5 ошибок в акте сдачи‑приёмки работ, которые мешают вовремя получить оплату

Акт выполненных услуг — это итоговый документ, который формируется на этапе закрытия контракта и подтверждает факт, объем и качество исполнения поставщиком его обязательств по этому контракту.

Для чего необходим акт выполненных работ

Приемка заказчиком результата работ — это ключевой момент взаимоотношений сторон договора подряда. Только после этого события можно говорить о завершении работ, о соблюдении их срока, а также о появлении у подрядчика права на вознаграждение (п. 1 ст. 702, п. 1 ст. 711 и ст. 720 ГК РФ).
Гражданский кодекс прямо требует составления акта, подтверждающего приемку работ, лишь в отношении договора строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК РФ). Однако на практике такой документ составляется после завершения любых видов работ, а не только строительных. Ведь это самый простой способ доказать, что работы выполнены качественно и в срок, а их результат передан заказчику.

Впрочем, подтвердить сдачу результата работ можно и другими документами. Например, накладными, в которых имеется соответствующая отметка заказчика (определения Высшего арбитражного суда РФ от 12.04.10 № ВАС-3457/10 по делу № А51-12704/2008 и от 23.10.09 № ВАС-13172/09 по делу № А60-19871/2008-С3). Также эту роль могут выполнять товарно-транспортные накладные, подтверждающие доставку заказчику результата работ (определение ВАС РФ от 29.10.10 № ВАС-14674/10 по делу № А40-79160/09-63-641).

Сформировать новую транспортную накладную в веб‑сервисе для ИП
Внимание!
Подтвердить сдачу-приемку работ можно только документами. Свидетельские показания для этих целей не принимаются. Дело в том, что на их основании нельзя установить объем и стоимость работ, а также их соответствие условиям заключенного договора (определение Верховного суда РФ от 21.10.20 № 310-ЭС20-16076 по делу № А84-3639/2019).

Заказчик работ также заинтересован в оформлении акта сдачи-приемки. Во-первых, он необходим для учета понесенных им затрат при налогообложении (п. 1 ст. 252 НК РФ). А во-вторых, служит основанием для предъявления подрядчику претензий, связанных с качеством работы и выявлением скрытых недостатков (п. 4 ст. 720 ГК РФ, ст. 724 ГК РФ и ст. 725 ГК РФ).

При этом важно помнить, что подписание акта без возражений не лишает заказчика права предъявить исполнителю претензии относительно факта выполнения работ или оказания услуг, их объема и качества. Так, если после подписания акта выявляются обстоятельства, свидетельствующие о нарушении условий договора, заказчик вправе потребовать снижения стоимости работ или услуг (п. 12 Обзора практики разрешения споров по договору строительного подряда, прил. к информационному письму Президиума ВАС РФ от 24.01.2000 № 51 и определение Верховного суда РФ от 11.05.21 № 309-ЭС21-4998 по делу № А71-18730/2019).

Узнайте о налогах, уплаченных контрагентом, и допущенных им нарушениях Начать проверку

Нужно ли составлять акты, подтверждающие оказание услуг?

Гражданский кодекс этого не требует. В связи с этим подписание актов приема-передачи услуг является обязательным только в том случае, если это прямо предусмотрено договором (определения Высшего арбитражного суда РФ от 01.08.11 № ВАС-9253/11 и от 22.02.11 № ВАС-1520/11).

Важно

Стороны должны неукоснительно соблюдать тот порядок приемки услуг, который установлен договором. Поэтому для подтверждения факта оказания услуг могут приниматься только те документы, которые составлены в соответствии с договором (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 18.07.18 № Ф02-3133/2018 по делу № А58-7306/2017).

В то же время, исходя из положений статей 779 и 781 ГК РФ, право на получение оплаты по договору возникает у исполнителя только при условии фактического оказания услуги. Причем в случае спора доказать этот факт должен именно исполнитель, претендующий на получение денег (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 19.09.18 № Ф03-3927/2018 по делу № А51-19792/2017). Очевидно, что проще всего это сделать, если составить двусторонний документ (акт), подтверждающий оказание услуги в соответствии с условиями договора. Именно поэтому «закрывающие» акты по договорам оказания услуг на практике получили широкое распространение и составляются повсеместно.

Если стороны включили в договор оказания услуг условие об акте приемки, то в этой части к соглашению применяются правила о подряде. В том числе, о праве исполнителя составить односторонний акт при уклонении заказчика от его подписания (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 27.11.18 № Ф10-5025/2018 по делу № А83-11406/2017).

Внесите в ГИС ЖКХ корректные данные акта выполненных работ во вкладку «Фиксация работ и услуг»

Когда все обязательные пункты акта, утверждённого приказом № 761/пр, заполнены, подписи собраны, информацию об этом нужно занести в ГИС ЖКХ. Алексей Барейша отметил, что сегодня в ГИС ЖКХ нет технической возможности загрузить скан-копию подписанного бумажного акта выполненных работ.

Для размещения данных используется вкладка «Фиксация работ и услуг». Она станет доступной только в том случае, если УО заполнила вкладки «Перечень» и «Планирование работ и услуг».

Посмотрите выпуск онлайн-журнала и узнайте:

• почему важно составлять акты выполненых работ ежемесячно и как это упростит работу управляющей организации по заполнению ГИС ЖКХ;
• как быстро разместить информацию из акта в системе, если плановые и фактические показатели по работам и услугам совпадают;
• что сделать, чтобы занести в ГИС ЖКХ сведения о внеплановых работах, которых не было в перечне работ и услуг.

Подписывайтесь на YouTube-канал Ассоциации «Р1» и следите за обновлениями онлайн-программ, которые ведут эксперты, разъясняя сложные и неоднозначные вопросы в сфере управления, содержания и ремонта многоквартирных домов.

Обязательные требования к акту выполненных работ

Гражданский кодекс не устанавливает обязательных требований к акту сдачи результата работ. Очевидно, что данный документ должен содержать как минимум данные о договоре, в рамках которого выполнялись работы, сведениях о сторонах договора, а также описание результата работ и отметку о факте его передачи подрядчиком и приемки заказчиком.

В то же время, поскольку акт сдачи-приемки подтверждает факт хозяйственной деятельности, его следует рассматривать как первичный учетный документ (ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). А значит, он должен содержать все обязательные реквизиты «первички».

Напомним, что к ним относятся:

• наименование и дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни с указанием величины натурального и (или) денежного измерения и единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку или операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, а также подписи этих лиц с указанием их ФИО и иных реквизитов, необходимых для идентификации.

Обменивайтесь юридически значимой «первичкой» не выходя из 1С

Важно

Нужно ли подробно расписывать в акте, какие были выполнены работы (оказаны услуги)? В Минфине считают, что это необязательно, поскольку такая детализация не является необходимым реквизитом «первички» (письмо от 09.04.14 № 02-06-10/1618). Суды, как правило, соглашаются с такой позицией, хотя есть и противоположные решения (см. «Минфин считает, что в акте приемки-передачи не обязательно приводить подробное описание работ или услуг»). Однако на практике налоговые органы требуют, чтобы акт содержал сведения, позволяющие идентифицировать конкретную работу (услугу), детализировать ее состав, объем и стоимость (см. постановления Арбитражного суда Уральского округа от 06.06.19 № Ф09-3011/19 по делу № А76-19287/2018 и Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 26.07.19 № Ф08-5933/2019 по делу № А53-14121/2018). Поэтому во избежание претензий со стороны ИФНС лучше включить в акт детальное описание выполненных работ или оказанных услуг.

Акт является двусторонним документом и подписывается обеими сторонами договора — заказчиком и подрядчиком (исполнителем). В то же время акт, завизированный только подрядчиком (исполнителем), может иметь юридическую силу. Но при условии, если в нем зафиксировано, что заказчик отказался или уклонился от его подписания (п. 4 ст. 753 ГК РФ).

Формировать накладные, акты, счета-фактуры и вести бухгалтерию в веб-сервисе для ИП

Правила составления акта приемки-сдачи выполненных работ

Подписать акт можно как после завершения всех работ, так и на промежуточных этапах, в том числе если таковые прямо в договоре не выделены. Инициатором может выступать любая из сторон. Но на практике обычно инициатива исходит от подрядчика (исполнителя). Ведь передача результата работ — это его главная обязанность по сделке (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 02.04.18 № Ф10-551/2018 по делу № А84-228/2017). А подписание акта является основанием для получения оплаты.

Важно

Стороны должны соблюдать тот порядок сдачи работ, который установлен в договоре. Например, если предусмотрено, что исполнитель составляет акт и направляет его заказчику, то необходимо иметь доказательства выполнения этой обязанности в установленные договором сроки. Иначе исполнитель может лишиться права на оплату (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 18.07.18 № Ф02-3133/2018 по делу № А58-7306/2017).

Если стороны согласовали форму акта в качестве приложения к договору, то именно ее нужно заполнить при сдаче-приемке работ. Если договор не содержит требований к форме акта, любая из сторон вправе использовать удобный для себя бланк. Также стороны вправе согласовать форму акта отдельно, уже после подписания договора. В том числе, сделать это можно в переписке, без оформления допсоглашения (определение Верховного суда РФ от 11.11.19 № 306-ЭС19-19600 по делу № А65-24003/2018).

Инструкция по оформлению акта сдачи-приемки выполненных работ

При оформлении акта сдачи результата работ целесообразно придерживаться следующего алгоритма. Во-первых, изучить условия договора, определяющие порядок и сроки составления и направления акта, а также согласования его формы. Как уже упоминалось, при наличии таких положений действовать надо строго в соответствии с порядком, установленным договором.

Во-вторых, убедиться, что форма акта, которую предполагается использовать, содержит все необходимые реквизиты первичного документа, а также детально описывает результат работы (услуги).

Совет

Рекомендуется составлять акт в трех экземплярах. Два из них после подписания подрядчиком передаются на подпись другой стороне, а один останется у исполнителя. Он будет использован для проставления отметки в случае уклонения или немотивированного отказа заказчика от подписания акта.

В-третьих, надо организовать передачу акта, подписанного одной из сторон, другой стороне. Проще всего сделать это при помощи электронного документооборота.

Подключиться к системе электронного документооборота с контрагентами

Также можно использовать доставку нарочным, курьерскими или почтовыми службами. Документ следует направить на адрес, обозначенный в договоре. А если таковой отличается от указанного в ЕГРЮЛ, целесообразно продублировать отправление и на юридический адрес.

Далее остается проконтролировать подписание акта уполномоченным лицом контрагента, а также своевременный возврат подписанного с обеих сторон экземпляра. А в случае немотивированного отказа или уклонения заказчика от подписания акта, сделать соответствующую отметку в своем экземпляре (п. 4 ст. 753 ГК РФ).

Внимание!

Чтобы односторонний акт имел юридическую силу, подрядчик обязан известить заказчика о завершении работ и вызвать его для участия в приемке результата (п. 8 Обзора практики разрешения споров по договору строительного подряда, прил. к информационному письму Президиума ВАС РФ от 24.01.2000 № 51). Поэтому если подрядчик не направил официальное уведомление об окончании работ, то составленные им в одностороннем порядке акты сдачи-приемки не могут подтверждать факт выполнения работ (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 02.04.18 № Ф10-551/2018 по делу № А84-228/2017).

Узнайте о налогах, уплаченных контрагентом, и допущенных им нарушениях Начать проверку

Проверьте наличие подписей сторон или поставьте отметку от отказе собственников подписать акт

Отдельно Алексей Барейша остановился на таком обязательном атрибуте акта выполненных работ, как подписи сторон. Документ подписывает исполнитель, то есть управляющая организация, и заказчик: уполномоченный ОСС председатель Совета дома или иной собственник помещения в МКД.

Председатель Совета МКД может от лица всех владельцев помещений в доме подписать акт, если за такие его полномочия на ОСС было отдано ⅔ и более голосов от числа всех голосов в МКД. Если в доме нет совета или председатель отказался подписать акт, то УО подписывает документ в одностороннем порядке, делая пометку о причине отсутствия подписи заказчика.

В случае отказа председателя или уполномоченного ОСС собственника подписать акт, эксперт советует собрать на таком документе 1–3 подписи собственников о том, что они принимают работы, а также добиться, чтобы председатель или уполномоченное лицо в акте поставил о. Зачем это нужно, узнайте, посмотрев видео.

Какие ошибки обычно делают УО при составлении перечня работ и услуг
6576

6

Какой бланк использовать

Как уже отмечалось, обязательной формы акта сдачи-приемки выполненных работ не существует. Поэтому стороны могут согласовать свой вариант акта. Сделать это можно как при заключении договора, так и позднее.

На практике часто используется унифицированная форма КС-2 (утв. приказом Госкомстата от 11.11.99 № 100). Данная форма предназначена для приема результата строительных работ. При выполнении других видов работ (оказании услуг) некоторые ее графы можно не заполнять (проставить прочерки). Также допустимо разработать и утвердить свою форму акта (на основе КС-2 либо полностью оригинальный бланк). Главное, чтобы в акте были все необходимые реквизиты первичного учетного документа.

Заполняйте накладные, акты, счета‑фактуры и ведите бухгалтерию ИП Заполнить бесплатно

Акт «забраковала» бухгалтерия

Акт выполненных работ относится к первичным документам учёта. После его подписи через какое-то время он передается в бухгалтерию — она-то и должна сделать расчёт с исполнителем. И вот тут могут возникнуть проблемы. Бухгалтеру важно, чтобы к сделке, акту и взаиморасчётам не придралась налоговая инспекция. И если такая вероятность есть, акт придётся переделывать. К сожалению, заказчик может воспользоваться ситуацией и тянуть время. Чтобы быстрее получить оплату, всегда интересуйтесь причиной задержки взаиморасчёта. Если заказчик отмалчивается — готовьте и направляйте письменную претензию.