Бухгалтерский учет при производстве полиграфической продукции

Стандартные проводки в бюджетных учреждениях

Учет печатей бюджетных подразделениях намного сложнее, чем обычных. Изначально, принимается решение, по какой статье необходимо отразить: 310 (если печати будут использоваться более года) или 340 (срок использования меньше 1 года).

На основании Инструкцией № 157н, учёт объекта, который применяется в работе более года,ведётся как основное средство, при этом не зависимо от их цены. Когда в работе печати используются меньше года. Если срок полезного использования менее года, тогда печати относят к материальным запасам. Решение об этом принимает комиссия.

1. Если принятие осуществилось в качестве Основного средства. В проводках указывается стоимость всех затрат,с учётом НДС. Если она менее 3 тысяч рублей, то списание со счета происходит с одновременным отражением на его на 21 «Основные средства стоимостью до 3 тысяч рублей включительно в эксплуатации»».
2. При отнесении печати к категории «Материальные запасы». Если принято решение зачислить их в качестве материальных запасов, то отнесение к ним происходит на основании документов:

• товарной накладной;
• счет-фактуры;
• товарно-транспортной накладной;
• акт о приёме установленной формы (0315004).

Ответ

Выбор КОСГУ будет зависеть от цели изготовления (приобретения) продукции.

Если вы заключаете договор, который предусматривает осуществление исполнителем всех расходов на проведение мероприятия, в том числе вручение полиграфической, сувенирной продукции, такие расходы отразите по подстатье 226 «Прочие работы, Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения».

Если приобретаете (изготавливаете) для использования в процессе деятельности учреждения и продажи, то расходы отнесите на подстатью КОСГУ 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» КОСГУ.

Указанные расходы отражайте в увязке с КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».

Как заполняется журнал учёта печатей и штампов

Все печати и штампы должны строго учитываться Для этого существует специальный журнал. В нём содержатся их оттиски и информация о том, в какой отдел они переданы, с подписью ответственных лиц. Журнал содержит 8 граф:

• В первой графе указывается порядковый номер.
• В графе «Наименование печати» прописывается её назначение, например «Печать для документов».
• В третьей графе обязателен оттиск, он должен быть чётким, не размытым.
• В графе № 4 указывается, например: «менеджер по продажам Коваленко А.М.»
• В 5 графе – подпись ответственного лица с указанием даты получения.
• 6-7 графа заполняются аналогично графам № 4 и 5, только в случае возврата.
• Строка «Примечание» заполняется в случае уничтожения печати, с указанием номера акта и даты составления.

Журнал заполняется в рукописном виде, поскольку в нём необходимо наличие оригинальной подписи ответственных лиц. Название столбцов может меняться, в зависимости от необходимости и деятельности организации. Строго установленной формы Журнала нет. Форма не регламентирована законодательством.

Несмотря на это вести его необходимо с соблюдением всех требований строгой отчетности:

• обязательна порядковая нумерация страниц;
• журнал необходимо прошнуровать;
• на документе ставится печать и подписьруководителя;
• хранится журнал в железном сейфе.

Законодательством не установлен обязательное наличие граф в Журнале. Организация вправе их корректировать, в зависимости от своей деятельности.

Учет печатей. Из журнала «Главбух»

По материалам журнала «Гравбух» glavbukh.ru

В любой организации есть хотя бы одна основная печать. Но нередко приходится заказывать и дополнительные. А как правильно вести учет печатей и расходов на их изготовление? Подскажем в статье.

Наши советы помогут и при смене старой печати на новую. Скажем, у компании изменились реквизиты или логотип. Кстати, тут не забудьте оформить приказ руководителя о смене оттиска и отнести его копию в банк, ИФНС и фонды. Вот его образец.

Хранение печатей и штампов в организации

Способ хранения печатей и штампов зависит от их вида и назначения. Круглая печать (основная), находитсяв сейфе, доступ которому есть только у руководителя организации. В случае его длительного отсутствия – передается под расписку ответственному сотруднику.

Вспомогательные печати и адресные штампы находятся у ответственных работников, которые пользуются ими для исполнения ежедневной работы. Хранятся он также в опечатанных металлических шкафах, к которым имеет доступ определенный круг лиц. Штампы должны находиться в задвигающихся ящиках.

Печати организации: виды, хранение, учет

Первая запись о порядке использования печати появилась в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), одобренной постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.73 № 435 и рекомендованной для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Основные и вспомогательные печати

По своему назначению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные.

Оттиск основной печати

ставится на документах для удостоверения их подлинности.

Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Организации могут иметь вспомогательные (дополнительные) печати

– они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок» и т.д.

Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, учетных документов и др.

Штамп

Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, по существу, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот. Штампы также бывают разных видов.

Угловой (адресный)
штамп
используется в том случае, если в организации или у предпринимателя отсутствуют типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при краткосрочной переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер.

В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке, т.е. реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать.

Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).

Регистрационный штамп

устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. Он содержит наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу.

Штамп ограничения доступа

проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа. Штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штампы с реквизитами предприятия

, как правило, небольшого размера, с рамкой; включают краткое наименование фирмы, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампы

используются для внутренних нужд предприятия. Их размеры, форма и содержание не регламентируются. Использование специальной штемпельной краски позволяет применять такие штампы для решения производственных задач – маркировки тары, тканей, пластмассы и других поверхностей.

Обратите внимание

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штамповобеспечивает персонально руководитель организационного отдела, назначенный приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделениям, возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Выдача печатей и штампов регистрируется в учетном журнале.

Использование и хранение печатей и штампов

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя организационного отдела и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим сотрудникам в ситуации, когда руководитель организационного отдела отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основная и вспомогательные печати, адресный штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Учет печатей и штампов

Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу.

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.

ЖУРНАЛ учета печатей и штампов

Утрата печати или штампа

В случае утраты печати необходимо обратиться в милицию с соответствующим заявлением. Если был взломан офис, то работники правоохранительных органов осмотрят помещение, из которого была совершена кража. А если печать была похищена из личных вещей, например вместе с папкой документов из автомобиля руководителя, то следователь возьмет объяснения у лица, заявившего о хищении.

Как в самом заявлении, так и впоследствии в объяснениях необходимо как можно конкретнее зафиксировать, что именно было похищено. Кражу печати лучше указать отдельно.

Нелишним будет предоставить в милицию и образец оттиска печати (можно сделать копию какого-либо документа, заверенного ею). При этом необходимо подтвердить факт предоставления копии. Если она прилагается к заявлению о краже, об этом следует написать в заявлении, а если копия представляется после, то нужно получить подпись следователя на сопроводительном письме.

В дальнейшем заявление позволит получить справку из милиции, которая подтвердит факт кражи и поможет доказать невиновность фирмы в случае использования печати похитителями.

Кроме того, после обнаружения кражи и заявления в милицию необходимо сделать заявление о похищении в банк. Чем быстрее организация сообщит о краже в банк, тем меньше у похитителей шансов воспользоваться украденным. Кроме того, работники банка вполне могут помочь и в задержании преступников, если, конечно, вовремя будут уведомлены о случившемся.

Чтобы оградить себя от претензий будущих жертв мошенников, можно дать объявление о краже в СМИ.

Передача, замена, изготовление и уничтожение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов производится заказ в фирму, изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. В акте должны быть указаны:

· время и место уничтожения;

· состав комиссии;

· основание уничтожения печатей и штампов;

· наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;

· способ уничтожения;

· заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;

· подписи членов комиссии.

Акт подшивается в специальный наряд, который хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.

ЖУРНАЛ учета печатей и штампов, выделенных на уничтожение

Контроль состояния учета и хранения печатей и штампов

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение, с приложением оттисков печатей и штампов.

Проверка состояния печатей и штампов

Процедура бывает плановой, а может поводиться при наличии подозрений на использование поддельной печати. В любом из перечисленных случаев собирается специальная комиссия. По результатам проверки составляется акт, который передается руководителю организации. В нем излагаются выявленные проблемы, недочёты и рекомендации по их устранению.

При увольнении работника, генеральный директор направляет комиссию для установления факта наличия печатей, а также установления их подлинности. По итогам составляется акт приёма – передачи, с которым необходимо ознакомить нового сотрудника. Выявить подлинность печати опытный эксперт может даже визуально, если появляются подозрения, то для их подтверждения предмет исследования отправляют в лабораторию.

Бухгалтерский учет штампов и печатей

Источник: журнал «Главбух»

Срок службы печатей и штампов, как правило, превышает 12 месяцев, однако поскольку их стоимость менее 40 000 руб. в бухгалтерском учете ее учитывают как материально-производственные запасы ( п. 5 ПБУ 6/01 ).

Стоимость приобретенной печати учитывают на счете 10 «Материалы» (субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»). Далее ее стоимость списывают в расходы по обычным видам деятельности. Для этого используется счет 26 «Общехозяйственные расходы» или счет 44 «Расходы на продажу».

Что касается документального оформления, то списание оформляется либо актом на отпуск материалов, либо требованием-накладной.

Для контроля сохранности печатей их целесообразно учитывать на забалансовом счете. Ниже вы найдете бухучет штампов на примере.

Пример ООО «Седьмое небо» (турагент) приобрело новую печать, так как прежняя пришла в негодность. Ее стоимость составила 2360 руб., в том числе НДС – 360 руб. Всю сумму, включая налог, бухгалтер перечислил на расчетный счет изготовителя.

А 27 мая курьер турфирмы доставил печать с комплектом документов (счетом-фактурой и товарной накладной), датированных 27 мая. Именно на эту дату бухгалтер туристической фирмы сделал в учете следующие проводки:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51 – 2360 руб. – перечислены средства за печать для организации;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» КРЕДИТ 60 – 2000 руб. – принята стоимость печати к бухгалтерскому учету;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60 – 360 руб. – отражен «входной» налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19 – 360 руб. – принят к вычету «входной» НДС;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10 субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» – 2000 руб. – списана стоимость печати в расходы турфирмы по обычным видам деятельности;

ДЕБЕТ 013 «Активы стоимостью не более 40 000 руб. со сроком полезного использования свыше 12 месяцев» – 2000 руб. – принята стоимость печати к забалансовому учету.

Отметим, что если печать приобретается в связи с физическим износом прежней, то для такой замены нужно оформить приказ руководителя о смене оттиска печати со старого на новый и представить его копию в банк налоговую инспекцию и фонды.

Как осуществляется замена печатей

Чтобы ввести на организацию новую печать, необходимо уничтожить старую. Существуют следующие варианты:

При утилизации собственными силами, акт необходимо хранить на всём протяжении деятельности организации, чтобы избежать неоднозначных споров. Если печать потеряна, то процедуру по утилизации провести будет невозможно. Для получения нового оттиска, необходимо предоставить вышеперечисленный комплект документов вместе со справкой из внутренних дел, в которой установлен факт пропажи.

Также о краже необходимо оповестить регистрирующий орган и подать объявления в СМИ. Обязательно сообщить об инциденте банку, в котором открыт расчетный счет фирмы, чтобы предотвратить снятие денежных средств с расчетного счета. Способ утилизации фирма выбирает сама

Что важно помнить, чтобы корректно уничтожить старую печать?

Руководство компании вправе выбрать из 2 базовых вариантов уничтожения печати:

• осуществить уничтожение печати самостоятельно;
• поручить уничтожение печати третьим лицам (фирме, занимающейся изготовлением и уничтожением печатей).

Поскольку уничтожение печати не требует значимых трудозатрат, большинство организаций выбирают первый способ, т. е. делают это своими силами.

Алгоритм действий в данном случае будет следующим:

1. Руководитель приказом созывает специальную комиссию, которая и будет заниматься уничтожением печати.
2. После того как старые печати уничтожены (в присутствии комиссии в полном составе), фирма составляет специальный акт. Единой формы такого акта законодателем не установлено, поэтому он может быть составлен в свободной форме. Главное, чтобы в нём было указано, по какой причине было решено уничтожить печати, какие именно это печати (привести их наименования и оттиски). Акт следует подписать всем членам комиссии.

Если же фирма решит не заниматься уничтожением печатей самостоятельно, она может поручить это специальной организации, оказывающей подобные услуги. Выбрав такой способ, следует помнить, что вместе с печатью этой организации потребуется предоставить документы, подтверждающие правомерность действий по уничтожению печати (решение руководителя компании, документы, закрепляющие его полномочия, и т. д.).

Кроме того, в ряде случаев фирме, независимо от выбранного способа уничтожения печати, необходимо будет уплатить госпошлину (к примеру, при исключении печати из реестра).

Ключевые моменты по контролю печатей и штампов

Организации всегда были обязаны иметь круглые печати, на которых, в обязательном порядке, содержалась информация о наименовании фирмы и её адрес. Федеральный закон № 82 ФЗ говорит не об обязанности, а о праве иметь такую печать.

Из этого же закона следует, что информация о печатях должна содержаться в уставе. Несмотря на то, что законодательство не прописывает обязательное наличие печати, деятельность фирмы без нее просто невозможна. Она необходима:

1. при принятии (если это первое место работы) и увольнении сотрудника;
2. при предоставлении документов в налоговые органы (заверенные копии, декларации на бумажном носителе);
3. сдача отчётности в ФСС и ПФР;
4. оформление внутренней кадровой документации, составление писем и многое другое.

Основные виды печатей

По своему назначению печати подразделяются на основные (гербовые и печати юридических лиц) и вспомогательные (простые).

Печати в государственных организациях

В статье 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» определено право на воспроизведение государственного герба Российской Федерации на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Что представляет собой гербовая печать? Гербовая печать имеют круглую форму. В центре находится изображение государственного герба Российской Федерации, а по окружности – наименование организации. Герб города и района Российской Федерации помещается на печатях органов представительской и исполнительной власти города и района в соответствии с нормативно-правовыми актами этого города или района.

Печати в коммерческих организациях

В негосударственных организациях используется печать фирмы, которая приравнивается к гербовой. В центре такой печати размещается эмблема или аббревиатура организации с указанием ее наименования, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (в регистрационном реестре).

Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Организации могут иметь простые (вспомогательные) печати. Они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение и вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок», «Для пакетов», «Для копий» и т.д.

Простые (вспомогательные) печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными.

Лица, уполномоченные проставлять печать на документы должны знать, что оттиск печати, заверяющий подлинность подписи должностного лица ставится на свободном от текста месте, не захватывая личную подпись должностного лица.

На документы финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»

Какие документы нужно заверять основной и вспомогательной печатями

В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которые проставляется печать. Он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Так же в организации издается приказ (распоряжение) со списком должностных лиц (руководителей), имеющих право подписи на документах.

Рекомендуемый перечень документов, которые заверяются основными печатями:

• акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
• архивные справки;
• архивные копии;
• доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ве¬дение дел в арбитраже и т.д.);
• договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производст¬ве работ и т.д.);
• задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);
• заключения и отзывы;
• заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);
• исполнительные листы;
• командировочные удостоверения;
• нормы расхода;
• образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
• письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
• поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (свод¬ные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);
• положения об организациях;
• представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.);
• реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);
• сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуля¬цию к договору и т.д.);
• соглашения;
• справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и при¬читающейся заработной плате и т.д.);
• спецификации (изделий, продукции и т.д.);
• титульные списки;
• удостоверения;
• уставы организаций;
• штатные расписания.

Оттиски вспомогательных печатей проставляется:

• для заверения справок;
• на копии документов;
• на выписки из документов;
• учетные документы и др.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Нужно ли регистрировать новую печать?

Обязательная регистрация отменена, сделать это можно по желанию, для присвоения регистрационного номера.

Вопрос №2. Можно использовать логотипы, графические изображения в оттисках?

Это не запрещено, если не является недобросовестной конкуренцией и скрытой рекламой организации.

Вопрос №3. Обязательно ли уничтожать печать при реорганизации фирмы?

Нет, не обязательно, но лучше утилизировать, чтобы избежать вопросов.

Вопрос №4. В чём отличие печати от штампа?

Штамп не имеет юридической силы, а служит для облегчения работы.

Вопрос №5. Отличается ли учет печатей в частных и бюджетных организациях?

Да, план счетов в бюджетной организации совсем другой, соответственно и бухгалтерский учёт печатей сильно отличается.

Кто и когда ведет Журнал

Специальной должности для человека, хранящего и ведущего данный документ, нет. Обязанность учета печатей может быть возложена на любого сотрудника. Чаще всего это:

Ответственный делопроизводитель

• секретарь
• делопроизводитель
• сотрудник канцелярии
• бухгалтер

Если предприятие ведет интенсивную коммерческую деятельность, имеет обширный штат и мощный торговый оборот, целесообразно доверить контроль над печатями начальнику службы безопасности.

Для назначения ответственного за учет печатей руководитель издает распоряжение или приказ. Если сотрудник, ознакомившись с приказом, готов принять на себя новую обязанность, он подписью подтверждает свое согласие. На крупных предприятиях целесообразно указать в приказе лицо, которое будет заменять ответственного за Журнал во время отпуска или пребывания на бюллетене.

Отведение определенного времени для ведения Журнала не практикуется – сотрудник следит за правильностью и своевременностью оформления учетного документа по мере необходимости в течение рабочего дня.