодатель:
- зарплата за отработанное время, включая премии и надбавки, которые полагаются сотруднику;
- компенсация за неиспользованные дни отпуска;
- венец сокращения – выходное пособие. На него могут рассчитывать все сотрудники, кроме работников, с которыми заключили договор на срок до двух месяцев. Им выплата нужна, если это зафиксировано в коллективном или трудовом договоре.
Другие тонкости увольнения сотрудников мы разбираем в онлайн-курсе «Клерка» о приеме и увольнении: подробнее тут.
Размер выходного пособия (ст. 178 ТК). Зависит от категории работника. Обычные работники могут рассчитывать на сумму, равную среднему месячному заработку. Сезонные работники получат двухнедельный средний заработок.
Если экс-работник в течение месяца после увольнения не нашел новую работу, за ним сохраняется средний заработок за следующий месяц. Нашел? Тогда считаем в пропорции – только за дни, когда уволенный был еще без работы. В любом случае реально работодатель может и не выплачивать средний заработок за первый месяц трудоустройства, потому что в счет его выплаты зачитывается выходное пособие.
Также за экс-работником сохраняется средний заработок на период второго, а в исключительных случаях – и третьего месяца трудоустройства. На Крайнем Севере выплаты могут растянуться на полгода.
Начисление компенсации в «1С:Зарплата и управление персоналом 8»
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, компенсацию за неиспользованный отпуск на ту часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, начисляем следующим образом.
- В разделе «Расчет зарплаты по организациям» – «Неявки»
создаем документ «Начисление отпуска сотрудникам организации». - В поле «Организация»
автоматически проставляется организация, выбранная основной в программе при наличии нескольких организаций в базе. Если учет ведется по одной организации, то проставляется организация по умолчанию. - В поле «Месяц начисления»
указываем месяц, в котором начисляем этот расчет. - В поле «Сотрудник»
выбираем сотрудника, которому будем компенсировать отпуск. - В поле «От»
автоматически проставляется текущая дата, при необходимости ее можно исправить вручную. - Поле «Ответственный»
заполняется по умолчанию из справочника
«Пользователи»
, будет указан автор документа
«Начисление отпуска сотрудникам организации». - На вкладке «Условия» заполняем «Дату начала отпуска»
– это дата начисления компенсации. Данные ежегодного оплачиваемого отпуска и дополнительно оплачиваемого отпуска заполнять не нужно, так как мы начисляем компенсацию. - В «Компенсации отпуска»
ставим галочку и проставляем количество компенсированных дней. Затем выбираем, по какому способу будет рассчитан средний заработок: по календарным дням или по шестидневке. - В поле «Дата выплаты дохода»
указываем дату, когда сотрудник получит денежные средства за компенсацию отпуска. - При нажатии кнопки «Рассчитать»
программа автоматически рассчитывает сумму по документу. Средний заработок за предыдущие годы программа берет из базы, если те ранее были занесены. Если нет данных для расчета среднего заработка, их можно проставить вручную на вкладке
«Расчет среднего заработка»
. Или заполнить документ
«Справка о заработке для расчета пособий»
. Он находится в
«Расчет зарплаты по организациям» – «Налоги и взносы».
Для расчета средней заработка учитываются все виды выплат, которые есть в организации, независимо от источников этих выплат.
Расчет суммы компенсации можно посмотреть на вкладке «Оплата»
, в
«Начислении»
будет стоять такой вид, как
«Компенсация отпуска по календарным дням» или «Компенсация отпуска по шестидневке»
в зависимости от выбранного способа расчета среднего заработка. В ней можем посмотреть и сумму НДФЛ по начисленной компенсации, и предоставленные вычеты сотруднику. Сумма НДФЛ исчисляется автоматически по ставке 13% от суммы рассчитанной компенсации.
Предварительная подготовка
Для расчета и начисления компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника в программе 1С:Бухгалтерия необходимо сделать небольшую подготовительную настройку. Все действия заключаются в создании нового вида начисления. Вам нужно создать его один раз и можно использовать и при увольнении других сотрудников.
В разделе «Администрирование» перейдите по ссылке «Параметры учета».
В появившемся окне выберите пункт «Настройки зарплаты».
Наша команда предоставляет услуги по консультированию, настройке и внедрению 1С. Связаться с нами можно по телефону +7 499 350 29 00. Услуги и цены можно увидеть по ссылке. Будем рады помочь Вам!
Показанная на изображении ниже форма настройки позволяет нам не только указать дополнительные виды начислений, но и настроить доступный функционал. Сначала нужно проверить, чтобы в общих настройках был выбран пункт, что учет расчетов по зарплате совместно с кадровым учетом велись в этой программе.
Далее укажем, что у нас будет вестись учет больничных, отпусков и исполнительных документов. Обратите внимание, что данная надстройка доступна только для небольших фирм, численность которых не превышает шестидесяти человек.
Кроме того, нам нужно указать, что кадровый учет будет полным. В противном случае вы не сможете вводить документы о приеме, переводе и увольнении сотрудников. Это нам необходимо, так как в данной статье мы производим расчет и начисление компенсации за неиспользованный отпуск именно при увольнении сотрудника.
Теперь можно приступать к созданию особого вида начисления, который мы будем использовать в дальнейшем для компенсации неиспользованного отпуска при увольнении и для других сотрудников. Откройте раздел «Расчет зарплаты» и перейдите по ссылке «Начисления», как отображено на изображении ниже.
В появившемся списке начислений создайте новое. В качестве наименования вы можете указать произвольное значение. В нашем случае мы назовем его «Компенсация за неиспользуемый отпуск». Данный вид начисления будет облагаться НДФЛ так же, как и основной отпуск. При этом корректнее всего указать код дохода именно 4800.
Компенсация отпуска при увольнении является доходом, целиком облагаемым страховыми взносами. Она должна учитываться в расходах на оплату труда по пп.1, ст.255 НК РФ. В бухгалтерском учете данный вид начисления будем отражать по умолчанию. Движения будут осуществляться по 26 счету.
Этих данных для создания нашего вида начислений достаточно. Нажмите на кнопку «Записать и закрыть». Теперь можно перейти непосредственно к расчету и начислению компенсации.
Пример компенсации за неиспользованный отпуск
Рассмотрим начисление компенсации за неиспользованный отпуск работающего сотрудника документом «Начисление отпуска сотрудникам организации»
на следующем примере (рис. 1): сотрудник Зенон М. И. является инвалидом и ему по закону положен ежегодный оплачиваемый отпуск длительностью 30 календарных дней. За предыдущий год он отгулял отпуск только 28 календарных дней. В феврале месяце он подал заявление с просьбой компенсировать 2 дня отпуска.
Компенсация отпуска при увольнении
При увольнении сотрудника организация обязана компенсировать ему неиспользованный отпуск, если он работал по трудовому договору и не менее половины месяца. В соответствии со ст. 140 ТК РФ рассчитывают сотрудника в день его увольнения, который является последним его рабочем днем. Компенсацию назначают на то количество дней, которое не было использовано за рабочие годы в организации, длительность работы при этом не играет роли. Количество дней суммируется не только с остатком ежегодного оплачиваемого отпуска, но еще и с остатками удлиненного и дополнительного отпусков, если таковые были положены сотруднику.
Нормы расчета количества компенсируемых дней указаны в ст. 114, 115, 121 ТК РФ и в п. 28, 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках.
Если сотрудник работал еще как совместитель, то он должен получить компенсацию за все неиспользованные отпуска. При расчете компенсации необходимо руководствоваться приказами, подписанным руководителем. Однако не стоит забывать, что в соответствии со ст. 137 ТК РФ при увольнении сотрудника мы можем удержать за ранее оплаченный и использованный отпуск.
Выплаты сотруднику при увольнении
Действующее законодательство Республики Казахстан позволяет и работодателю, и работнику выступать в качестве инициатора расторжения трудового договора.
При этом работодатель обязательно должен предоставить работнику выплаты, независимо от причин увольнения:
- оплата труда за фактически отработанное время;
- компенсацию за ранее неиспользованный отпуск в соответствии с п.2 ст. 96 ТК РК;
- выплаты по больничному листу, если они ранее были не предоставлены;
- иные выплаты, в том числе надбавки и премии, предусмотренные коллективным или индивидуальным договором.
Компенсация при увольнении в программе
В конфигурации «1С: Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5 компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении можно начислять следующим образом.
- Вначале оформляем документ «Увольнение из организации»
, в котором не рассчитывается сумма компенсации, но проставляется количество дней, за которые нужно выплатить компенсацию сотруднику.- В разделе «Кадровый учет»
переходим на
«Кадровый учет»
и создаем документ. - В поле «Номер»
проставляем по умолчанию при проведении – порядковый, в поле
«От»
текущую дату изменяем на дату приказа об увольнении. - В поле «Организация»
автоматически проставляется организация, выбранная основной в программе при наличии нескольких организаций в базе, если учет ведется по одной организации – то организация по умолчанию. - Поле «Ответственный»
заполняется по умолчанию, из справочника
«Пользователи»
будет выбран автор документа
«Увольнение из организации». - В табличной части документа кнопкой «Добавить»
выбираем сотрудника, если у нас несколько сотрудников можем их выбрать через кнопку
«Подбор». - В поле «Дата увольнения»
проставляем дату увольнения сотрудника. - В поле «Статья ТК РФ»
выбираем прописанную в программе статью из кодекса. - В поле «Основание»
пишем, на основании какого документа мы увольняем сотрудника (приказ, заявление). Галочка
«Предоставлять стандартные вычеты»
выставляется автоматически, означая, что к сотруднику вычет по НДФЛ в этой организации уже не применяется. - В поле «Компенсация»
указываем
«Компенсация»
за неиспользованные дни отпуска или
«Удержание»
за использованные и оплачиваемые, но не отработанные дни отпуска. - В поле «Порядок расчета»
выбираем, по какому способу будет рассчитан средний заработок: по календарным дням или по шестидневке. - В поле «Дней»
автоматически проставляется количество дней неиспользуемого отпуска (по данным учета остатка отпусков). - Поля «Рабочий год»
и
«По»
заполняются автоматически, проставляю те годы, за которые начисляется компенсация. - Проводим документ.
- После приступаем к заполнению документа «Расчет при увольнении сотрудника организаций»
, именно этот документ начисляет и рассчитывает сумму компенсации и списывает дни отпуска.
- В разделе «Расчет зарплаты по организациям» – «Первичные документы»
создаем новый расчет при увольнении.
Поля «Организация», «Месяц начисления», «Сотрудник», «От», «Ответственный»
заполняется по тому же принципу, что и в документе
«Начисление отпуска сотрудникам организации». - В разделе «Расчет зарплаты по организациям» – «Первичные документы»
- На вкладке «Условия»
в поле
«Приказ»
выбираем ранее созданный документ
«Увольнение из организации»
, поле
«Дата», «За период работы с …по», «Дней»
, флаг в поле
«Компенсировать за неиспользованный отпуск»
подставится автоматически из этого документа. - В поле «Порядок расчета»
выбираем вручную, по какому способу будет рассчитан средний заработок: по календарным дням или по шестидневке (изначально проставляется по календарным дням). Если мы будем выплачивать компенсации при увольнении: выходное пособие или заработок на время трудоустройства в соответствующих полях поставляем количество дней. - При нажатии кнопки «Рассчитать»
программа автоматически рассчитывает сумму по документу. - Средний заработок за предыдущие годы программа берет из базы, если те ранее были занесены. Если нет данных для расчета среднего заработка, их можно проставить вручную на вкладке «Расчет среднего заработка».
Или заполнить документ
«Справка о заработке для расчета пособий».
Он находится в
«Расчет зарплаты по организациям» – «Налоги и взносы».
Для расчета средней заработной платы учитываются все виды выплат, которые есть в организации, независимо от источников этих выплат. - Расчет суммы компенсации можно посмотреть на вкладке «Оплата»
, в
«Начислении»
будет стоять такой вид, как
«Компенсация отпуска по календарным дням»
или
«Компенсация отпуска по шестидневке»
, в зависимости от выбранного способа расчета среднего заработка. И
«Выходное пособие при увольнении»
и
«Сохраняемый заработок на время трудоустройства»
в зависимости от заполнение данных по выходному пособию или заработка на время трудоустройства. - Так как в самом документе расчета НДФЛ нет, то нам необходимо зайти в документ «Начисление зарплаты»
и сделать перерасчет сотруднику, выделив сотрудника и нажав кнопку
«Рассчитать» – «Рассчитать ФИО сотрудника».
На вкладке НДФЛ будет учтена сумма с компенсации отпуска. - Проводим документ.
Как рассчитать и начислить компенсацию
Начисление суммы компенсации при увольнении в 1С 8.3 происходит с использованием документа Начисление зарплаты.
В документ по кнопке Добавитьна закладке Начисления добавляем новую строку, указываем нужного сотрудника, выбираем вид расчета Компенсация отпуска при увольнении.
Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении в 1С 8.3
Так как автоматический расчет суммы и дней компенсации отпуска при увольнении в 1С 8.3 не предусмотрен, то это делается вручную и далее на основе этого заполняются колонки Сумма и Количество дней для сведения.
Исходя из статьи 139 ТК РФ Среднедневной заработок = заработок за расчетный период/12/29,3.
Допустим, сотрудник Скворцов увольняется 06.06.2016г. По данным базы 1С 8.3 Ср дн заработок = 216 000,00 / 12 / 29,3 = 614,33 руб. На момент увольнения для расчета дней компенсации сотрудник отработал 3 месяца и 22 дня.
В силу п.35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, излишки, которые менее 1/2 месяца – исключаются. А излишки более 1/2 месяца – округляются до целого месяца.
Следовательно, в расчет берем 4 месяца. 28 / 12*4 =9.33 дня компенсации отпуска:
Где взять данные для расчета среднего заработка в 1С 8.3
Данные по суммам, отработанному времени в 1С 8.3 можно просмотреть в отчете Краткий свод начислений, удержаний и выплат из раздела Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате. В настройках отчета следует добавить отбор по сотруднику. Откроем настройки отчета для изменения:
Добавим поле Сотрудник для отбора:
Щелкнем правой кнопкой мыши по добавленной строке и выберем пункт Свойства элементов пользовательских настроек:
В появившемся окошке установим флажок Включать в пользовательские настройки:
Теперь в 1С 8.3 отбор по сотруднику будет доступен в шапке отчета. Далее выведем в сводной таблице количество отработанных дней и часов. Для этого установим курсор в таблице структуры отчета как показано на рисунке ниже и на закладке Поля добавим новые колонки: Отработано дней и Отработано часов:
Отчет будет иметь следующий вид:
Важно: отработанное время автоматически проставляется только для предопределенного начисления Оплата по окладу, который изначально присутствует в 1С 8.3 конфигурации Бухгалтерия 3.0. Но даже для предопределенного вида расчета необходимо корректировать отработанное время, если у сотрудника были периоды отсутствия. Это не относится к видам начислений, которые вводятся отдельными документами: отпуск, б/л. Программа 1С 8.3 вычтет этот период из периода рабочего времени.
Если добавлены пользовательские виды расчета, то для того чтобы в 1С 8.3 отработанное время собиралось в отчет, необходимо каждый раз заполнять его в документе Начисление заработной платы на закладке Начисления. В этом случае данные будут собираться в отчет корректно и автоматически.
Сохраним вариант отчета щелкнув по кнопке Варианты отчета:
В открывшемся окне введем наименование варианта отчета и нажмем Сохранить:
Теперь в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 появился легкий доступ к нужному варианту отчета:
На сайте ПРОФБУХ8 Вы можете ознакомиться с другими бесплатными материалами по 1C Бухгалтерия 8.3 (8.2).
Научиться оформлять операции по выплате компенсации за неиспользованный отпуск, по выплате пособия по больничному листу, по расчету среднедневного заработка во время командировки, удержанию алиментов из ЗП, выплате отпускных можно на нашем курсе по работе в 1С 8.3 Бухгалтерия в модуле Кадры и заработная плата. Подробнее о курсе смотрите в нашем видео:
Поставьте вашу оценку этой статье:
Зарегистрированным пользователям доступны более 300 видеоуроков по работе в 1С:Бухгалтерия 8, 1С:ЗУП
Зарегистрированным пользователям доступны более 300 видеоуроков по работе в 1С:Бухгалтерия 8, 1С:ЗУП
Я уже зарегистрирован
После регистрации на указанный адрес Вы получите ссылку на просмотр более 300 видеоуроков по работе в 1С:Бухгалтерия 8, 1С:ЗУП 8 (бесплатно)
Отправляя эту форму, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности и даете согласие на обработку персональных данных
Войти в кабинет
Забыли пароль?
