Какие документы нужны для заключения договора поставки

Отгрузочные документы — это документы, подтверждающие передачу материальных ценностей от одной компании к другой и оформляющие сделку по заключенному договору. В процессе отгрузки — передачи продукции напрямую покупателю или перевозчику, который осуществляет доставку, вместе с ценностями передаются и отгрузочные документы. Подписи покупателя на них свидетельствуют о том, что груз был надлежащим образом получен, принят и сделка состоялась. Расскажем подробно о том, какие документы относятся к отгрузочным, о правилах их оформления и обязательных реквизитах.

Почему запрашивают учредительные документы

Если не проверить учредительные документы, то последствия могут оказаться очень неблагоприятными, например:

• убытки, причиненные неисполнением или ненадлежащим исполнением второй стороной взятых на себя обязательств;
• привлечение интереса налоговой (штрафы, выездные проверки, доначисление налога и т. д.);
• потраченное время на переговоры с ненадежным контрагентом, в результате — упущенная выгода.

Стоит определить, что нужно для заключения договора, для того чтобы избежать негативных последствий.

Особенности оформления отгрузочных документов

Отгрузочные документы оформляет поставщик, транспортные накладные составляет также он или транспортная компания, с которой заключен договор на транспортировку. Дата отгрузочных документов должна проставляться в момент отгрузки или сразу же после ее окончания в соответствии с п. 3 ст.9 закона № 402-ФЗ. Все накладные должны оформляться в момент передачи товара покупателю или компании-перевозчику. При этом дата в УПД или товарной накладной не должна быть указана ранее даты в товарно-транспортных накладных, иначе контролирующие органы вправе посчитать сделку фиктивной и отказать в вычете НДС покупателю, если стороны выступают плательщиками НДС (постановление ФАС Московского округа от 7 марта 2014 г. № Ф05-977/14).

Отгрузочные документы используются для подтверждения операций по поставкам товара, выполненным работам, услугам, а также передаче прав на имущество. С отгрузкой связан важный момент: при транспортировке товаров часто возникает риск потери и порчи товара в результате кражи, тряски, погодных условий, и тот, кто является ответственным за сохранность товара в определенный момент доставки, несет на себе все риски и связанные с ними убытки. Поэтому важно иметь правильно оформленные и подписанные отгрузочные документы, чтобы в последующем доказать правоту в арбитражном суде и возместить понесенный ущерб.

Образец УПД вы можете скачать здесь.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Общий перечень обязательных бумаг

Каждый отдельный случай требует понимания, что необходимо проверить в соглашении о поставке с юридическим лицом, ИП или с иностранной компанией. Предпринимательская практика выделила общий список документов для договора поставки:

• уставные;
• регистрационные;
• налоговые;
• представительские;
• разрешительные;
• правоподтверждающие.

Бесплатно составьте любое соглашение с помощью специального конструктора договоров от КонсультантПлюс.

Какими документами можно обосновать перевозку грузов поставщиком?

Под перевозкой грузов поставщиком может пониматься 2 варианта доставки:

• Поставщик самостоятельно осуществляет доставку товара покупателю.
• Поставщик заключает договор с перевозчиком, который транспортирует товар до места назначения.

Если поставщик, составляя договор с покупателем, предусматривает поставку товара собственными силами, то доставка может быть произведена с учетом следующих особенностей:

1. Поставщик может не выделять в договоре отдельно стоимость доставки, закладывая ее в цену товара (первый случай).
2. Поставщик вправе прописать в договоре стоимость доставки (второй случай).

В зависимости от вышеуказанных условий меняется документальное оформление услуг доставки:

• В первом случае поставщик составляет только путевой лист, который будет подтверждать факт доставки и расходы на нее.
• Во втором случае ему необходимо выставить в адрес покупателя товарно-транспортную накладную (ТТН) или транспортную накладную (ТН).

Если же поставщик привлек посредника для перевозки товаров, документооборот будет таким:

• Поставщик может выписать ТТН в 4 экземплярах. При этом один экземпляр остается у поставщика, три остальных передаются посреднику, осуществляющему транспортировку. Посредник, осуществив доставку, передает 3 экземпляра ТТН покупателю, который проставляет на них свою подпись. Один экземпляр остается у покупателя. На основании 2 оставшихся посредник составляет акт об оказанных услугах. При этом один из экземпляров ТТН, подписанный покупателем, вместе с актом возвращается продавцу.
• Если поставщик вместо ТТН решил оформить ТН, потребуется сделать три экземпляра этого документа: один предназначается перевозчику, второй — продавцу, третий — покупателю. Подтверждением факта оказания транспортной услуги для поставщика может служить ТН, подписанная покупателем и перевозчиком.

О заполнении товарной накладной с помощью онлайн-сервисов читайте в статье «Онлайн-заполнение товарной накладной: какие есть сервисы?».

Для юридических лиц: состояние общества и полномочия представителя

При работе с юридическим лицом контрагенту для заключения договора поставки необходимо представить следующие документы:

1. Учредительные. Представляются в последней редакции. Основное внимание стоит обратить на то, какие учредительные документы нужны для заключения договора, это зависит от организационно-правовой формы контрагента (специальный ФЗ — для госкорпораций, учредительный договор — для хозяйственных товариществ, устав — для всех остальных юрлиц). Проверяем страницы, содержащие информацию о наименовании, местонахождении, учредителях (участниках), единоличном исполнительном органе юридического лица, его полномочия и порядок избрания.
2. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).
3. Выписка из ЕГРЮЛ. Рекомендуем проверять, чтобы выписка была выдана не позднее чем за 60–90 дней до даты заключения сделки.
4. Копия решения общего собрания членов общества либо коллективного органа управления об одобрении совершаемой сделки, если такое одобрение необходимо в силу закона или устава.
5. Доверенность на осуществление деятельности от имени общества (необходима, если подписывающее лицо не директор общества, указанный в учредительных документах). Рекомендуется проверить полномочия представителя общества по доверенности и срок ее действия, в доверенности должно быть четко указано, на осуществление каких сделок представитель имеет право. В доверенности указывают дату ее выдачи и дату окончания ее действия. Учитываем, что без даты окончания действия доверенности такой срок составляет 1 год, а без даты выдачи такая доверенность не имеет юридической силы.
6. Копии лицензий на осуществление лицензируемой деятельности, заверенные надлежащим образом. Их представление необходимо, если специфика поставки затрагивает деятельность, подлежащую государственному лицензированию.
7. Подтверждение права контрагента на имущество, передаваемое второй стороне.

Чек-лист подходит как для ООО, так и для АО, поскольку список документов для заключения договора с ООО такой же.

Транспортные отгрузочные документы

К отгрузочным документам также относятся транспортные накладные. Если передача продукции происходит на условиях самовывоза, т. е. покупатель самостоятельно приезжает на склад или в магазин продавца и забирает ценности, транспортных накладных оформлять не нужно. Если же товар передается на других условиях, требующих транспортировки груза, в этом случае составляются отгрузочные транспортные документы, как минимум в 3-х экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и водителя.

При транспортировке транспортно-логистической компанией, которая привлекает дополнительного перевозчика или водителя по отдельному договору, оригинальных экземпляров транспортной накладной должно быть, как минимум 4. В транспортных накладных обязательно указывается реквизиты перевозчика, транспорта и водителя.

При доставке автомобильным транспортом могут составляться:

• товарно-транспортная накладная формы 1-Т;
• транспортная накладная, приведенная в Приложении к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденным постановлением Правительства № 272 от 15.04.2011 г.

При перевозке товара железнодорожным транспортом оформляются накладные унифицированных форм ГУ-27 и ГУ-29-О в соответствии с Правилами, утвержденными Приказом МПС № 39 от 18.06.2003 г. Их составляют в зависимости от типа перевозимого груза и способа отправки.

При авиаперевозках используют авиагрузовую накладную AWB, которая не является документом, передающим право собственности на товары. Она только подтверждает передачу груза авиакомпании в аэропорту, обязанность которой — доставить его в аэропорт пункта назначения.

При импортно-экспортных продажах и перевозках грузовым автотранспортом применяется международная товарно-транспортная накладная CMR.

Во всех транспортных документах на отгрузку строки с наименованиями перевозимого груза, грузоотправителя и грузополучателя должны полностью совпадать с данными, указанными в УПД или счете-фактуре, товарной накладной.

К отгрузочным документам поставщика могут дополнительно прикладываться:

• сертификаты, техпаспорта и другие документы, удостоверяющие качество и комплектность продуктов;
• упаковочный лист со списком передаваемых товаров, их артикулами, номерами мест, весом брутто и нетто;
• кассовые чеки, подтверждающие оплату.

Для контрагента — иностранной компании: специфика проверки

Спецификой работы с иностранными компаниями является проверка сведений из иностранных источников.

Поэтому им для заключения договора необходимо предоставить следующие документы на проверку:

1. О регистрации общества или ИП на территории соответствующего иностранного государства.
2. Проверка права подписывающего бумаги лица на заключение сделки.
3. Заверенный перевод всех представленных бумаг.

Для лучшей проверки повторяем список уставных документов для заключения договора с юрлицами.

Кроме указанных дополнений, проверка идентична проверке отечественного контрагента.

Общие правила создания первичной документации

Какие документы нужны при отгрузке товара покупателю – не единственный важный вопрос. Также важно соблюдать принципы его заполнения и ротации. С юридической точки зрения ст. 9 ФЗ 402. Это обязательные разделы, включенные в документ:

• Название.
• Дата написания.
• Упоминание лица, составившего ту или иную статью.
• Наличие и характер хозяйственной операции.
• Размер натурального и финансового показателя (с указанием единиц измерения).
• Перечень обязанностей тех людей, которые осуществляют сделку и несут ответственность за ее исполнение и правильное исполнение.
• В конце стандартно ставятся подписи людей (из шестого пункта). Для этого прописываются их фамилии и инициалы или иные сведения, идентифицирующие их.

Дополнительная проверка: минимизация всех возможных рисков

Избежать маловероятных, но крайне неприятных последствий и упростить преддоговорную проверку позволит предоставление контрагентом дополнительной информации. К ней относятся документы, необходимые для заключения договора с ООО, которые предоставляются по запросу:

• справка в свободной форме с перечислением основных данных (наименование, контактные данные, адрес регистрации и нахождения, банковские реквизиты и сведения о директоре, главном бухгалтере, представителе);
• информация о собственниках юридического лица, его бенефициарах и заинтересованных лицах;
• подтверждение подлинности подписи лица, подписывающего бумаги, и директора (в таких случаях предъявляют копию банковской карты с подписью на обратной стороне).

Предпосылки для применения УПД

Реализация товаров у плательщиков НДС, как правило, сопровождается оформлением двух документов:

• первичного учетного — в силу законодательства о бухучете (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
• счета-фактуры — по требованию налогового законодательства (пп. 1, 3 ст. 168, п. 1 ст. 169 НК РФ).

При этом содержание перечисленных документов в основном идентично. Ведь накладные (ТОРГ-12, товарно-транспортная накладная Т-1) или акты и счет-фактура дублируют содержание хозяйственной операции. А это увеличивает как временные, так и финансовые затраты на оформление, учет, хранение, поиск и анализ первичных учетных документов.

Форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. А в п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, содержащихся в том же постановлении, говорится о возможности добавления строк или граф для дополнительной информации. Налоговый кодекс тоже не содержит запретов на дополнение этого документа. Также еще с 2013 года любая организация может разрабатывать собственные первичные документы для целей бухучета (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). В связи с этим налоговики решили упростить процедуру оформления документации для продавцов и предложили единый документ на базе счета-фактуры.

ВАЖНО! Применение этого документа может осуществляться по выбору организации. Он не является обязательным, он только призван облегчить труд бухгалтеров и уменьшить затраты организаций.

Расходы можно подтвердить электронными документами

Федеральный закон № 402-ФЗ разрешает оформлять первичный документ на бумажном носителе и (или) в электронном виде. В последнем случае документ нужно завизировать электронной подписью (ЭП).
Использование ЭП регулирует Федеральный закон № 63-ФЗ. В нем говорится, что цифровой документ, который подписан квалифицированной подписью, может приравниваться к документу, составленному на бумаге, если бумажная форма по закону не требуется. Если же документ подписали простой или неквалифицированной ЭП, то он применяется только в оговоренных законами случаях или при договоренности между взаимодействующими сторонами.

Электронным документом, подписанным квалифицированной ЭЦП, можно подтверждать траты налогоплательщика. Правда, эта норма действует в том случае, если закон не требует обязательного составления документа на бумаге.

Письмо Минфина РФ от 20.12.2017 № 03-03-06/1/85248.

Примечание редакции:
ранее Минфин РФ считал возможным подписать электронные документы простой электронной подписью (письмо от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45323) либо усиленной неквалифицированной ЭП (письмо от 12.09.2017 № 03-03-06/1/58456).

Отметим, что если электронные документы составлены не в установленном формате, то в случае истребования в рамках налоговых проверок их нужно представить в ИФНС в бумажном виде с отметкой о подписании документа электронной подписью (письмо ФНС РФ от 11.12.2017 № ЕД-4-15/25048).