Основные правила выдачи подотчетных денег
Согласно п. 6.3 указания 3210-У выдача денежных средств подотчетному лицу регистрируется расходным кассовым ордером после предварительного составления им письменного заявления на имя руководителя компании либо поступления распоряжения руководителя о необходимости выдачи подотчетной суммы. В заявлении подотчетный сотрудник аргументирует необходимость выдачи суммы с обязательным указанием ее размера и срока предоставления денег.
По истечении определенного времени работник обязательно должен представить авансовый отчет с прикреплением первичных документов, доказывающих осуществленные расходы. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно. Прежнее требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.
Что еще изменилось в подотчете и кассовых операциях с 30 ноября 2020 года, см. здесь.
Остаток неиспользованной суммы приходуется в кассу по приходному кассовому ордеру, а излишне потраченные средства выдаются сотруднику на основании расходного кассового ордера.
Что делать, если сотрудник не вернул подотчетную сумму, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Основные моменты о подотчетных суммах см. в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».
Операции по расчетам с подотчетными лицами
В расчеты между работодателем и подотчетным лицом входят следующие основные операции:
- выдача денежных средств работнику на расходы для нужд предприятия;
- признание расходов, совершенных работником;
- последующие расчеты с работником.
Рассмотрим каждую из них подробнее.
Выдача денег под отчет
Первый возможный вариант выдачи подотчетных сумм — безналичный. Во многих случаях российские работодатели оформляют подотчет именно по безналу, открывая специальные карточные счета, на которых размещаются подотчетные денежные средства.
Для отражения таких операций, как правило, задействуется отдельный субсчет на счете 55. Как только работник снимает со специального счета положенную сумму, данный факт отражается в бухучете проводкой: Дт 71 Кт 55. Если же используется обычный расчетный счет (с привязанной к нему корпоративной картой), проводка будет следующей: Дт 71 Кт 51.
Второй вариант — это выдача денег наличными. Данная операция показывается другой проводкой: Дт 71 Кт 50.
Во многих случаях работодатель выдает работнику не денежные средства, а денежные документы: к примеру, билеты на поезд или самолет. Такая операция учитывается на специальном субсчете по кассовому счету 50: Дт 71 Кт 50.3.
Признание расходов подотчетника
Купленные подотчетным лицом на нужды компании товарно-материальные ценности, внеоборотные активы, работы, услуги ставятся на учет. При этом их стоимость дебетуется по тем или иным подходящим счетам для учета активов, например:
- 08 — если совершены расходы, связанные с приобретением основных средств;
- 10 — если приобретены материальные запасы;
- 41 — если приобретены товары.
Операция оприходования этих активов отразится проводкой Дт 08 (10, 41 или по иному активному счету) Кт 71.
Возможны и более сложные случаи, при которых к корреспонденциям со счетом 71 добавляются дополнительные проводки. Например — по счету 60, по которому показываются расчеты с поставщиками, а также по налоговым счетам — 19, 68.
Несмотря на то, что в общем Плане счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94-н, счета 71 и 60 не корреспондируют, ничего не мешает закрепить применение такой корреспонденции в вашем рабочем плане счетов.
Пример
Работнику поручено рассчитаться наличными деньгами с контрагентом организации-работодателя за ранее поставленные товары. Условимся, что контрагент и работодатель платят НДС.
В учете бухгалтер отразит следующие записи:
- Дт 41 Кт 60 (отражена стоимость поставленных товаров без НДС);
- Дт 19 Кт 60 (отражен НДС со стоимости товаров);
- Дт 68 (субсчет «НДС») Кт 19 (принят НДС к вычету);
- Дт 71 Кт 50 (работник получил наличные для оплаты товаров поставщику);
- Дт 60 Кт 71 (товары оплачены работником, представлен авансовый отчет).
Если подотчетник ничего на нужды фирмы не купил, но совершил те или иные обоснованные расходы (например, пообедал, находясь в командировке), такие затраты на основании авансового отчета и прилагаемых к нему чеков списываются на производственные расходы: Дт 20 (26, 44 или иной производственный счет) Кт 71.
Если расходы оказалось сложно классифицировать по тем или иным «производственным» основаниям, то применяется проводка, отражающая факт совершения прочих расходов: Дт 91.2 Кт 71.
Расчеты с подотчетником
Долг работника, образовавшийся по итогам расходования выданной ему наличной суммы, обычно погашается через кассу организации. Это показывается проводкой: Дт 50 Кт 71. При безналичном расчете по подотчету возврат суммы показывается проводкой Дт 51 Кт 71.
Довольно распространен сценарий, когда недостающая сумма по заявлению работника удерживается из его зарплаты. В этом случае зарплата выдается в сумме, уменьшенной на сумму причитающегося к возврату остатка по подотчету.
Такая операция законодательством не предусмотрена, но и не запрещена. Официальных пояснений контролеров по этому поводу тоже нет. Поэтому лучше этим не злоупотреблять.
В свою очередь, если сама фирма остается чего-то должна работнику, то она тоже возмещает разницу — наличными Дт 71 Кт 50 или безналичными деньгами Дт 71 Кт 51.
Если работник не погасил долг в установленный срок, невозвращенная сумма включается в недостачи: Дт 94 Кт 71. Последующее его погашение — например, за счет принудительного удержания долга из зарплаты работника, отражается проводкой Дт 70 Кт 94.
Может случиться и так, что долг придется впоследствии списывать — за отсутствием возможности взыскать его в силу того, что работник уволился, не рассчитавшись.
В этом случае в бухучете фиксируются:
- невозможность добровольного удержания долга и перенос его на счет прочих расчетов с работниками: Дт 73 Кт 94;
- при увольнении работника — долг переводится в разряд прочих дебиторских (поскольку его держатель утрачивает статус работника организации): Дт 76 Кт 73;
- списание долга и включение в прочие расходы: Дт 91 Кт 76.
В свою очередь, если сам работодатель остается должен работнику и не может погасить долг, то в случае истечения исковой давности долг включается в прочие доходы: Дт 71 Кт 91.
Выдача на хознужды: оформление корреспонденций по счетам
Выдача под отчет на хозяйственные нужды должна быть зафиксирована бухгалтером при помощи расходного кассового ордера. Весь механизм расчетов предполагает составление следующих проводок:
- Дт 71 Кт 50, 51 ― подотчетные средства выданы из кассы или путем перечисления с расчетного счета на банковскую карту сотрудника;
- Дт 10, 20, 26… Кт 71 ― отражены затраты по предоставленной подотчетной сумме, направленной на приобретение материалов, оплату общепроизводственных, общехозяйственных расходов и т. д.;
- Дт 50, 51 Кт 71 ― остаток неизрасходованной подотчетной суммы возвращен в кассу или на расчетный счет;
- Дт 70 Кт 71 ― остаток неизрасходованной подотчетной суммы удержан из зарплаты сотрудника.
Ознакомиться с аналитическим учетом подотчетных сумм можно в статье «Ведение аналитического учета расчетов с подотчетными лицами».
Получение наличных в банке
Нормативное регулирование
В организации, не являющейся платежным агентом, полученные по чеку наличные денежные средства могут быть потрачены на (п. 1 Указание Банка РФ от 09.12.2019 N 5348-У):
- зарплату и выплаты социального характера;
- выплаты страховых возмещений по договорам страхования физлицам, уплативших страховые премии наличными;
- оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- выдачу денег под отчет сотрудникам;
- возврат наличной оплаты за возвращенные товары, не выполненные работы (услуги);
- личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности и т.д.
За нецелевое использование наличных денежных средств не предусмотрено административное взыскание, но в банковском договоре может быть установлен штраф за кассовые нарушения.
Если денежные средства были оприходованы не в полной сумме или превышен лимит кассы на конец дня, предусмотрены следующие штрафы (ст. 15.1 КоАП РФ):
- от 4 000 до 5 000 руб. — на должностных лиц;
- от 40 000 до 50 000 руб. — на юридических лиц.
Поступление наличных в кассу отражается по Дт 50.01 «Касса организации» (план счетов 1С).
Учет в 1С
Получение наличных в банке по чеку оформляется документом Поступление наличных вид операции Получение наличных в банке в разделе Банк и касса — Касса — Кассовые документы.
В документе указывается:
- Вид операции — Получение наличных в банке;
- Банковский счет — счет, с которого были сняты наличные;
- Сумма платежа — сумма наличных, снятых в банке;
- Счет кредита — «Расчетные счета»: при снятии наличных по чеку происходит списание средств по расчетному счету.
Если оприходование наличных в кассу происходит не в один день со списанием их со счета, то в настройках учетной политики необходимо установить флажок Используется счет 57 «Переводы в пути» при перемещении денежных средств. PDF
Тогда при проведении документа Поступление наличных вид операции Получение наличных в банке в поле Счет кредита будет установлен счет 57 и сформирована проводка:
- в разделе Реквизиты печатной формы: Принято от — сотрудник, который сдает наличные в кассу. Также рекомендуется указывать счет и банк, в котором получены наличные.
- Основание — содержание хозяйственной операции, в нашем случае — Получение наличных в банке на выплату заработной платы за июль по чеку № 809 от 09.08.2018.
- Приложение — не заполняется, т. к. при снятии наличных по чеку корешок от него не прикрепляется к приходному кассовому ордеру, а остается в чековой книжке.
Проводки по документу
Документ формирует проводку:
- Дт 50.01 Кт — снятие наличных в банке.
Документальное оформление
Поступающие в кассу наличные деньги отражаются в кассовой книге.
Индивидуальные предприниматели с 01.06.2014 могут не оформлять кассовые документы и не вести кассовую книгу (п. 4.1, 4.6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У), но только, если они ведут учет физических показателей, расходов и доходов от своей деятельности. Предприниматели самостоятельно принимают решение, в каком порядке осуществлять кассовые операции — в общем и упрощенном.
На сумму полученных наличных в банке необходимо оформить приходный кассовый ордер (КО-1), утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 (п. 6.5 Указания Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У).
Бланк можно распечатать по кнопке Приходный кассовый ордер (КО-1) документа Поступление наличных. PDF
Выписка банка
Отражение списания денежных средств с расчетного счета при снятии наличных по чеку необходимо зарегистрировать документом Списание с расчетного счета вид операции Снятие наличных в разделе Банк и касса — Банк — Банковские выписки.
Также необходимо иметь ввиду, что если используется загрузка банковских выписок, то данный документ будет загружен в базу автоматически.
В документе указывается:
- Сумма — сумма снятия по чеку, согласно выписке банка.
Документ не формирует проводок, проводка по списанию денег с расчетного счета формируется в документе Поступление наличных.
Но документ Списание с расчетного счета рекомендуется создавать, так как при изменении настроек учетной политики и перепроведении документов остатки по кассе и банку не сойдутся.
Если флажок Используется счет 57 «Переводы в пути» при перемещении денежных средств установлен в настройках учетной политикиPDF, то документ Списание с расчетного счета будет формировать проводку по списанию денег с расчетного счета через 57 счет:
Для доступа к разделу авторизируйтесь на сайте.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Нюансы отражения подотчетных денег в бухгалтерском учете
При отражении операций с подотчетными суммами в бухгалтерском учете необходимо помнить о следующих важных моментах:
- В компании должен быть официально утвержденный перечень сотрудников, которые имеют право на получение денежных средств в подотчет.
- В целях корректного оформления расчетов с подотчетными лицами должен быть издан приказ, в котором прописывается лимит подотчетных сумм и порядок их выдачи и возврата.
- Авансовые отчеты, оформленные с ошибками и исправлениями, а также не подкрепленные соответствующими расходными документами, не должны приниматься к учету.
Проверьте правильно ли вы выдаете деньги под отчет и фиксируете расчете в бухгалтерском учете, с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Более подробно об этих и других правилах можно прочитать в статье «Порядок выдачи авансов подотчетным лицам (нюансы)».
Внесено в кассу: проводки
Для оприходования наличных в кассу нужно оформить приходный кассовый ордер (ПКО), в котором кассир должен проверить:
- есть ли подпись главбуха (бухгалтера или гендиректора компании);
- соответствие сумм, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.
Помимо этого, необходимо проконтролировать наличие подтверждающих документов, а также пересчитать внесенные деньги и сверить фактически полученную сумму с величиной, указанной в ордере.
Квитанцию к ПКО нужно отдать лицу, которое внесло деньги в кассу.
В бухучете операции по получению наличных с расчетного счета фиксируется проводкой:
Дебет 50 Кредит 51 — получено из банка по чеку.
Кассир должен сделать запись в кассовой книге о получении соответствующей суммы.
Поступление в кассу наличных в качестве вклада в уставный капитал также оформляется ПКО, в строке «Основание» нужно указать: «Взнос учредителя в уставный капитал».
В бухгалтерском учете делается следующая запись:
Дебет 50 Кредит 75 — получен взнос учредителя в уставный капитал общества.
Итоги
Правильное оформление авансовых отчетов и кассовых документов на выдачу и прием подотчетных сумм гарантирует грамотное ведение бухгалтерского учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Формирование проводок должно осуществляться в соответствии с действующим в РФ планом счетов, а механизм выдачи и приема подотчетных сумм ― в соответствии с указанием ЦБ РФ № 3210-У.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
