Недостача при инвентаризации: товарные проводки, что делать, если в кассе не хватает средств — причины, способы погашения

Надзор за сохранностью имущества объекта экономической деятельности — это основополагающий нюанс системы контроля хозяйственной жизни любого предприятия. Бухгалтерские проводки по недостаче при инвентаризации представляют собой, на первый взгляд, достаточно непростые информационные выкладки, от правильности создания которых зависит наличие тех или иных последствий для всей компании в будущем.

С проблемами ревизионного характера (появлением несанкционированного дефицита любой продукции или производственных средств) придется столкнуться, наверное, абсолютно каждой организации. Именно поэтому индивидуальные предприниматели, а также наемные бухгалтеры, должны уметь обращаться с недобором. Причиной регистрационного расхождения может стать абсолютно все — от неграмотного расчета до мошеннических действий со стороны ответственного персонала. Каждый случай нуждается в подробном разборе, ведь от того, насколько верно будет действовать специалист, зависит в первую очередь фактор процветания конкретной фирмы.

Инвентаризация кассы – виды, сроки, правила

По нормам текущего законодательства Российской Федерации, ревизия — это набор наиболее полная форма последующего финансового контроля, способная носить как плановый, так и внеплановый характер. Регламентированный учет, реализацией которого нужно заниматься в рамках строго установленного времени (в соответствии с бухгалтерской политикой бренда и нормативами сопутствующих законов), опирается преимущественно на положения из п. 15 Методических указаний Минфина №19. По предложенным правительственным постановлениям регулярная проверка кассы выполняется из-за:

• ликвидации и реорганизации учреждения;
• передачи имущества компании в аренду;
• подписания договорных бумаг о купле-продаже;
• создания годовой (квартальной) отчетности;
• обнаружения нехватки;
• порчи ценностей.

Обычно, о плановых процедурах ревизионного характера все сотрудники знают заранее. Люди тщательно готовятся к будущей инспекции, подбивая отчеты так, чтобы все сошлось «копейка в копейку». Именно поэтому систематический надзор подобного формата действительно работает (решает перечень присвоенных ему задач) исключительно в фирмах с честным коллективом.

Правила ревизии кассы

Инвентаризация кассы производится с периодичностью, которая установлена приказом руководства и закреплена в учетной политике предприятия. Этими же нормативными актами закрепляется порядок инвентаризации. Материально ответственным лицом по кассе признается кассир.

Перед инвентаризацией руководитель (директор) издает распоряжение (приказ), в котором указывается дата начала и состав проверяющей комиссии.

В состав комиссии должно входить не менее трех человек. Присутствие МОЛ в списке комиссии обязательно. Кроме этого, желательно присутствие сотрудников СБ и внутреннего аудита (при наличии). При отсутствии подписи даже одного из членов комиссии, инвентаризация признается недействительной.

Перед проверкой кассир прекращает все операции и формирует кассовый отчет.

Пример кассового отчета

В этом отчете отражаются все приходные и расходные ордера, которые, кроме того, должны соответствовать утвержденным формам. Выявленные недостающие или излишние суммы отражаются в учете в периоде проведения ревизии.

При инвентаризации также проверяется:

• Установление лимита остатка ДС в кассе;
• Несоответствие дат расходных кассовых ордеров и фактической выдачи денег;
• Корректность корреспонденций счетов кассовых документов;
• Вовремя ли депонировались суммы невыплаченной зарплаты.

По итогам инвентаризации составляется акт инвентаризации ИНВ-15. В коммерческих организациях излишки и недостачи списываются на финансовый результат.

Пример акта инвентаризации

Внеплановая ревизия кассы

Инвентаризация кассы может проводиться внепланово, внезапно и без предупреждения, в целях контроля за ответственностью МОЛ. Сроки и порядок внеплановой инвентаризации также устанавливаются нормативными актами предприятия.

Проводка по списанию недостач в кассе: основания для внеплановой инвентаризации

В тех же самых нормативах, представленных в Методических указаниях Минфина РФ, предложен и другой способ бухгалтерского контроля, в роли которого выступает незапланированная проверка. Реализовать набор операций можно ввиду таких оснований:

• необходимость создания эффективной системы текущего контроля качества работы кассиров;
• нужда в проведении профилактических действий, позволяющих снизить риски появления ошибок и нарушений;
• выставление соответствующего требования каким-либо уполномоченным надзорным органом;
• подача жалоб от покупателей, в роли которых могут выступать как прямые клиенты, так и, например, оптовые поставщики;
• поступление в канцелярию докладных записок от сотрудников, обладающих набором сопутствующих полномочий.

Причины недостачи товаров (и проводки, посредством которых документируется вся ситуация) разнятся в зависимости от различных факторов. Иногда к возникновению подобных проблем приводит банальная невнимательность, а в некоторых случаях главным виновником становится обыкновенный мошеннический умысел уполномоченных лиц.

Чтобы избежать всевозможные неприятности этого характера, предприниматель должен в первую очередь создать четкий график ревизий. Естественно, помимо планового надзора, специалистам и владельцам бренда стоит позаботиться и о формировании внесистемных проверок. Внедрение таких мер — это путь, позволяющий минимизировать риски излишков финансовых трат, появляющихся, что называется, на ровном месте.

Готовые решения для всех направлений

Магазины
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Склады

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

E-commerce

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Мобильная автоматизация

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Как выявить недостачи

Причинами недостачи могут быть:

• естественная убыль;
• ошибки при приеме и отпуске ценностей;
• злоупотребления материально ответственных лиц;
• чрезвычайные ситуации (например, аварии, стихийные бедствия).

Недостачи обычно выявляются:

• при инвентаризации:

– плановой;

– после чрезвычайных событий (стихийного бедствия, пожара);

• при подсчете ценностей, поступивших от поставщика.

Чтобы отразить недостачи, в учете используется не только счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», но и другие счета. Выбор счета зависит от того, по какой причине недостача возникла и как она выявлена.

Выбрать нужный счет для учета недостачи вам поможет таблица.

Кто входит в состав инвентаризационной комиссии

Проводки по недостаче товара за счет виновного лица — это в первую очередь записи в бумажных журналах или компьютерных товарно учетных системах об изменении состояния объектов, находящихся на балансе предприятия. Заниматься созданием таких выкладок (и внесением их в отчеты и документацию) могут исключительно ответственные представители коллектива. Люди, наделенные подобным статусом посредством выпуска приказа, получают ряд особых полномочий, список которых также варьируется в зависимости от политики фирмы.

Данная область бухгалтерских дел контролируется законодательством, однако все предложенные правительством перечни носят рекомендательный характер. По правительственным нормативам предприниматель волен самостоятельно выбирать сотрудников, каждый из которых впоследствии войдет в состав ревизионного совета.

В качестве основных членов комиссии могут выступать не только главные бухгалтеры, но и рядовые кассиры, водители, управленцы любых отделов и так далее. Важным моментом здесь становится приказной бланк — именно он устанавливает список полномочий, присваиваемых определенным работникам.

Виды ответственности за недостачу

1. Полная материальная ответственность. Подразумевает возмещение всей недостающей суммы за счет кассира. Если сумма, которую нужно возместить, не больше, чем среднемесячная зарплата виновника, то он должен ее возместить по распоряжению руководства, изданному не позже месяца со дня обнаружения недостачи. Большие суммы взыскиваются только судебным порядком. Для обращения в суд по этому поводу у работодателя есть год.

ВНИМАНИЕ! В суд придется подавать иск, если кассир не согласен добровольно выплатить средства, а также по истечении установленного срока в месяц.

Читайте также:  Основания для отказа в приёме налоговой отчётности с 1 июля 2022 года
2. Административный штраф. Кассир своим действием, бездействием или небрежностью нарушил порядок работы с наличностью, значит, может быть подвергнут и административной ответственности. Должностные лица могут заплатить 4–5 тыс. руб., а юридические – 40–50 тыс. руб. – это помимо возмещения самой суммы недостачи.
3. Дисциплинарное взыскание. Может быть наложено работодателем также, помимо компенсации ущерба. Нерадивому кассиру можно сделать замечание, объявить выговор, а в некоторых случаях без пощады уволить.
4. Уголовная ответственность. Грозит тем должностным лицам, в отношении которых был доказан умысел их действий. Такими виновными действиями признаются:
   кража – тайное присвоение чужого;
5. мошенничество – приобретение права на чужие средства вследствие злоупотребления доверием или обмана;
6. растрата – похищение вверенного имущества или средств и последующая реализация, употребление, передача третьим лицам;
7. присвоение – неправомерное удерживание в своем пользовании вверенных активов.

Эти действия наказываются, в зависимости от степени тяжести, возможности рецидива и категории виновного сотрудника, либо штрафом, либо обязательными или исправительными работами, либо ограничением свободы, арестом или тюрьмой. Конкретные сроки зависят от вида виновного действия.

Уголовная ответственность за недостачу денег в кассе

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! За любое деяние, предусматривающее уголовную ответственность, виновного можно уволить по инициативе работодателя.

Понятие и причины возникновения недостачи

Недостаток — это нехватка как денежных, так и материальных средств. Максимально объемное понятие включает в себя целый перечень различных вещей, должных находится на предприятии, но фактически на месте отсутствующих. Выявить недобор какого-либо предмета (производственных деталей, финансов и даже канцелярии) можно посредством контрольной процедуры. В качестве таковой и выступает, например, ревизия.

Как уже говорилось ранее, поводов для возникновения ситуации, в рамках которой организация, несомненно, понесла экономические потери, может быть несколько. Недоучет возникает не только из-за пресловутого злого умысла, но и вследствие банальной невнимательности, неграмотности и попросту безответственного отношения конкретного сотрудника к рабочим обязанностям.

Инвентаризация и недостача

По нормативам российского законодательства, абсолютно каждая официально зарегистрированная организация должна регулярно проводить ревизионные операции, основной целью которых становится учет активов и обязательств. Главный правовой регламент в области — это ч. 1 ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011. В рамках представленного документа приводятся исчерпывающие инструкции по процедурам составления годовой и квартальной бухгалтерской отчетности.

В классическом виде ревизия проводится так: отдельный специалист или группа ответственных лиц выявляет факт текущего наличия вещей на предприятии, впоследствии сопоставляя полученные данные с организационными регистрами. Человек, занимающийся подобной работой, может обнаружить, что де-юре какой-либо предмет на подведомственной территории есть, а вот реальное его наличие подтвердить не удается. Именно при появлении несостыковки появляется разговор о задействовании такого термина как недочет.

Финансовая проводка (если выявлена недостача денежных средств в кассе) — специализированная пометка, указывающая на обнаружение рассматриваемых проблем. Ее созданием и последующим внесением в товарно учетные системы занимается ответственный человек, входящий в состав инвентаризационной комиссии. По результатам надзорных процедур специалисты выносят то или иное решение, основная цель которых практически всегда — это служебное разбирательство.

Нетрудно догадаться, что предприниматели, управленцы и владельцы долей в крупных фирмах, как правило, желают знать, в какую именно сторону были направлены, казалось бы, принадлежащие им активы. Результатом проверок и обсуждений становится четкий вердикт, объясняющий то, почему именно появился факт расхождения в отчетности. К слову, недобор не всегда возникает из-за злого умысла — нередко подобные проблемы формируются ввиду не слишком тщательного отношения членов команды к своим обязанностям.

Как оформить недостачу

Результаты инвентаризации оформляют в виде инвентаризационной описи (акта инвентаризации). Можно разработать форму самостоятельно или использовать стандартную ИНВ-15 — она подходит для оформления результатов проверки денежных средств и денежных документов.

Акт обычно составляется в двух экземплярах — для бухгалтерии и для кассира. Но если инвентаризация проводится из-за смены кассиров, понадобится сразу три экземпляра — бухгалтерии, старому кассиру и новичку.

Если во время инвентаризации нашли недостачу, нужно:

• составить сличительную ведомость (если вы используете форму ИНВ-15, отдельные ведомости не нужны, так как вся информация будет в акте);
• получить от кассира письменную объяснительную или составить акт об отказе;
• провести служебное расследование в составе инвентаризационной комиссии, чтобы установить, виноват ли кассир в недостаче, совершал ли он противоправные действия, есть ли основания для освобождения его от ответственности.

Оформление недостачи

В п. 4.1 Методических указаний, утв. Приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 приводится четкий регламент действий, которые должны быть выполнены сотрудниками предприятия, заметившими недочет каких-либо товаров, материалов, деталей или производственных средств. Согласно правительственным утверждениям, первая операция, реализуемая в такой момент — это подготовка сличительной ведомости.

Бумага оформляется в соответствии с редакционно-финансовой политикой компании или печатается в виде стандартизированного бланка. Классические документы этого формата — справки № ИНВ-18 и № ИНВ-19. Аспекты их правоприменения прописаны, например, в Постановлении Госкомстата РФ №-88 от 1998 года.

Как отражать недостачи в бухгалтерском учете

В согласии с пр. Минфина РФ №94Н, для внесения свидетельства о нехватке каких-либо материальных или нематериальных средств и иных финансовых активов применяется счет 94. В дебетовой части бланка приводится конкретная сумма потерь, а в кредитном разделе указывается факт списания расходов.

По закону, к концу года (до 31 декабря включительно) эта строфа должна быть закрыта, при полном отсутствии положительного сальдо. Естественно, что невыполнение данной рекомендации — это полноформатное нарушение, влекущее за собой ряд проблем.

Отражение недостач в налоговом учете

Затраты от недоучета в обязательном порядке включаются в состав МР. Правда, если параметры варьируются с предельными показателями норм естественной убыли, списание оформляется во внереализационные потери. Обозреваемая операция становится возможна, если:

• произведено возмещение ущерба лицом, виновным в утере;
• существует подтверждение случая чрезвычайной ситуации;
• руководящий состав предприятия предоставил в уполномоченные органы повестку о том, что в компании отсутствуют виноватые в возникших проблемах.

Правительственные постановления включают в себя один чрезвычайно важный момент — учреждение, которое отчитается о недоборе, НДС адресовать не будет.

Отражение излишков

Обнаружение излишков по итогам инвентаризации кассы никаких последствий для материально ответственного лица не несет.

Пример

В ООО «Маргаритка» в результате инвентаризации наличных средств обнаружен излишек в сумме 1 050 руб.

Бухгалтер делает проводку по выявленным излишкам:

То есть, обнаруженные суммы излишков приходуются в составе внереализационных доходов.

Проводки по недостаче денежных средств в кассе при ревизии: материальная ответственность работника

В нынешнем бухучете есть выкладка, рассказывающая о том, что сохранность активов предприятия обеспечивается, в том числе и за счет персонала. По ст. 232 ТК РФ, человек, причинивший ущерб, отдает его по установленным нормативам. Причем возмещению подлежит лишь сумма прямой порчи, а неполученные доходы и упущенные выгоды реституцией не облагаются.

Подтвердить факт МО человека можно исключительно при наличии определенных сертификатов. В роли документов, на основании которых потом выполняется возврат, выступают всяческие доверенности на получение ценностей, расходные ордера, ТН на внутреннее перемещение и так далее.

Ответственность материально ответственного лица за недостачу

Согласно нормам ст. 242 ТК, работник отвечает перед работодателем по причиненным ущербам в полном размере. При оформлении кассира в штат предприятия с ним заключается, помимо трудового договора, еще и договор о матответственности (ст. 244 ТК), на основании которого и с учетом законодательных требований с виновного должностного лица может быть взыскан ущерб. Если обнаружена недостача в кассе, ответственность кассира возникает независимо от того, случайны его действия или умышленны.

Как производится возмещение недостачи материально ответственным лицом? Прежде всего, необходимо документально оформить результаты инвентаризации и зафиксировать в установленном порядке результаты проверки. Затем выявляются размер и причина ущерба. Для этого администрация работодателя вправе создавать специальные комиссии. В обязательном порядке с сотрудника истребуются письменные объяснения происходящего, а если кассир уклоняется от предоставления пояснений, следует составить акт (стат. 247 ТК).

Готовые решения для всех направлений

Магазины
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Склады

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

E-commerce

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Мобильная автоматизация

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Выявление недостач

Недостачи относятся на счета бухгалтерского учета на основании инвентаризационных документов и учитываются по дебету счета 94. Недостачу товарно-материальных ценностей, наличных денег отразите проводкой:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10 (41, 50, …)

— выявлена недостача.

Недостачу объекта основных средств учтите следующим образом:

ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 01

— списана сумма амортизации, начисленной по недостающему объекту основных средств;

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 01

— отражена недостача объекта основных средств (по остаточной стоимости).
ПРИМЕР 1. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ИМУЩЕСТВА
Перед составлением годового отчета АО «Актив» провело инвентаризацию имущества. Инвентаризационная комиссия обнаружила:— отсутствие компьютера первоначальной стоимостью 42 000 рублей и с начисленной амортизацией в сумме 12 000 руб.;— недостачу товаров на складе в пределах норм естественной убыли на сумму 12 360 руб.;— недостачу денежных средств в кассе организации в сумме 73 руб.Результаты инвентаризации были зафиксированы в сличительных ведомостях.В рабочем плане счетов «Актива» счет 01 «Основные средства» имеет субсчет «Выбытие основных средств».Бухгалтер «Актива» выявленные недостачи должен отразить так:
ДЕБЕТ 01 СУБСЧЕТ «ВЫБЫТИЕ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ»   КРЕДИТ 01
— 42 000 руб. – списана первоначальная стоимость основного средства;
ДЕБЕТ 02   КРЕДИТ 01 СУБСЧЕТ «ВЫБЫТИЕ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ»
— 12 000 руб. – списана сумма начисленной амортизации;
ДЕБЕТ 94   КРЕДИТ 01 СУБСЧЕТ «ВЫБЫТИЕ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ»
— 30 000 руб. – отражена остаточная стоимость недостающего основного средства;
ДЕБЕТ 94   КРЕДИТ 41
— 12 360 руб. – отражена недостача товаров;
ДЕБЕТ 94   КРЕДИТ 50-1
— 73 руб. – отражена недостача наличных денег в кассе организации.

Обратите внимание

Принятые к вычету суммы налога на добавленную стоимость по похищенным товарам подлежат восстановлению (письмо Минфина России от 19 мая 2010 г. № 03-07-11/186).

Обстоятельства, исключающие материальную ответственность

Получить деньги с персонала организация сможет далеко не во всех возможных случаях. В ст. 239 Трудового кодекса России указано, что обременения в адрес лиц накладываться не могут, если ущерб:

• имел характер непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска или нужной в рамках ситуации обороны;
• был нанесен из-за того, что работодатель безответственно отнесся к своим обязанностям по обеспечению условий труда.

Каждая перечисленная обстановка нуждается в максимально полном и подробном разбирательстве. Доказать наличие названных факторов должен сам специалист, получивший повестку о необходимости проведения сопутствующей выплатной транзакции.

Договор о полной материальной ответственности

Стопроцентная МО регламентируется документацией, представленной в пост. Минтруда Российской Федерации №85 от 31.12.2002. По регламентам в перечень специалистов, на должности которых могут быть прописаны бланки о денежных обязательствах, входят:

• директора, заведующие отделами, а также прочие руководители фирм и подразделений;
• продавцы, товарные эксперты, товароведы любых классов, сертификаций, уровней и категорий;
• представители коллектива, ответственные за расчет при продаже (например, обыкновенные кассиры).

Стандартный бланк договора о полной МО предполагает наложение на работника обязательств, в том числе и по участию в квартальных, годовых и внеплановых инвентаризациях. Аналогичным образом постановление включает в себя раздел, определяющий правила определения размера ущерба при появлении тех или иных форс-мажоров.

Как взыскать сумму недостачи

Чтобы взыскать деньги, работодатель должен издать соответствующий приказ. На это у него есть месяц после того, как комиссия установит точную сумму ущерба (она не может быть больше среднемесячного заработка).

Приказ составляется в произвольной форме с указанием всей необходимой информации и подписью руководителя. Все лица, которых касается приказ, тоже должны поставить подписи об ознакомлении.

Общество с ограниченной ответственностью «Ясно» Приказ

02.07.2021

№ 154

Об удержании из заработной платы работника суммы недостачи, выявленной при инвентаризации кассы

Во время проведенной на основании приказа от 25.06.2021 № 43 инвентаризации денежных средств в кассе была обнаружена недостача денежных средств, произошедшая по вине кассира Андреевой М.М. На основании этого и в соответствии со ст. 238, 244, 248 ТК РФ и договором о полной материальной ответственности от 12.08.2019 № 2,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Взыскать с Андреевой М.М. сумму недостачи в размере 4 500 (четыре тысячи пятьсот) рублей 00 копеек.
2. Главному бухгалтеру Ивановой П.К. удержать сумму недостачи, указанную в п.1 настоящего приказа, из заработной платы кассира Андреевой М. М., начиная с текущего месяца с учетом ограничений, предусмотренных ст. 138 ТК РФ.
3. Ознакомить кассира Андрееву М.М. с настоящим приказом.
4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Основание:

• Инвентаризационная опись наличных денежных средств № 2 от 26.06.2021.
• Объяснительная записка кассира Андреевой М. М.

Общая сумма удержаний из зарплаты не должна превышать 20 % от каждой выплаты на руки (минус НДФЛ). Например, если зарплата кассира до вычета налога составляет 15 000 рублей, то за раз можно будет удержать не больше 2 610 рублей (ст. 138 ТК РФ).

Если работодатель не успеет оформить приказ о взыскании в течение месяца, придется обращаться в суд. Еще судебные разбирательства бывают, когда работник отказывается возмещать ущерб после увольнения или не согласен выплатить остаток недостачи, который превышает его среднюю зарплату. Срок для иска в суд — один год со дня выявления ущерба.

Как выявляется недостача

Нетрудно догадаться о том, что весь процесс ревизионной деятельности регламентирован соответствующим разделом трудового и бухгалтерского законодательства. Основополагающий документ, устанавливающий правоприменение в данной области — это приказ Министерства финансов России от 13.06.1995. Как уже говорилось ранее, ревизия представляет собой исключительно подведомственный процесс, проводимый со стопроцентным упором на государственные постановления. В том случае, если во время реализации всех надзорных и контрольных операций был обнаружен недоучет, ответственные лица в обязательном порядке составляют следующие бумаги:

• сличительная ведомость;
• акт о расхождении;
• протокол деятельности комиссии;
• объяснительные материалы.

Причем учреждение может задействовать как типовые, унифицированные бланки и сертификаты, так и документацию, оформленную по внутренней бухгалтерской редакционной политике компании.

Пресс-центр

Когда выявляется нехватка средств

Инвентаризация кассы любой организации обычно проводится в одном из двух случаев:

Плановый учет, в котором участвуют члены инвентаризационной комиссии, набранные из сотрудников организации;

Государственная проверка, инициированная представителями налоговых органов или Росфиннадозором. Помимо этого, полномочиями для проведения инвентаризации кассы организации обладают также сотрудники, представляющие контрольно-финансовые органы и муниципальные образования.

Что делать, если обнаружена недостача

После обнаружения нехватки средств во время инвентаризации кассы, необходимо занести эту информацию в Акт инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ-15), который является унифицированным документом и рекомендован для использования при проведении кассовой инвентаризации. Необходимо также отразить в Акте объяснения материально ответственного лица, касательно сложившейся ситуации.

Обнаружить недостачу – полдела. Нужно организовать возмещение убытков организации, которое может происходить по одному из следующих сценариев:

Возмещение средств материально ответственным лицом.

Нередки ситуации, когда возвращение недостающих денег становится обязанностью кассира, ответственного за инвентаризуемую кассу. Это происходит в том случае, если сумма недостачи невелика и кассир не имеет ничего против результатов проверки. Тогда необходимо, чтобы он написал заявление на имя руководителя с признанием своей вины и отразил в нем обязательства по возмещению убытков.

Руководство компании, в свою очередь, обязано выпустить приказ, в котором будет отображен факт недостачи, проведенное расследование и его результаты, виновное лицо и его согласие о возмещении ущерба, а также график возмещения убытков. При составлении графика стоит помнить о том, что в соответствии с ТК РФ во время погашения недостачи за работником должна сохраняться минимум половина его доходов.

Обращение в правоохранительные органы

Не всегда вопрос о возмещении средств удается решить силами организации – порой обращение в правоохранительные органы становится необходимостью. Как правило, такая ситуация возникает если:

Сумма недостачи значительна. В том случае, если недостаток средств превышает 2 500 рублей, то УК РФ признает такую сумму значительной.

Несогласие кассира с данными, полученными инвентаризационной комиссией;

На кассе есть следы, говорящие о внешнем проникновении — если обнаружены взломы дверей, сейфов или активация охранной сигнализации.

В любом из этих случаев руководство организации, а при его отсутствии – сотрудники, выявившие недостачу должны обратиться в милицию. Правоохранительные органы начнут расследование, которое либо поможет найти виновных, либо позволит списать убыток. Последний вариант возможен в том случае, если следствием было принято решение о закрытии дела и только по истечении трехлетнего срока исковой давности.

Вина ложится на руководство

Такой вариант развития события возможен, если руководство организации не обеспечило условий для хранения денежных средств. Тогда, в соответствии со статьей 227 ТК РФ, руководитель компании становится материально ответственным за недостачу средств и обязан возместить ущерб. Такое решение может быть принято либо руководством вышестоящей организации, либо судебными органами.

Инвентаризация кассы – важная процедура, которая поможет вовремя выявить недостачу. Проводите инвентаризацию кассы вовремя и следуйте нашим советам по возмещению недостачи – это поможет минимизировать убытки организации и обеспечить ее долгое и процветающее существование.

Нормы естественной убыли

Определение данного показателя (и его последующая корректировка по выставленным трудовым законодательствам правилам) — наверное, наиболее важный процесс во всем вопросе о материальной ответственности работников. Если по проводке недостача отнесена на виновное лицо, взыскать с виновника происшествия деньги получится только при соблюдении перечня условий. Основное руководство, на которое стоит опираться в момент установки влияния стандартного показателя уменьшения количества товаров (деталей, объектов производства, денежных активов и так далее) в силу обыкновенных причин — это приказ Минэкономразвития №95 от 31.03.2003.

В рамках обозначенного документа прописан один непреложный факт, посредством которого удостоверяется сумма возможных потерь, например, при перевозке или хранении изделий в предложенных фирмой условиях. Проще говоря, если недобор не превышает разумных (и заранее исчисленных величин), взыскать средства с персонала работодатель попросту не сможет. Чтобы познакомиться со всеми нюансами рассмотренного процесса, можно также просмотреть и ст. 254 п. 7-2 Налогового кодекса Российской Федерации. В данном акте аналогичным образом затрагиваются обозреваемые тематики.

Виновные лица установлены: как списать выявленную при инвентаризации недостачу

Регулярный контроль наличия и состояния имущества, проводимый посредством проведения инвентаризации, помогает руководству компании:

• своевременно выявлять недостачу и порчу имущества;
• разбираться с виновниками;
• принимать меры по взысканию недостач с виновных лиц;
• списывать испорченные и отсутствующие материальные ценности со счетов бухгалтерского учета и формировать достоверную информацию в отчетности об имуществе компании;
• принимать меры по усилению контроля за сохранностью активов, повышению уровня ответственности материально ответственных лиц и т. д.

О нюансах проведения инвентаризации рассказывают статьи:

• «Инвентаризация материально-производственных запасов: порядок и нюансы»;
• «Порядок проведения инвентаризации основных средств»;
• «Порядок проведения инвентаризации БСО (нюансы)».

Чтобы разобраться с проводками по списанию недостачи при инвентаризации, воспользуемся условиями примера.

После проведения инвентаризации на складе № 3 (материально ответственное лицо — кладовщик Завьялов Н. Г.) была выявлена недостача ТМЦ в сумме 8 630 руб.:

Кладовщик Завьялов Н. Г. согласился добровольно возместить недостачу.

В учете компании были произведены проводки по списанию недостачи на виновное лицо:

Как наличие норм естественной убыли влияет на порядок списания недостач, рассказываем здесь.

Важно учесть! Рекомендация от КонсультантПлюс: Списываемые ТМЦ оцените способом, установленным учетной политикой. В дебет счета 94 спишите также сумму отклонений, включая транспортно-… (читать подробнее).

Списание на виновное лицо: причины недостачи денег по кассе в магазине

Как уже говорилось ранее, поводов для возникновения случаев, в рамках которых бухгалтерские отчетности попросту не бьются, может быть множество. Не всегда основополагающей причиной является злой умысел. Нередко, на первый взгляд, неприятная ситуация, разрешается достаточно просто: обнаруживается какой-либо неучтенный бланк, а разбирательство по установленному порядку вовсе не проводится.

Однако, встречаются и положения, в рамках которых недоучет — действительная прямая вина какого-либо специалиста. Однако работодатель, желающий привлечь подозреваемое лицо к ранее прописанной денежной ответственности, должен помнить как минимум о двух основных вещах:

• договор о наложении МО;
• характер полных или частичных обязательств.

Если договорные, задокументированные отношения с человеком не заключались, получить с него какие-либо материальные средства, наверное, не получится. Конечно, попытаться можно, однако на практике такие процедуры редко заканчиваются успешно.

Недочет у продавца: проводки на списание недостачи за счет виновного лица

Выявить, что у конкретного работника в сфере его денежных обязательств наблюдается финансовый недоучет, можно исключительно после проведения ревизионных операций. Подобные мероприятия, как уже говорилось ранее, в обязательном порядке проводятся с упором на государственные постановления:

• методические указания, утв. приказом Минфина России №49 от 13.06.1995;
• рекомендации по бухгалтерскому учету и сертификации, утвержденные пост. Министерства финансов Российской Федерации № 119Н от 28.12.2001.

Реализовать пакет сопутствующих дел можно в формате плановой или внеплановой проверки, результаты которой должны попасть в годовой отчет. Нетрудно догадаться, что нарушение данной установки — это настоящая проблема, способная повлечь за собой неприятности с действующим законом.

Что делать, если не хватает денег в кассе: проводка погашения недостачи кассиром и взыскание ущерба

На самом деле, получить от продавца (или от другого работника, обладающего аналогичным в плане обязательств статусом) деньги при недочете достаточно трудно. Предприниматель, желающий провести операцию, должен предоставить набор объективных доказательств вины конкретного гражданина. В список предлагаемых управленцем документов в обязательном порядке прикрепляются сертификаты, подтверждающие:

• отсутствие обстоятельств, исключающих МО ответственного лица;
• противоправность поведения виновника;
• степень вины конкретного человека в случившейся ситуации;
• причинную связь между деятельностью члена коллектива и образовавшимися проблемами финансового свойства;
• наличие прямого денежного ущерба в любых его возможных, прописанных в законодательстве вариациях;
• действительную сумму неустойки и пр.

Таким образом, на вопрос о том, что делать, если в кассе недостача, наверное, нельзя ответить однозначно. Каждый случай обладает собственным набором индивидуальных характеристик, нуждаясь в максимально пристальном и подробном рассмотрении.

Списание недостачи на виновное лицо – проводки

Пример 1

Обнаруженный недостаток средств полностью покрывается виновным должностным лицом:

• Д 94 К 50 – отражен в учете компании выявленный ущерб.
• Д 73.2 К 94 – недостача отнесена на виновное лицо предприятия.
• Д 70 К 73.2 – из заработка сотрудника произведено удержание суммы установленного ущерба.
• Д 50 К 73.2 – или же возможно внесение недостачи средств напрямую в кассу организации.

Пример 2

Обнаруженный недостаток наличности образовался в результате стихийного бедствия (или иного ЧП), вины кассира в этом нет:

• Д 94 К 50 – выявлена недостача денежных средств в кассе, проводка выполнена на основании акта комиссии и подтверждающих ЧП документов.
• Д 91.2 К 94 – обнаруженный ущерб отнесен на прочие расходы предприятия. В целях расчета налога на прибыль такие суммы списываются на внереализационные затраты и учитываются при определении налога с прибыли (подп. 6 п. 2 стат. 265 НК).

Пример 3

Обнаруженный недостаток денег образовался по вине ответственного сотрудника, но по решению руководителя кассиру было разрешено частично не возмещать ущерб:

• Д 94 К 50 – отражено выявление недостачи в кассе компании.
• Д 73.2 К 94 – в признанном размере списана недостача на виновное лицо, проводка выполнена на основании соответствующего распоряжения директора.
• Д 91.2 К 94 – отнесен на прочие расходы остаток невозмещенной недостачи.

Соответственно, если недостача отнесена на материально ответственное лицо, проводка выполняется с использованием сч. 73 или 76. В случае отсутствия виновников ущерба применяется сч. 91. Проводки делаются по нормам приказа № 94н.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Ревизия не заменит инвентаризацию

По нормативам, опубликованным в п. 172 разд. 2 «ГОСТ Р 51303-2013», недоучет — это физическое отсутствие денежных и материальных средств, выявленное в результате контрольной процедуры (а в роле этого события могут выступать как инвентаризационная, так и ревизионная деятельность). Однако по тому же регламенту ревизор не наделяется правами на выполнение каких-либо операций по взысканию денег с конкретного перечня лиц, работающих на установленном предприятии. Проще говоря, такой человек сможет исключительно уточнить наличие рассматриваемой проблемы, впоследствии передав его лицам с более внушительными полномочиями.

Возмещение и бухгалтерские проводки (недостача внесена в кассу, опущена в связи с безответственным отношением или удалена из-за невнимательности) — это, на самом деле, чрезвычайно сложный раздел, касающийся не только бухгалтерии, но и всего трудового закона в целом. Чтобы реализовать комплекс всех сопутствующих процедур, специалист должен познакомиться с внушительным числом самых разных регламентов.

Правоприменение документация устанавливает как в сфере ТК, так и в области налогового и торгового учета. Вопрос о получении неустоек со специалистов, нарушивших требования товарно-денежных отношений внутри одной фирмы, как правило, лежит на стыке самых разных отраслей классического современного права и юриспруденции.

Чтобы избежать всевозможных проблем, связанных, в том числе и с недоучетом каких-либо позиций по неосмотрительности, современный предприниматель должен пользоваться самым продвинутым в техническом плане ПО. Если по результатам инвентаризации выявлена недостача материалов — это ошибка не только ответственных лиц, но и руководителей, не заботящихся о создании должных средств информационно-системного контроля.

Избежать подобных неприятностей можно, например, благодаря цифровой продукции . Программы нашего бренда установлены на десятках складов, магазинов, учреждений из сектора e-commerce и крупных инженерных производств. Каждый партнер получил уникальный инструментарий, предназначенный для автоматизации множества бизнес-процессов. Доверив рутинные (но чрезвычайно важные!) действия продуманным алгоритмам, человек практически полностью избавляет себя от рисков, связанных с неграмотным подходом и ошибками, появляющимися при ручном вводе данных.

Ответственность за несоблюдение кассовой дисциплины

Субъекты хоздеятельности несут ответственность не только за правильность оформления кассовых документов, но и за полноту оприходования наличности. Срок давности нарушения по кассовым операциям невелик и составляет всего лишь 2 месяца. К административной ответственности налоговая вправе привлечь нарушителей при обнаружении ошибок. Согласно п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ величина штрафа для организаций может достигать 50 000 рублей. Для ИП и руководителей по той же статье штрафные выплаты составят 4000–5000 рублей.

Подробнее о мере ответственности см. материал «А ваша кассовая дисциплина в порядке?»

КонсультантПлюс предупреждает: Нарушение правил работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций — это нарушение кассовой дисциплины. В чем оно выражается и какие за это предусмотрены санкции, смотрите в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.

ИП освобождаются от полноценного ведения кассовых операций с установлением лимита наличности и использования строгих унифицированных форм документов. Но если предприниматели все-таки работают в процессе своей деятельности с РКО и ПКО, то заполнять их необходимо по всем правилам.