Недостача при инвентаризации: документальное оформление, что делать работодателю

На предприятии часто случается, что при очередной инвентаризационной проверке отсутствуют вещи, которые значатся в документации. При каждом несовпадении начинают суетиться все — и материально-обязанные, ответственные люди, и руководство, и даже подчиненные, с которых зачастую спрашивают. В статье мы расскажем про недостачу товара и материальных ценностей (ТМЦ) на складе при инвентаризации, а также опишем, как сделать документальное оформление проводки.

Основания для проведения описи имущества

Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.

Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.

Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:

• любое стихийное бедствие — пожар, наводнение, разрушение, а также возгорание или затопление по вине трудящихся;
• продажа фирмы или вступление в долю, появление нового соучредителя — любые изменения на уровне руководства могут привести к потребности узнать точный баланс;
• кража, подозрение на хищение, судебное или следственное разбирательство.

Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно — для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.

Погашение недостачи: проводки

Погашение недостачи производится разными способами. Как правило, за недостающие активы отвечает определенное материально-ответственное лицо. При установлении виновности недостачу взыскивают с него. К примеру, при недостаче денег в кассе виновным лицом является кассир. Какой проводкой оформляют погашение недостачи кассиром, и как происходит дальнейшее закрытие сч. 94, читатель может узнать в нашей консультации.

По кредиту счета 94 фиксируют списание недостач:

• в пределах естественной убыли, которую рассчитывают умножением количества (массы) недостающего товара на установленный норматив – на счета производства;
• сверх норм естественной убыли и при невозможности найти виновника возникновения недостачи – в состав прочих расходов;
• за счет виновного лица – удержанием из зарплаты. При потерях, возникших несколько лет назад, их стоимость по мере взыскания отражается на сч. 98, затем – на сч. 73, далее – на сч. 91;
• за счет прибыли, если потери были понесены в силу форс-мажорных обстоятельств.

Списание ущерба в учете недостач и потерь от порчи ценностей оформляется так:

Что такое недостача при инвентаризации

Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.

Нехватка ТМЦ — это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс — перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.

Еще одна особенность при данном процессе — указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.

В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком — владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.

К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.

Инвентаризация и недостача

По нормативам российского законодательства, абсолютно каждая официально зарегистрированная организация должна регулярно проводить ревизионные операции, основной целью которых становится учет активов и обязательств. Главный правовой регламент в области — это ч. 1 ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011. В рамках представленного документа приводятся исчерпывающие инструкции по процедурам составления годовой и квартальной бухгалтерской отчетности.

В классическом виде ревизия проводится так: отдельный специалист или группа ответственных лиц выявляет факт текущего наличия вещей на предприятии, впоследствии сопоставляя полученные данные с организационными регистрами. Человек, занимающийся подобной работой, может обнаружить, что де-юре какой-либо предмет на подведомственной территории есть, а вот реальное его наличие подтвердить не удается. Именно при появлении несостыковки появляется разговор о задействовании такого термина как недочет.

Финансовая проводка (если выявлена недостача денежных средств в кассе) — специализированная пометка, указывающая на обнаружение рассматриваемых проблем. Ее созданием и последующим внесением в товарно учетные системы занимается ответственный человек, входящий в состав инвентаризационной комиссии. По результатам надзорных процедур специалисты выносят то или иное решение, основная цель которых практически всегда — это служебное разбирательство.

Нетрудно догадаться, что предприниматели, управленцы и владельцы долей в крупных фирмах, как правило, желают знать, в какую именно сторону были направлены, казалось бы, принадлежащие им активы. Результатом проверок и обсуждений становится четкий вердикт, объясняющий то, почему именно появился факт расхождения в отчетности. К слову, недобор не всегда возникает из-за злого умысла — нередко подобные проблемы формируются ввиду не слишком тщательного отношения членов команды к своим обязанностям.

Готовые решения для всех направлений

Магазины
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Склады

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

E-commerce

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Мобильная автоматизация

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Недостачи, излишки, пересортица в 1С: Бухгалтерии ред. 3.0

Опубликовано 24.03.2020 23:16 Автор: Administrator Для достоверности годовой отчетности необходимо, чтобы остатки по всем счетам отражали действительность, а не ошибочные данные. В связи с этим, одним из основных подготовительных этапов является инвентаризация товарно-материальных ценностей на складах. Недавно мы уже писали о том, как правильно оформить приказ о проведении инвентаризации и как внести её результаты в программу. А сегодня более подробно поговорим об отражении выявленных недостач, излишков и пересортиц как в бухгалтерском, так и в налоговом учёте.

Отражение недостачи

В программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0 списание недостач товаров вводится при помощи документа «Списание товаров» в разделе «Склад». При проведении данного документа программа формирует проводку по дебету 94 счёта и кредиту счёта учёта списываемых ТМЦ, например, 10, 41, 43.

При этом счёт 94 не является счётом отражения расходов и потерь организации, на нём аккумулируются все расхождения учётного количества ТМЦ от фактического.

Для дальнейшего движения списываемых товаров необходимо определить возможную причину возникновения недостачи. Это может быть потеря или порча товара по вине работника, либо естественная убыль. Рассмотрим нюансы отражения всех вышеперечисленных ситуаций в программе.

В первом случае в разделе «Операции», при помощи документа «Операции, введённые вручную», фиксируется перенос стоимости ТМЦ на виновное лицо. В последствие он может погасить стоимость ущерба через кассу предприятия, внести денежные средства на расчётный счёт или написать заявление об удержании данной суммы из его заработной платы.

По налоговому учёту в данном случае не возникает разниц в отражении операции.

А вот касаемо ранее принятого к вычету НДС мнения расходятся. С одной стороны, в пункте 3 статьи 170 НК РФ установлен закрытый перечень случаев восстановления НДС, и такого пункта, как списание ТМЦ при выявлении недостач в нём нет. Этой же позиции придерживаются и суды, о чём свидетельствует решение ВАС РФ от 19.05.2011 г. №3943/11. При этом Минфин России неоднократно выпускал письма с разъяснениями, в которых рекомендовал восстанавливать эти суммы — №03-07-11/15015 от 19.03.2015 г. Поэтому данное решение остаётся за организацией.

Второй причиной списания товаров, как мы и говорили ранее, может явиться естественная убыль некоторых видов товаров, например, розлив, усушка, утечка и другое. Министерствами и ведомствами по отраслям экономики устанавливаются нормы естественной убыли, применяемые для определения допустимой величины отнесения сумм недостач на производственные расходы.

Исходя из этого списание недостач может быть как в пределах установленных нормативов, так и сверх них.

В первом случае отражение потерь в пределах нормы вводится документом «Операции, введённые вручную» и формирует проводку по дебету затратного счёта (20, 25, 26, 44) и кредиту 94.

В случае, когда потери ТМЦ превышают норму естественной убыли или виновных лиц в порче или пропаже ТМЦ установить не удалось, расходы по выявленной недостаче относят на внереализационные расходы (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). При этом факт отсутствия виновных лиц должен быть документального подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

Отражение излишков

Согласно пункту 28 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации (утверждённой приказом Минфина РФ от 29 июля 1998г. №34н) излишки приходуются по рыночной стоимости, увеличивая финансовые результаты организации.

В налоговом учёте они относятся к внереализационным доходам организации в том отчётном периоде, в котором они выявлены (п. 20 ст. 250, п. 1 ст. 271 НК РФ).

В программе ввод информации о выявленных излишках ТМЦ осуществляется при помощи документа «Оприходование товаров» в разделе «Склад». Его можно ввести как на основании документа «Инвентаризация товаров», так и независимо от него.

Проведённый документ формирует проводки: по дебету – отражение оприходованных ТМЦ, а по кредиту – отражение внереализационного дохода.

Отражение пересортицы

Пересортица – это зачёт выявленных недостач и излишков между собой по однородным ТМЦ, если расхождение по позициям имеет равное количество и выявлены они в одном периоде. Проще говоря, вы обнаружили в период инвентаризации недостачу товара «Стол светлое дерево» в количестве 1 штука, и излишек «Стол красное дерево» в количестве 1 штука.

Решение о зачёте пересортицы всегда принимает только руководитель организации, что закрепляется соответствующим приказом.

В случае, если стоимость излишнего товара больше, чем утерянного, то такая разница в бухгалтерском учёте относится на увеличение финансовых результатов организации.

При обратной ситуации, разницу в стоимости списывают либо по нормам естественной убыли, в случае подходящих под норматив товарных позиций, либо на счёт виновных лиц, либо если виновные не были установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то списывается на уменьшение финансовых результатов организации.

В налоговом же учёте пересортица не предусмотрена главой 25 НК РФ, поэтому выявленные расхождения будут отражены как списание недостач и оприходование излишков. Соответственно, так как оприходование излишков в налоговом учёте производится по рыночной стоимости, а зачёт пересортицы в бухгалтерском учёте определяется как разница между стоимостями зачитываемых позиций, то в учёте возникают постоянные разницы.

Предположим, что стоимость позиции «Стол светлое дерево» составляет 5000 рублей, а «Стол красное дерево» — 6000 рублей. Проведём документ «Инвентаризация товаров» в разделе «Склад».

Затем нам необходимо произвести зачёт пересортицы по бухгалтерскому учёту и отразить списание недостачи и оприходование излишка по налоговому учёту.

Для этого перейдём в раздел «Склад» и выберем пункт «Комплектация номенклатуры». Товар с положительным отклонением нужно указать в поле «Комплект», а с отрицательной – в поле «Комплектующая». При этом программа сформирует проводку по дебету и кредиту счёта 41, но с разной аналитикой.

Сумма операции будет определена из стоимости комплектующей. Соответственно, нам нужно сделать ещё одну проводку на сумму разниц стоимостей товаров.

Для этого перейдём в раздел «Операции» и выберем пункт «Операции, введённые вручную». Отразим внереализационный доход, который для целей бухгалтерского учёта будет рассчитан как разница в стоимости списываемого и приходуемого товара, а в налоговом учёте – как стоимость оприходованных излишков. В строке, отражающей постоянные разницы, необходимо указать отрицательное отклонение между суммами бухгалтерского и налогового учёта.

Сформируем оборотно-сальдовую ведомость по 41 счёту и проверим остатки по товарам.

Если же стоимость приходуемых излишков товара меньше, чем стоимость списываемых недостач, то документы будут выглядеть следующим образом.

В зависимости от того, можете ли вы применить нормативы по естественной убыли товара или нет, следует сделать ещё одну проводку на отнесение недостачи на затратные счета или к внереализационным расходам. Так же сумма недостачи может быть отнесена на виновное лицо, если таковое установлено и факт подтверждён уполномоченными государственными органами

Автор статьи: Алина Календжан

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Добавить комментарий

Комментарии

-1 Алина Календжан 29.03.2021 23:26 Цитирую Алена:

Можно ли отражать в НУ по 91.02 сумму недостачи,по которой не выявлено виновных лиц?

Добрый день. За недостачу товара или его порчу в пределах норм естественной убыли никто не должен платить. А если эти затраты выше нормы — они закрываются за счет виновных лиц. В случае, если виновные не установлены, то убытки от недостачи списываются на финансовые результаты организации. Цитировать
0 Алена 24.03.2021 19:09 Можно ли отражать в НУ по 91.02 сумму недостачи,по которой не выявлено виновных лиц?

Цитировать

Обновить список комментариев

JComments

Причины возникновения нехватки

Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:

• Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
• Чрезвычайные ситуации — пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
• Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
• Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
• Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.

Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ — из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.

Ревизия не заменит инвентаризацию

По нормативам, опубликованным в п. 172 разд. 2 «ГОСТ Р 51303-2013», недоучет — это физическое отсутствие денежных и материальных средств, выявленное в результате контрольной процедуры (а в роле этого события могут выступать как инвентаризационная, так и ревизионная деятельность). Однако по тому же регламенту ревизор не наделяется правами на выполнение каких-либо операций по взысканию денег с конкретного перечня лиц, работающих на установленном предприятии. Проще говоря, такой человек сможет исключительно уточнить наличие рассматриваемой проблемы, впоследствии передав его лицам с более внушительными полномочиями.

Возмещение и бухгалтерские проводки (недостача внесена в кассу, опущена в связи с безответственным отношением или удалена из-за невнимательности) — это, на самом деле, чрезвычайно сложный раздел, касающийся не только бухгалтерии, но и всего трудового закона в целом. Чтобы реализовать комплекс всех сопутствующих процедур, специалист должен познакомиться с внушительным числом самых разных регламентов.

Правоприменение документация устанавливает как в сфере ТК, так и в области налогового и торгового учета. Вопрос о получении неустоек со специалистов, нарушивших требования товарно-денежных отношений внутри одной фирмы, как правило, лежит на стыке самых разных отраслей классического современного права и юриспруденции.

Чтобы избежать всевозможных проблем, связанных, в том числе и с недоучетом каких-либо позиций по неосмотрительности, современный предприниматель должен пользоваться самым продвинутым в техническом плане ПО. Если по результатам инвентаризации выявлена недостача материалов — это ошибка не только ответственных лиц, но и руководителей, не заботящихся о создании должных средств информационно-системного контроля.

Избежать подобных неприятностей можно, например, благодаря цифровой продукции . Программы нашего бренда установлены на десятках складов, магазинов, учреждений из сектора e-commerce и крупных инженерных производств. Каждый партнер получил уникальный инструментарий, предназначенный для автоматизации множества бизнес-процессов. Доверив рутинные (но чрезвычайно важные!) действия продуманным алгоритмам, человек практически полностью избавляет себя от рисков, связанных с неграмотным подходом и ошибками, появляющимися при ручном вводе данных.

Порядок оформления дефицита

Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.

В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара — проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.

Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.

Есть еще один вариант оформления дефицита — удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.

Проводки по недостаче денежных средств в кассе при ревизии: материальная ответственность работника

В нынешнем бухучете есть выкладка, рассказывающая о том, что сохранность активов предприятия обеспечивается, в том числе и за счет персонала. По ст. 232 ТК РФ, человек, причинивший ущерб, отдает его по установленным нормативам. Причем возмещению подлежит лишь сумма прямой порчи, а неполученные доходы и упущенные выгоды реституцией не облагаются.

Подтвердить факт МО человека можно исключительно при наличии определенных сертификатов. В роли документов, на основании которых потом выполняется возврат, выступают всяческие доверенности на получение ценностей, расходные ордера, ТН на внутреннее перемещение и так далее.

Как списать недостачу при инвентаризации

Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.

Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.

И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.

Списание недостачи

Списание недостачи возможно при соблюдении следующих условий:

• списание осуществляется за тот календарный год, в котором имела место инвентаризация;
• недостача имеет четкое количественное выражение;
• списываемый товар должен соответствовать своему наименованию.

При соблюдении вышеперечисленных факторов, можно приступать непосредственно к списанию. Порядок при этом будет следующим:

Последствия для материально ответственного лица

Человек, отвечающий за ТМЦ, пишет объяснительную, адресованную непосредственному начальству. Данный документ предоставляется руководством в течение двух дней с момента соответствующего запроса, обычно он поступает сразу после проведения учета.

На основании данной бумаги принимается решение, которое заключается в списании на расходы компании или в удержании с сотрудника убытков. Вердикт выносится в соответствии с признанием доли вины МОЛ.

Действия работодателя при выявлении недостачи

При выявлении недостачи действия продавца будут следующими:

1. Потребовать от работников написать объяснительную по факту недостачи ценностей. Если работник уклоняется от дачи объяснений, то нужно составить соответствующий акт отказа, согласно требованиям ТК РФ.
2. Взыскать с работников недостачу. Сделать это можно только в течение месяца с момента вынесения результатов инвентаризации. После этого срока взыскание можно применить только в судебном порядке. распоряжение о взыскании работодатель может дать в размере, не превышающем среднемесячную зарплату. Если необходимо взыскать сумму в больших размерах, то сделать это можно только через суд.

Как удержать недостачу с виновных лиц

Последствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников.

Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.

Выявление недостачи в торговой точке

При выявлении недостачи в торговой точке, по отношению к продавцу возможны следующие действия:

1. Потребовать от него объяснительную по поводу выявленной недостачи.
2. Если выявлена вина продавца, либо имеется ответственность по коллективному договору о материальной ответственности, то недостача, которая не подлежит списанию, может вычитаться и зарплаты. В первом случае в полной сумме, во втором — в определенном проценте. Процентные вычеты, превышающие 20% устанавливаются только в суде.

Суммы, взимаемые с работников, не должны превышать их должностной оклад. Однако, в случае необходимости, по решению суда возможно и превышение.

Готовые решения для всех направлений

Магазины
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Склады

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

E-commerce

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Мобильная автоматизация

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Персональный счет бухгалтерского счета для отражения недостач

Для фиксации недостач в бухгалтерском учете предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (План счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).
Основные сведения о счете 94 представлены на рисунке ниже:

Какие суммы отражаются по дебету и кредиту этого счета, смотрите далее:

Что необходимо учесть при расчете остаточной стоимости основного средства (ОС), см. в статье «Как определить остаточную стоимость основных средств».

Разберемся, как в хозяйственной деятельности применяется счет 94.

Объяснительная: как отразить недостачу

В документе материально ответственный человек указывает, кроме своих личных данных:

• когда произошло происшествие;
• подробное описание события — что случилось, по каким причинам, по чьей вине;
• последовательность собственных действий — попытка предотвратить происшествие.

Необходимо подписаться, поставить инициалы и дату подачи объяснительной.

Образец ее составления

Приказ о недостаче

На основании объяснительной должно быть принято решение:

• сотрудник виновен;
• невиновен;
• требуется собрать комиссию для расследования.

По итогам, чтобы подтвердить одно из трех намерений, должна быть написана бумага. В ней указываются:

• краткое описание ситуации;
• участвующие лица;
• постановление.

Образец составления

Инвентаризация

Независимо от того в какой организации проводится инвентаризация, существуют ее основные виды и правила проведения. К основным видам инвентаризации относят:

• плановую;
• внеплановую.

Плановую организацию должны проводить все компании в конце года, перед тем как составить годовую ответственность. Внеплановая инвентаризация проводится в тех случаях, когда возникает срочная необходимость в ней. Например, при выявлении факта хищения, при смене материально-ответственного лица или при ликвидации фирмы. По итогам проведенной инвентаризации материальных ценностей может быть выявлена недостача или излишки.

Недостача на складе

Складские помещения имеют постоянный поток ТМЦ, поэтому здесь часто теряются товары. Разберемся, почему это происходит.

Причины

• Утрата документов или их неправильное заполнение. Пришла накладная, по ней выдали товарные единицы, но не занесли в книгу.
• Отсутствие оборудования, плохие условия учета.
• Непредвиденные факторы, которые привели к порче.
• Хищение.

Что делать

Стоит проводить расследование по указанным выше стандартам, то есть начать с получения объяснительных, затем выписать приказ. На его основании сделать либо списание в расходы, либо взыскание с виновного. Также мы советуем установить камеры видеонаблюдения, чтобы следить за возможными актами кражи.

Как избежать

Мы рекомендуем вести учет с помощью специальных устройств и программ. На их основе самостоятельно формируются списки и документы. Это значительно упрощает всю складскую деятельность — поставки и отгрузки. Заказать такое оборудование и программное обеспечение можно в .

Если у вас на предприятии используется «1С:Бухгалтерия» в любой поставке, «1С:УПП» или 1С для строительной организации, и вы планируете проводить инвентаризацию только на штрихкодах (не будете использовать RFID), то вам полностью подходит специальный драйвер для проведения инвентаризации от «Клеверенс», в комплект поставки которого входят все программы и обработки, необходимые как для печати этикеток, так и для работы с терминалом сбора данных.

Если используется 1С, но вы планируете внедрять RFID, то вам подходит уже другая программа — Клеверенс: Учет имущества. Также, есть программные продукты для магазинов и складов, которые помогут оптимизировать и автоматизировать товарный учет, а также исключить случаи недостач при инвентаризации.

Посмотрите, как «Магазин 15» помогает автоматизировать процесс инвентаризации в сети гипермаркетов строительных материалов. В результате внедрения процесс стал намного проще, и позволил отказаться от привлечения аутсорсинговых компаний.

Использование

Типовой формы такого документа не существует. Поэтому, прежде чем приступать к заполнению, необходимо утвердить эту форму в учетной политике организации отдельным приказом руководителя.

Однако в некоторых ситуациях без отдельного акта о недостаче товара при инвентаризации не обойтись. Например, акт о результатах инвентаризации (по форме 0504835) не оформлен либо недоступен, а необходимо срочно обратиться в правоохранительные органы.

Однако использование отдельного акта о недостаче товара при инвентаризации – исключительный шаг, который используют в качестве страховки ответственности некоторых сотрудников, не более. К особо важной документации его никак не отнести. Все же инвентаризационную опись нужно сохранять единой, не разделяя ее на отдельные куски, как сделано в прикрепленном выше образце бланка.