Расходная накладная: что это такое, чем отличается от товарного бланка (разница), для чего нужна, образец онлайн, как заполнять форму

В процессе работы хозяйственные субъекты совершают и регистрируют множество операций. Свидетельством этого выступают многочисленные документы. Одним из них является расходная накладная. Обязанность по ее оформлению регламентируется законом, так как это первичная документация. Она предназначается и для отчетности в контролирующих органах. Все проводимые операции отражаются в бухгалтерском и налоговом учёте. Потому знание процессуальных аспектов для составления подобных бумаг должно быть у каждого ответственного в этом вопросе лица.

Для чего используют

Оборот ТМЦ в процессе их передвижения и реализации заверяется документально. Именно для этого используется такой товаросопроводительный документ (наряду с прочими). Для продавца он отражает расходные операции, а для покупателя — приходные.

Эта документация то, что продукция была отпущена, а также он является обоснованием для ведения учетных действий: списание излишков со складов, учет проданных единиц. Главное назначение — учет передвижений ТМЦ в пределах хозяйственного субъекта (между цехами и отделами), а также при продажах контрагентам. Корректно оформленные РН подтверждают конкретику по валовым расходам при расчете налогов.

Такая бумага выступает обоснованием для осуществления транзакций по договору сотрудничества. Но не отражает проведенную оплату, поскольку не содержит сведения о внесении денег в кассу или их переводе на счёт поставщика. Интересно в связи с этим, чем отличается расходная накладная от товарной.

Можно ли было избежать наказания?

Как видно из примера, правильно оформить приходные и расходные кассовые операции недостаточно — важно владеть полной информацией о требованиях нормативных документов при совершении тех или иных хозопераций, в том числе об установленных законом ограничениях при работе с наличными денежными средствами.

Надеяться на то, что налоговики не успеют проверить компанию за время срока давности, можно. Однако игнорирование требований законодательства не может положительно сказаться на репутации компании.

Чтобы не упустить выгодную сделку и при этом не нарушить закон, компания могла оплатить наличкой 100 000 руб. в качестве предоплаты, а остальные деньги перечислить с расчетного счета в первый же банковский день.

При большом и разнообразном обороте наличных денег в компании специалистам финансовой и (или) бухгалтерской службы лучше заранее подстраховаться — разработать специальную внутреннюю инструкцию по приходным и расходным кассовым операциям. В ней подробно описать действия кассовых работников в различных ситуациях и указать возможные санкции, грозящие компании при нарушении закона. Закрепить ответственного работника, в обязанности которого будет входить своевременное обновление кассовых нюансов при изменении законодательства. Тогда кассовая работа не будет доставлять лишних проблем и не вызовет незапланированных расходов.

Кто должен оформлять документ

Составлением занимается уполномоченное лицо. Зачастую это сотрудник бухгалтерии. Как именно будет именоваться должность не столь важно. Главное, чтобы человек имел знания и полномочия в рамках своей деятельности на это. Также эти обязанности делегируются работникам склада (кладовщики и менеджеры), завхозам и пр. Со всеми такими сотрудниками у работодателя должны иметься подписанные соглашения об ответственности, доверенности. То есть это материально ответственная кадровая единица. При использовании некорректной РН стоимостные обозначения указанных в ней ТМЦ исключаются из перечня валовых расходов при проверке государственными органами. Это приводит к назначению лишних штрафных санкций и налогообложению.

Заниматься этим может и непосредственно руководитель. Тогда ему не потребуется оформление дополнительных соглашений и договоренностей со своими подчиненными.

Готовые решения для всех направлений

Магазины
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Склады

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

E-commerce

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Мобильная автоматизация

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Образец заполнения расходной накладной

Она необязательно должна быть оформлена на А4. Если в ней содержится мало сведений, то достаточно листа и гораздо меньшего формата (А5, А6). Единой обязательной формы не существует, но составление регламентируется общими принципами деловой переписки и ведения первичного учета для фиксации хозяйственных операций.

Посередине указывается название документа с нумерацией и датировкой.

Затем по тексту;

Инфосправка о грузополучателе и грузоотправителе.
Прописывается основание для отпуска.
Вставляется табличка с: № п/п, наименование ТМЦ, ед.изм, кол-во, цена и обобщенная сумма (ее можно сделать в Word или Excel).
Сведения из таблицы подытоживаются: сколько и на какой суммарный итог было отпущено товара.
Затем идут подписи тех, кто одобрил операцию (директор), фактически совершил выдачу (кладовщик), принял имущество на время (водитель).

Если компания использует самостоятельно выдуманный образчик, то ознакомление с примерами в заполненном виде помогает лучше понять целесообразность включения той или иной информации. Возможность ее сокращения или расширения содержания при необходимости. Образец заполнения расходной накладной допустимо скачивать в свободном доступе.

Основные требования Банка РФ

Изменения в применении ККТ, в частности, введение онлайн-касс, повлекло за собой ряд корректировок в порядке учета кассовых операций (указание от 19.06.2017 № 4416-У, которое вступило в действие с 19.08.2017). Порядок ведения кассовых операций с наличными деньгами на территории РФ установлен Банком России. Он является единым и обязательным для юрлиц.
Необходимо распорядительным документом (приказом) установить лимит остатка денежных средств в кассе, который рассчитывается по формуле в соответствии с указанием Банка России.

ВАЖНО!

Субъекты малого предпринимательства и ИП, в соответствии с письмом ФНС России от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338, вправе не устанавливать лимит остатка наличных денег.

Все операции с наличностью оформляются кассовыми документами и отражаются в кассовой книге. Операции по приходу, расходу наличных оформляются приходными или расходными кассовыми ордерами (можно составлять один приходный и один расходный ордер после закрытия смены).

Поступление и выдача наличных денежных средств отражаются в кассовой книге, записи в ней делаются по каждому приходному и расходному ордеру. В конце рабочего дня кассир сверяет наличные деньги в кассе с суммой остатка по кассовой книге, заверяет записи в ней подписью. При отсутствии в течение дня движения денег по кассе запись в книге не делается.

Оформление документа

Выпуск осуществляется в количестве 2х идентичных копий. Один нужен реализующей стороне, а второй принимающей (и выкупаемой). РН разделяется на три принципиальных информационных блока.

Подробная или более объемная версия содержит следующие данные:

Номер документа и дата его составления. Название организации-отправителя и компании-получателя (в том случае, если один из них является физическим лицом или индивидуальным предпринимателем, указывается его Ф. И. О.). Если если между взаимодействующими сторонами существует какая-либо доверенность, то она также прописывается в этой части.
Эта часть, как правило, формируется в табличном виде и содержит подробную информацию об отпускаемых ТМЦ: наименование, количество штук, стоимость и т. д. Размер таблицы зависит от того, как много параметров в ней указано. Дополнительно можно прописать условия хранения, упаковку и иные сведения.
Заключительная глава бланка включает в себя общую стоимость и количество товарных единиц. Все эти данные берутся из таблицы предыдущей части.

Важно помнить о том, что на всех экземплярах документации должны быть настоящие подписи материально ответственных лиц, которые участвуют в процессе.

Оформление РКО

Расходный кассовый ордер может оформить:

главный бухгалтер,
бухгалтер или сотрудник (например, кассир), которого назначил руководитель,
директор (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

РКО составляется всегда в день выдачи денег.

Оформление РКО начните с заполнения:

полного названия компании с указанием организационно-правовой формы,
кода ОКПО,
номера бланка в соответствии с внутренним документооборотом,
даты заполнения,
кода структурного подразделения, которое выдает деньги. Если его нет — ставьте прочерк,
номера субсчета, по которому учитываются наличные,
кода аналитического учета (если требуется),
кредита (т.е. номера счета, который отражает выдачу денежных средств),
суммы в рублях (цифрами).

Далее порядок заполнения РКО такой:

нужно вписать полные ФИО того, кому выдаете деньги,
отметить основание для выдачи, например: зарплата, материальная помощь, расходы на командировку и т.д.,
указать сумму прописью,
вписать наименование, дату и номер прилагаемого документа, на основании которого выдаете деньги. Это может быть платежная ведомость, квитанция, приказ, договор и т.д.

В расходном кассовом ордере должны быть подписи директора или уполномоченного сотрудника, а также бухгалтера. Их обязательно надо расшифровать.

Следующую часть заполняет сотрудник, который получает деньги. Он указывает:

Выданную сумму прописью, а копейки — цифрами. В оставшуюся незаполненной часть строки нужно поставить прочерк.
Дату получения денег.
Паспортные данные.

Подписи ставят кассир, выдавший деньги, и сотрудник, который их получил. Без заполнения этой части РКО будет недействительным. Деньги в таком случае будут считаться присвоенными работником, который их выдал.

Кассир может составить один РКО в конце рабочего дня на всю сумму, выданную за день, но при условии, что есть фискальные документы онлайн-кассы — чеки или БСО.

Исправления в расходном кассовом ордере не допускаются.

Чтобы избежать ошибок, воспользуйтесь сервисом МойСклад — в нем можно заполнить онлайн и распечатать расходный кассовый ордер в несколько кликов.

Для чего она нужна расходная накладная

При соблюдении принципов формулировки, использования, учета гарантируется отсутствие убытков (по документам). Как в процессе функционирования субъекта, так и после итоговых проверок и подведения итогов за определенный временной период. Она требуется для акта по передаче ценностей. И необязательно в виде их продажи приобретателям. Хотя и эта ситуация действительно допустима. Тогда есть прямое сходство с товарным документом.

Взаимоотношения между продавцами и покупателями (неважно это юрлица или ИП) реализуются с безусловным оформлением обсуждаемых РН. Занимается этим в описываемом случае сторона, получающая финансовую прибыль. После заполнения происходит подпись сначала поставщиком, а затем получателем. Именно представленная бумага будет в будущем служить основанием для формирования бухгалтерской отчетности. В том числе и акта списания отданной в распоряжение клиентуры продукции. Расходная накладная — это документ на расход и приход в описываемых обстоятельствах.

Но универсальный характер рассматриваемой здесь бумаги выражается в разрешении применять ее даже при отдаче ТМЦ в пределах одной организации, то есть на рабочие цели (между отделами, структурами и сотрудниками). Так фиксируется выдача со склада без оплаты.

Основные требования к оформлению

В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.

Особенности оформления ПКО:

суть операции вносится в строчке «Основание»;
общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».

При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы:

наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.

Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г. Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО. Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.

Что же касается штампа «Погашено»:

он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.

Существует 3 основных правила как оформить КК:

Прошить.
Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.

Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.

Предполагает заполнение такой информации:

№ ПКО/РКО, дата и сумма в российских рублях в цифровом выражении;
столбики «Примечание» заполняются, если в этом есть необходимость.

Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.

Особенности оформления КВД:

отражается сумма, переданная старшим кассиром подчиненному работнику в строчке «Выдано» или «Сдано»;
в обязательном порядке проставляются подписи обоих лиц в строчках «Деньги получены».

Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:

Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.

Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.

Нормативная база

Российские законы регламентируют документооборот таких «расходников» в общих чертах. На заметку можно взять письмо Комитета по торговле №1-794/32-5 от 96 г. Здесь в п. 2.1.2 говорится о передвижении товаров от продавцов к покупателям, что сопровождается соответствующей документацией. В п. 2.1.9 утверждается, что обсуждаемая РН востребована и для самого приобретателя при возвращении выкупленного из-за его несоответствия заявленным характеристикам, количеству или качеству. В п. 2.2.4 определяется потребность в ней при выдаче продукции работникам того же предприятия.

Правила формулирования первичных документов регулирует Госкомстат. Но с 2013 года по ФЗ №402 (обновившем закон №129 «О бухучете») применение типовых формуляров стало рекомендацией. То есть хозяйственные субъекты могут разработать собственные образчики. Но их следует утвердить внутриорганизационно. Многим компаниям проще использовать придуманные ранее на государственном уровне бланки ТОРГ-12 и ТОРГ-14.

То есть законодательная база устанавливает 3 основных типа обсуждаемых «расходников»:

документация для оформления передачи товара от поставщика к потребителю либо при возникновении претензий;
для подтверждения перехода ТМЦ в распоряжение клиента, наделяемого при этом правом их последующей перепродажи;
для отражения процесса выдачи со склада ценностей в рамках предприятия и для продолжения его стабильной работы.

Порядок формирования

В физическом (бумажном) варианте создать расходную накладную по шаблону не составляет большого труда. Но в профессиональной бухсреде популярны программные версии 1С. Актуализируется вопрос, как провести эту работу в программе.

Пример пошаговой инструкции для создания нужного документа в 1С 8.2:

Открываем главное меню и о.
Выбираем пункт «Реализация товаров и услуг».
Дальше отмечаем тип операции и вписываем оставшиеся данные: информация о получателе, месте отгрузки и договоре поставок.
Следующая после этого табличка пополняется информацией о реализуемых имущественных ценностях (с количеством) и номенклатуре. Расчет будет произведен автоматом.
Указываем дополнительные сведения при необходимости.
Далее кликаем по кнопке «записать».
Остается воспользоваться опцией распечатки.

Сохранение отражается в соответствующем журнале.

Для максимальной оптимизации различных рутинных операций и процессов компании можно подобрать софт от «Клеверенс». Подходящее решение для бизнеса вы найдете у нас на сайте. Например, такой софт как «Склад 15» поможет автоматизировать рутинные складские операции — приход, подбор заказа, инвентаризация, работа с ячейками и т. д. Используется совместно с терминалами сбора данных, где есть встроенные сканеры штрихкода.

Унифицированный образец бланка расходной накладной

Подходящие формы ТОРГ-12 и ТОРГ-14 содержат все нужные реквизиты. Но предприятия наделяются правом сокращать или дополнять унифицированный формуляр по своему желанию. Тогда образчик подлежит утверждению руководством и можно применить его в качестве официальной первичной документации.

Проследите, чтобы здесь имелось:

полные сведения о продавце и покупателе;
виды товара с указанием важнейших сведений;
итоговый результат сделки;
перечисление ответственных лиц по ней;
печати организаций (рекомендация).

Преимущества использования ТОРГ-12 многочисленны. Формуляр привычен и понятен, отвечает требованиям нормативных актов. Четко отображает факт получения или отгрузки ТМЦ за денежное вознаграждение. Служит обоснованием принятия НДС и подтверждает истечение гарантийного срока.

ТОРГ-14 также помогает отпускать товар материально ответственным персоналом. По окончании рабочей смены реализатор сдает текущую выручку в кассу. Сюда включаются сведения о ее размере и об остатках нереализованных товарных единиц.

Формы расходных накладных

Какие же формы могут иметь расходные накладные обоих типов?

Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 утвержден ряд унифицированных форм. В их числе те, которые удовлетворяют признакам расходных накладных:

форма ТОРГ-12, предназначенная для отпуска товара сторонней фирме;
форма ТОРГ-14, предназначенная для отпуска товара продавцу под реализацию.

В законодательстве РФ не прослеживается прямой корреспонденции между нормами письма № 1-794/32-5 и положениями постановления № 132. Более того, с 2013 года использовать унифицированные формы, утвержденные государством, российским налогоплательщикам не обязательно.

Однако оформление расходных накладных, как мы отметили выше, — это необходимость, в значительной степени обусловленная деловыми традициями: недостаток законодательного регулирования соответствующего аспекта документооборота компенсируется практикой ведения бизнеса. На данный момент указанные формы ТОРГ-12 и ТОРГ-14 используются в России как основные при составлении расходных накладных.

Все вопросы, связанные с заполнением заголовочной и табличной частей ТОРГ-12, подробно освещены в Готовом решении от КонсультантПлюс. Посмотреть разъяснения можно, получив к К+ бесплатный пробный доступ.

Рассмотрим ключевые особенности работы с указанными формами.

Как заполнить документ: алгоритм

Можно использовать заполненный бланк расходной накладной для примера.

Стоит учесть:

Делается в двух экземплярах для обоих фигурантов.
Подписание представителями сопровождается расшифровкой.
При осуществлении по РН выдачи ТМЦ нужно указывать основание.

Эта бумага обычно составляется раньше, чем доверенность на получение товара. Поэтому сначала прописываются реквизиты по договору поставки. А при доставке продукции сюда вписываются и новые сведения.

Если прикладываются дополнительная документация, то в первичном документе имеется на это указание. При прописывании номера самой расходной накладной и даты ее создания, последняя должна совпасть с моментом отгрузки, если не было других договоренностей между заказчиком и поставщиком. Заблаговременное составление (то есть задним числом) не возбраняется для простановки всех заключительных и недостающих сведений в момент сделки. Чаще всего РН в организации формируются по окончании смены отвечающих за это работников или по итогам операционного дня.

Лица, подписавшие бумагу, несут ответственность даже в рамках уголовного законодательства. Например, при хищениях или краже злоумышленниками. Поэтому стоит отслеживать наличие всех пунктов (в том числе и росписей). Заполнить расходную накладную по онлайн-образцу несложно. Всплывает вопрос о дальнейших шагах при получении РН.

Составляем накладную на отпуск товара продавцу

Расходная накладнаяпо форме ТОРГ-14 также формируется в 2 экземплярах сотрудником, который отпускает товар и одновременно является материально ответственным лицом торговой организации. Ее 1-й экземпляр отдается продавцу, который берет товар под реализацию, а 2-й остается в фирме. По окончании рабочей смены продавец сдает выручку в кассу. В расходной накладной фиксируются сведения о данной выручке, а также об оставшихся нереализованных товарах.

О правилах оформления формы ТОРГ-14 читайте в материале «Унифицированная форма № ТОРГ-14 — бланк и образец».

Готовые решения для всех направлений

Узнать больше

Склады

Узнать больше

Маркировка

Узнать больше

E-commerce

Узнать больше

Учреждения

Узнать больше

Производство

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Узнать больше

Инвентаризация

Узнать больше

Мобильная автоматизация

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Хранение и принятие к учету

Оформлять и сохранять бумаги можно в двух вариантах: электронном и физическом. В первом случае это архивирование документов. Причем архив может быть по текущим операциям или проведенным несколько лет назад. Для удобства последний складируется отдельно, а первый находится под рукой.

Срок хранения бухгалтера начинают отсчитывать по окончании отчетного промежутка времени. Для его определения стоит обратиться к ст. 17 ФЗ 402. При инициировании судебных разбирательств по поводу начисления налогов и штрафов по обязательствам с двух сторон документация сохраняется до тех пор, пока суд не вынесет окончательное решение.

Оформление оприходования накладных, полученных покупателями, происходит с помощью проставления штампа и перенесения данных в бухгалтерские журналы, книги. Поступающие товары приходуются в завершающий день их приемки по таким признакам, как количество и качество.

Как осуществлять хранение распечатанных оригиналов это проблематика для частного решения. Зачастую применяют технику раскладки в хронологическом формате по месяцам. Прошедший период можно прошить (например, годовой). Необходимости повышенных мер безопасности здесь нет. То есть использование сейфов нецелесообразно.

Разница форм расходной и товарной накладной

Оформление товарной документации происходит до отправки заказа покупателем, но оформляется на месте. Это позволяет зарезервировать ТМЦ до приезда такого приобретателя, так как ТН подтверждает факт поставки заказанной продукции. Здесь прописывается: название (вид) товара, его цена, количество и обобщенная стоимость, реквизиты обеих сторон, наименование должностей и подписи причастных лиц, печати предприятий. Оформление также происходит в двух экземплярах.

Общим признаком рассматриваемых документов выступает то, что они сопровождают передвижение имущества от одного пункта до другого. Они являются частью бухгалтерского учета, но при этом далеко не идентичны. РН отличается тем, что может эксплуатироваться для внутреннего перемещения ценностей (между работниками и структурными подразделениями). А упомянутая здесь «альтернатива» применима исключительно при реализации ТМЦ сторонним приобретателям.

Мы рассмотрели, что такое расходная накладная и для чего она нужна. Главный вывод заключается в том, что документ крайне удобен для использования в различных ситуациях, чем подтверждает свою универсальность. Разрешается применять для формирования документации стандартизированные формуляры или придумывать собственные. Но они должны соответствовать правилам делового документооборота и в целях защиты интересов обеих сторон обязательно содержать некоторые информационные разделы.
Количество показов: 20365

Расчетные документы: порядок их приема и исполнения

Все операции по счетам клиентов банки осуществляют на основании надлежаще оформленных расчетных документов. Расчетные документы могут быть в электронном виде или на бумажных носителях. Их можно разделить на две основные категории:

распоряжение плательщика (клиента или самого банка) о списании определенной суммы денежных средств со своего счета и перечислении их на счет получателя средств в соответствии с реквизитами, указанными в расчетном документе;
распоряжение получателя (взыскателя средств) на списание суммы денежных средств со счета плательщика (клиента или самого банка) и перечисление их на счет получателя средств, в соответствии с указанными реквизитами.

Положением ЦБ РФ № 383-П предусмотрены следующие виды расчетных документов (распоряжений на перевод денежных средств):

а) платежные поручения;

б) платежные требования;

в) инкассовые поручения;

г) платежные ордера;

д) банковские ордера.

Количество экземпляров расчетных документов (распоряжений) для осуществления операции перевода денежных средств устанавливается банками самостоятельно. Расчетные документы банки применяют для списания (перевода) денежных средств со счета плательщика, а также для осуществления перевода денежных средств без открытия счета плательщику. Составляться распоряжения на перевод денежных средств могут как в электронном виде, так и на бумажных носителях.

При приеме к исполнению распоряжений клиентов (расчетных документов) для осуществления операций перевода денежных средств, банковский (операционный) работник должен:

1) удостовериться в праве клиента (должностного лица) распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете;

2) удостовериться в целостности представленного распоряжения (недопустимость внесенных изменений в расчетный документ);

3) осуществить структурный контроль распоряжения (соблюдение формы установленного документа правилам);

4) произвести контроль наличия всех необходимых реквизитов на распоряжении и правильности их заполнения;

5) удостовериться в наличии необходимых денежных средств на счете клиента, для оплаты поступившего распоряжения;

6) по распоряжениям, требующим акцепта (согласия) плательщика, удостовериться в наличии такого акцепта или проверить порядок его получения.

Такой порядок приема распоряжений к исполнению, предусматривается банками в договорах со своими клиентами на расчетно-кассовое обслуживание. По распоряжениям, которые требуют акцепта (согласия) плательщика на оплату, банк извещает плательщика и получает либо его акцепт (согласие), либо отказ от акцепта в форме заявления.

Если денежных средств на счете плательщика недостаточно для оплаты всех поступивших распоряжений, они помещаются в картотеку по счету плательщика и в последующем оплачиваются в порядке очередности, установленной законодательством РФ, по мере поступления денежных средств на счет плательщика.

Далее банковский (операционный) работник обязан исполнить распоряжение клиента с соблюдением следующих процедур:

1) списать денежные средства со счета плательщика в полном объеме, на основании поступившего распоряжения и отправить их по реквизитам, указанным в распоряжении;

2) частично исполнить распоряжение, в том случае, если денежных средств на счете недостаточно;

3) подтвердить клиенту исполнение распоряжения (расчетного документа).

Положение ЦБ РФ № 383-П устанавливает следующие механизмы подтверждения исполнения распоряжений клиентов:

«…Исполнение распоряжения в электронном виде в целях осуществления перевода денежных средств по банковскому счету подтверждается:

банком плательщика посредством направления плательщику извещения в электронном виде о списании денежных средств с банковского счета плательщика с указанием реквизитов исполненного распоряжения или посредством направления исполненного распоряжения в электронном виде с указанием даты исполнения. При этом указанным извещением банка плательщика могут одновременно подтверждаться прием к исполнению распоряжения в электронном виде и его исполнение;
банком получателя средств посредством направления получателю средств извещения о зачислении денежных средств на банковский счет получателя средств с указанием реквизитов исполненного распоряжения или посредством направления исполненного распоряжения с указанием даты исполнения.

Исполнение распоряжения на бумажном носителе в целях осуществления перевода денежных средств по банковскому счету подтверждается:

банком плательщика посредством представления плательщику экземпляра исполненного распоряжения на бумажном носителе с указанием даты исполнения, проставлением штампа банка и подписи уполномоченного лица банка. При этом штампом банка плательщика может одновременно подтверждаться прием к исполнению распоряжения на бумажном носителе и его исполнение;
банком получателя средств посредством представления получателю средств экземпляра исполненного распоряжения на бумажном носителе с указанием даты исполнения, проставлением штампа банка и подписи уполномоченного лица банка…»