Что делать в случае недостачи при инвентаризации в 2022 году

Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.
Попробовать

Инвентаризация — важная процедура, её нужно проводить регулярно. Она позволит выявить расхождения между учтенным количеством имущества и его фактическим наличием. Если при инвентаризации обнаружились несоответствия, это часто вызывает у бухгалтеров затруднения. В статье расскажем, как вести учет излишков и недостач, как они появляются и какими документами их оформлять.

Инвентаризация

Независимо от того в какой организации проводится инвентаризация, существуют ее основные виды и правила проведения. К основным видам инвентаризации относят:

• плановую;
• внеплановую.

Плановую организацию должны проводить все компании в конце года, перед тем как составить годовую ответственность. Внеплановая инвентаризация проводится в тех случаях, когда возникает срочная необходимость в ней. Например, при выявлении факта хищения, при смене материально-ответственного лица или при ликвидации фирмы. По итогам проведенной инвентаризации материальных ценностей может быть выявлена недостача или излишки.

Пошаговая инструкция

По итогам плановой инвентаризации товаров на складе была выявлена недостача товара:

• комплект штор «Версаль» — 2 шт. (себестоимость 8 000 руб./шт.).

Виновным лицом признано материально ответственное лицо (МОЛ) — Иванов А.П.

Недостача подлежит взысканию с него по рыночной стоимости товара.

Сумма к взысканию — 18 000 руб.

Договор о полной материальной ответственности с работником не заключался.

Среднемесячный заработок работника — 30 000 руб.

По соглашению между работником и Организацией сумма недостачи удерживается в течение 5 месяцев равными долями путем удержания из заработной платы работника.

31 июля работнику начислена зарплата — 40 000 руб., НДФЛ составил 5 200 руб.

Из зарплаты работника удержано 20% (1/5) от рыночной стоимости недостачи — 3 600 руб.

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Начало примера смотрите в публикации:

• Недостача ТМЦ. Виновное лицо обнаружено

Что такое недостача

Важно! Под недостачей понимают выявленную при полном или частичном пересчете какой-либо группы товаров разницу между данными бухучета и фактическим остатком на текущий момент времени.

Основным документом, регламентирующим порядок действий при инвентаризации является распоряжение Минфина № 49. Согласно данного документа, первоначальными действиями инвентаризационной комиссии при получении результатов являются:

1. Установить степень ответственности каждого причастного лица.
2. Истребовать дебиторскую задолженность, которая находится под сомнением, осуществить перевод незавершенного бартера и имеющихся долгов.
3. Составить опись ценностей, признанных непригодными, либо неподлежащими восстановлению.
4. Выявить причины излишков или недостачи.
5. Получить пояснения по факту недостачи.

Выявление недостачи в торговой точке

При выявлении недостачи в торговой точке, по отношению к продавцу возможны следующие действия:

1. Потребовать от него объяснительную по поводу выявленной недостачи.
2. Если выявлена вина продавца, либо имеется ответственность по коллективному договору о материальной ответственности, то недостача, которая не подлежит списанию, может вычитаться и зарплаты. В первом случае в полной сумме, во втором — в определенном проценте. Процентные вычеты, превышающие 20% устанавливаются только в суде.

Суммы, взимаемые с работников, не должны превышать их должностной оклад. Однако, в случае необходимости, по решению суда возможно и превышение.

Отзывы клиентов

Благодарность от гр. Колесникова А. Н. Позвольте выразить глубокую благодарность Юридическому агентству СПб, расположенному по адресу Спасский переулок, 12. За профессиональную и доброжелательную помощь в решении моего вопроса! Желаю и дальше работать, принося пользу всем жителям СПб. И не только.

Колесников Александр Николаевич.

Должность: начальник сектора внедрения Метрополитена

P.S.: До вашей фирмы я обращался в 5 фирм по данному вопросу и получил невразумительные ответы.

Благодарность от Гурьяновой Т.А. Выражаю искреннюю благодарность Василию Анатольевичу за профессионализм и высококвалифицированную помощь в решении вопроса о защите моих прав как потребителя. В результате мной была получена достойная компенсация от .

Огромное спасибо. 09.07.2019 г.

Отзыв Марчеило И.В. 24 сентября 2016 г. обратилась за юридической консультацией к Константину Васильевичу. Хочу выразить благодарность за чуткое, внимательное отношение, квалифицированную помощь. Получила исчерпывающий ответ на все мои вопросы. Очень помогли. Спасибо! С уважением, Марчеило Ирина Владимировна.

Благодарность от Хохлова Н.С. Я Хохлов Н.С. выражаю особую благодарность адвокату Павлюченко А.В. который защищал мои права по защите прав потребителя. Был приятно удивлен его профессионализму где он обнаружил ложный адрес моего ответчика зарегистрирован в ЕГРЮЛ, а также защищал как я считаю от необоснованных решений судьи первой инстанции. Если в дальнейшем понадобиться юридическая помощь, буду обращаться только к Павлюченко А.В.

Н.С. Хохлов 12.12.2017 г.

Благодарность от гр. Московчука В. Г. Выражаю большую благодарность адвокату Денису Юрьевичу за консультацию и доведение дела до логического завершения. Были очень грамотно составлены юридические документы, направлены в суд. Дело выиграно. Ура!!! Большое спасибо!

Истец: Московчук В. Г.

Отзыв Егоровой А.Н. Я, Егорова Антонина Николаевна, очень довольна консультацией Суховарова Юрия Владимировича. Благодарю за внимательность и понимание. Желаю дальнейшего профессионального роста.

Благодарность Соловьеву Хочу выразить огромнейшую благодарность и признательность Соловьеву Константину Васильевичу за внимательное отношение, очень грамотную консультацию. И, если когда-нибудь мне потребуется юридическая поддержка, непременно обращусь именно к нему. Также хочу отметить Кутузову Дарью Валентиновну, которая с улыбкой встретила, ответила на некоторые интересующие меня вопросы. Желаю компании успехов, дальнейшего процветания, побольше клиентов.

Отзыв Гизатуллиной Уважаемый руководитель!

Прошу выразить огромную благодарность юристу Кузнецовой Лидии Александровне за профессиональную консультацию в решении моей проблемы, за чуткое, внимательное отношение ко мне, как к клиенту, за грамотный подход к делу. Также хочу выразить искреннюю благодарность коллективу за доброжелательность, профессионализм. Желаю вам дальнейших успехов на юридическом поприще.

Благодарность от Плисецкого В.В. Прошу выразить благодарность Мавричеву Сергею Вячеславовичу за чуткое отношение и понимание к клиентам. Вопрос был разрешен в течении одного дня. Очень благодарен Сергею Вячеславовичу.

Плисецкий В.В. 19.10.2018 г.

Благодарность от Устиновой Т.М. Хочу выразить большую благодарность Сергею Вячеславовичу за оказанную юридическую услугу при возникшем у меня сложном отношении с ООО «Салоном красоты» и Альфа-Банком.

Устинова Т.М. 10.11.2018 г.

Действия работодателя при выявлении недостачи

При выявлении недостачи действия продавца будут следующими:

1. Потребовать от работников написать объяснительную по факту недостачи ценностей. Если работник уклоняется от дачи объяснений, то нужно составить соответствующий акт отказа, согласно требованиям ТК РФ.
2. Взыскать с работников недостачу. Сделать это можно только в течение месяца с момента вынесения результатов инвентаризации. После этого срока взыскание можно применить только в судебном порядке. распоряжение о взыскании работодатель может дать в размере, не превышающем среднемесячную зарплату. Если необходимо взыскать сумму в больших размерах, то сделать это можно только через суд.

Недостача при инвентаризации: что делать материально-ответственному лицу

В качестве материально-ответственного лица может выступать начальник склада, администратор, старший кассир и т.д. Согласно них законодательство предусматривает следующее:

1. После того, как оформлен акт о недостаче, наступает ответственность того лица, которое согласно документам несет эту ответственность.
2. Наступить ответственность может и в соответствии с положениями законодательства, и в соответствии с условиями подписанного соглашения о материальной ответственности.
3. Если недостача ответственного лица не связана с исполнением им трудовых обязанностей, то привлечение его к ответственности возможно только по решению суда.

На что обратить внимание при проведении инвентаризации

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При отсутствии хотя бы одного члена комиссии результаты инвентаризации могут признаны не действительны.

Материально ответственные лица инвентаризационной комиссии дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Результаты проведенной инвентаризации обязательно должны быть оформлены документально. На практике продолжают использовать формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

При проведении инвентаризации на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц составляется инвентаризационная опись. Данный документ составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии.

Согласно п. 4.1 Методуказаний на расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей оформляется сличительная ведомость. Этот документ нужен для отражаются результатов инвентаризации в случае отличия фактических данных от учетных. Суммы излишков и недостач имущества в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете (ф. ИНВ-18 и ф. ИНВ-19).

На основании результатов работы комиссии, оформленных протоколом, сличительной ведомостью или актом, работодатель принимает решение о возмещении ущерба. Для этого издается приказ о результатах инвентаризации и удержании недостач с виновных лиц.

В случае существенных нарушений при проведении инвентаризации удержания недостач с работника могут быть признаны неправомерными.

Поэтому во время инвентаризации следует обратить внимание на следующие обстоятельства:

— отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний);

— участие материально ответственного лица является обязательным. В случае отказа от участия составляется соответствующий акт членами комиссии (п. 2.8 Методических указаний);

— описи должны содержать подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц (п. 2.10 Методических указаний).

Помимо надлежащего оформления инвентаризации работодатель обязан создать все условия для сохранности имущества, а также должным образом оформить трудовые отношения с работником и договор о полной материальной ответственности.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей (п. 1 ч. 1 ст. 243 ТК РФ).

Если работодатель нарушил трудовое законодательство, не заключив с работником трудовой договор, не ознакомив его с должностной инструкцией, то он тем самым не проинформировал работника о его трудовых обязанностях, его ответственности.

Таким образом, в случае, если работник был допущен к работе без оформления трудовых отношений в законодательно установленном порядке, работодатель не имеет права взыскивать с работника материальный ущерб, который возник при исполнении работником своих трудовых обязанностей ненадлежащим образом (Определение Ленинградского областного суда от 28.06.2012 по делу N 33а-2646/2012).

В трудовом законодательстве закреплены правовые нормы, предусматривающие материальную ответственность работника перед работодателем. Нанесенный работником ущерб должен быть возмещен, при чем не зависимо от того, привлечен ли он к дисциплинарной, административной, уголовной ответственности, или нет. На это указывает ст. 248 Трудового кодекса РФ.

При проведении инвентаризации могут быть выявлены недостачи товарно-материальных ценностей у материально ответственных лиц, вверенных ему на основании договора о материальной ответственности. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли в соответствии с п. 5.1. Методуказаний по инвентаризации относятся на виновных лиц.

По общему правилу в ходе инвентаризации определяется размер ущерба путем выявления расхождений между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). А для того чтобы определить виновных лиц и причины возникновения недостач, необходимо провести служебное расследование. На такой порядок указывает правовая норма трудового законодательства, приведенная в ст. 247 ТК РФ.

Как оформить

Когда в результате проведенной инвентаризации выявляется недостача, то потребуется оформление специальной ведомости, в которой содержатся сведения о выявленных расхождениях по данным бухучета и фактическим остаткам. В данной ведомости содержится следующее:

• размер недостачи в денежном выражении;
• естественная убыль, допустимая для компании;
• рыночная и балансовая стоимость товара, а также разница, выведенная между ними.

После оформления ведомость подписывают все члены инвентаризационной комиссии. После этого все отчеты направляют в бухгалтерию, которая уже проводит окончательную сверку учетных и фактических данных. Для того, чтобы оформить недостачу, используются специальные унифицированные бланки:

• акт инвентаризации товара, находящегося в пути;
• опись принятого товара, который хранится в торговом зале или на складе;
• сличительная ведомость.

Списание недостачи

Списание недостачи возможно при соблюдении следующих условий:

• списание осуществляется за тот календарный год, в котором имела место инвентаризация;
• недостача имеет четкое количественное выражение;
• списываемый товар должен соответствовать своему наименованию.

При соблюдении вышеперечисленных факторов, можно приступать непосредственно к списанию. Порядок при этом будет следующим:

Недостача при инвентаризации: проводки

Важно! В результате проведенной инвентаризации может быть выявлена не только недостача ценностей, но и излишек. Кроме того, возможен также и такой результат, как пересортица. Она означает, что с остатка требуется снять одни наименования, а другие оприходовать.

Порядок отражения в бухгалтерском учете будет следующим:

1. При выявлении излишка, ценности приходуют на момент проведения инвентаризации. Приходуются они по рыночной цене, если иной порядок не предусмотрен внутренними правилами компании. Денежные показатели относят на финансовые результаты вместе с иными расходами, или на доходы в НКО.
2. Если недостача попадает под естественную убыль, то суммы списывают как расходы, либо как издержки. Если недостача превышает естественную убыль, то списание происходит за счет виновных лиц. Если виновных установить не удалось, то списание производится на финансовые результаты.

Основные проводки при списании недостачи:

Удержание ущерба из зарплаты сотрудника

Нормативное регулирование

Работник имеет право добровольно возместить причиненный ущерб или запросить рассрочку платежа (ч. 4 ст. 248 ТК РФ). В случае рассрочки работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.

Сотрудник также вправе единовременно возместить ущерб, нанесенный компании при наличии у него соответствующих средств. Можно договориться с работником о возмещении ущерба не в денежной, а в натуральной форме.

Если решено проводить удержания из заработной платы, необходимо помнить, что ТК РФ накладывает определенные ограничения на максимальный размер суммы, которая не будет выплачена работнику.

Общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20% от суммы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ, ч. 1 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ).

Расчет

По условиям нашего примера:

• среднемесячный заработок работника — 30 000 руб.;
• сумма к взысканию — 18 000 руб.;
• из зарплаты работника по соглашению с работодателем удерживается 3 600 руб. в месяц.

Так как среднемесячный заработок работника больше суммы ущерба, на основании распоряжения руководителя с работника можно удержать сумму ущерба полностью 18 000 руб.

За июль 2022 года:

• начислена заработная плата — 40 000 руб., НДФЛ — 5 200 руб.;
• доход сотрудника после удержания НДФЛ составит 40 000 – 5 200 = 34 800 руб.
• максимальный размер удержаний за месяц в соответствии со ст. 138 ТК РФ 31 200 *20% = 6 240 руб.

Так как максимальный размер удержаний с дохода сотрудника в июле больше суммы, указанной в соглашении между работником и организацией, то сумму ущерба можно удержать в размере 3 600 руб.

Учет в 1С

Для удержания ущерба из зарплаты сотрудника создайте документ Операция, введенная вручную вид операции Операция через раздел Операции – Бухгалтерский учет – Операции, введенные вручную.

Укажите:

• от — дата начисления зарплаты;
• Дебет — «Расчеты с персоналом по оплате труда»; Субконто — Иванов Александр Павлович, указывается МОЛ из справочника Физические лица, с которого подлежит взысканию сумма недостачи.

При создании документа Ведомость в банк или Ведомость в кассу сумма к выплате по данному сотруднику будет указана за вычетом удержания. PDF

Контроль

Для проверки начисленных и удержанных сумм сформируем:

• расчетный листок по кнопке Отчеты в документе Начисление зарплаты, выберем Расчетные листки;
• отчет Анализ счета по счету 73.02 в разделе Отчеты – Стандартные отчеты – Анализ счета (можно с детализацией по дням).

В расчетном листке сумма удержания ущерба отражается в разделе Удержано.

Задолженность работника перед организацией уменьшилась.

Если Вы являетесь подписчиком системы БухЭксперт8, тогда читайте дополнительный материал по теме:

• Порядок проведения инвентаризации
• Инвентаризация ТМЦ: 1С
• Недостача ТМЦ. Виновное лицо обнаружено
• Недостача ТМЦ. Виновное лицо не обнаружено
• Излишек товаров в результате инвентаризации
• Начисление зарплаты
• Выплата зарплаты

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

1. Порядок взыскания с работника ущерба У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ:Оформите коммерческую…
2. Частичное удержание НДФЛ при частичной выплате зарплаты (ЗУП 3.0.25) …
3. Роструд разъяснил как правильно установить сроки выплаты зарплаты и можно ли уменьшить окладную часть зарплаты, увеличив премиальные Эксперты­ сервиса Роструда «Онлайн-инспекция. рф» ответили на очередную порцию вопросов…
4. Удержание НДФЛ с полученного натурального дохода в ближайшую дату выплаты других доходов сотрудника …